FACT est une solution de gestion réservée aux établissements situés uniquement au Portugal, certifiée par l'administration fiscale, qui vous permet d'émettre des factures.
Cet article vous guide pas à pas pour configurer votre compte FACT avec votre compte Cloudbeds.
Si vous ne possédez pas de compte FACT ou souhaitez intégrer un compte existant à votre compte Cloudbeds, contactez notre Équipe d'assistance.
Actuellement, la fonctionnalité d'allocation des paiements ne fonctionne pas avec les articles publiés via des applications intégrées, telles que les applications Poster ou autres applications de point de vente (POS).
La première étape de ce tutoriel doit être réalisée par le propriétaire de l'établissement.
- Assurez-vous de Créer un compte FACT avant de le connecter à Cloudbeds.
Étape 1 - Paramètres du compte Cloudbeds PMS
Avant d'intégrer votre compte FACT, assurez-vous que tous les paramètres de votre Cloudbeds PMS sont corrects. Pendant que vous configurez tous les éléments requis, décrits ci-dessous, l'équipe d'assistance Cloudbeds créera votre compte FACT (si vous n'en avez pas encore) et configurera également tous les champs obligatoires.
Vérifiez ci-dessous tous les éléments requis pour la configuration du système Cloudbeds PMS avant l'intégration avec votre compte FACT :
Vérifié : registre 'vous' cohérent, aucun anglicisme injustifié, 'carrousel' utilisé pour 'slider', 'téléverser' utilisé pour l'upload, 'rapport d'aspect' cohérent, 'widget' en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d'interface cohérente, 'établissement' utilisé pour 'property', phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.1.1. Affectation des paiements
Pour activer Fact et émettre des factures, la fonction Affectation des paiements doit être activée.
- Accède à Compte -> Système -> Préférences
- Active la fonction Affectation des paiements
Pour plus d’informations sur l’Affectation des paiements, consulte cet article : Aperçu de l’affectation des paiements
1.2. Taxes et frais
Sous l’onglet Taxes et frais, les taxes suivantes doivent être configurées :
- TVA 6% (appliquée aux tarifs)
- TVA 23% (appliquée aux produits)
Ces taxes doivent être définies comme inclusives afin que toutes les taxes soient comprises dans les tarifs/produits.
- Si ces taxes ne sont pas encore créées, rappelle-toi que lors de la création d’une nouvelle taxe, le système ne recalculera pas tes réservations passées. La nouvelle taxe sera appliquée uniquement aux réservations futures - il n’est pas possible d’émettre des factures via Cloudbeds PMS sans ces taxes.
Dans ce cas, accède à ton compte Fact pour créer la facture manuellement.
Pour en savoir plus sur les taxes et frais et comment les créer correctement, consulte cet article : Taxes & frais - Tout ce que vous devez savoir
Taxe de séjour / Taxe touristique - si applicable
Rappelle-toi que toutes les villes ne prélèvent pas la taxe touristique (M99). Si ta ville prélève cette taxe, elle doit également être créée comme un frais dans ton compte Cloudbeds PMS - ce sera un ajout à la M99 qui sera créée dans ton compte Fact.
Pour en savoir plus sur la taxe touristique, clique ici.
Consulte l’exemple suivant :
Après émission de la facture, l’information indiquant que le taux de taxe est exonéré apparaîtra sur la facture Fact.
1.3. Sources de réservation
Sous l’onglet Sources de réservation, assurez-vous que la taxe (appliquée aux tarifs - TVA 6%) est liée à toutes les sources de réservation.
Vérifiez également toutes les sources principales et tierces.
Si tu ne te souviens pas comment lier les Taxes aux sources de réservation, consulte cet article : Appliquer les taxes et frais aux sources de réservation
1.4. Articles et services
Sous l’onglet Articles & Services, assure-toi que la taxe (appliquée aux articles - TVA 23%) est liée à tous les articles requis.
Pour en savoir plus sur les Articles & Services et comment leur lier des taxes, consulte cet article : Taxes & Frais - Tout ce que tu dois savoir (Étape 6)
1.5. Cloudbeds Booking Engine - Numéro d’identification fiscale du client (non obligatoire)
Cette astuce peut t’aider à rendre ta déclaration de taxes plus efficace.
Nous te suggérons de rendre le Numéro d’identification fiscale du client obligatoire sur ta page du moteur de réservation afin que le client soit tenu de fournir cette information à l’avance, qui sera automatiquement enregistrée dans les détails du client.
Ce paramètre simplifie le processus de facturation car le client devra remplir ce champ lors de la réservation via ton moteur de réservation. Ces données seront automatiquement sauvegardées dans Cloudbeds PMS, ce qui te permettra d’émettre la facture rapidement.
- Accède aux Paramètres du moteur de réservation
- Active l’option Demander le numéro d’identification fiscale du client
- Clique sur Enregistrer
1.6. Connexion et mot de passe FACT
À ce stade, tu as déjà reçu une invitation de FACT par e-mail pour définir ta connexion et ton mot de passe. Une fois que tu as reçu l’e-mail, connecte-toi à ton compte FACT pour procéder aux paramètres obligatoires suivants :
Clique sur l’onglet Faturação
- Dans la section Définitions et Support, tu verras un chiffre 3 en rouge. Cela signifie que tu as des champs en attente à compléter avant de poursuivre la connexion FACT. Clique sur Définitions
- Clique sur Modifier pour compléter tous les champs obligatoires
- Parcours le menu à gauche jusqu’à ce que tous les champs requis soient remplis
Étape 2 - Paramètres du compte FACT
Les étapes ci-dessous seront réalisées par l’équipe d’assistance Cloudbeds, mais nous les décrivons ici pour que vous sachiez quels paramètres nous allons ajuster.
Pour que ton compte Fact soit prêt à être connecté à ton PMS Cloudbeds, l’équipe d’assistance Cloudbeds va créer ton profil d’établissement/utilisateur, les taxes obligatoires et la nouvelle Clé API.
2.1. Créer les taxes obligatoires
- Connectez-vous à votre compte FACT et cliquez sur Faturação
- Cliquez sur Définitions
- Accédez à l'onglet Entreprise
- Cliquez sur Impôts
Sous l'onglet Impôts, tu dois avoir 3 types de taxes (c’est obligatoire)
- TVA 6% (appliquée aux tarifs)
- TVA 23% (appliquée aux produits / articles)
- M99 (Taxe exonérée / Taxe touristique)
- Si tu cliques sur Ajouter, tu pourras choisir les taxes dans le menu déroulant. Si la taxe n’est pas disponible dans ce menu, cela signifie que cette taxe est déjà créée sur ton compte.
2.2. Clé API
La clé API est l’étape la plus importante. Grâce à cette clé, nous pourrons connecter ton compte Fact au PMS Cloudbeds ;
L’équipe d’assistance Cloudbeds créera cette clé pour toi !
- Clique sur l’onglet API
- Clique sur Nouvelle clé API si tu n’as pas encore créé de clé API
- Nom de la mise en route : Cloudbeds
- Adresse e-mail de l’administrateur : adresse e-mail du propriétaire de l’établissement
- Type de série : Production
- Créer une nouvelle série : Oui
- Nom de la série : CBAPI
- Sélectionne l’option Prix avec 8 décimales (c’est obligatoire – sinon, l’intégration ne fonctionnera pas correctement)
- Clique sur Ajouter
Toute autre configuration différente de celle ci-dessus peut nuire à la connexion entre ton compte FACT et le PMS Cloudbeds. Cela entraînera des erreurs lors de l’intégration ou de l’émission des factures.
Tu peux vérifier que les paramètres ci-dessus ont bien été configurés en accédant à l’onglet Séries :
Étape 3 - Connexion entre FACT et Cloudbeds PMS
Les étapes ci-dessous seront réalisées par l’équipe d’assistance Cloudbeds
Puisque tu as déjà configuré correctement tes comptes FACT et Cloudbeds, l’équipe d’assistance Cloudbeds connectera ta Clé API FACT pour que tu puisses commencer à émettre des factures.
Clique sur l’icône de roue dentée
- Clique sur Intégration FACT
- Insère la Clé API (copiée depuis ton compte FACT)
- Choisis l’option Live
- Active le bouton bascule sur Oui
- Associe tes Taxes - les taxes créées dans Cloudbeds PMS doivent être associées aux taxes créées dans ton compte FACT.
Même si la taxe de séjour apparaît dans le mappage, il n’est pas obligatoire de l’associer - elle sera automatiquement liée au code M99.
Si vous avez des questions concernant l’intégration FACT ou si vous rencontrez des problèmes, consultez les articles de la base de connaissances suivants ou contactez notre équipe d’assistance.
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