| Propósito | Configurar las tarjetas de registro e imprimirlas para reservas individuales o para los huéspedes que llegan. |
| Ideal para | Usuarios de Recepción, Auditoría nocturna y Administrador. |
| Úsalo cuando | Necesites configurar la información que aparece en las tarjetas de registro, imprimir la tarjeta de un huésped específico o preparar varias tarjetas de registro a la vez para las llegadas de hoy o de mañana. |
| Requisitos | Debes configurar las tarjetas de registro antes de imprimirlas. La impresión masiva desde el Panel principal está disponible cuando hay una sola propiedad seleccionada y el Panel principal muestra el día de hoy o de mañana. |
| Resultado esperado | Las tarjetas de registro incluyen la información configurada del huésped y de la reserva, y puedes generarlas de forma individual o en un PDF para las reservas con llegada. |
Introducción
Las tarjetas de registro ofrecen un registro impreso de la información de la habitación y de la reserva del huésped. Cada propiedad puede personalizar la información que aparece en la tarjeta, incluir términos y condiciones y un texto de pie de página, y usar las tarjetas para obtener la firma del huésped cuando sea necesario.
Puedes imprimir una tarjeta de registro para una reserva o un huésped en particular, o preparar varias tarjetas a la vez desde el Panel principal de Cloudbeds PMS. En la impresión masiva, las tarjetas se generan en el mismo orden que se muestra en la lista de Llegadas, para que los equipos de Recepción y Auditoría nocturna puedan preparar el juego impreso en el orden que necesiten.
Contenido
- A quién afecta y cómo
- Configurar y editar las tarjetas de registro
- Imprimir tarjetas de registro
- Solucionar problemas con un PDF de tarjeta de registro en blanco
A quién afecta y cómo
| Función | Qué debes saber |
|---|---|
| Recepción | Imprime tarjetas para huéspedes individuales o imprime tarjetas de registro de forma masiva desde el Panel principal. Ordena la lista de Llegadas antes de imprimir cuando necesites las tarjetas en un orden específico. |
| Auditoría nocturna | Prepara la documentación de llegada para hoy o mañana. Para las llegadas de hoy, usa Ver todas las llegadas cuando también debas incluir a los huéspedes que ya hicieron check-in. |
| Gerente/Gerente general | Revisa el formato de las tarjetas de registro y el flujo de impresión masiva que usan los equipos operativos. |
| Administrador | Configura los idiomas, los campos, la imagen de encabezado, los términos y condiciones y el texto del pie de página de las tarjetas de registro, así como el formato del nombre del cliente que se usa cuando los equipos necesitan las tarjetas ordenadas por nombre del huésped. |
Configurar y editar las tarjetas de registro
Usa la configuración de Tarjetas de registro de Cloudbeds PMS para elegir la información y el texto que aparecen al generar o imprimir una tarjeta.
Abre el Menú de la cuenta y ve a Configuración > Huéspedes.
- Haz clic en Huéspedes.
- Selecciona la pestaña Tarjetas de registro.
Despliega las siguientes secciones para configurar el diseño y la imagen de encabezado de la tarjeta de registro.
Configurar el contenido de la tarjeta de registro
Abre el Menú de la cuenta y ve a Configuración > Huéspedes > Tarjetas de registro.
Usa los controles numerados de la imagen para configurar la tarjeta de registro:
- Selecciona el idioma predeterminado en el que se creará la tarjeta de registro.
- Haz clic en Editar imagen para gestionar la imagen de encabezado.
- Haz clic en Editar campos para personalizar la información que aparece en la tarjeta. Puedes reordenar los campos compatibles, añadir o eliminar campos y guardar los cambios.
- Haz clic en Editar texto en la sección de términos y condiciones para añadir o actualizar términos y condiciones personalizados.
- Haz clic en Editar texto en la sección del pie de página para editar su texto.
También puedes hacer clic en Vista previa para ver y descargar la tarjeta de registro actual en formato PDF.
Las imágenes de encabezado de la tarjeta de registro admiten los formatos jpg, jpeg, png y gif.
En la siguiente página de Tarjetas de registro se muestran los controles de idioma, encabezado, campos, términos y condiciones, pie de página y vista previa.
Cambiar la imagen de encabezado de la tarjeta de registro
Abre el Menú de la cuenta y ve a Configuración > Huéspedes > Tarjetas de registro.
La imagen de encabezado debe medir 600 x 80 píxeles. Para obtener la mejor calidad de imagen posible, te recomendamos usar un archivo gif o png con fondo transparente.
- Haz clic en Añadir imagen.
- Haz clic en Cargar imagen y selecciona la imagen en tu dispositivo. También puedes arrastrar y soltar el archivo en la ventana de carga.
- Haz clic en Listo.
- Haz clic en Guardar y continuar.
- Haz clic en Guardar.
- Comprueba que la nueva imagen aparezca en el encabezado de la tarjeta de registro.
Las siguientes imágenes siguen la misma secuencia numerada de los pasos anteriores.
Si una imagen de 600 x 80 píxeles se ve bien en pantalla, pero la calidad de impresión es baja, ten en cuenta que la resolución de la imagen y los DPI de la impresora pueden afectar el resultado impreso.
Para un tamaño de impresión estándar de 6 x 4 pulgadas, las indicaciones actuales para la tarjeta de registro usan estos cálculos:
- DPI de altura: 600 píxeles / 4 pulgadas = 150 DPI
- DPI de ancho: 80 píxeles / 6 pulgadas = 13.33 DPI
La calidad de impresión depende tanto de las dimensiones en píxeles de la imagen como de los DPI de la impresora. En general, un valor de DPI más alto y unas dimensiones en píxeles mayores contribuyen a una mejor calidad de impresión. Para la mayoría de las necesidades, de 150 a 300 DPI se considera calidad media, mientras que 300 DPI o más se considera alta calidad para impresión profesional.
Imprimir tarjetas de registro
Cloudbeds PMS ofrece distintos flujos para imprimir tarjetas de registro, según necesites una tarjeta para el huésped principal, para un huésped secundario o para varias reservas con llegada.
Para la impresión masiva desde el Panel principal, ten en cuenta lo siguiente:
- La impresión masiva de tarjetas de registro está disponible desde la lista de Llegadas para hoy o mañana.
- La opción de impresión masiva está disponible cuando hay una sola propiedad seleccionada.
- Las tarjetas de registro se generan en el mismo orden que se muestra en la lista de Llegadas.
- El comportamiento que se describe aquí se aplica a las tarjetas de registro. Imprimir reservas es un flujo distinto del Panel principal.
Despliega el flujo que corresponda a las tarjetas que necesitas imprimir.
Imprimir la tarjeta de registro del huésped principal
Con este flujo se imprime la tarjeta de registro del huésped principal de la reserva.
Abre la reserva que necesitas y sigue los controles numerados que se muestran a continuación:
- Haz clic en Acciones.
- Selecciona Imprimir tarjetas de registro.
- Selecciona el idioma de la tarjeta de registro.
- Haz clic en Aceptar.
La primera imagen muestra dónde iniciar la impresión desde la reserva.
La ventana de idioma completa el mismo flujo numerado con los pasos 3 y 4.
Imprimir la tarjeta de registro de un huésped secundario
Abre la reserva que necesitas y usa la pestaña Datos del huésped para imprimir la tarjeta de un huésped secundario específico.
- Ve a la pestaña Datos del huésped.
- Selecciona el nombre del huésped que necesitas.
- Haz clic en Imprimir tarjeta de registro.
En la siguiente vista de Datos del huésped se muestran los tres controles para seleccionar al huésped secundario e imprimir su tarjeta.
Imprimir tarjetas de registro de forma masiva desde el Panel principal
Usa la lista de Llegadas del Panel principal cuando quieras preparar a la vez las tarjetas de registro de varias reservas con llegada. El PDF se genera en el mismo orden que se muestra en la lista, así que ordena las llegadas como prefieras antes de imprimir.
- Abre el Menú principal
y selecciona Panel principal.
- Ve a la fecha de hoy o de mañana.
- En Actividad, selecciona Llegadas.
- Usa el control de ordenamiento de las columnas para organizar la lista de Llegadas en el orden en que quieres imprimir las tarjetas.
- Abre el menú de tres puntos en la sección Actividad.
- Selecciona Imprimir tarjeta de registro.
- Selecciona el idioma que prefieras.
- Haz clic en Imprimir.
La siguiente imagen del Panel principal corresponde a los pasos 2 a 6 y muestra la fecha, la pestaña Llegadas, el control de ordenamiento, el menú de Actividad y la opción de impresión.
Después de seleccionar la opción de impresión, elige el idioma y haz clic en Imprimir.
El PDF generado conserva el mismo orden que estableciste en la lista de Llegadas del Panel principal.
Filtrar las llegadas antes de la impresión masiva
En el nuevo Panel principal, las tarjetas de registro impresas también respetan la búsqueda de huéspedes activa. Así, puedes acotar la lista de Llegadas antes de imprimir cuando solo necesitas las tarjetas de las reservas que coinciden con la búsqueda.
- Selecciona la fecha de mañana.
- Usa la búsqueda de huéspedes para acotar la lista de Llegadas.
- Usa el control de ordenamiento si necesitas que las reservas coincidentes se impriman en un orden específico.
- Abre el menú de tres puntos.
En el menú, selecciona Imprimir tarjeta de registro, elige el idioma y haz clic en Imprimir.
En el siguiente ejemplo se muestran las llegadas de mañana filtradas por nombre del huésped antes de seleccionar la opción de impresión.
Cómo afectan los filtros del Panel principal al PDF impreso
- Nuevo Panel principal: las tarjetas de registro impresas respetan el orden de la lista de Llegadas y la búsqueda de huéspedes activa. Para las llegadas de hoy, el PDF también refleja si se muestran o no las llegadas que ya hicieron check-in.
- Panel principal anterior: el orden se mantiene en las tarjetas de registro impresas, pero la búsqueda de huéspedes no filtra el PDF. Si buscas a un huésped, la lista en pantalla se acota, pero el PDF sigue incluyendo todas las llegadas de ese día.
En las llegadas de hoy, los huéspedes que ya hicieron check-in se ocultan de forma predeterminada en la lista de Llegadas. Activa Ver todas las llegadas antes de imprimir si quieres incluir a esos huéspedes. La lista de Llegadas de mañana muestra todas las llegadas de forma predeterminada.
Configurar el formato del nombre del cliente
Cloudbeds PMS te permite elegir cómo se muestran los nombres de los huéspedes. Esta configuración ayuda a tu equipo a organizar la lista de Llegadas en el formato que mejor se adapte a su flujo operativo antes de imprimir las tarjetas de registro.
- Abre el Menú de la cuenta
y ve a Configuración.
- Selecciona Sistema.
- Selecciona la pestaña Preferencias.
- Desplázate hasta Preferencias varias.
- Busca Formato del nombre del cliente en el calendario.
- Selecciona el formato de nombre que prefieras:
- Apellido, Nombre
- Nombre Apellido
- Haz clic en Guardar.
- Regresa a Panel principal > Actividad > Llegadas, ordena la lista por huésped e imprime las tarjetas de registro.
Por ejemplo, si en tu propiedad preparan las tarjetas de registro en orden alfabético por apellido, selecciona Apellido, Nombre antes de ordenar la lista de Llegadas por huésped.
El formato del nombre del cliente es una preferencia del sistema que se aplica a toda la propiedad. Para obtener más información sobre esta y otras preferencias, consulta Configuración general del sistema.
En la siguiente imagen se muestra la configuración del formato del nombre del cliente y las dos opciones de visualización disponibles.
La impresión masiva genera las tarjetas de registro del huésped principal de cada reserva incluida en la lista de Llegadas.
Solucionar problemas con un PDF de tarjeta de registro en blanco
Si al seleccionar Imprimir tarjeta de registro se descarga un archivo en blanco, es posible que la configuración del navegador o de una extensión de seguridad impida que el PDF se abra correctamente. Prueba estas opciones:
- Si usas McAfee u otra extensión de seguridad, añade Cloudbeds a la lista de sitios web seguros o de confianza de la extensión.
- Si corresponde, desactiva temporalmente la extensión de McAfee en Chrome y vuelve a intentar imprimir.
- En Chrome, activa la opción para descargar los archivos PDF en lugar de abrirlos automáticamente:
- Abre Chrome.
- Abre Configuración.
- Ve a la configuración de documentos PDF.
- Activa la opción para descargar los archivos PDF en lugar de abrirlos automáticamente en Chrome.
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Ahora que ya sabes configurar e imprimir las tarjetas de registro, consulta estos recursos para obtener más información sobre el Panel principal y la actividad de las reservas que se usa en las operaciones diarias de Recepción:
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