Envoyez un e-mail à vos clients depuis leur page Détails de la réservation en utilisant la fonction Composer un message. Cet article vous guide à travers toutes les étapes pour rédiger et envoyer un message à vos clients via Cloudbeds PMS.
Composer un nouveau message de réservation
- Accédez à la réservation correspondante et cliquez sur Actions
- Sélectionnez Composer un message
- La fenêtre Composer un message s’ouvrira. Vous pouvez choisir d’envoyer un e-mail à partir d’un modèle (ceux créés par défaut dans le système) ou d’envoyer un message personnalisé (avec votre propre texte et les détails de l’e-mail saisis manuellement).
À noter :
- Pour des raisons de sécurité, vous pouvez envoyer jusqu’à 10 e-mails par heure.
- Cette mesure protège votre établissement contre les tentatives de phishing et évite les problèmes de connexion pouvant survenir avec un volume inhabituel d’e-mails.
- Si vous devez envoyer plus de 10 e-mails, vous pourrez continuer avec un autre lot après une heure.
- Si vous souhaitez utiliser une adresse e-mail professionnelle comme expéditeur (p. ex. exemple@monetablissement.com), suivez les étapes de l’article : Autoriser Cloudbeds comme expéditeur pour le domaine de votre établissement via le Sender Policy Framework
Pour envoyer un e-mail de confirmation en utilisant un modèle, sélectionnez le modèle Réservation confirmée dans le menu déroulant des modèles.
Options de messagerie pour la réservation
Envoyer un message en utilisant un modèle d'e-mail
Pour envoyer un message à vos clients en utilisant un modèle d'e-mail existant, il vous suffit de sélectionner le type de modèle souhaité selon vos besoins. Bien que le modèle soit appliqué et que les champs soient automatiquement remplis, vous pouvez faire défiler la page et personnaliser le message, si nécessaire, avant de l'envoyer à votre client.
Actuellement, seuls 3 modèles d'e-mail par défaut peuvent être envoyés manuellement : En attente de confirmation, Réservation confirmée et Réservation annulée.
En savoir plus sur les modèles d'e-mail.
Envoyer un message personnalisé
Vous pouvez personnaliser l’e-mail en modifiant les champs suivants :
-
Modèle : Sélectionnez l’une des options ci-dessous pour commencer à créer votre message
- Message personnalisé – Vous permet de créer votre propre texte pour le message
- Modèles d’e-mails – Tous les modèles d’e-mails créés dans la section Modèles d’e-mails seront ajoutés à cette liste. Sélectionnez celui souhaité et continuez à remplir les champs ci-dessous.
- Envoyer à : Ce champ sera automatiquement rempli à partir des Détails du client, mais vous pouvez le modifier si nécessaire. En cas de réservation de groupe, le système saisira l’adresse e-mail du client principal.
- Ajouter des destinataires : Ajoutez l’adresse e-mail du client.
Le nombre de destinataires d’e-mails est limité à :
- 5 clients
- 5 destinataires supplémentaires
- 5 CC
- 5 CCI
- Si la réservation compte plus de 5 clients, vous devrez envoyer des e-mails séparés.
- Envoyé depuis : Adresse e-mail à partir de laquelle l’e-mail sera envoyé.
- Répondre à : Adresse e-mail qui sera renseignée dans le champ « À » lorsque le bouton « Répondre » sera cliqué dans l’e-mail.
- Liste CC : Liste de toutes les adresses e-mail que vous souhaitez mettre en copie (les destinataires verront les e-mails des autres). Séparez chaque adresse e-mail par une virgule.
- Liste CCI : Liste de toutes les adresses e-mail que vous souhaitez mettre en copie cachée (les destinataires ne verront pas les autres adresses). Séparez chaque adresse e-mail par une virgule.
Les listes CC et CCI ne peuvent pas être identiques.
- Objet : Texte qui apparaîtra comme objet de l’e-mail. Pour ajouter du contenu dynamique tel que le nom du client ou le numéro de téléphone, utilisez la liste déroulante Insérer une balise de fusion.
- Pièces jointes : Téléversez toutes les pièces jointes que vous souhaitez inclure chaque fois que ce modèle d’e-mail est envoyé.
- Contenu : Saisissez le texte à envoyer, utilisez les options d’édition pour ajouter des balises de fusion ou personnaliser le texte.
- Insérer une balise de fusion : Ajouter une balise de fusion dans un e-mail vous permet d’insérer un texte dynamique rempli par le système avec les détails du client ou de la réservation. Sélectionnez simplement la balise de fusion que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur le bouton Insérer pour ajouter des détails tels que le nom du client dans l’e-mail.
- Cliquez pour envoyer votre message
Autres options de messagerie/e-mail
Envoyer un e-mail marketing depuis une réservation
Si le RGPD est activé sur votre compte et que vous sélectionnez un modèle de type Marketing sur la page Modèles d'e-mails, le système affichera si le destinataire est opté pour ou non opté pour les e-mails marketing.
Si le client est non opté et que vous souhaitez lui envoyer un modèle marketing depuis la page de réservation, le système affichera une alerte vous demandant de supprimer le destinataire ou d'envoyer l'e-mail quand même :
Suivre les messages e-mail
Option 1 - Depuis la page des Détails de la réservation
- Cliquez sur Messages e-mail
- Recherchez les termes dont vous avez besoin ou le statut de l'e-mail (envoyé, livré, échoué, programmé).
- Cliquez pour Afficher le message
- Renvoyez, si nécessaire
La page de réservation n'inclura que les e-mails appartenant à la réservation en cours.
- Nous ne stockons pas les pièces jointes dans l'onglet des messages e-mail. Si vous cliquez sur afficher le message (icône œil) et essayez d'ouvrir la pièce jointe, le système vous redirigera vers le tableau de bord.
Option 2 - Dans le Journal de distribution des e-mails
Cet outil affiche votre historique des e-mails de réservation, y compris les e-mails envoyés à tous vos clients. Consultez cet article pour en savoir plus : Comment suivre les e-mails envoyés depuis Cloudbeds PMS
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