Cloudbeds considère que chaque établissement est unique. Nous proposons des outils adaptés à toutes les tailles et budgets pour t’aider à créer et développer ton activité. Contacte notre équipe dédiée pour plus d’informations sur chaque forfait disponible. Pas encore client Cloudbeds ? Consulte notre Guide tarifaire et programme une démonstration.
Limitations :
- Pour les établissements basés au Portugal : Actuellement, le module Groupes ne fonctionne pas avec les factures FACT. Dans ce cas, les factures doivent être générées manuellement via le logiciel FACT.
- Pour les établissements basés au Pays basque espagnol : Les factures de groupe créées dans le module Groupes ne sont pas traitées par TicketBai.
Avant de commencer
- Vérifie bien tes paramètres de facturation :
Le système prend en compte les paramètres configurés par l’utilisateur dans l’onglet Facturation (identique pour les réservations classiques).
C’est une étape obligatoire pour générer des factures de groupe. Sinon, si l’utilisateur clique sur Générer ou Envoyer la facture par e-mail sans avoir configuré la page de facturation, il verra le message d’avertissement suivant.
Paramètres de facturation pour les groupes
- Depuis ton Compte
, clique sur Paramètres
- Va dans Finance
et clique sur Factures et documents
- Remplis tous les champs souhaités et obligatoires dans l’onglet Facture (pour plus de détails, consulte Comment configurer la facturation)
Comme il n’existe pas de page de paramètres dédiée aux factures du groupe, veuillez consulter ci-dessous les champs qui leur seront appliqués.
| Nom du champ | S’applique-t-il à la facture de groupe ? |
|
Détails de la facture > Titre et séquence de la facture Titre, préfixe, numéro d’index de départ, suffixe |
OUI |
|
Détails de la facture > Informations de la société Afficher les informations de la société, raison sociale, numéro d’identification fiscale |
OUI |
| Paramètres de la facture > Sélectionner quand générer la facture |
NON Toutes les factures de groupe doivent être générées manuellement par l’utilisateur |
| Paramètres de la facture > Date d’échéance par défaut | OUI |
|
Paramètres de la facture > Paramètres de mise en page de la facture Afficher la colonne numéro de chambre sur la facture, afficher les détails des taxes/frais sur la facture. |
OUI |
|
Paramètres de la facture > Paramètres de mise en page de la facture Utiliser des factures compactes |
NON |
Générer les factures de groupe
Sur la page Profil de groupe, cliquez sur Actions puis sélectionnez Générer une nouvelle facture ou Envoyer la facture par e-mail.
Option 1 - Générer une nouvelle facture
Une fois que vous cliquez sur Générer une nouvelle facture, le système ouvre un tiroir à droite de l’écran pour que vous puissiez sélectionner les folios pour lesquels vous souhaitez générer la facture.
Sélectionnez tous les folios ou choisissez un folio spécifique, puis cliquez sur Continuer.
Vous serez redirigé vers l’onglet Documents du profil de groupe, où toutes les factures générées pour un groupe spécifique sont stockées.
Cliquez sur le lien PDF pour afficher la facture.
À l’intérieur, vous pouvez voir :
- Le nom du profil de groupe
- Le code du groupe
- L’adresse du profil de groupe, si elle est disponible
- Les transactions publiées et en attente du ou des folios sélectionnés
- Les options pour télécharger ou imprimer la facture
La facture affichera les transactions telles qu’elles apparaissent sur le Folio de groupe.
Si vous mettez à jour les informations du profil de groupe (adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.), vous devrez générer une nouvelle facture, car cette mise à jour ne sera pas automatiquement reflétée dans les factures précédentes.
Option 2 - Envoyer la facture par e-mail
- Lorsque vous cliquez sur Envoyer la facture par e-mail, le système ouvrira un tiroir à droite pour que vous puissiez sélectionner le(s) folio(s) que vous souhaitez envoyer et ajouter l’adresse e-mail du ou des client(s)
- Si vous sélectionnez un seul folio, une facture sera envoyée uniquement pour ce folio spécifique, et non pour l’ensemble du profil de groupe.
- Si vous sélectionnez tous les folios, une facture sera envoyée pour l’ensemble du profil de groupe.
- Indiquez l’adresse e-mail souhaitée
- Si plusieurs contacts sont créés dans le profil de groupe, le formulaire d’e-mail sera prérempli avec le premier et vous pourrez le modifier si nécessaire.
- Pour envoyer le folio de groupe à plusieurs adresses e-mail en même temps, il suffit d’ajouter une virgule (,) entre elles.
- Cliquez sur Continuer
- Après avoir cliqué sur Continuer, vous verrez le message de confirmation suivant. Cliquez sur OUI.
L’e-mail sera envoyé, et la facture sera automatiquement enregistrée sous l’onglet Documents du profil de groupe. Voici à quoi ressemble l’e-mail :
Personnalisation de la facture par e-mail
Le texte de la facture est un texte par défaut pour la facture de groupe envoyée par e-mail. Pour personnaliser ce texte par défaut, suivez ces étapes :
- Depuis votre compte
- Allez dans E-mail et cliquez sur modèles
- Trouvez le modèle de facture du profil de groupe dans la liste, cliquez sur l'icône d’engrenage et sélectionnez Modifier
En savoir plus sur les modèles d'e-mail dans cet article.
Langue et traductions de la facture
| Pays spécifié ? | Traduction du modèle d'e-mail disponible ? | Langue du modèle d'e-mail |
| OUI - Exemple : Italie | OUI | Italien |
| OUI | NON | L'e-mail sera envoyé dans la langue du système de l'établissement (spécifiée dans les paramètres généraux du système) |
| NON | NON | L'e-mail sera envoyé dans la langue du système de l'établissement (spécifiée dans les paramètres généraux du système) |
FAQ
Les numéros de facture de groupe sont-ils différents des factures classiques ?
Non, ils ne le sont pas. Les deux documents suivent la titre et la séquence des factures que vous avez définies dans Paiements > Facturation > Détails de la facture. Cependant, leurs noms de fichiers sont différents.
Le nom du PDF affiche le code groupe pour les factures de groupe.
En revanche, le nom de fichier des réservations classiques inclut l’identifiant de réservation.
Comment les informations de contact sont-elles générées pour les nouvelles factures ?
Le système récupère les informations de contact depuis l’onglet profil de groupe pour générer la facture.
- S’il y a un contact dans le profil de groupe avec une adresse e-mail professionnelle et un numéro de téléphone professionnel disponibles, la facture affichera ces informations.
La facture inclut toujours l’adresse e-mail professionnelle et le numéro de téléphone professionnel du contact (si fournis) et n’affichera jamais l’adresse e-mail personnelle ni le numéro de téléphone personnel.
- S’il y a plusieurs contacts dans le profil de groupe, la facture affichera l’adresse e-mail professionnelle du premier contact. Si l’adresse e-mail professionnelle n’est disponible que pour le deuxième contact, le système prendra les coordonnées professionnelles et téléphoniques du deuxième contact.
Regarde l’exemple ci-dessous ; la facture n’affiche pas de numéro de téléphone car le contact numéro 2 n’a qu’un numéro personnel.
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