FACT est une solution de gestion réservée aux établissements situés uniquement au Portugal, certifiée par l'administration fiscale, qui vous permet d'émettre des factures.
Cet article vous explique comment créer un compte FACT si vous n'en avez pas encore.
Premiers pas
Accédez à Cloudbeds PMS et vérifiez que vous voyez Intégration FACT dans le menu Intégrations. Si ce n'est pas le cas, contactez l’équipe d'assistance pour demander son activation.
- Cliquez sur Compte.
- Cliquez sur Paramètres.
- À gauche, cliquez sur Applications et intégrations.
- Vérifiez si vous avez Intégration FACT.
Créer un compte sur FACT
- Clique sur le lien pour créer un nouveau compte Fact : https://www.fact.pt/register/user
- Saisis ton nom, ton adresse e-mail, accepte la Politique de confidentialité et clique sur Criar Conta.
- Un e-mail te sera envoyé pour que tu puisses définir ton mot de passe.
- Définis ton mot de passe et clique sur Continuer.
- Enregistre ta société et clique sur Continuer.
Tu peux aussi enregistrer ta société lors de ta connexion à ton compte Fact.
Configuration de la société
Identification fiscale
Après l'inscription, vous devez remplir les informations légales de votre société.
- Accédez à Paramètres.
- Allez dans Société.
- Cliquez sur Identification.
- Remplissez les informations légales de la société et cliquez sur Enregistrer les données.
Contacts
- Allez dans Contacts.
- Remplissez les champs obligatoires et cliquez sur Enregistrer les données.
- Faites défiler jusqu'à Localisation Google Maps, cliquez et déplacez l'épingle pour définir votre emplacement.
- Cliquez sur Enregistrer la localisation.
Activation du contrat
Tu trouveras un contrat de Cloudbeds à activer que tu devras accepter.
- Connecte-toi et depuis le tableau de bord principal, clique sur Loja Fact.
- Va dans Contratos e ofertas.
- Clique sur Ver detalhes.
- Clique sur Aderir.
Si tu ne trouves pas le contrat, contacte notre équipe d'assistance.
Le contrat Cloudbeds dans Fact ne expirera pas tant que tu utilises le PMS Cloudbeds. Les fonctionnalités du forfait incluses dans le contrat :
- Export SAF-T
- Outils avancés
- Accès API
- Annulation de documents
- Proformas
Cependant, tu peux remarquer qu'il existe un forfait d'essai premium chez Fact, avec des fonctionnalités uniquement disponibles dans ce forfait. Contacte le support Fact à suporte@fact.pt si tu as des questions ou besoin d'aide avec le forfait.
Après avoir cliqué sur Aderir, l'inscription de la société au contrat Cloudbeds est terminée. Tu dois maintenant procéder à l'activation des fonctionnalités souscrites.
Activer les fonctionnalités souscrites
Activez les fonctionnalités souscrites dans la section Mes applications.
- Cliquez sur Boutique Fact.
- Allez dans Mes applications.
- Activez Exportation SAF-T.
- Activez Annulation de documents.
- Activez Power Tools.
- Activez Devis et Pro-forma.
- Activez Interface de programmation d’applications.
Poursuivez avec les étapes suivantes pour finaliser la configuration de FACT :
Configurer les Taxes
Configurez les taxes et frais requis dans votre établissement. Selon votre localisation, ils peuvent varier ou ne pas être obligatoires :
- TVA 6% (Appliquée aux tarifs)
- TVA 23% (Appliquée aux produits / articles)
- M99 (Taxe exonérée. Appliquée à la taxe de séjour)
Vous devrez configurer les mêmes taxes et frais dans Cloudbeds PMS pour les associer à ceux de Fact. Suivez les instructions : Taxes et frais - Comment créer des taxes et frais
- Dans votre compte Fact, allez dans Paramètres.
- Cliquez sur Entreprise.
- Sélectionnez Impôts.
- Cliquez sur Ajouter et ajoutez les taxes souhaitées à votre liste.
Créer une clé API
La clé API est l’étape la plus importante. Avec cette clé, tu pourras connecter ton compte Fact à Cloudbeds PMS.
Si tu as un groupe d’établissements, tu peux créer une clé API pour chaque établissement sous le même compte Fact. Assure-toi de les créer avec des noms différents afin de pouvoir identifier facilement les factures.
- Exemple :
- Nom du 1er établissement : Native Hostel Nom de la série : CBAPINative
- Nom du 2e établissement : Summer Hostel Nom de la série : CBAPISummer
Suivez les étapes :
- Dans ton compte Fact, va dans Paramètres.
- Clique sur Entreprise.
- Sélectionne API.
- Clique sur Nouvelle clé API.
- Les champs obligatoires doivent être remplis, ainsi que le Type de clé : Production.
- Créer une nouvelle série : Oui.
- Il faut sélectionner Prix avec 8 décimales.
- Clique sur Ajouter.
La clé API sera créée avec succès. Tu dois communiquer la série (CBAPI) à l’autorité fiscale (Autorité Tributária).
Accorder l’accès à d’autres utilisateurs
Crée un utilisateur pour toi dans Fact et pour toute autre personne qui doit accéder au système. Tu peux aussi accorder l’accès à l’équipe Cloudbeds afin que nous puissions t’aider avec tes paramètres ou résoudre des problèmes si nécessaire.
- Clique sur Paramètres.
- Sélectionne Entreprise.
- Va dans Utilisateurs et autorisations.
- Dans le champ e-mail, saisis integrations@cloudbeds.com (pour donner accès à l’équipe Cloudbeds).
- Clique sur Envoyer l’invitation.
Une fois terminé, connecte les systèmes en suivant ces instructions :
FACT - Comment connecter FACT à Cloudbeds PMS
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