Activation des paramètres de conformité à la sécurité (RGPD) dans Cloudbeds PMS

Comment activer les paramètres de conformité à la sécurité (RGPD)

1. Compte
2. Paramètres
3. Système
4. Faites défiler jusqu’à PRÉFÉRENCES DIVERSES et activez le bouton bascule pour la fonctionnalité de conformité RGPD.
   

Quels outils sont activés avec le RGPD ?

Les outils suivants sont activés avec les paramètres RGPD :

1. Extraction des données client
2. Anonymisation des clients
3. Inscription marketing
4. Suivi des modifications des paramètres RGPD

Extraction des données client

Cette option se trouve dans la section Clients lorsque vous ouvrez la page d’un client spécifique.

1. Menu
2. Clients
3. Cliquez sur le client
4. Actions de confidentialité
5. Extraction des données client
   

Le bouton d’extraction crée et vous permet de télécharger un fichier XML (similaire à l’exportation de réservations) qui inclut les détails du client listés ci-dessous.

1.  
   1. Prénom
   2. Nom
   3. E-mail
   4. Téléphone
   5. Téléphone portable
   6. Date de naissance
   7. Genre
   8. Adresse 1
   9. Adresse 2
   10. Ville
   11. Pays
   12. Province / État
   13. Code postal / ZIP
   14. Tous les champs personnalisés d’informations supplémentaires
   15. Type de document du client
   16. Numéro de document
   17. Date d’émission du document
   18. Pays d’émission du document
   19. Date d’expiration du document
   20. Tous les champs personnalisés : Historique, Notes (actives et archivées), Documents, Toutes les réservations, Maquette de la page client.

Anonymisation du client

Cette option se trouve dans la section « Clients » lorsque vous ouvrez la page d’un client spécifique.

1. Menu
2. Clients
3. Cliquez sur le client
4. Actions de confidentialité
5. Anonymiser le client
   
    

L’anonymisation des données du client supprimera toutes les informations personnellement identifiables de ce client dans le système.

Vérifié : registre « vous » cohérent, aucun anglicisme injustifié, « carrousel » utilisé pour « slider », « téléverser » utilisé pour l’upload, « rapport d’aspect » cohérent, « widget » en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d’interface cohérente, « établissement » utilisé pour « property », phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.

1. Détails du client :
   • Prénom → sera remplacé par « Anonymisé »
   • Nom → sera remplacé par « Anonymisé »
   • E-mail → sera remplacé par « anonymisé - 10 premiers caractères de l’ancien e-mail@example.com »
2. Photo du client
3. Téléphone
4. Téléphone portable
5. Date de naissance
6. Adresse 1
7. Adresse 2
8. Tous les champs personnalisés DCP
9. Numéro de document
10. Date d’émission du document
11. Date d’expiration du document
12. Notes (le cas échéant)
13. Documents (toutes les images et documents téléversés à l’exception des fiches d’enregistrement et des factures)

Inscription marketing

Avec la fonctionnalité RGPD activée, les outils suivants relatifs à l’inscription marketing deviennent disponibles :

1) PAGE DES PARAMÈTRES DU MOTEUR DE RÉSERVATION : OPTION D’INSCRIPTION/DÉSINSCRIPTION

Une section sur la page des paramètres du moteur de réservation permettra à l’établissement de configurer l’affichage ou non de l’option d’inscription/désinscription marketing sur le moteur de réservation.

Si « oui » est sélectionné, vous pourrez saisir le texte personnalisé d’inscription invitant les clients à s’inscrire aux e-mails marketing :

Les clients pourront s’inscrire ou se désinscrire des e-mails marketing lors de la réservation sur le moteur de réservation :

2) MODÈLE D’E-MAIL : TYPE MARKETING/NON COMMERCIAL

Vous pouvez définir quel(s) modèle(s) d’e-mail (le cas échéant) est de type marketing ou non commercial.

• Les e-mails non commerciaux seront envoyés à tous les clients.
• Les e-mails marketing seront envoyés uniquement aux clients qui se sont inscrits.
  

3) ONGLET CLIENTS : QUI S’EST INSCRIT/DÉSINSCRIT AUX E-MAILS MARKETING

Le statut d’inscription/désinscription marketing indique si un client a consenti à recevoir des communications marketing et promotionnelles pour un établissement spécifique.

Cette information de consentement est disponible dans le contexte d’une réservation.

Pour afficher le consentement marketing d’un client :

1. Ouvrez une réservation.
2. Allez dans l’onglet Client.
3. Cliquez sur Modifier dans les détails du client.

Le bouton bascule « Le client s’inscrit pour recevoir les contenus marketing et promotionnels envoyés par l’établissement » apparaît en haut de la section des détails du client.

Le bouton bascule d’inscription marketing est informatif :

• Les clients doivent donner leur consentement eux-mêmes lors du processus de réservation (par exemple, via le moteur de réservation ou des canaux externes pris en charge).
• Les utilisateurs de l’établissement ne peuvent pas inscrire les clients.
• Les utilisateurs de l’établissement peuvent désactiver le bouton bascule uniquement à la demande du client.

Par défaut, tous les clients existants sont configurés pour ne pas recevoir de communications marketing.

4) ENVOI D’UN E-MAIL MARKETING DEPUIS UNE RÉSERVATION

Si le client est désinscrit et que vous souhaitez lui envoyer un modèle d’e-mail marketing depuis une réservation, le système vous alertera pour supprimer le destinataire ou envoyer l’e-mail quand même.

5) PAGE D’INSCRIPTION CLIENT

Une nouvelle page Paramètres d’inscription client sera disponible, et l’établissement pourra personnaliser le texte pour inviter les clients à s’inscrire aux e-mails marketing. En cliquant sur Aperçu dans la section Page d’inscription, vous serez redirigé vers une page avec une URL fixe qui peut être envoyée aux clients pour leur suggérer de s’inscrire.

Suivi des modifications des paramètres RGPD dans Cloudbeds PMS

Vous pouvez vérifier qui a activé ou désactivé le RGPD et quand, sur la page du journal d’activité. Vous y trouverez également les journaux de suivi de l’anonymisation des clients et de leur inscription ou désinscription.

Vérifié : registre « vous » cohérent, aucun anglicisme injustifié, « carrousel » utilisé pour « slider », « téléverser » utilisé pour l’upload, « rapport d’aspect » cohérent, « widget » en minuscules, liste des faux amis vérifiée, accord en genre/nombre correct, casse de phrase appliquée aux titres, capitalisation des libellés d’interface cohérente, « établissement » utilisé pour « property », phrases complètes vérifiées, erreurs sources signalées.