Configurer les Politiques intelligentes

Les Politiques intelligentes permettent à votre établissement de définir des règles financières claires pour garantir les réservations, collecter les paiements et appliquer les frais d'annulation. Une fois configurées, Cloudbeds applique automatiquement ces règles aux réservations éligibles, réduisant ainsi le travail manuel et améliorant la cohérence de vos opérations. Vous pouvez attribuer des politiques à plusieurs plans tarifaires simultanément grâce aux actions groupées et prévisualiser les détails des politiques en temps réel lors de la configuration des plans tarifaires. Découvrez dans ce guide comment configurer vos Politiques intelligentes.

Avant de commencer

• Les Politiques intelligentes doivent être activées pour ton compte. 
  • Contacte notre équipe d'assistance si tu es intéressé par cette fonctionnalité.
• Les Politiques intelligentes s’appliquent aux réservations directes créées via :
  • Le moteur de réservation Cloudbeds, et
  • Les réservations manuelles saisies dans le PMS.
• Les réservations reçues via les OTA continuent d’utiliser tes règles de dépôt de canal existantes. Les Politiques intelligentes ne remplacent pas les paramètres de dépôt OTA.

Configurer tes Politiques intelligentes

Étape 1 - Accéder à la configuration des politiques

1. Accédez à la page Établissement dans le menu Paramètres
2. Accédez à l’onglet Politiques
3. Ouvrez l’onglet Paiement & Annulation

Étape 2 - Créez une politique personnalisée ou modifiez les modèles de politiques

Dans la page Paiement et Annulation, choisissez si vous souhaitez :

4. Créer une politique personnalisée à partir de zéro en cliquant sur
5. Modifier un modèle de politique préconfiguré selon vos préférences dans le menu

Dans l’onglet Paiement, configurez :

6. Remplissez le nom interne de la politique
7. La méthode de garantie : comment la réservation est sécurisée (montant facturé, autorisation seule, capture des détails de la carte de crédit, ou pas de garantie collectée).
8. Le plan de paiement du solde restant : comment et quand le reste du solde (le cas échéant) est collecté (montant facturé, autorisation ou collecte manuelle).

Toutes les automatisations programmées sont traitées à 00h00 (minuit) dans le fuseau horaire local de l’établissement.

Dans l’onglet Politique d’annulation, 

9. Configurez les règles définissant les remboursements ou pénalités en cas d'annulation d'une réservation :
10. Sélectionnez le type d'annulation et leurs conditions (nombre de jours et montant à facturer)
    • Non remboursable : les clients sont facturés à 100 % quel que soit le moment de l'annulation ;
    • Partiellement remboursable : les clients sont facturés en fonction du moment de leur annulation ;
    • Entièrement remboursable : les clients peuvent annuler gratuitement dans une certaine période à configurer dans les champs de la politique ci-dessous.
11. Remplissez les informations supplémentaires sur la politique : vous pouvez personnaliser les détails de la politique affichés à vos clients. Ce texte apparaît sur le moteur de réservation et dans les e-mails de confirmation.
    • Toute information personnalisée que vous fournissez et qui ne correspond pas aux paramètres de politique sélectionnés devra être gérée manuellement et ne remplacera pas les paramètres de politique définis.
12. Enregistrez les modifications.

Lorsqu'une annulation survient, Cloudbeds :

• Rembourse automatiquement le client s'il a droit à un remboursement, ou

• Facture tout montant restant nécessaire pour atteindre la pénalité définie dans la politique.

  

• Les frais de no-show suivent les mêmes règles que la dernière étape de la politique d'annulation. Vous ne pouvez pas définir de frais de no-show différents de la règle finale d'annulation.
• Vous pouvez configurer jusqu'à trois niveaux d'annulation dans une même politique (par exemple, gratuit jusqu'à 7 jours avant l'arrivée, 50 % entre 7 et 3 jours, 100 % dans les 3 jours).
• Toutes les dates limites d'annulation sont basées sur minuit, heure locale de l'établissement le jour de la clôture de la période d'annulation.

Étape 3 - Définissez votre politique intelligente par défaut

Votre politique intelligente par défaut sera appliquée automatiquement à :

• Votre tarif de base, et
• Tout plan tarifaire qui n'a pas une autre politique attribuée.

Bonne pratique : il est recommandé de choisir la politique la plus couramment utilisée dans votre établissement.

• Vous pouvez changer votre politique par défaut à tout moment.

Pour définir la politique par défaut :

1. Localisez la politique que vous souhaitez définir comme par défaut dans l’onglet Politiques de paiement et d’annulation
2. Ouvrez le menu à côté de la politique
3. Sélectionnez Définir par défaut.

Étape 4 - Attribuer les politiques à vos plans tarifaires

Si vous avez plusieurs plans tarifaires, vous pouvez attribuer différentes Politiques intelligentes à chacun d’eux.

1. Accédez à la page Plans tarifaires et forfaits dans le menu principal Cloudbeds
2. Cherchez le plan tarifaire que vous souhaitez mettre à jour et cliquez pour le modifier dans le menu latéral .
3. Faites défiler jusqu’au champ Annulation (Quelle politique d’annulation souhaitez-vous définir pour ce plan tarifaire ?) et sélectionnez la politique que vous voulez attribuer dans la liste déroulante des Politiques
4. Cliquez pour Enregistrer.

Répétez ces étapes pour tout autre plan tarifaire nécessitant une politique différente.

Si vous avez besoin de politiques différentes pour des dates spécifiques (comme les jours fériés ou les saisons hautes), vous pouvez utiliser les Exceptions de Politiques Intelligentes au lieu de créer des plans tarifaires supplémentaires. Consultez Utiliser les exceptions de Politiques Intelligentes pour remplacer les politiques d’annulation pour des dates spécifiques pour plus de détails.

Étape 5 – Visualiser les politiques dans les réservations et sur le moteur de réservation

Pour votre personnel (PMS)

• Lors de la création d’une réservation, le nom de la politique s’affiche sur chaque chambre/plan tarifaire.
• Le personnel peut survoler le nom de la politique pour voir un résumé simple de :
  • Règles de garantie
  • Planning du solde restant
  • Détails de l’annulation

Pour vos clients (moteur de réservation)

Les clients verront :

• Un libellé de politique tel que Non remboursable ou Entièrement remboursable ;
• Une ventilation complète du calendrier de paiement ;
• Les règles d'annulation et toute information supplémentaire que vous avez ajoutée.

Dans les e-mails de confirmation :

Cloudbeds inclut automatiquement les informations des Politiques intelligentes en utilisant la balise de fusion politique standard. Aucune mise à jour de vos modèles d'e-mails n'est nécessaire.

Étape 6 - Vérifiez la configuration de l'acompte canal (facultatif)

Après avoir activé la fonctionnalité Politiques intelligentes, vos paramètres d'acompte canal seront séparés des politiques appliquées aux réservations directes.

• Vous pouvez les consulter et les configurer dans le nouvel onglet Acompte canal disponible sur la page Politiques.
• Si vous aviez déjà défini des paramètres d'acompte canal, aucune modification n'est requise sur cette page, et vos configurations de traitement des paiements existantes pour les OTA resteront inchangées.

Vos Politiques intelligentes sont configurées et prêtes à être utilisées.