Aperçu
Le tableau de bord du PMS Cloudbeds facilite les opérations en permettant à l'utilisateur d'avoir un résumé rapide de la journée en cours, incluant un aperçu des indicateurs suivants :
- Nombre d'arrivées/départs
- Occupation pour les prochains jours
- Le nombre total de chambres disponibles ou le nombre de chambres disponibles par type de chambre
Comment accéder
Une fois que tu t'es connecté à ton compte Cloudbeds, le tableau de bord est la première page sur laquelle tu arrives automatiquement. Il affiche, en un coup d'œil, les informations les plus pertinentes concernant l'activité de réservation, d'occupation et de disponibilité de ton établissement.
Le tableau de bord est également accessible en cliquant sur le Menu principal, option Tableau de bord.
Navigation dans le tableau de bord
- Date du jour : Basée sur ton fuseau horaire actuel
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Aperçu de l'activité et barre de recherche : Elle affiche les informations suivantes sur les réservations/clients et te permet de rechercher en tapant le nom de ton client pour plus de détails
- Arrivées : Le total des arrivées par chambre. Note : Si une réservation comprend 3 hébergements, chaque hébergement sera comptabilisé dans ce nombre. Le premier chiffre est le nombre total de chambres arrivant ce jour. Le chiffre bleu indique le nombre de chambres restantes à enregistrer ce jour.
- Départs : Le total des départs par chambre. Note : Si une réservation comprend 3 hébergements, chaque hébergement sera comptabilisé dans ce nombre. Le premier chiffre est le nombre total de chambres partant ce jour. Le chiffre bleu indique le nombre de chambres restantes à libérer ce jour.
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En séjour : Tu peux afficher ce nombre soit par nombre de chambres, soit par nombre de clients. Pour changer ta vue, clique sur l’icône des 3 points
dans le coin droit du widget.
- Séjours en cours : C’est le total des chambres occupées pour une nuit ou plus. Il inclut les chambres qui ne sont pas encore enregistrées ce jour mais dont l’arrivée est prévue.
- Réservations : Ce chiffre correspond au nombre de réservations effectuées. Si une réservation porte sur 2 chambres ce jour pour une arrivée égale ou postérieure à aujourd’hui, le nombre affiché sera "1" car les 2 chambres sont sous une seule réservation. Note : Une réservation faite et annulée le même jour apparaîtra toujours dans les onglets Réservé et Annulé.
- Annulations : Ce chiffre correspond au nombre de réservations pour une date égale ou postérieure à aujourd’hui qui ont été annulées aujourd’hui.
- Surréservations : Cela affiche tout type d’hébergement avec un nombre de surréservation. Cela s’affichera même si ton établissement n’est pas en surréservation.
- Icône de recherche : Recherche les noms des clients dans l’onglet actuel
- Options latérales : Elles incluent les paramètres pour gérer ton tableau de bord. Les utilisateurs peuvent voir le bouton Reconstruire le cache, Rafraîchir, et les flèches de navigation de date pour sélectionner la date du jour ou aller au jour précédent/suivant si besoin.
- Afficher les réservations en séjour par/Regrouper par/Imprimer : Affiche les réservations en séjour par client ou par chambre, regroupe par type d'hébergement, bloc de contingent ou source de réservation ; et imprime (Réservations ou Fiches d'enregistrement)
- Pour les onglets Arrivées et Départs, tu peux cliquer sur le bouton bascule Afficher toutes les arrivées en bas à gauche. Cela affichera le nombre total des chambres incluses dans la réservation déjà traitées.
- Désactiver le bouton bascule affichera uniquement les chambres restant à traiter.
La carte d’occupation offre un aperçu rapide de l’occupation de ton établissement, basé sur les dates sélectionnées.
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L’occupation est calculée en utilisant le nombre total d’unités réservées divisé par le nombre total d’unités disponibles.
Les unités disponibles incluent tous les hébergements physiques de l’établissement, qu’ils soient actuellement :- Réservés
- Bloqués
- Hors service
- Blocs de contingent
En d’autres termes, même les chambres bloquées ou hors service sont comptées dans l’inventaire total des chambres utilisé pour calculer l’occupation.
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Les unités disponibles incluent seulement les hébergements physiques de l’établissement. Les unités virtuelles et les combinaisons uniques de Inventaire fractionné sont exclues de ce décompte.
- Ce nombre reflète la capacité totale de l’établissement, pas les chambres actuellement disponibles à la vente.
- Il ne diminue pas au fur et à mesure que les chambres sont réservées.
- Il ne change que si la configuration des chambres de l’établissement est mise à jour (p. ex., chambres ajoutées ou supprimées).
- Il inclut les unités réservées, hors service et bloquées.
Cette logique d’occupation est conforme au Système uniforme de comptabilité pour l’industrie hôtelière (USALI) et garantit la cohérence entre le Tableau de bord, le Calendrier et les Rapports. Elle offre une vue fiable de la capacité opérationnelle pour la planification, les prévisions et l’analyse. Pour plus de détails, consulte : Prépare-toi à la mise à jour des rapports financiers et d’occupation.
- Client : Prénom, nom, numéro de réservation, icône de la source de réservation, Expérience client, badge de pré-check-in, Badge Statut du client
- Hébergement : Détails de la chambre, statut actuel (sale ou non attribué, par exemple)
- Séjour : Dates de réservation, nombre de nuitées, nombre de clients (adultes, enfants - si applicable -)
- Statut de la réservation : Inclut les options pour attribuer/désattribuer la chambre, ou enregistrer l’arrivée du client. Si la chambre est actuellement sale, le système affichera une alerte : "L’hébergement attribué à cette réservation est actuellement sale" et demandera à l’utilisateur de confirmer le check-in. En savoir plus sur le flux de check-in/check-out dans la section ci-dessous.
- Actions sur la réservation : Utilise les icônes d’action rapide pour accéder aux Notes, au folio, aux détails de la réservation et à d’autres outils. Le menu Plus d’actions peut aussi inclure des clés d’accès pour les intégrations de serrures compatibles avec l’interface de gestion des clés Cloudbeds. En savoir plus sur les tiroirs d’action sur la réservation (Beta) ci-dessous.
- Options de tri : Affiche les réservations par clients ou par chambres ; et groupe par type d’hébergement, bloc de contingent ou source. Tu peux aussi imprimer la liste des réservations.
Un tiret suivi d’un numéro après le numéro de confirmation signifie plusieurs hébergements réservés sous une même réservation.
Flux de check-in/check-out
Options de check-in (check-in groupé)
- L’outil de check-in groupé te permet d’enregistrer l’arrivée en sélectionnant une ou plusieurs réservations au sein du même groupe.
- Tu peux cliquer sur la flèche à côté du bouton de check-in pour confirmer les préférences de check-in groupé (le client actuel ou tous ceux du groupe) :
Options de check-out (check-out groupé)
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Pour les Réservations de groupe, la flèche à côté du bouton de check-out permet de sélectionner la manière préférée pour l'utilisateur de gérer l'action à effectuer :
- Uniquement le Client actuel
- Tous les Clients de la Réservation
- Tous les Clients du groupe actuel
Tiroirs d’action de réservation (Bêta)
- Tu peux facilement accéder aux détails de ta réservation en en cliquant sur les icônes de réservation à accès rapide situées à droite du panneau d’activité.
- Les tiroirs d’action sont conçus comme une page des détails de la réservation plus accessible, où les utilisateurs peuvent naviguer à travers les mêmes onglets de réservation et effectuer les mêmes actions en quelques clics seulement.
- Vue en plein écran : Clique sur l’icône Étendre (flèches diagonales) en haut à droite pour basculer entre le tiroir latéral et une vue plein écran. C’est idéal pour gérer des folios complexes avec de nombreuses transactions.
Note : La fonctionnalité d’extension en plein écran est actuellement déployée par phases. Si l’icône d’extension n’est pas encore visible dans ton compte, elle le deviendra au cours de l’année 2026.
Comment ouvrir les tiroirs d’action de réservation
- Dans le tableau de bord du PMS Cloudbeds, clique sur le nom du client/numéro de réservation de la réservation
- Tu peux aussi ouvrir le tiroir en cliquant sur l’icône d’action rapide souhaitée (Notes ou Messages). Cette action ouvrira le tiroir dans l’onglet spécifique auquel tu souhaites accéder (par exemple, les Notes de la réservation)
- Les informations de la réservation (transactions, notes, etc.) affichées dans les tiroirs d’action de réservation sont les mêmes que sur la page des détails de la réservation.
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Exclusivement dans le tiroir, tu peux rapidement ajouter plusieurs produits (Articles) à un folio de réservation. Consulte Créer et gérer les Articles et Services.
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- Toutes les transactions effectuées dans le tiroir seront automatiquement reflétées sur la page des détails de la réservation.
Émettre et gérer les clés de la serrure de porte
Tu peux accéder aux actions liées aux clés de la serrure directement depuis le tableau de bord et depuis l’onglet Hébergements de la réservation. L’option Émettre des clés peut apparaître que ton établissement ait déjà une intégration de serrure connectée ou non.
Cette section offre un aperçu rapide des endroits où ces actions apparaissent et de ce à quoi tu peux t’attendre en les utilisant. Pour le flux complet de gestion des clés, consulte Émettre et gérer les clés de serrure.
Où trouver les actions liées aux clés
- Dans le menu Plus d’actions de la réservation sur le tableau de bord, sélectionne Émettre des clés.
- Dans le tiroir Détails de la réservation, ouvre l’onglet Hébergements. Utilise l’icône clé en haut à droite pour gérer les clés de la réservation, ou l’icône clé sur une ligne d’hébergement individuelle pour gérer les clés de cet hébergement.
- Après l’émission des clés, le menu Plus d’actions de la réservation peut afficher Afficher les clés émises et Émettre des clés supplémentaires.
À quoi t’attendre après avoir sélectionné Émettre des clés
Ce qui se passe après avoir sélectionné Émettre des clés dépend de la configuration de la serrure de ton établissement :
- Si ton établissement n’a pas d’intégration de serrure connectée, Cloudbeds affiche un message expliquant qu’une intégration est nécessaire au lieu de lancer le flux d’émission des clés.
- Si ton établissement dispose d’une intégration de serrure utilisant l’interface de gestion des clés Cloudbeds, Cloudbeds ouvre le flux de gestion des clés pour que tu puisses configurer et créer le type de clé pris en charge.
Ce que tu peux faire après la création des clés
Après l’émission des clés, tu peux revenir à la réservation pour consulter les informations existantes sur les clés et effectuer des actions supplémentaires de gestion des clés.
- Utilise Afficher les clés émises depuis le tableau de bord pour ouvrir les détails de la clé.
- Utilise Émettre des clés supplémentaires lorsque d’autres clés client sont nécessaires.
- Dans l’onglet Hébergements, l’icône de clé indique que des informations sur la clé sont disponibles pour l’hébergement. Passer la souris sur l’icône peut afficher la date à laquelle la dernière clé de porte a été attribuée.
- Dans les détails de la clé, vérifie les statuts des clés tels que Complète ou Échouée. Tu peux aussi invalider une clé individuelle ou utiliser Tout invalider si nécessaire.
Pour des instructions étape par étape, les types de clés pris en charge, et des détails sur l’émission, la vérification et l’invalidation des clés, consulte Émettre et gérer les clés de serrure de porte.
Modifier les informations du client depuis le tableau de bord
- Clique sur le menu Plus d’actions (
- Sélectionne Modifier les informations du client dans le menu
- Sur le client souhaité associé à la réservation, effectue l’une des actions disponibles :
- Clique sur l’icône crayon pour modifier les détails (par exemple, le numéro de téléphone ou l’e-mail).
- Clique sur l’icône Afficher le profil pour ouvrir le profil du client dans un tiroir latéral.
Dans la vue Modifier les détails, tu verras le bouton bascule « Le client accepte de recevoir des contenus marketing et promotionnels envoyés par l’établissement. » Les utilisateurs ne peuvent désactiver ce bouton bascule que sur demande du client. Les clients doivent eux-mêmes accepter lors du processus de réservation via ton moteur de réservation.
- Clique sur Enregistrer
Attribuer les clients en séjour et définir le client principal
- Dans le tableau de bord du PMS Cloudbeds, clique sur le nom du client / numéro de réservation de la réservation
- Va dans l’onglet Hébergements
- Utilise le sélecteur de clients pour choisir qui séjourne dans la chambre
- Sélectionne un ou plusieurs clients selon les besoins
- Clique sur l’étoile pour marquer le client principal en séjour (un par chambre)
- Clique sur Confirmer pour enregistrer la sélection.
Le client principal en séjour est le contact principal pour la chambre. Ce n’est pas la même personne que le réservataire. Mettre à jour le client principal en séjour modifie le nom de la réservation (le nom affiché en haut de la réservation) mais n’affecte pas le réservataire. Une fois confirmé, la ligne de la réservation sera mise en surbrillance en vert dans le tableau de bord, reflétant la mise à jour.
Pour les réservations avec plusieurs chambres, configure les clients en séjour par chambre dans le panneau Hébergements.
Gestion du tiroir folio de réservation
Le tiroir folio de réservation a été amélioré pour offrir plus d’espace à l’écran et une vue plus claire des transactions. Lorsqu’il est entièrement déployé, le tiroir s’ouvre en pleine largeur d’écran, permettant une gestion comptable plus efficace.
Comment accéder au tiroir folio
Pour afficher les détails du folio d’un client spécifique, suis ces étapes :
- Dans le tableau de bord du PMS Cloudbeds, clique sur le nom du client ou le numéro de réservation.
- Une fois le tiroir ouvert, sélectionne l’onglet Folio.
Pour un aperçu complet du tiroir Détails de la réservation, incluant les fonctionnalités du folio, les actions et les outils financiers, consulte : Tiroir Détails de la réservation et gestion du folio.
- Points clés des prévisions : Pourcentage d’occupation, nombre de nuitées vendues, TJM (tarif journalier moyen), RevPAR (revenu par chambre disponible) et revenu total.
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Onglets de la vue prévisions :
- Chambres réservées et bloquées
- Disponibilité (nombre total de chambres disponibles par jour)
- Autres options : Sélecteur de date et flèches de navigation
Afficher les étiquettes dans le tableau de bord
Les étiquettes de réservation et de client sont désormais visibles directement depuis le tableau de bord, sous le client principal. Survole la zone des étiquettes pour voir des sections distinctes pour les étiquettes de réservation et les étiquettes de client.
Pour des étapes détaillées sur la création, l’attribution et la gestion des étiquettes, consulte notre article sur l’attribution des étiquettes.
FAQ et dépannage
Va dans les Préférences diverses de la section Système pour activer la fonctionnalité Afficher les départs dans la liste des départs sur le tableau de bord.
Les clients seront triés par statut de réservation dans un ordre décroissant
Les clients en séjour seront listés au-dessus des clients partis
Désactive l’accès des utilisateurs à la visualisation des revenus sur le tableau de bord en suivant les étapes ci-dessous :
- Dans la section Utilisateur, clique sur l’onglet Rôles
- Clique pour modifier le rôle correspondant
- Dans les privilèges de l’Établissement, clique pour désactiver le Revenu sur le tableau de bord
- Clique sur Enregistrer
La valeur des unités disponibles sur le tableau de bord affiche la capacité physique totale de l’établissement pour la date sélectionnée. Elle inclut les chambres actuellement réservées, hors service ou bloquées.
Ce nombre ne représente pas l’inventaire restant disponible à la vente. Par exemple, si une chambre est réservée ou temporairement indisponible, elle compte toujours dans le total.
En revanche, des outils comme le calendrier et la matrice de disponibilité peuvent afficher la disponibilité restante (appelée aussi inventaire restant), utile pour gérer ce qui est encore ouvert à la réservation. Ces outils se concentrent sur la disponibilité en temps réel pour la vente, tandis que le tableau de bord fournit un instantané de la capacité opérationnelle totale.
Le tableau de bord et le rapport des chambres vendues/occupation suivent tous deux un calcul standardisé de l’occupation :
- Occupation = Chambres vendues / Capacité physique totale, où la capacité inclut les chambres réservées, hors service ou bloquées.
Si tu constates un écart, assure-toi que :
- Les filtres de date sont exactement les mêmes dans les deux vues.
- Tu compares les données en utilisant les mêmes types de chambres ou filtres.
La section prévision affiche l’occupation sur 14 jours basée uniquement sur les réservations ; le calcul n’inclut pas les blocs de chambres.
En revanche, le graphique en dessous montre le pourcentage d’occupation basé sur les chambres réservées et bloquées, comme l’indique le titre du graphique. C’est le même chiffre d’occupation que celui affiché sur la page du calendrier.
Le chiffre d’occupation affiché sur la page du calendrier correspond à celui de la section Réservé & bloqué dans la prévision du tableau de bord.
Le tableau de bord classique affiche ton total de revenus des chambres. Cela signifie qu’il n’inclut pas la taxe, les frais, etc.
En revanche, le nouveau tableau de bord fournit le total général par réservation, qui inclut les revenus des chambres, la taxe, les frais et autres charges.
Nous te recommandons d’utiliser le nouveau tableau de bord pour une vue la plus complète possible de tes finances de réservation.
Article suggéré : Prépare-toi à ton rapport financier et d’occupation amélioré.
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