Gestiona todas las habitaciones, los huéspedes, las comunicaciones, el estado y los datos financieros de una reserva específica en la página Datos de la reserva.
En este artículo se describen todas las secciones que puedes encontrar en esta página.
Página Datos de la reserva
Puedes acceder a la página Datos de la reserva al hacer clic en el número de la reserva o al buscar una reserva específica en la barra de navegación superior. La página está organizada en secciones y pestañas para ayudarte a gestionar tus reservas de forma fácil y eficiente.
Al abrir esta página, encontrarás todos los datos de la reserva, así como las acciones que puedes realizar en Cloudbeds PMS. Estas acciones incluyen, por ejemplo, añadir los datos de una tarjeta de crédito, generar o imprimir una factura, entre otras tareas.
Nota sobre la opción Imprimir confirmación
Si quieres modificar el contenido del documento de confirmación que imprimes directamente desde la página Datos de la reserva en Cloudbeds PMS mediante la acción Imprimir confirmación, ten en cuenta lo siguiente:
- Contenido fijo: La información, el diseño y el texto que aparecen en el documento de Imprimir confirmación son fijos dentro de Cloudbeds PMS.
- Sin opciones de personalización: Este contenido no se puede editar ni personalizar mediante las plantillas de correos ni desde ninguna otra sección de configuración del sistema.
Si necesitas una impresión detallada o incluir información específica, como la fuente de una reserva de una agencia de viajes online (OTA), la acción Imprimir folio puede ser una mejor alternativa.
Información sobre las secciones
Encabezado de la reserva
- Nombre del huésped e ID de la reserva de Cloudbeds: El ID de la reserva es un número de referencia único que el sistema crea automáticamente y que no se puede cambiar ni personalizar.
-
Estados:
- Estado de la reserva: Confirmada, Confirmación pendiente, Cancelada, Hospedado, Ha hecho check-out o No Show.
- Estado del huésped: Hace referencia a las categorías de huéspedes. Consulta más información aquí.
- Acciones: Incluye todas las opciones disponibles para gestionar la reserva, como enviar una nueva factura por correo o generarla, o imprimir tarjetas de registro. Consulta más información en la sección siguiente.
- Información de la reserva: Incluye las fechas de check-in y check-out, la fuente de la reserva y el número total de noches y huéspedes.
- Saldo pendiente: El desplegable de la derecha muestra más detalles sobre el depósito, el subtotal, los productos adicionales, los impuestos y el total general. También muestra cualquier monto que ya se haya pagado.
- Mostrar más: Haz clic aquí para ver los campos personalizados de tu reserva.
Lo que debes recordar:
- Todas las reservas de OTA se importan a Cloudbeds PMS con el estado Confirmada.
- Puedes comprobar qué plan de tarifas de la OTA está vinculado al de Cloudbeds PMS mediante el Plan de tarifas que aparece en el campo correspondiente y los Datos de la habitación, como se muestra a continuación.
- El campo Origen es diferente de la Fuente de la reserva. Origen indica la fuente original que el huésped utilizó para realizar la reserva. Sigue leyendo para obtener información más detallada sobre el campo Origen.
- Una vez creadas, las reservas autorizadas mediante 3DS cambian automáticamente a Consulta, un estado temporal de reserva en Cloudbeds, hasta que la persona que realizó la reserva complete la autenticación. Ten en cuenta que no hay un límite de tiempo para cambiar este estado, ya que depende de que el huésped o la persona que realizó la reserva apruebe el proceso de pago.
- Según la fuente de la reserva, se mostrarán algunos campos adicionales, como el tipo de pago o los detalles de cancelación.
- Los detalles de cancelación solo están disponibles para las reservas de las OTA que envían esta información específica a Cloudbeds PMS. No es posible editar esta información dentro de Cloudbeds PMS.
- Más información: Cómo cancelar o modificar reservas realizadas en una OTA.
El campo Origen en la página Datos de la reserva
El campo Origen muestra la fuente original que el huésped utilizó para realizar la reserva. Los valores más habituales de este campo son un sitio web (OTA) o el nombre de una agencia de viajes.
Ejemplos:
- Expedia es una marca que cuenta con muchos sitios web de reservas afiliados, como Orbitz, Travelocity y Hotels.com, entre otros.
- Cuando se realiza una reserva en uno de esos sitios afiliados, esta se envía mediante la API de Expedia y aparece con «Expedia» como Fuente, aunque se haya originado en Orbitz, Travelocity o Hotels.com.
- El campo Origen mostrará la fuente original de la reserva para que el personal de recepción pueda consultar esta información.
- En el caso de Google Hotel Search (cuando la reserva se realiza en el motor de reservas), Origen indica el motor de búsqueda desde el que se redirigió al cliente a tu motor de reservas.
Acciones de la reserva
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Factura:
- Enviar por correo/Generar nueva factura
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Correo:
- Enviar folio por correo/Redactar un mensaje para tu huésped
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Imprimir:
- Imprimir folio/Imprimir confirmación
- Imprimir tarjetas de registro (todos los idiomas disponibles)
- También puedes elegir entre:
- Incluir desglose de ingresos: los cargos y los pagos se separan en dos columnas.
- Vista solo de montos: los montos de las transacciones se muestran en una sola columna con números positivos y negativos.
Si configuras la opción Llenado automático de todos los idiomas de la página de configuración de plantillas de correos con un idioma específico, al imprimir en otros idiomas solo se mostrará el idioma seleccionado, sin traducir el contenido a los demás idiomas.
- Ejemplo:
- La plantilla está configurada con la opción Llenado automático en inglés
- Si seleccionas Español al imprimir la confirmación, el sistema mostrará la confirmación en inglés
- Todos los idiomas volverán a estar disponibles si deseleccionas la opción Llenado automático en la plantilla
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Exportar:
- Exportar a XLSX/PDF
- La exportación a XML no está disponible. Para otros formatos de archivo, como CSV y JSON, utiliza Informes de Cloudbeds o Cloudbeds Insights.
- Eliminar reserva
En el caso específico de las reservas de Booking.com, el menú Acciones de la reserva también ofrece la opción Reportar conducta inapropiada del huésped. Haz clic aquí para obtener más información.
Pestañas de Datos de la reserva
- Habitaciones: Información sobre todas las habitaciones reservadas o asignadas a una reserva. También puedes editar la reserva desde esta pestaña.
- Folio: Aquí se almacenan los datos financieros de la reserva, como las tarifas de las habitaciones, las transacciones pendientes y los productos adicionales ya registrados.
- Datos del huésped: Información de cada huésped incluido en la reserva.
- Tarjetas de crédito: Las tarjetas de débito o crédito añadidas como método de pago.
- Notas: Un espacio adicional para incluir información diversa, solicitudes especiales o recordatorios importantes sobre la estancia o las necesidades del huésped.
- Documentos: Carga archivos y otros documentos para adjuntarlos a la reserva.
- Actividad de la reserva: Revisa los cambios y los eventos del sistema registrados para cada reserva. En las reservas del motor de reservas, esta pestaña también puede mostrar cuándo el huésped aceptó los términos y condiciones del establecimiento, siempre que el requisito de aceptación estuviera activado al completar la reserva.
- Mensajes de correo: Muestra todos los correos de esa reserva (enviados, entregados, fallidos y programados). Esta función es similar al Historial de correos enviados, pero solo incluye los correos correspondientes a esta reserva.
Registros de aceptación de los términos y condiciones:
- El registro de aceptación aparece en la pestaña Actividad de la reserva de cada reserva.
- No puedes buscarlo ni filtrarlo desde Configuración → Registros → Historial de actividad.
- El registro se aplica a las reservas del motor de reservas completadas mientras la opción Exigir la aceptación de los términos y condiciones estaba activada. No incluye las reservas creadas directamente en Cloudbeds PMS.
Para obtener más información sobre cómo configurar y revisar la aceptación del huésped, consulta Configurar y editar los términos y condiciones.
Obtén más información sobre todas las pestañas de Datos de la reserva.
Comentarios
1 pide ayuda de una cosa y responden otra que no es.
Hola Yelba Abea,
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