Aperçu
Un bloc de contingent de groupe permet de réserver de la disponibilité pour des dates choisies, ce qui est particulièrement utile pour des événements comme les mariages. Le groupe organisateur, par exemple, décide des dates et du nombre de chambres nécessaires. Ensuite, chaque client réserve son hébergement individuellement.
Pour faciliter cela, crée un bloc de contingent. Tu peux définir des tarifs de base, appliquer des tarifs pré-négociés ou établir des tarifs personnalisés. Tu peux aussi choisir de bloquer la disponibilité pour le nombre de chambres convenu ou proposer un tarif spécial groupe sans bloquer la disponibilité.
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Tu n’es pas encore client Cloudbeds ? Consulte notre guide tarifaire et planifie une démonstration.
Pour créer un bloc de contingent, tu dois d’abord créer le profil de groupe. Découvre comment ici.
Actions principales
Un profil de groupe peut contenir plusieurs blocs de contingent.
Consulte les sections ci-dessous pour comprendre comment utiliser les blocs de contingent dans ton établissement.
Comment créer un bloc de contingent
Étape 1 - Accède au profil de groupe pour créer le bloc de contingent
- Depuis le Menu
, va dans Groupes
- Clique sur le Nom en lien pour ouvrir le profil du groupe
- Va dans l’onglet Blocs de contingent et clique sur +Créer un bloc de contingent
Étape 2 - Définis le nom et le statut du bloc de contingent
Le statut du contingent est un indicateur clé pour gérer les réservations de groupe et soutient les flux de travail établis. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les agents de groupes d’établissements, qui filtrent souvent leurs blocs de contingent par statut quotidiennement ou hebdomadairement afin d’identifier et de suivre les réservations potentielles.
- Saisis le nom du contingent
- Sélectionne le statut du contingent
-
Prospect & Provisoire : Ces deux options te permettent d’indiquer une disponibilité sans bloquer l’inventaire ni autoriser les réservations. La différence réside dans le moment où tu choisis d’utiliser chaque option dans ton processus commercial. Bien que chaque établissement ait ses procédures opérationnelles standard, nous recommandons les pratiques suivantes :
- Prospect : Utilise-le à l’étape exploratoire. Par exemple, un organisateur d’événements te contacte pour mieux comprendre l’inventaire disponible et obtenir une estimation du prix par chambre.
- Provisoire : Utilise-le à l’étape prospect/opportunité. Par exemple, si l’organisateur souhaite réserver une date, vérifie les dates, le nombre de chambres nécessaires et les types de chambres requis pour chaque date. Ensuite, crée un bloc de contingent provisoire. Envoie ces informations à l’organisateur avec une facture pour le paiement.
- Confirmé : Permet de bloquer l’inventaire et d’accepter les réservations, idéal pour les réservations garanties ou les contrats. Nous recommandons de l’utiliser lorsque l’acompte a été reçu et que l’établissement est prêt à accueillir les réservations.
-
Prospect & Provisoire : Ces deux options te permettent d’indiquer une disponibilité sans bloquer l’inventaire ni autoriser les réservations. La différence réside dans le moment où tu choisis d’utiliser chaque option dans ton processus commercial. Bien que chaque établissement ait ses procédures opérationnelles standard, nous recommandons les pratiques suivantes :
Si un bloc de contingent a un statut Prospect ou Provisoire, les chambres ne seront pas allouées à partir de l’inventaire de l’établissement. Pour réserver des chambres à partir du bloc, tu dois changer le statut en Confirmé.
Comparaison rapide des statuts de contingent :
| Statut | Blocage de l’inventaire | Capacité de réservation | Étape du processus de vente |
| Prospect | ❌ Ne bloque pas l’inventaire | ❌ Pas de réservations dans le bloc | Exploratoire (demande initiale) |
| Provisoire | ❌ Ne bloque pas l’inventaire | ❌ Pas de réservations dans le bloc | Prospect / Opportunité (négociation) |
| Confirmé | ✅ Bloque l’inventaire | ✅ Les réservations peuvent être faites dans le bloc | Confirmé (avec paiement ou garantie de réservation) |
Étape 3 - Définir les tarifs et la disponibilité du bloc de contingent
Sélectionne le type de tarif, le type de contingent et la libération automatique
Étape 3.1 Sélectionne le type de tarif
Tu verras différents paramètres pour l’intervalle du bloc de contingent selon le type de tarif que tu sélectionnes :
- Base : Ce bloc de contingent utilisera les tarifs de base que tu as configurés pour ton établissement pour chaque type d’hébergement correspondant.
- Plan tarifaire : Pour utiliser cette option, tu dois d’abord créer un plan tarifaire. Cela signifie que les tarifs de ce bloc de contingent seront basés sur le plan tarifaire créé dans la page Plans tarifaires et forfaits. Tu dois sélectionner le plan tarifaire spécifique dont tu souhaites extraire les tarifs.
- Personnalisé : Cette option te permet de saisir les tarifs souhaités pour le bloc de contingent.
Une fois que tu as défini et enregistré le type de tarif pour un bloc de contingent, tu ne pourras plus le modifier par la suite.
Si tu associes un bloc de contingent à un plan tarifaire :
- Le bloc de contingent sera créé pour les mêmes types de chambre et la même plage de dates que le plan tarifaire. Une erreur apparaîtra si une date en dehors de cette plage est sélectionnée.
- Le bloc de contingent deviendra indisponible lorsque le plan tarifaire expirera.
- Actuellement, il n’est pas possible de désactiver ou supprimer un plan tarifaire depuis la page Plans tarifaires et forfaits s’il est lié à un bloc de contingent actif.
- Pour garantir que le plan tarifaire de groupe reste privé et accessible uniquement via une URL ou un code spécifique, la source sélectionnée dans la configuration du plan tarifaire doit correspondre à la source choisie dans le profil de groupe. Par exemple, si ton profil de groupe a une source appelée « Partenaire », le plan tarifaire doit aussi être disponible pour cette source afin de permettre l’accès au groupe via un lien ou un identifiant. La source Site web / moteur de réservation doit être décochée dans les paramètres du plan tarifaire ; si elle est sélectionnée, le tarif sera visible par tous les visiteurs publics sur ton moteur de réservation. Tu trouveras plus d’informations sur la configuration ici.
Important : Les plans tarifaires avec codes promo ne peuvent pas être liés aux blocs de contingent de groupe. Lorsqu’un plan tarifaire contient un code promo, les clients utilisant le lien du bloc de contingent de groupe ne verront aucune disponibilité sur le moteur de réservation.
Si tu souhaites proposer un tarif spécial pour un groupe, crée un plan tarifaire personnalisé sans code promo et attribue-le au bloc de contingent à la place.
Étape 3.2 Sélectionne le type de contingent
Tu as deux options :
- Bloc de contingent : Lorsque tu ajoutes des dates au bloc, tu dois spécifier le nombre de chambres à allouer. Les chambres sont bloquées, donc personne en dehors du groupe ne peut les réserver. Ce paramètre permet aussi la libération automatique (voir l’étape suivante, Étape 3.3 Sélectionne la libération automatique).
- Selon disponibilité : Cela signifie que la disponibilité de ce bloc de contingent sera basée sur la disponibilité de ton établissement. Par exemple, s’il y a 2 chambres disponibles dans ton établissement, elles seront disponibles pour le groupe. Si tu es complet, le groupe ne pourra pas non plus réserver à partir de ce bloc de contingent.
Étape 3.3 Sélectionne la libération automatique
- Si tu as sélectionné Bloc comme type de contingent, tu pourras définir la Libération automatique :
- Non : Les chambres invendues ne seront pas automatiquement remises dans l’inventaire de l’établissement.
Par exemple, si tu as alloué 3 chambres sur 5 à réserver par le groupe et que seulement 2 sont réservées, 1 chambre restera indisponible pour les autres clients. Tu dois libérer manuellement cette chambre pour la rendre réservable par des clients extérieurs au groupe.
Tu peux faire cela sur la page Pickup du profil de groupe (consulte la section Revue du Pickup du bloc de contingent).
- Oui : Les chambres invendues seront automatiquement remises dans l’inventaire de l’établissement selon les jours avant l’arrivée et l’heure spécifiée. Voir des exemples dans la section Scénarios de libération automatique ci-dessous.
- Définis le Planning de libération. Si tu as choisi que le bloc de contingent soit libéré automatiquement, tu peux choisir une des options de libération :
- Libérer tout l’inventaire pour toutes les dates simultanément : Le système libérera les chambres invendues pour toutes les dates du bloc de contingent en même temps.
- Libérer tout l’inventaire un jour à la fois : Le système libérera les chambres invendues du bloc de contingent un jour à la fois selon les jours avant l’arrivée et l’heure programmée.
- Libérer tout l’inventaire un intervalle à la fois : Si plusieurs intervalles existent dans un bloc de contingent, le système libérera les chambres un intervalle à la fois selon les jours avant l’arrivée et l’heure programmée.
Scénarios de libération automatique
Exemple
- Détails de l’événement : La société Endless Summer organisera deux événements lors de week-ends consécutifs, du 7 au 9 octobre 2024 et du 14 au 16 octobre 2024. Elle t’a demandé de réserver 10 chambres pour chaque jour des événements dans ton établissement.
- Création des blocs de contingent : Pour répondre à cette demande, tu créeras un seul bloc de contingent avec deux intervalles correspondant aux dates des événements. Assure-toi que chaque intervalle contient 10 chambres exclusivement réservées aux événements.
- Configuration de la libération automatique : Tu configureras également le bloc pour qu’il se libère automatiquement 3 jours avant à 10h00. Si le groupe laisse des chambres non réservées, tu pourras les vendre à d’autres clients extérieurs à la société Endless Summer.
Résultats de la libération automatique
- Libérer tout l’inventaire pour toutes les dates simultanément : Toutes les chambres invendues des deux intervalles de bloc de contingent seront libérées 3 jours avant la date d'arrivée la plus proche (le 7 octobre), ce qui signifie que chaque chambre invendue sera libérée le 4 octobre à 10h00.
- Libérer tout l’inventaire un jour à la fois : Pour le premier intervalle de bloc de contingent, le système commencera à libérer les chambres non réservées pour le 7 octobre le 4 octobre à 10h00 (3 jours avant) ; pour le 8 octobre, les chambres non réservées seront libérées le 5 octobre, et ainsi de suite.
Il en va de même pour le dernier bloc de contingent ; dans ce cas, les chambres invendues pour le 16 octobre seront libérées le 13 octobre.
- Libérer tout l’inventaire un intervalle à la fois : Le 4 octobre à 10h00, le système libérera les chambres non réservées du premier intervalle (du 7 au 9 octobre 2024) et toutes les chambres non réservées du dernier intervalle (du 14 au 16 octobre 2024) seront libérées le 11 octobre.
Étape 4 - Ajouter les dates du bloc de contingent
Pour créer un intervalle de bloc de contingent, clique sur +Ajouter des dates.
Les paramètres ici dépendront des options de tarif et de disponibilité que tu as sélectionnées aux étapes précédentes.
- Ajoute plusieurs intervalles pour un bloc de contingent.
- Tu peux ajouter des périodes intermédiaires et choisir de bloquer un type d'hébergement ou une unité spécifique.
- Lors de l'ajout d'un intervalle, les champs de disponibilité s'affichent uniquement si Bloc a été sélectionné comme type de contingent ; les champs de tarifs s'affichent uniquement si Personnalisé a été sélectionné comme type de tarif.
Étape 4.1 - Ajouter des périodes intermédiaires (facultatif)
Lorsque tu cliques sur +Ajouter des dates, une section non obligatoire apparaît pour que tu puisses ajouter des périodes intermédiaires, aussi appelées jours avant l’arrivée et jours après le départ.
Par exemple, si une conférence se déroule du 5 au 7 mai, les périodes intermédiaires pourraient être les 3, 4, 8 et 9 mai.
En utilisant cette fonctionnalité, au lieu qu’un client ne réserve que 2 nuits pour un événement, il peut désormais réserver un séjour de 4 jours au plan tarifaire pré-négocié, ce qui augmente l’occupation et les opportunités de revenus pour ton établissement. Le paramètre par défaut n’aura aucune valeur.
Tu peux ajouter des périodes intermédiaires avec des plans tarifaires spécifiques. Tu peux choisir d’utiliser le même plan tarifaire que pour les dates principales de l’événement, un plan tarifaire différent, ou continuer à utiliser le tarif de base.
Les périodes intermédiaires ne bloquent pas la disponibilité pour la plage de dates sélectionnée. Elles permettent simplement aux clients de réserver des dates autour en utilisant la disponibilité générale du calendrier. Si tu souhaites bloquer la disponibilité, tu dois saisir ces dates dans le cadre des dates du bloc de contingent et non des périodes intermédiaires.
Étape 4.2 - Bloquer un type d’hébergement ou une unité spécifique
Lorsque tu cliques sur +Ajouter des dates, le choix par défaut pour créer le bloc de contingent sera le type d’hébergement.
Cependant, tu peux bloquer un type d’hébergement ou une unité spécifique. En sélectionnant « Unité », une liste de sélection supplémentaire apparaîtra pour choisir quelles unités bloquer.
Par exemple, si ton établissement dispose de 10 chambres Queen Deluxe, plutôt que de bloquer deux unités Queen Deluxe au hasard, tu peux spécifier de bloquer l’unité Queen Deluxe 101 et l’unité Queen Deluxe 103, qui sont côte à côte.
Utilise la fonction unité pour permettre aux clients voyageant ensemble de séjourner dans la même partie de l’hôtel, ce qui améliore leur satisfaction. Les établissements peuvent aussi attribuer des groupes selon une section ou un étage pour augmenter l’efficacité du housekeeping et des opérations (par ex., n’employer du personnel que pour un seul étage au lieu de tout l’établissement).
Tu peux facilement identifier le bloc de contingent sur le calendrier en repérant les fines lignes en pointillés et l’icône « 3 personnes » à côté du nom du bloc, comme ceci :
Étape 4.3 - Définir le type de tarif
- Les étapes ci-dessous concernent la définition du type de tarif pour un type d’hébergement. Cependant, tu peux aussi le configurer pour des unités spécifiques.
- Si tu ajoutes des unités aux intervalles, le processus est le même, sauf pour l’étape 5.
- Sélectionne les types de chambre
- Sélectionne les dates de début et de fin de l’intervalle
- Sélectionne les jours avant l’arrivée et après le départ (facultatif)
- Sélectionne les jours de la semaine
- Si tu as précédemment sélectionné Type de contingent = Bloc, tu devras saisir manuellement le nombre de chambres à allouer pour cet intervalle.
- Clique sur Appliquer pour appliquer à tous.
- Clique sur Ajouter un intervalle
- Les étapes ci-dessous concernent la définition du type de tarif pour un type d’hébergement. Cependant, tu peux aussi le configurer pour des unités spécifiques.
- Si tu ajoutes des unités aux intervalles, le processus est le même, sauf pour l’étape 5.
- Sélectionne les types de chambre
- Sélectionne les dates de début et de fin de l’intervalle
- Sélectionne les jours avant l’arrivée et après le départ (facultatif)
- Sélectionne les jours de la semaine
- Si tu as précédemment sélectionné Type de contingent = Bloc, tu devras saisir manuellement le nombre de chambres à allouer pour cet intervalle.
- Clique sur Appliquer pour appliquer à tous.
- Clique sur Ajouter un intervalle
Tu n’as pas besoin de saisir les tarifs car ils seront récupérés depuis le plan tarifaire sélectionné dans l’étape 3.1 Sélectionner le type de tarif.
- Les étapes ci-dessous concernent la définition du type de tarif pour un Type d'hébergement. Cependant, tu peux aussi le configurer pour des Unités spécifiques.
- Si tu ajoutes des Unités aux intervalles, le processus est le même, sauf pour l’étape 7.
- Sélectionne les types de chambre
- Sélectionne les dates de début et de fin de l’intervalle
- Sélectionne les jours avant l’arrivée et après le départ (facultatif)
- Sélectionne les jours de la semaine
- Si nécessaire, définis les paramètres de l’intervalle : MinLos, MaxLos, Date limite, Réservation de dernière minute, Fermé à l’arrivée/départ.
- Saisis les tarifs pour les Types d'hébergement sélectionnés
- Si tu as précédemment sélectionné Type de contingent = Bloc, tu dois saisir manuellement le nombre de chambres à allouer pour cet intervalle
- Tu peux aussi saisir la tarification supplémentaire par client si besoin ou la sélectionner identique au tarif de base
- Clique sur Ajouter un intervalle
Étape 5 - Ajouter des notes et enregistrer
Tu peux ajouter des notes informatives pour ton bloc de contingent (description de l'événement, exigences particulières, etc.), mais ce n'est pas obligatoire.
- Fais défiler jusqu'à la section Notes et saisis la note
- Clique sur Soumettre la note
- Assure-toi que les détails du bloc de contingent sont corrects, puis clique sur Enregistrer
Tu peux aussi ajouter des notes à un bloc de contingent plus tard en allant dans l'onglet Notes du profil de groupe. Pour plus d'informations, consulte la section Ajouter des notes à un profil de groupe, un bloc de contingent, des réservations ou des clients de cet article.
Comment modifier un bloc de contingent
Note que tu ne peux pas changer le type de tarif du bloc de contingent une fois qu'il est créé et enregistré.
Les nouveaux intervalles pour les blocs de contingent avec un inventaire libéré manuellement ne retiendront pas la disponibilité. Cela s'applique aussi aux intervalles existants modifiés après la libération. Le bloc de contingent ne sera pas disponible pour ajouter de nouvelles réservations ni pour lier des réservations existantes.
Pour modifier les détails du bloc de contingent ou les intervalles (dates) du bloc, suis ces étapes :
- Depuis la page Groupes
, clique sur le profil de groupe souhaité
- Va dans l’onglet Blocs de contingent et clique sur le nom du bloc de contingent désiré
Tu peux aussi afficher les intervalles détaillés de chaque bloc de contingent en cliquant sur le signe '+' à côté du code du bloc, ce qui ouvre une autre section avec plus d’informations.
- Clique sur Modifier les détails sur la page du bloc de contingent.
- Modifie les détails du bloc de contingent et clique sur Enregistrer.
Avant d’enregistrer, tu peux aussi modifier les dates/intervalles du bloc de contingent :
a. Ajouter des dates
b. Supprimer des dates existantes
c. Modifier des dates existantes
Comment supprimer un bloc de contingent
- Depuis la page Groupes
- Va dans l’onglet Blocs de contingent et clique sur l’icône d’engrenage à côté du nom du bloc de contingent désiré pour choisir l’option Supprimer le bloc de contingent.
Les blocs de contingent réguliers ne peuvent pas prendre en charge des réservations qui s’étendent sur plusieurs blocs. Si tu as besoin de créer une réservation continue couvrant différents blocs, consulte Gérer les blocs de contingent agrégés.
FAQ
Comment modifier les paramètres d'intervalle d'un bloc de contingent une fois que des réservations ont été ajoutées ? (MinLOS, MaxLOS)
Ton bloc de contingent doit avoir été créé avec un type de tarif personnalisé pour pouvoir modifier les paramètres d'intervalle (MinLOS, MaxLOS, date limite, réservation de dernière minute, et proximité d'arrivée/départ).
Clique sur le nom du bloc de contingent > clique sur Modifier les détails > trouve l'intervalle, puis clique sur l'icône crayon pour modifier les paramètres. N'oublie pas de sauvegarder les modifications.
Si tu as configuré le bloc de contingent avec un type de tarif plan tarifaire ou forfait, il n'est pas possible de modifier les restrictions du plan tarifaire. Tu ne peux pas ajouter ni modifier les intervalles pour un plan tarifaire lié à un bloc de contingent. La solution consiste à créer un nouveau plan tarifaire avec les MinLOS/MaxLOS souhaités, puis à créer un nouveau bloc de contingent dans ce groupe en utilisant ce nouveau plan tarifaire.
Comment modifier le nombre de chambres dans un bloc de contingent une fois que des réservations ont été ajoutées ?
Pour mettre à jour le nombre de disponibilités, clique sur le nom du bloc de contingent, puis clique sur « Modifier les détails ». Une fois là, trouve l’intervalle et clique sur l’icône crayon pour modifier le nombre de disponibilités. Tu peux appliquer les modifications à tous les jours ou les faire manuellement pour le jour de la semaine souhaité si nécessaire.
N’oublie pas de Enregistrer les modifications.
Une fois que toutes les chambres du bloc de contingent ont été réservées, il n’est pas possible de réduire le nombre de chambres disponibles. Si tu essaies, une erreur apparaîtra indiquant : « La disponibilité doit être supérieure au nombre total de réservations déjà effectuées pour ce bloc de contingent. » Assure-toi de saisir le bon nombre de chambres pour éviter cette erreur.
Tu peux modifier le nombre de chambres dans un bloc de contingent SI celui-ci n’a pas encore été libéré. Tu peux vérifier quels blocs de contingent ont été libérés en allant dans l’onglet Pickup, en choisissant le bloc souhaité, puis en vérifiant les détails.
Pourquoi ne puis-je pas lier une réservation à un bloc de contingent ?
Si un bloc de contingent n’apparaît pas comme option lors de la liaison d’une réservation existante, ou si la réservation ne peut pas être ajoutée au bloc, vérifie les points suivants :
- Statut du bloc de contingent : Les réservations ne peuvent être liées qu’à un bloc de contingent en statut Confirmé. Les blocs en statut Prospect ou Provisoire n’autorisent pas les réservations.
- Inventaire libéré : Les réservations ne peuvent pas être ajoutées ou liées à un bloc de contingent après que son inventaire a été libéré.
- Disponibilité : Le bloc doit disposer d’assez de disponibilité pour le type d’hébergement et les dates de séjour de la réservation. Si la disponibilité est insuffisante, augmente le nombre de chambres dans le bloc avant de lier la réservation.
- Plan tarifaire : La réservation et le bloc de contingent doivent utiliser des plans tarifaires compatibles. Une réservation ne peut pas être liée à un bloc associé à un plan tarifaire différent.
Pour lier une réservation existante, rends-toi dans l’onglet Réservations du profil de groupe et sélectionne +Ajouter une réservation > Lier une réservation existante. Pour le flux de travail complet, consulte Gérer les profils de groupe, les réservations et les cartes de crédit.
Pourquoi les clients généraux peuvent-ils voir et réserver mon plan tarifaire spécifique à un groupe ?
Cela se produit lorsque le plan tarifaire associé au bloc de contingent est configuré avec la source « Site web/moteur de réservation ». Lorsque cette source est sélectionnée, le plan tarifaire est visible par tous les visiteurs de ton site web, même ceux qui ne disposent pas d’un lien de groupe.
Pour restreindre l’offre aux seuls membres du groupe, suis ces étapes :
- Dans le Menu, va dans Tarifs et disponibilité et sélectionne Plans tarifaires et forfaits.
- Trouve le plan tarifaire de groupe, clique sur les trois points, puis sélectionne Modifier.
- Dans la Liste déroulante Source, décoche Site web/moteur de réservation.
- Sélectionne une source privée correspondante (comme Téléphone ou E-mail).
- Vérifie que la Source sélectionnée dans ton Profil de groupe correspond à celle choisie dans le plan tarifaire.
Une fois que ces sources correspondent et que le moteur de réservation est désélectionné, le plan tarifaire reste caché au grand public mais reste accessible aux clients utilisant l’URL spécifique du groupe ou le code de contingent.
Exemple : Configurer des sources correspondantes pour un lien de réservation de groupe privé
Par exemple, la démonstration suivante montre un flux de travail utilisant un Profil de groupe intitulé « TEST SOURCE BE » avec sa source configurée en « Client de passage ». En accédant aux paramètres du plan tarifaire associé, la source « Site web/moteur de réservation » est désélectionnée pour garantir la confidentialité, tandis que la source « Client de passage » est activée pour créer le lien nécessaire avec le Profil de groupe.
Après avoir configuré un bloc de contingent confirmé lié à ce plan tarifaire, une URL de réservation unique est générée spécifiquement pour les dates choisies. En ouvrant ce lien, on constate que le tarif spécifique au groupe est accessible au client, limitant ainsi l’offre uniquement à ceux qui possèdent l’URL directe ou le code de contingent, tout en la gardant cachée du moteur de réservation public standard.
En savoir plus sur la gestion des Blocs de contingent de groupe.
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