Groupes - Tout ce que vous devez savoir

Gabriela Garcia

Mise à jour 4 juin 2026 02:15

Cloudbeds croit que chaque établissement est unique. Nous proposons des outils adaptés à toutes les tailles et budgets pour t’aider à créer et développer ton activité. Contacte notre équipe dédiée pour plus d’informations sur chaque forfait disponible. Pas encore client Cloudbeds ? Consulte notre Guide des tarifs et programme une démonstration.

Aperçu

Le module Gestion de groupes de Cloudbeds est un outil puissant qui permet aux hôteliers d’améliorer leurs capacités pour les groupes et les clients entreprises sous contrat. Cette fonctionnalité du PMS Cloudbeds optimise le processus de réservation pour une large gamme d’événements de groupe, y compris les réunions d’entreprise, les mariages, ainsi que les réservations via agences de voyage et grossistes.

Ses principaux avantages sont :

Réservation simplifiée et paiements facilités : Il réduit la complexité de la gestion des groupes en traitant les défis liés aux réservations, au traitement des paiements et au blocage de la disponibilité pour les clients groupes et entreprises.
Tarification flexible : Il améliore la rentabilité grâce à des accords tarifaires personnalisables adaptés aux grands groupes.
Gestion complète des revenus et des données : Il permet un suivi détaillé des revenus des réservations de groupe et consolide les informations des clients et des réservations sous un profil unique d’entreprise pour une meilleure supervision et moins de tâches administratives.

En termes simples :

🫤 Sans le module Groupes, les réservations sont listées sur la page Réservations. Si plusieurs réservations font partie d’un même groupe, il n’est pas possible de les regrouper sous un seul groupe, d’avoir un folio commun, ni de bloquer la disponibilité pour ce groupe spécifique.

😎 Avec le module Groupes, les réservations appartenant à un même groupe peuvent être ajoutées au compte groupe, où tu peux créer un folio de groupe, bloquer la disponibilité pour les futures réservations de ce groupe, et suivre les informations relatives au groupe (revenus, nombre de séjours, etc.).

Gestion de groupes en action

Chez Cloudbeds, nous comprenons les subtilités de la gestion des hébergements de groupe, y compris les options de paiement individuelles, les tarifs négociés et la garantie de disponibilité des chambres.

Voici des exemples de différents groupes pouvant être pris en charge grâce à la fonctionnalité du module Groupes, afin d’optimiser le processus de réservation et de satisfaire davantage les clients.

Groupe de mariage

Un groupe de mariage de 20 personnes séjournant dans l’établissement pour un seul week-end.

Les mariés paieront pour 10 de ces personnes, mais les 10 autres devront payer indépendamment.
Ces clients devront pouvoir créer leurs propres réservations (généralement en accédant à une URL ou en appelant l’établissement avec un identifiant ou un nom de groupe).
Chaque réservation peut également avoir ses propres dates d’arrivée et de départ (ils ne resteront pas tous et ne partiront pas tous à la même date).
Comme le groupe de mariage réserve 20 chambres, il peut être éligible à une réduction. Par conséquent, chaque client doit indiquer qu’il appartient à ce groupe pour bénéficier du tarif spécial.

Formation de groupe d’entreprise

Dewey Corporation envoie fréquemment ses employés au Pôle Nord pour une formation.

L’entreprise a un accord spécial avec l’Hôtel Pôle Nord avec des tarifs pré-négociés.
Chaque fois qu’un employé se rend au Pôle Nord, il crée une réservation dans cet hôtel pour les dates de son séjour. L’entreprise couvre tous les frais de chambre, mais l’employé est responsable de tous les frais de divertissement.

Agents de voyage

Un agent de voyage revend des chambres dans mon établissement avec une majoration de prix.

Cet agent de voyage m’envoie fréquemment des clients, vous avez donc accepté de lui garantir 2 chambres chaque jour pendant les 2 prochaines années.
L’agent de voyage est responsable du paiement de ces chambres, qu’il y ait ou non une réservation, sauf s’il vous informe au moins 7 jours à l’avance qu’il n’a pas besoin de cet inventaire de chambres.

Soirée d’entreprise

Scrooge Co. organise chaque année une soirée du Nouvel An dans l’établissement et réserve des chambres pour que les employés y séjournent.

C’est un événement annuel, et tous les employés ne peuvent rester qu’une nuit.
La disponibilité est bloquée avant l’ajout de toute réservation.

Comment naviguer sur la page Groupes

Groupes d'accès

Cliquez sur Menu
Allez dans Groupes

Détails du profil de groupe

Les profils de groupe servent à identifier les réservations liées et à indiquer qu'elles appartiennent au même groupe. En savoir plus à leur sujet ici.

Dans la page Profil de groupe, vous pouvez filtrer la liste des profils de groupe par :

Recherche : Affichez un profil de groupe spécifique en saisissant son nom ou son code. Laissez le champ vide pour voir la liste complète de tous vos profils de groupe.
Date de création
Date de check-in et date de check-out
Date de séjour
Type : Sélectionnez tout ou choisissez parmi les options : Groupe, Société, Agent de voyage et Grossiste
Statut du compte : Sélectionnez tout ou choisissez Ouvert ou Fermé.

Dans la table, vous pouvez consulter les informations suivantes sur le groupe :

Code du groupe (commence toujours par "g")
Nom du groupe
Type de groupe (peut être plusieurs)
Premier check-in (la date de check-in la plus ancienne des réservations ajoutées au groupe)
Dernier check-out (la date de check-out la plus récente des réservations ajoutées au groupe)
Statut (ouvert ou fermé)
Icône d'engrenage (modifier ou supprimer le profil de groupe)

La page Profils de groupe comprend plusieurs sections qui vous permettent de superviser efficacement l’activité du groupe.

Pour accéder à l’en-tête du profil de groupe (formules du profil de groupe), aux onglets et à la table d’informations, il suffit de cliquer sur le nom du profil de groupe hyperlié.

Sur la page du profil de groupe, vous pouvez :

Ouvrir/fermer le compte du groupe.
Sous le menu Actions, vous pouvez générer/envoyer des factures par e-mail, envoyer/imprimer des folios et composer des messages.
Consulter l’en-tête du profil de groupe pour obtenir des informations sur le type de groupe, le nombre de réservations liées, etc.
Vérifier le solde dû du groupe
Accéder aux onglets du profil de groupe

En-tête (formules du profil de groupe)

L’en-tête du profil de groupe inclut les informations suivantes :

Type : Groupe, Société, Agent de voyage et Grossiste
Réservations : Le nombre total de réservations créées dans les blocs de contingent confirmés ainsi que toutes les réservations existantes liées au groupe. Les réservations annulées et no-show ne sont pas incluses dans ce calcul.

Les réservations avec le statut Confirmation en attente sont incluses dans les calculs et traitées de la même manière que les réservations confirmées.

Clients : Nombre total de clients listés dans les réservations attribuées à ce compte de groupe. Les réservations annulées et no-show ne sont pas incluses dans ce calcul.
Nuits réservées : Nombre total de nuits multiplié par le nombre de chambres dans les réservations attribuées à ce compte de groupe. Les réservations annulées et no-show ne sont pas incluses dans ce calcul.
Nuits disponibles : Nombre de nuits à vendre combiné à partir de tous les blocs de contingent confirmés.
TJM* : Tarif journalier moyen = « Revenus des chambres » / (« Nuits réservées » + « Nuits disponibles »).
Revenus des chambres* : Somme des tarifs journaliers des chambres attribuées dans tous les blocs de contingent confirmés et des tarifs journaliers de toutes les réservations directement liées au profil de groupe. Les réservations annulées et no-show ne sont pas incluses dans ce calcul.

*Lorsque aucune réservation n’est créée pour un bloc de contingent, le profil de groupe affichera le TJM (Tarif journalier moyen) et les revenus des chambres à 0,00. Ce comportement est normal car ces deux indicateurs sont basés sur les réservations réelles :

Les revenus des chambres sont calculés à partir de la somme des tarifs journaliers dans les blocs de contingent confirmés et de toutes les réservations directement liées au profil de groupe.
Le TJM est dérivé des mêmes données de réservation.
Les réservations annulées et no-show sont exclues de ces calculs. Par conséquent, s’il n’existe aucune réservation, le système ne dispose d’aucune donnée à afficher, et le TJM ainsi que les revenus des chambres apparaissent à zéro.

Onglets du profil de groupe

Les onglets du profil de groupe incluent les informations suivantes :

a. Réservation : Vérifiez, créez, modifiez, liez ou dissociez les réservations de groupe.

Vous pouvez filtrer la liste par :

1. 1. Recherche : Affichez un profil de groupe spécifique en saisissant son nom ou son code. Laissez le champ vide pour voir la liste complète de toutes vos réservations.
  2. Date de réservation
  3. Date de check-in et date de check-out
  4. Date de séjour
  5. Statut : Sélectionnez tout ou spécifiez le type de réservations que vous souhaitez voir
  6. Types de chambre : Sélectionnez tout ou spécifiez la catégorie de chambre que vous souhaitez voir
  7. Source : Sélectionnez tout ou spécifiez les canaux d’où provient la réservation
  8. Blocs de contingent : N/A ou spécifiez le bloc de contingent

Après application des filtres, le tableau affichera une liste de réservations. De nombreux champs sont soit explicites, soit identiques aux filtres ; voici quelques mentions honorables :

1. 1. ID : Cliquez sur l’identifiant de réservation ou le code de confirmation en lien hypertexte pour être redirigé vers la page des Détails de la réservation.
  2. Prénom et Nom : Nom du client principal (réservateur)
  3. Numéro(s) de chambre : Chambre(s) attribuée(s) à la réservation, affichant les abréviations et numéros d’unité tels qu’ils apparaissent sur le calendrier. La cellule affichera N/A (non applicable) si aucune chambre n’est attribuée.
  4. Prix total : Il s’agit du solde dû de la réservation.

b. Blocs de contingent : Vérifiez, créez ou modifiez les blocs de contingent pour les groupes.

c. Folios : Ajoutez des paiements, remboursements, et ajoutez ou ajustez des charges.

d. Profil de groupe : Vérifiez et modifiez les détails du profil de groupe et ajoutez ou modifiez les contacts.

e. Pickup : Consultez l’inventaire alloué et le nombre de chambres réservées sur une période spécifique.

Consultez l’article Blocs de contingent pour en savoir plus sur la consultation du pickup des blocs de contingent.

f. Cartes de crédit : Vérifiez, ajoutez et autorisez les cartes de crédit.

g. Notes : Suivez les informations importantes, les coordonnées, les politiques, etc.

Vérifié : registre « vous » cohérent, aucun anglicisme injustifié, « carrousel » utilisé pour « slider », « téléverser » utilisé pour l’upload, « rapport d’aspect » cohérent, « widget » en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d’interface cohérente, « établissement » utilisé pour « property », phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

h. Documents : Trouvez les factures générées.

Gérer les blocs de contingent

Un bloc de contingent de groupe est un bloc de disponibilité pour des dates spécifiées. Il n'est pas obligatoire de créer ces blocs pour chaque profil de groupe, car la fonction principale d'un profil de groupe est de suivre l'activité d'une société spécifique et d'acheminer les charges des réservations vers un folio de groupe.

Cependant, ils peuvent être utiles pour garantir un nombre spécifique de chambres convenu à l'avance pour un groupe ou pour offrir un tarif spécial groupe sans bloquer la disponibilité.

En savoir plus sur les principales actions des blocs de contingent ici.

Comment démarrer avec la fonctionnalité Groupe