Comment les Politiques intelligentes s'appliquent aux Réservations, aux Paiements et aux Annulations

Certaines modifications de réservation peuvent mettre à jour les montants programmés :

• Modifications des dates :
  Lorsque les dates de séjour sont mises à jour, le système recalcule le solde restant et met à jour les montants des paiements à venir en conséquence.
• Modifications de chambre/tarif :
  Si une réservation est déplacée vers une chambre ou un plan tarifaire avec un tarif différent, le solde restant est mis à jour (tant que la politique prévoit la collecte d’un solde restant).
• Suppléments ou articles annulés :
  L’ajout ou l’annulation d’articles n’ajuste pas immédiatement les paiements programmés.
  Si les dates sont modifiées après l’ajout de suppléments, les montants programmés sont mis à jour en fonction du nouveau total.

• Paiements réussis ou refusés :
  • Lorsqu’un paiement automatisé réussit ou échoue, Cloudbeds peut vous notifier par e-mail si les notifications de paiement sont activées.
• En cas d’échec d’un paiement, le personnel doit :
  • Contacter le client ou demander un mode de paiement mis à jour.
  • Déclencher manuellement la charge ou l’autorisation nécessaire dans le PMS.

• Les remplacements manuels arrêtent l’automatisation :
  Si votre personnel effectue des actions différentes de la politique, l’automatisation pour cette réservation s’arrête. Les actions qui déclenchent cela incluent :

  • Modifier le montant facturé
  • Facturer plus tôt ou plus tard que prévu
  • Autoriser manuellement un montant
  • Capturer une autorisation en avance

  Cela évite les charges dupliquées ou inattendues.

• Si un paiement ou une modification manuelle entre en conflit avec les règles de la politique intelligente, la réservation affichera un indicateur visuel montrant que l’automatisation n’est plus entièrement appliquée.

Les Politiques intelligentes automatisent le résultat de l’annulation en fonction de :

• Le moment où le client annule
• Le montant déjà payé
• Les règles de frais ou de remboursement dans la politique

Remplacement manuel des frais d’annulation et de non-présentation
Les utilisateurs peuvent remplacer les frais d’annulation ou de non-présentation automatisés directement depuis le processus d’annulation en décochant l’option « Suivre la politique d’annulation ».

• Cela empêchera le système d’appliquer les frais automatisés en attente.
• Une Note d’annulation est requise et sera enregistrée dans les Notes de réservation et l’Historique d’activité.
• Tout paiement déjà perçu doit toujours être remboursé manuellement via le folio.

Si un client annule via le Portail client, l’automatisation des Politiques intelligentes ne s’exécute pas automatiquement.
Le personnel doit traiter manuellement le remboursement ou la pénalité.

Voici des exemples de comportement des Politiques intelligentes lors des opérations quotidiennes :

1. Le client modifie les dates du séjour :
   • Le solde restant et les paiements programmés s’ajustent automatiquement en fonction des nouvelles dates et tarifs.
2. Le client ajoute ou supprime un article :
   • Les paiements programmés ne se mettent pas à jour sauf si les dates sont modifiées ensuite.
3. Le client souhaite mettre à jour sa carte :
   • Le personnel peut mettre à jour la carte ; les automatisations futures continuent tant que l’automatisation est active.
4. Le client souhaite un autre plan tarifaire :
   • Si le nouveau plan utilise une politique différente, la réservation doit être annulée puis refaite.
   • Les Politiques intelligentes ne peuvent pas être modifiées après la création de la réservation.

• Utilisez les résumés au survol dans le PMS pour éviter toute confusion lors du check-in.
• Rappelez aux clients de consulter les règles d’annulation lors de la réservation.
• Formez le personnel sur les actions qui désactivent l’automatisation.
• Vérifiez régulièrement les paiements planifiés pour garantir la précision opérationnelle.