Paso 2. Cómo configurar la Distribución

Conectar tus canales de distribución (OTAs) es un paso clave para que tu propiedad sea visible para posibles huéspedes en plataformas de reserva como Booking.com, Expedia y otras. La Distribución permite que la disponibilidad, las tarifas y las reservas se sincronicen automáticamente entre Cloudbeds PMS y tus canales conectados.

Antes de continuar, asegúrate de que tus tipos de habitación, tarifas y disponibilidad estén completamente configurados en Cloudbeds PMS.

 Importante: Las tarifas y los tipos de alojamiento deben estar configurados antes de poder habilitar la distribución. Si esto no se completa, no podrás continuar con la configuración de distribución. Te recomendamos leer: How to Update Your Property Setup in Cloudbeds PMS: Add the Basics.

Antes de comenzar

Antes de configurar la distribución, confirma lo siguiente:

  • Tus tipos de alojamiento, tarifas y disponibilidad son correctos y están actualizados
  • Ya tienes cuentas creadas en las OTAs que planeas conectar
  • Si la distribución aún no está habilitada en tu cuenta, espera a que tu Onboarding Coach la active
  • Tu calendario refleja una disponibilidad 100% precisa

Cómo configurar la Distribución

Los canales de distribución (comúnmente llamados OTAs) permiten que tu propiedad sea vista por miles de clientes potenciales que visitan estos sitios web donde ya tienes cuentas. Sigue los pasos a continuación para comenzar a configurar tus canales de distribución en tu cuenta de Cloudbeds PMS:

Paso 1: Ve a la página de Distribución de canales

 La configuración de distribución debe ser habilitada por tu Onboarding Coach.

Una vez habilitada:

  1. Desde tu Cuenta Account menu icon.png > haz clic en Distribución Distribution icon.png
  2. Se te redirigirá a la página de Canales de distribución. Quédate en la pestaña Introducción:

1. Si ya tienes una cuenta de Cloudbeds Channel Manager

Asegúrate de que la configuración en Cloudbeds PMS coincida con la del Cloudbeds Channel Manager. Esto incluye el número de alojamientos.

 Ten en cuenta:

Cualquier reserva recibida previamente por el Cloudbeds Channel Manager puede importarse automáticamente a Cloudbeds PMS por nuestro equipo de Importación de reservas una vez que se haya completado la información obligatoria en el proceso de configuración. Este proceso incluye reservas pasadas y futuras (hasta 2 años hacia atrás).

  • Si eliges importar desde Cloudbeds Channel Manager, asegúrate de no haber agregado manualmente esas reservas en Cloudbeds PMS. Esto creará reservas duplicadas y sobreventas “falsas”.
  • Las reservas de los siguientes canales se importan automáticamente al momento de conectar tu propiedad con Cloudbeds PMS (recuerda informar a tu Onboarding Coach para que realice esta acción después de conectar tu propiedad):
    • Booking.com
    • Expedia
    • Airbnb
    • Goibibo

2. Si estás cambiando desde otro proveedor de PMS y también tienes una cuenta de Cloudbeds Channel Manager

 Los pasos a continuación los realiza el equipo de Onboarding. Una vez completados, continúa y sigue los siguientes pasos.

  • Todas las reservas directas creadas en tu PMS anterior (por ejemplo: teléfono, motor de reservas del sitio web, walk-in, correo electrónico) deberán transferirse manualmente. Algunos PMS permiten exportar reservas pasadas como archivo CSV o Excel para referencia.
  • Necesitaremos desconectar tu cuenta de Cloudbeds Channel Manager del PMS actual para poder conectar Cloudbeds PMS. Si Cloudbeds Channel Manager se conecta a ambos sistemas al mismo tiempo, puede causar comportamientos inesperados, como disponibilidad y precios incorrectos en los canales, reservas que no migren a la plataforma correcta y sobreventas.
  • Una vez que conectemos ambas cuentas, Cloudbeds PMS reemplazará a Cloudbeds Channel Manager. A partir de ese momento, Cloudbeds PMS será el único sistema donde se harán cambios y tu plataforma quedará activa.
  • Tus credenciales de Cloudbeds Channel Manager se cambiarán durante el proceso y perderás acceso al Channel Manager. No hay motivo para preocuparte: gestionarás todo desde Cloudbeds PMS.

Haz clic en "Link to Existing myallocator Account" e ingresa los datos de tu cuenta.

3. Si no tienes una cuenta de Cloudbeds Channel Manager

Asegúrate de haber ingresado por completo en Cloudbeds PMS todos tus tipos de habitación, tarifas, disponibilidad y demás información. Espera a que tu Onboarding Coach confirme que estás listo y crearemos una cuenta nueva de Cloudbeds Channel Manager para ti.

4. Activación

Ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para activar la distribución en tu propiedad.

 Habilitar Cloudbeds Channel Manager activará por completo tu cuenta de Cloudbeds PMS y dejará tu propiedad “en vivo”.

Una vez habilitada la distribución, ve al Paso 2 a continuación.

Paso 2: Elige tu configuración de distribución

  1. Haz clic en la sección Allotment
  2. Para la mayoría de las propiedades, recomendamos elegir "Last Room Available (Recommended)". Sin embargo, si quieres mantener algunas habitaciones en reserva (por ejemplo, para dormitorio de personal o para vender exclusivamente con el Motor de reservas), selecciona Property Allotment. Luego tendrás que configurar el allotment por canal.

Paso 3: Configura tus canales

Ahora que tu configuración de distribución en Cloudbeds PMS está habilitada, es momento de comenzar a conectar tus canales.

 Algunos canales tienen requisitos específicos para activarlos con un channel manager. Más información sobre: Booking.com,   Expedia, Hostelworld.

  1. Ve a la pestaña Channels
  2. Haz clic en +Add channel
  1. Busca el canal que quieres conectar y haz clic en él
  2. Haz clic en Enable (Habilitar canal). El proceso para activar un canal varía, pero en la mayoría de los casos tendrás que ingresar credenciales. Algunos canales, como Booking.com y Expedia, requieren que te pongas en contacto con ellos primero, y otros tienen un proceso de aprobación.
  1. Completa los pasos de configuración. Revisa nuestras Distribution Channel Mapping Guidelines para obtener más información.

 Ten en cuenta:

Todas las habitaciones en la OTA deben mapearse con un tipo de habitación correspondiente en Cloudbeds PMS; de lo contrario, deben deshabilitarse o darse de baja. Los tipos de habitación del canal de distribución que queden sin mapear nunca recibirán actualizaciones de disponibilidad, lo que puede provocar sobreventas.

  • Recomendamos mapear únicamente un tipo de habitación en tu canal con un único tipo de habitación equivalente en Cloudbeds PMS.
  • No recomendamos intentar mapear varias habitaciones individuales de Cloudbeds PMS con un solo tipo de habitación en tu canal. Esto es incompatible con la mayoría de las OTAs y tiene alta probabilidad de generar sobreventas. 
  • Tus habitaciones de Cloudbeds PMS aparecerán junto a una lista desplegable de las habitaciones configuradas en ese canal. Selecciona el tipo de habitación de la OTA correspondiente para que coincida con los que creaste en Cloudbeds PMS.
  1. Confirmación y pasos adicionales: Cuando veas la pantalla de confirmación y Setup Complete, habrás terminado de mapear el canal en Cloudbeds PMS.

 Algunos canales requieren pasos adicionales para completar la configuración. En Booking.com, por ejemplo, debes revisar tu extranet una vez más (Extranet > Account > Channel Manager) y confirmar el último paso de activación.

  • Si tienes fechas con cierre duro en la extranet de Booking.com después de establecer la conexión, consulta este artículo para aprender a abrir tus habitaciones.

Aspectos importantes a tener en cuenta

  • Si antes tenías una cuenta de Cloudbeds Channel Manager, a partir de este punto Cloudbeds PMS será el sistema desde el que se realizarán los cambios y tu plataforma quedará activa.
  • Tus credenciales de Cloudbeds Channel Manager se cambiarán durante el proceso y perderás acceso al Channel Manager. No hay motivo para preocuparte, ya que gestionarás todo desde Cloudbeds PMS. No intentes restablecer tus credenciales de Cloudbeds Channel Manager, ya que podrías romper el vínculo entre ambos sistemas y causar problemas de disponibilidad, precios y sobreventas.
  • Mantén actualizadas las credenciales de acceso al extranet de tus distintos canales de distribución en la sección de canales de Cloudbeds PMS. Si las cambias sin actualizarlas en Cloudbeds PMS, pueden producirse errores de conexión: la disponibilidad podría no sincronizarse automáticamente o las reservas no se importarán.
  • Cloudbeds PMS no cambia la moneda dentro del extranet del canal. Asegúrate de que la configuración de moneda en el extranet del canal coincida con la que tienes configurada en Cloudbeds, en la pestaña Currency de la sección de distribución. Consulta: How to Set Custom Conversion Rates for OTAs.

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