Avec Cloudbeds Payments, les remboursements sur la carte de crédit de ton client peuvent être effectués directement depuis ton Cloudbeds PMS. Cet article explique comment soumettre des remboursements à tes clients.
Les remboursements des transactions effectuées via le terminal seront également traités directement via le Cloudbeds PMS.
Tu as des questions sur les remboursements ? Consulte l’article suivant :
Contexte
Quelques définitions rapides des termes pertinents pour mieux comprendre le processus de remboursement :
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Remboursement sur carte de crédit : Lorsqu’une vente initiale a été effectuée par carte de crédit, tu peux rembourser la transaction sur cette même carte. Tous les remboursements par carte de crédit sont définitifs et ne peuvent pas être annulés. Les frais de traitement initiaux ne sont pas remboursés lors d’un remboursement.
- Remboursé : Dans ton logiciel Cloudbeds, tu verras le montant remboursé en rouge sur le folio après qu’une transaction a été remboursée.
- Remboursement passerelle : Dans ton Rapport de traitement des paiements, une transaction remboursée s’affichera comme Remboursement passerelle sous la rubrique Types de paiement.
- Annulation : Avec Cloudbeds Payments, nous traitons et réglons une transaction instantanément — une fois la transaction réglée, elle ne peut plus être annulée (tu peux toujours annuler une autorisation). Si tu fais une erreur lors du traitement d’un paiement, tu dois rembourser la transaction.
Quelles fonctions le service Cloudbeds Payments propose-t-il ?
| Fonctions de remboursement | OUI / NON |
|---|---|
| Remboursement complet | OUI |
| Remboursement partiel | OUI |
| Annulation* | NON |
| Remboursement sur une autre carte de crédit | NON |
*L’option annuler est disponible uniquement pour l’autorisation. Tu peux libérer une autorisation en cliquant sur le bouton annuler sur la page Détails de la carte de crédit. Voir l’article : Cloudbeds Payments - Comment autoriser les frais accessoires
Comment effectuer un remboursement d’une transaction dans la réservation
- Navigue vers la réservation et accède à l’onglet Folio.
- Clique sur l’icône d’engrenage à côté de la transaction effectuée via Cloudbeds Payments.
- Clique sur Rembourser la transaction.
Ce processus s’applique également lorsque le paiement initial a été effectué via le terminal Cloudbeds Payments. Ce remboursement sera aussi traité directement via le PMS Cloudbeds.
- Saisis le montant à rembourser (par défaut, ce sera le montant total de la charge, mais tu peux le modifier à n’importe quel montant).
- Clique sur Traiter le remboursement.
Une autre option pour rembourser :
- Clique sur Ajouter/Rembourser un paiement et sélectionne Rembourser un paiement.
- Sélectionne la carte de crédit qui a été débitée précédemment.
- Sélectionne le client à rembourser.
- Sélectionne le folio souhaité.
- Sélectionne Rembourser la transaction via la passerelle de paiement.
- Si tu sélectionnes une carte de crédit déjà débitée, cette option sera sélectionnée par défaut.
Sélectionner Capturer/Noter un remboursement existant NE TRAITE PAS le remboursement sur la carte du client via la passerelle de paiement. Le remboursement sera seulement ajouté comme un enregistrement dans le folio du client.
- Sélectionne la transaction à rembourser (s’il y a eu plusieurs charges sur une même carte).
- Saisis le montant à rembourser.
- Si tu effectues un remboursement partiel, saisis le montant souhaité.
- Il n’est pas possible de rembourser un montant supérieur à celui facturé.
- Publier avec la date et l’heure actuelles : Indique que le remboursement est ajouté avec l’heure actuelle.
Un remboursement ne peut être effectué qu'à la date et à l'heure actuelles. Il n'est pas possible de traiter un remboursement pour une date passée ou future. Même si la case n'est pas cochée, tu ne pourras pas modifier la date.
- Saisis les notes si nécessaire.
- Clique sur Ajouter un remboursement.
Pourquoi la transaction de remboursement via la passerelle de paiement est-elle indisponible ?
L’option Remboursement via la passerelle de paiement est disponible uniquement lorsque Cloudbeds PMS peut identifier une transaction de paiement éligible traitée via une passerelle de paiement connectée.
Cette option peut être grisée ou indisponible dans les cas suivants :
- Le paiement a été ajouté en utilisant Capturer/Noter un paiement existant ou une autre méthode d’enregistrement uniquement.
- Le paiement n’a pas de transaction associée à une passerelle de paiement.
- Le paiement a été traité en dehors de Cloudbeds PMS.
- Le dépôt Cloudbeds Payments est encore non consommé dans le grand livre des dépôts et n’apparaît pas encore comme une transaction de paiement dans le folio de réservation.
Un paiement ou un remboursement enregistré dans le folio n’est pas nécessairement une transaction via la passerelle. Les entrées d’enregistrement uniquement documentent l’activité dans le folio mais n’envoient pas d’argent vers ou depuis la carte de crédit du client.
Avant de tenter le remboursement, vérifie que le débit initial a été traité via Cloudbeds Payments et que le paiement apparaît comme une transaction éligible dans le folio de réservation.
Si le paiement initial a été saisi comme un paiement d’enregistrement uniquement et n’a pas de transaction via la passerelle, Cloudbeds Payments ne peut pas émettre de remboursement via la passerelle. Le remboursement doit être effectué via le système ou le fournisseur où le débit initial a été traité.
Comment rembourser un acompte Cloudbeds Payments non consommé
Si un acompte traité via Cloudbeds Payments est encore non consommé dans le grand livre des acomptes, il peut ne pas être disponible pour sélection en tant que transaction de passerelle dans le folio de réservation.
Pour effectuer un remboursement partiel à partir de la transaction Cloudbeds Payments d'origine :
- Ouvre la réservation et rends-toi dans le grand livre des acomptes.
- Localise l'acompte concerné et consomme-le.
- Confirme que l'acompte consommé apparaît désormais comme une transaction de paiement dans le folio de réservation.
- Clique sur Ajouter/Rembourser un paiement.
- Sélectionne Rembourser un paiement.
- Sélectionne la carte de crédit, le client et le folio associés au paiement d'origine.
- Sélectionne Rembourser une transaction de passerelle de paiement.
- Sélectionne la transaction de passerelle concernée.
- Saisis uniquement le montant à rembourser.
- Clique sur Ajouter un remboursement pour traiter le remboursement via Cloudbeds Payments.
Par exemple, si l'acompte initial était de 534,66 $ et que la réservation présente un trop-perçu de 45,60 $, consomme d'abord l'acompte puis effectue un remboursement partiel de 45,60 $ via la passerelle.
Consommer l'acompte ne crée pas de transaction de passerelle si le paiement initial était uniquement enregistré. Si le paiement n'a pas été traité à l'origine via Cloudbeds Payments, l'option Rembourser une transaction de passerelle de paiement restera indisponible.
Remboursements partiels versus totaux depuis le grand livre des acomptes
Lorsque l'acompte reste non consommé, le rembourser directement depuis le grand livre des acomptes peut nécessiter de rembourser le montant total de l'acompte initial.
Si seule une partie de l'acompte doit être remboursée, le flux de travail recommandé est de consommer d'abord l'acompte, puis de traiter un remboursement partiel sur la transaction de paiement résultante dans le folio de réservation.
Cela évite de rembourser l'acompte complet puis de devoir facturer à nouveau le client pour le montant qui doit rester appliqué à la réservation.
Avant de traiter le remboursement, confirme le montant qui doit rester appliqué à la réservation et rembourse uniquement le trop-perçu ou l'excédent applicable.
Comment traiter un remboursement partiel
- Sur le folio du client, clique sur l’icône d’engrenage à côté de la transaction effectuée via Cloudbeds Payments.
- Clique sur Rembourser la transaction.
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Saisis le montant partiel que tu souhaites rembourser.
- Par défaut, ce sera le montant total de la charge, mais tu peux le modifier pour traiter un remboursement partiel.
- Clique sur Traiter un remboursement.
Comment rembourser une transaction effectuée sur un compte interne
Les transactions non liées à une réservation peuvent être traitées via le terminal sur les comptes internes. Tu peux rembourser le paiement en suivant les étapes ci-dessous.
Ce processus s'applique également lorsque le paiement initial a été effectué via le terminal Cloudbeds Payments. Ce remboursement sera aussi traité directement via le Cloudbeds PMS.
- Va dans Compte interne.
- Sélectionne le compte interne où la transaction a été effectuée.
- Utilise le filtre pour trouver la transaction que tu souhaites rembourser.
- Repère la transaction et clique sur l'icône d'engrenage à côté de la colonne Crédit.
- Sélectionne Rembourser.
- Vérifie bien la carte de crédit et le montant, puis clique sur Traiter un remboursement.
- Si tu as activé la fonctionnalité Allocation des paiements, tu peux allouer le remboursement.
- La transaction de remboursement apparaîtra en bleu avec le montant entre parenthèses.
Les transactions sur compte interne seront toujours enregistrées dans le Cloudbeds PMS. Les détails du remboursement sont disponibles dans le compte interne concerné ainsi que dans les rapports suivants : Rapport de traitement des paiements et Rapport des transactions.
Comment rembourser une transaction qui n’a pas été effectuée via Cloudbeds Payments
Si le paiement a été réalisé via une autre passerelle de paiement utilisée auparavant pour ton compte Cloudbeds PMS, le système Acheminera automatiquement les remboursements vers cette passerelle tant que la transaction a eu lieu dans Cloudbeds PMS.
Nous ne pouvons pas t’aider à effectuer un remboursement pour une transaction qui s’est produite en dehors de Cloudbeds PMS.
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