Les modèles d'e-mail personnalisés peuvent être créés et personnalisés par l'établissement pour être envoyés ultérieurement dans Cloudbeds PMS. Ce guide explique comment créer et gérer des modèles d'e-mail personnalisés.
Vous cherchez plutôt les modèles d'e-mail par défaut ? Cliquez ici.
Créer des modèles d'e-mail personnalisés
- Dans ton compte
, rends-toi sur la page des paramètres
et clique sur la section E-mail
- Va dans l’onglet Modèles
- Clique sur +Créer un modèle
- Nom du modèle - Spécifiez le nom du modèle. Cela vous permet de déterminer à quoi sert le modèle. Il ne sera visible nulle part publiquement.
- Modèles spécifiques à la langue - Activer Remplissage automatique pour toutes les langues remplacera tous les modèles de langues par la version ci-dessous.
L'option de remplissage automatique remplira toutes les langues avec le texte que vous avez ajouté dans le modèle de langue par défaut de votre système. Par exemple : si vous utilisez Cloudbeds PMS en anglais, tous les textes des modèles seront remplacés par la version anglaise ; si vous utilisez le système en portugais, tous les textes des modèles seront remplacés par le texte en portugais.
- Envoyé de - Adresse e-mail à partir de laquelle l’e-mail sera envoyé. Certains domaines e-mail (comme Yahoo) n’autorisent pas Cloudbeds à envoyer des e-mails en utilisant votre adresse e-mail, nous vous suggérons de tester d’abord.
- Répondre à - Adresse e-mail qui sera renseignée dans le champ À lorsque le bouton Répondre sera cliqué dans l’e-mail.
- Listes CC et CCI - Liste de toutes les adresses e-mail que vous souhaitez mettre en CC / CCI. Séparez chaque adresse e-mail par une virgule. Limitez la liste à 5 adresses e-mail ou moins.
N’incluez aucune virgule dans les champs Nom de l’expéditeur et Nom du destinataire de la réponse car cela provoquerait une erreur lors de l’envoi du message e-mail depuis le système.
- Type d’e-mail (uniquement pour les établissements ayant activé la conformité RGPD) : Si la conformité RGPD est activée, chaque modèle d’e-mail comportera un bouton radio obligatoire spécifiant si l’e-mail est lié au marketing. Les modèles signalés comme e-mails marketing ne seront envoyés qu’aux clients ayant accepté de recevoir des communications marketing. Les e-mails non commerciaux seront envoyés à tous les clients avec lesquels vous avez une relation commerciale en cours.
Important à noter :
- Tous les modèles d’e-mails par défaut sur Cloudbeds PMS comportent une adresse e-mail pré-remplie (admin@cloudbeds.com). Cette adresse e-mail est uniquement à titre de référence. Cette adresse ne correspond pas à une adresse e-mail réelle, ce qui signifie que tout e-mail envoyé à admin@cloudbeds.com ou à info@cloudbeds.com n’atteindra aucune source d’assistance. Pour contacter notre équipe d’assistance, cliquez ici.
- Il est nécessaire de modifier ces adresses e-mail avec celles de votre service Réception ou toute autre adresse considérée par la direction de l’hôtel.
- Objet - Texte qui apparaîtra comme objet de l’e-mail. Pour ajouter du contenu dynamique tel que le nom du client ou le numéro de téléphone, utilise la liste de sélection Balise de fusion ci-dessous
- Pièces jointes - Téléverse toutes les pièces jointes que tu souhaites inclure chaque fois que ce modèle d’e-mail est envoyé
- Style de design - Clique sur Modifier pour choisir parmi 12 designs pré-stylisés ou créer un design personnalisé via HTML
- Saisis ton texte et personnalise ton e-mail
- Enregistre les modifications
Les balises de fusion sont des sections entre crochets (par ex. [nom de l'hôtel]), des raccourcis dynamiques remplis automatiquement.
Par exemple :
- Supposons que tu souhaites faire apparaître le nom de ta société dans un modèle d’e-mail, tu pourrais l’écrire en toutes lettres à chaque fois ou utiliser la balise de fusion [nom de l'hôtel].
- Quand ton client reçoit l’e-mail, le nom complet de ton établissement s’affichera partout où tu as utilisé cette balise de fusion. Nous avons aussi des balises qui ajoutent automatiquement les numéros de confirmation, d’annulation, et plus encore.
Nous recommandons de ne pas modifier les balises de fusion par défaut.
- La balise de fusion [table] qui remplit automatiquement les tarifs de réservation ne fonctionne pas pour les modèles d’e-mails personnalisés.
Si tu as besoin d’un e-mail de confirmation avec une ventilation personnalisée du séjour et que tu ne souhaites pas utiliser la balise de fusion [table] générée par le système, suis ces étapes :
-
Désactivez le modèle « Réservation confirmée » par défaut :
- Seul le propriétaire de l'établissement, le propriétaire de l'organisation ou l'administrateur peut désactiver les modèles par défaut. Cela évite que les clients reçoivent deux e-mails de confirmation.
-
Créez un nouveau modèle personnalisé à partir de zéro :
- Insérez des balises de fusion individuelles (comme [type d'hébergement], [plan tarifaire], [total des chambres], [total général], etc.) au lieu d'utiliser [tableau].
-
Concevez la mise en page que vous souhaitez :
- Vous pouvez formater votre propre tableau ou simplement lister les champs dans la structure qui correspond le mieux à votre marque.
-
Programmez l'envoi du modèle personnalisé à « Réservation confirmée » :
- Consultez l'article sur la planification des e-mails pour les étapes à suivre.
-
Testez le modèle :
- Utilisez l'option « Envoyer un e-mail test » pour vérifier la mise en forme avant la mise en production.
En savoir plus sur les modèles d'e-mails ici
Autres options de modèles d'e-mail
Pour chaque modèle d'e-mail, vous pouvez :
- Activer/désactiver le modèle d'e-mail en cliquant sur le bouton bascule
- Modifier ou supprimer un modèle existant en cliquant sur l'icône d'engrenage
1. Héberger une image en ligne
Actuellement, les différents fournisseurs de services e-mail prennent en charge différents types d’images. Assurez-vous que la méthode utilisée fonctionne correctement pour tous lors de l’envoi d’images aux clients par e-mail. Nous vous suggérons d’utiliser l’option URL de l’image plutôt que de sélectionner des fichiers sur votre PC car l’affichage des images intégrées ne fonctionnera qu’avec les fournisseurs de services e-mail suivants :
- iOS Mail
- Outlook 2003
- Apple Mail
- Android par défaut
Utilisez votre hébergement d’images en ligne préféré et assurez-vous que le format de l’image est compatible avec tous les fournisseurs de services e-mail.
À noter :
- Gmail ne prend pas en charge les images intégrées classiques et les affichera de manière incorrecte
- Les images intégrées ne fonctionnent pas pour :
- Outlook 2007 et versions ultérieures
- Hotmail (Outlook.com)
- Yahoo! Mail
- Gmail
2. Ajouter une image au modèle d'e-mail
- Suis les étapes pour modifier ton modèle d'e-mail afin de choisir l’emplacement dans le texte, et place ton curseur à l’endroit où l’image doit être insérée
- Clique sur l’icône image dans le modèle d’e-mail
- Dans le champ URL de l’image, colle le lien de l’image.
Seul le lien source de l’image commençant par http:// (après le <img src=) doit être conservé. Une fois que tu as collé le lien, supprime le reste de l’URL.
Exemple :
- Lien original (exemple) : <a href="https://i.ibb.co/0Jkj9TG/Unsplash-loyalty-free-beach.jpg"><img src="https://i.ibb.co/0Jkj9TG/Unsplash-loyalty-free-beach.jpg" alt="Beach" border="0"></a>
- Partie du lien à conserver : https://i.ibb.co/0Jkj9TG/Unsplash-loyalty-free-beach.jpg
- Clique sur Insérer l’image une fois que tu as terminé
- Enregistre tes modifications
3. Ajouter des icônes de réseaux sociaux
Avant de commencer, suis les étapes pour héberger une image en ligne et téléverse l’image d’icône de réseau social préférée (Instagram, Facebook, etc.).
- Assure-toi de sélectionner le lien HTML complet lors de la copie de l’URL img src depuis ton site d’hébergement d’images choisi.
- Dans ton Cloudbeds PMS, va modifier le modèle d’e-mail préféré et clique sur la vue code. Choisis l’emplacement dans le texte et place ton curseur à l’endroit où l’icône de réseau social doit être insérée.
- Ajoute le lien vers ton profil de réseau social, puis colle le lien de l’image après la section img src (voir ci-dessous en violet).
- Clique sur Enregistrer.
- L’icône de réseau social sera cliquable et tes clients pourront accéder à ton profil en cliquant dessus.
N’oublie pas de remplacer le lien d’exemple des réseaux sociaux (https://instagram.com) dans l’exemple ci-dessous par le lien vers le profil de ton établissement sur les réseaux sociaux (par exemple : https://instagram.com/tonprofilhotel)
4. Ajouter le lien vers l’avis de votre client
- Suivez les étapes pour modifier votre modèle d’e-mail afin de sélectionner le texte dans votre modèle qui dirigera vos clients vers votre page d’avis clients (par exemple : Visitez notre page Tripadvisor)
- Cliquez sur l’icône Lien de l’éditeur de modèle
- Ajoutez votre lien d’avis clients préféré
- Cliquez sur Insérer le lien
- Facultatif : pour ajouter des images, il suffit de glisser-déposer ou de copier-coller une image comme montré ci-dessous
- Enregistrez vos modifications
Dépannage des modèles d'e-mail
- Raison : Cette erreur se produit lorsque le champ Sujet n’est pas rempli dans la langue par défaut de l’établissement.
-
Solution : Remplissez le sujet dans la langue par défaut correspondante.
- Allez dans la liste déroulante des langues et sélectionnez Anglais
- Remplissez le Sujet
- Enregistrez
- Aperçu de l’erreur :
Par exemple, le gif ci-dessous montre ce qui se passe lorsque vous essayez d’enregistrer un modèle en espagnol. Si la langue par défaut de votre établissement est l’anglais, alors un modèle en espagnol devra également comporter un sujet pour la version anglaise.
- Raison : Cette erreur se produit lorsque le corps de l’e-mail n’est pas rempli dans la langue par défaut de l’établissement (anglais).
- Solution : Remplissez le corps en utilisant la langue par défaut correspondante.
- Aperçu de l’erreur :
- Raison : Cette erreur se produit lorsque le système détecte que MS Word a probablement été utilisé pour créer l’e-mail, ce qui peut entraîner une incompatibilité des caractères et afficher des symboles à la place du texte attendu.
-
Solution : Suivez les étapes ci-dessous :
- Trouvez le modèle souhaité et cliquez sur Modifier
- Faites défiler jusqu’à la zone de texte
- Sélectionnez tout le texte et coupez-le
- Collez-le dans la même zone de texte
- Enregistrez les modifications
- Aperçu de l’erreur :
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