Créer et gérer un profil de groupe

Gabriela Garcia

Mise à jour 13 novembre 2026 11:04

Objectif	Créer et gérer les profils de groupe dans le module Groupes hérité, y compris les détails du profil, les contacts, les notes et les documents.
Idéal pour	Les équipes de la réception, les directeurs généraux, les administrateurs et les propriétaires d’établissement qui gèrent les groupes dans le module Groupes hérité.
À utiliser lorsque	Tu as besoin de créer un profil de groupe ou de gérer ses détails, contacts, notes, statut ou documents justificatifs.
Prérequis	Le module Groupes hérité doit être disponible pour ton établissement. Une session active avec connexion est requise pour téléverser des documents dans un profil de groupe.
Résultat attendu	Tu peux créer un profil de groupe et maintenir les informations au niveau du profil ainsi que les enregistrements justificatifs nécessaires à la gestion du groupe par ton équipe.
Limites	La suppression d’un profil de groupe est irréversible. Les documents téléversés dans un profil de groupe ne peuvent pas être supprimés pour l’instant et restent séparés des profils clients et des documents de réservation.

Introduction

Un profil de groupe est le lieu central pour gérer les informations liées aux groupes dans le module Groupes hérité. Les profils de groupe peuvent représenter des groupes, entreprises, agents de voyage ou grossistes et peuvent inclure des contacts utilisés pour les négociations, discussions sur la disponibilité, factures, acomptes et arrangements de paiement.

Utilise ce guide pour les principales actions au niveau du profil : créer et modifier un profil de groupe, gérer les contacts et notes, supprimer un profil et téléverser des documents justificatifs.

Une nouvelle expérience Groupes est disponible. Cet article couvre le module Groupes hérité. Le nouveau module Groupes et Événements inclut des profils à l’échelle de l’organisation, des événements spécifiques à l’établissement, des devis, des workflows de liste d’attribution des chambres, ainsi qu’une facturation et un routage plus flexibles. Groupes et Événements est actuellement en version limitée. Pour connaître la disponibilité, contacte support@cloudbeds.com.

Pour une explication plus large de la page Groupes héritée et de sa navigation, consulte Groupes : Tout ce que tu dois savoir.

Gérer les profils de groupe

Déploie le workflow correspondant à l’action sur le profil de groupe que tu dois réaliser. Chaque workflow commence depuis la zone Groupes héritée pour que tu puisses le suivre indépendamment.

Créer un profil de groupe

Ouvre le Menu principal et sélectionne Groupes. Ensuite :

Depuis la page Groupes, clique sur + Créer un profil de groupe.

Saisis le Nom du profil.
Vérifie le Statut. Les nouveaux profils sont Ouverts par défaut. Tu peux ensuite définir un profil comme Fermé pour distinguer les groupes actifs des inactifs.
Sélectionne le Type :
- Groupe : Un groupe ou événement ponctuel, comme une fête ou un mariage.
- Société : Une entreprise qui réserve des chambres pour ses employés.
- Agent de voyage : Un tour-opérateur qui réserve l’établissement pour ses clients.
- Grossiste : Une OTA ou un grossiste pour lequel l’établissement verse une commission pour l’apport de clients.

Le type de profil t’aide à filtrer les profils de groupe et ne modifie pas la fonctionnalité du profil de groupe.

Choisis si les réservations doivent Acheminer vers le folio de groupe :
- Sélectionne Oui pour transférer automatiquement les types de transactions sélectionnés des réservations du groupe vers le folio principal du groupe. Les transactions restent visibles sur la réservation mais n’affectent plus le solde dû de la réservation individuelle.
- Sélectionne Non si les transactions des réservations doivent rester sur la réservation individuelle et ne pas être transférées automatiquement vers le folio principal du groupe.
Si tu as sélectionné Oui, choisis les Types de transactions qui doivent être acheminés vers le folio de groupe.
Si la fonctionnalité de folio divisé est activée, sélectionne la Configuration du folio de réservation pour le profil de groupe.

Si tu sélectionnes une Configuration du folio puis modifies cette configuration depuis la page Gérer le folio, le changement ne sera pas appliqué automatiquement au folio du profil de groupe existant.

Sélectionne la Source. La source doit correspondre à celle configurée dans le plan tarifaire associé lorsque l’accès privé est utilisé pour les clients du groupe.
Saisis l’Adresse du groupe, si nécessaire.
Ajoute des Notes, si nécessaire.
Clique sur Enregistrer.

Le formulaire de profil ci-dessous affiche les détails du profil, les options de routage, la source, l’adresse et les notes que tu peux configurer avant d’enregistrer.

Après avoir enregistré, le profil de groupe apparaît dans le tableau de la page Groupes.

Modifier un profil de groupe

Ouvre le Menu principal et sélectionne Groupes. Ensuite, utilise l’une de ces méthodes :

Dans le tableau des Profils de groupe, trouve le profil et utilise les actions de la ligne pour modifier les informations du profil.
Ouvre le profil de groupe, va à l’onglet Profil de groupe, puis clique sur l’icône crayon.

Créer des contacts pour un profil de groupe

Ouvre le Menu principal et sélectionne Groupes. Ensuite :

Dans le tableau des Profils de groupe, clique sur le Nom du profil de groupe, qui est un lien hypertexte.
Ouvre l’onglet Profil de groupe.
Clique sur + Ajouter un contact.

Remplis les champs Détails du contact obligatoires.
Clique sur Enregistrer.

Un profil de groupe peut avoir plusieurs contacts, et un même contact peut être utilisé dans plusieurs profils de groupe.

Supprimer un profil de groupe

Ouvre le Menu principal et sélectionne Groupes. Ensuite :

Trouve le profil de groupe dans le tableau Profils de groupe.
Ouvre les actions de la ligne du profil et sélectionne Supprimer le profil.

La suppression d’un profil de groupe est irréversible. Les données du profil sont supprimées. Certaines informations peuvent être partiellement reconstituées manuellement à partir des entrées du journal d'activité, mais le profil de groupe original ne sera pas restauré.

Ajouter et gérer les notes du profil de groupe

Les notes de groupe peuvent être soumises à différentes portées, y compris le profil de groupe, tous les clients, toutes les réservations ou tous les blocs de contingent.

Ouvre le Menu principal et sélectionne Groupes. Ensuite :

Clique sur le Nom en lien hypertexte du profil de groupe que tu souhaites ouvrir.
Ouvre l’onglet Notes.
Saisis la note.
Clique sur Soumettre la note et choisis où la note doit être soumise :
- À tous les clients
- À toutes les réservations
- Au profil de groupe
- À tous les blocs de contingent

Utilise les onglets de notes pour consulter les notes de chaque portée.
Clique sur l’icône imprimer pour imprimer une note.
Ouvre les actions de la note pour modifier ou archiver la note.
Pour restaurer une note archivée, ouvre Notes archivées, ouvre les actions de la note, puis sélectionne Restaurer la note.

Les notes de groupe peuvent également être créées, modifiées et supprimées via l’API lorsque Marketplace et Intégrations ainsi que la gestion des groupes sont activés.

Pour les notes spécifiques aux réservations, consulte Gérer les notes de réservation. Pour les rapports sur les notes, consulte Rapport des notes.

Téléverser des documents dans un profil de groupe

Utilise l’onglet Documents pour stocker les fichiers qui soutiennent la gestion du groupe, tels que les contrats signés, les avenants, les BEO, les menus, les spécifications AV et les schémas de configuration. Ces fichiers sont liés uniquement au profil de groupe et sont destinés à la gestion interne du groupe ou de l’événement.

Le téléversement de documents nécessite une session active connectée. Si ta session a expiré, reconnecte-toi avant de téléverser le fichier.

Ouvre le menu principal et sélectionne Groupes. Ensuite :

Depuis la page Groupes, clique sur le nom en lien hypertexte du profil de groupe souhaité.

Ouvre l’onglet Documents et sélectionne Documents dans le menu latéral gauche.
Clique sur Téléverser.

Dans la fenêtre Téléverser des fichiers, glisse-dépose le fichier dans la zone de téléversement ou clique sur cette zone pour parcourir ton appareil.

Si nécessaire, clique sur Supprimer le fichier pour annuler un fichier sélectionné ou sur + Ajouter plus pour sélectionner des fichiers supplémentaires. Clique sur Terminé lorsque tu es prêt à confirmer le téléversement.
Vérifie que le fichier téléversé apparaît dans la liste Documents avec son nom et sa date de création. Clique sur le nom du fichier pour ouvrir le document dans un nouvel onglet.

Types de fichiers pris en charge : pdf, rtf, doc, docx, txt, jpg, jpeg, png, gif, csv, xls, xlsx.

Limitations des documents du profil de groupe :

Les documents peuvent actuellement être téléversés mais ne peuvent pas être supprimés du profil de groupe.
Les documents sont stockés uniquement dans le profil de groupe. Ils ne sont pas visibles dans les profils des clients ni dans les documents de réservation et ne sont pas recherchables ailleurs dans le système.

Maintenant que tu peux créer et gérer les principales parties d’un profil de groupe, utilise ces ressources pour les workflows plus larges des groupes hérités qui continuent au-delà de la configuration du profil :