| Objetivo | Añadir y mantener actualizados los términos y condiciones de tu establecimiento, comprender cómo acceden los huéspedes a ellos en el motor de reservas y confirmar la aceptación del huésped en una reserva individual. |
| Dirigido a | Titulares y administradores del establecimiento, gerentes generales y usuarios que gestionan el contenido legal del establecimiento o la experiencia de reserva directa. |
| Cuándo usar esta guía | Cuando necesites publicar o modificar tus términos y condiciones, exigir que los huéspedes los acepten durante el proceso de reserva en el motor de reservas o verificar si un huésped los aceptó. |
| Requisitos | Acceso a Cloudbeds PMS con los permisos de la función correspondientes para las políticas del hotel, la configuración del motor de reservas y la actividad de las reservas. |
| Resultado esperado | Tus términos y condiciones están disponibles a través del motor de reservas, y puedes identificar dónde configurar la aceptación obligatoria y verificarla para una reserva específica. |
| Limitaciones | Los términos y condiciones no se comparten con los canales conectados. Los registros de aceptación están disponibles únicamente en el historial de actividad de cada reserva, no en el Historial de actividad de todo el establecimiento. |
Introducción
Los términos y condiciones de tu establecimiento son información legal que los huéspedes pueden consultar durante la experiencia de reserva directa. Creas y mantienes actualizado este contenido desde la página Políticas del establecimiento en Cloudbeds PMS.
Publicar el contenido y exigir que los huéspedes lo acepten son dos partes distintas de la configuración. Primero, añade los términos y condiciones que mostrará el motor de reservas. Luego, decide si los huéspedes deben confirmar la aceptación antes de completar una reserva.
Este artículo sigue esa secuencia y explica dónde verificar la aceptación después de crear una reserva.
Índice
- Añade o edita tus términos y condiciones
- Comprende cómo acceden los huéspedes al contenido
- Exige que los huéspedes acepten los términos y condiciones
- Verifica la aceptación para una reserva
- Usa políticas específicas de tu establecimiento para cumplir los requisitos de SMS
Añade o edita tus términos y condiciones
Empieza por ingresar el contenido legal que tu establecimiento desea publicar. Este contenido se gestiona desde la página Políticas del establecimiento y se aplica al motor de reservas de Cloudbeds.
Los términos y condiciones ingresados aquí se muestran únicamente a través del motor de reservas de Cloudbeds. No se comparten con las OTA ni con los canales de distribución conectados.
- Abre el menú Cuenta
, selecciona Configuración
y ve a Propiedad
→ Políticas.
- Selecciona la pestaña Términos y condiciones.
- Selecciona el idioma en el que deseas ingresar el contenido.
- Ingresa los términos y condiciones del establecimiento y aplica el formato que necesites.
- Haz clic en Guardar.
Cloudbeds no traduce los términos y condiciones automáticamente. Selecciona cada idioma y añade manualmente el contenido traducido para que se muestre en ese idioma en el motor de reservas.
Revisa el artículo Información sobre las políticas antes de la activación para confirmar que las políticas de tu establecimiento estén completas y descritas con claridad para los huéspedes.
Comprende cómo acceden los huéspedes al contenido
Después de guardar contenido en el campo Términos y condiciones, el motor de reservas lo publica automáticamente para los huéspedes. No necesitas realizar ninguna acción adicional para publicarlo.
En el pie de página del motor de reservas aparece un enlace fijo de Términos y condiciones. El pie de página permanece disponible en todo el motor de reservas y no solo durante el proceso de finalización de la reserva.
Cuando un huésped selecciona el enlace, el motor de reservas abre una página específica de acceso público con los términos y condiciones que ingresó tu establecimiento. Los huéspedes no necesitan iniciar sesión para acceder a la página.
Visibilidad de los términos y condiciones:
- Si el campo Términos y condiciones está vacío, no se muestra el enlace correspondiente en el pie de página.
- No hay una opción independiente para guardar el contenido sin mostrar el enlace en el pie de página.
- Cloudbeds no incluye plantillas legales en la página Políticas. Tu establecimiento es responsable de revisar, publicar y mantener actualizado el contenido legal.
El siguiente ejemplo muestra que el enlace Términos y condiciones permanece disponible en el pie de página del motor de reservas mientras el huésped avanza en el proceso de reserva. Al seleccionar el enlace, se abren los términos y condiciones del establecimiento en una página específica.
Exige que los huéspedes acepten los términos y condiciones
Guardar los términos y condiciones pone el contenido a disposición de los huéspedes, pero no les exige automáticamente que lo acepten antes de reservar.
Para exigir la aceptación, activa Exigir la aceptación de los términos y condiciones en la pestaña Huéspedes de la página Configuración del motor de reservas. Cuando esta opción está activada, los huéspedes deben confirmar la aceptación antes de completar una reserva en el motor de reservas.
Para conocer la ubicación de esta opción y obtener más información sobre el funcionamiento del motor de reservas, consulta Información sobre la página Configuración del motor de reservas.
Verifica la aceptación para una reserva
Después de que un huésped completa una reserva en el motor de reservas mientras el requisito de aceptación está activado, Cloudbeds registra la aceptación en el historial de actividad de esa reserva individual.
Abre la reserva y selecciona Actividad de la reserva para confirmar que el huésped aceptó los términos y condiciones del establecimiento al completar la reserva en el motor de reservas.
Los registros de aceptación son específicos de cada reserva:
- El registro de aceptación aparece únicamente en la pestaña Actividad de la reserva de cada reserva individual.
- No puedes buscarlo ni filtrarlo desde Configuración → Registros → Historial de actividad.
- El registro se crea únicamente para las reservas del motor de reservas completadas mientras el requisito de aceptación está activado.
- No se incluyen las reservas creadas directamente en Cloudbeds PMS.
Usa políticas específicas de tu establecimiento para cumplir los requisitos de SMS
Los establecimientos que usan SMS de Cloudbeds Guest Experience en Estados Unidos o Canadá pueden necesitar condiciones de privacidad y términos y condiciones propios, de acceso público, para el registro A2P 10DLC.
El contenido legal debe aplicarse al establecimiento e identificarlo como la empresa que recopila información de los huéspedes y se comunica por SMS, en lugar de identificar a Cloudbeds. No uses las condiciones de privacidad ni los términos del servicio corporativos de Cloudbeds como documentación legal del establecimiento dirigida a los huéspedes.
Cloudbeds proporciona textos recomendados sobre SMS, pero tu establecimiento sigue siendo responsable de revisar y mantener actualizado el contenido legal.
Revisa Configura y usa la mensajería SMS para conocer los requisitos de preparación actuales para A2P 10DLC, el texto de consentimiento para SMS y el flujo de registro.
También puedes revisar las Plantillas de términos y condiciones disponibles. Estos recursos son independientes de la página Políticas y no sustituyen la responsabilidad de tu establecimiento de revisar el contenido legal.
Siguiente paso operativo
Tus términos y condiciones estarán listos para el motor de reservas una vez que ingreses el contenido, confirmes cómo pueden acceder a él los huéspedes y revises si la aceptación debe ser obligatoria durante el proceso de reserva.
Continúa con el recurso que corresponda a tu próxima tarea:
- Revisa Información sobre la página Configuración del motor de reservas para configurar o confirmar si los huéspedes deben aceptar los términos y condiciones antes de completar una reserva.
- Revisa Configura y usa la mensajería SMS cuando prepares un establecimiento de Estados Unidos o Canadá para usar SMS de Guest Experience y completar el registro A2P 10DLC.
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