Descripción general
Después de aprender cómo crear, editar y eliminar perfiles del grupo, el siguiente paso es aprender a gestionarlos.
- En la pestaña Reservas del Perfil del grupo, puedes consultar, editar o desvincular rápidamente las reservas que pertenecen al grupo.
- En las pestañas Folios y Tarjetas de crédito, puedes agregar pagos como registros, agregar los datos de las tarjetas de crédito y autorizar cobros y reembolsos.
Cloudbeds considera que cada negocio de alojamiento es único. Ofrecemos herramientas para todos los tamaños y presupuestos que te ayudarán a establecer y hacer crecer tu negocio. Ponte en contacto con nuestro equipo especializado para obtener más información sobre cada paquete disponible. ¿Aún no eres cliente de Cloudbeds? Consulta nuestra Guía de precios y programa una demostración.
Cómo gestionar los Perfiles del grupo
Vincular y desvincular reservas
Una vez que hayas creado un Perfil del grupo, puedes vincular al grupo las reservas existentes.
Cómo vincular reservas existentes a un grupo
- En la pestaña Reservas del Perfil del grupo que quieras, haz clic en +Agregar reserva y selecciona Vincular reserva existente.
- (Opcional) Selecciona el Bloqueo de asignación al que quieras agregar la reserva.
- Introduce el número de reserva o el nombre del huésped y selecciona la reserva en la lista desplegable.
Si asignas una reserva a un Bloqueo de asignación, debe haber disponibilidad en el Bloqueo de asignación para las fechas y el tipo de alojamiento correspondientes. De lo contrario, recibirás un error:
- La reserva se agregará a la lista. Puedes agregar tantas reservas como necesites. Cuando hayas terminado, haz clic en Agregar reservas.
- La reserva aparecerá en la lista de la pestaña Reservas y los números del encabezado del Perfil del grupo se volverán a calcular.
Puedes enrutar automáticamente las transacciones al Folio del grupo cuando vincules la reserva. Sigue los pasos descritos en el artículo Folios del grupo.
Cómo desvincular una reserva de un grupo
- Ve a la pestaña Reservas del Perfil del grupo que quieras.
- Haz clic en el icono de engranaje de la reserva que quieras y selecciona Desvincular reserva.
No es posible desvincular una reserva de un grupo cuando se hayan registrado transacciones enrutadas en el Folio del grupo.
Solo es posible desvincular una reserva de un grupo cuando las transacciones enrutadas todavía estén pendientes de registrarse. Al desvincular la reserva, se eliminará el enrutamiento de todas las transacciones pendientes.
Crear e importar reservas
Una vez que hayas creado un Perfil del grupo, además de vincular al grupo tus reservas existentes, también puedes crearlas desde cero o usar la herramienta +Lista de huéspedes.
Cómo crear una nueva reserva en un grupo
- En la pestaña Reservas del Perfil del grupo que quieras, haz clic en +Agregar reserva y selecciona Crear y agregar nueva reserva.
- Se te redirigirá a la página Nueva reserva, donde deberás seleccionar el Bloqueo de asignación al que quieras agregar la reserva. Esto determinará la disponibilidad que se mostrará después de hacer clic en Buscar.
Selecciona las fechas correctas de check-in y check-out para que el Bloqueo de asignación aparezca en la lista desplegable y se muestre la disponibilidad correcta en la página después de hacer clic en Buscar.
El campo para seleccionar el Bloqueo de asignación también está disponible en la página Reservas cuando accedes desde fuera de Grupos, siempre y cuando tengas habilitado el módulo Grupos.
- Continúa creando la reserva siguiendo el proceso habitual:
- Una vez creada la reserva, se agregará automáticamente al Perfil del grupo (y al Bloqueo de asignación seleccionado). Haz clic en el nombre del Perfil del grupo para encontrarla en la pestaña Reservas.
En el calendario, para las reservas realizadas dentro de un Perfil del grupo o un Bloqueo de asignación, el sistema mostrará el signo más "+" junto a los nombres y el icono de "3 personas" junto al nombre de la reserva. Al hacer clic en ella para abrir los detalles, verás el nombre del Perfil del grupo junto al icono. En esta ventana emergente, tendrás:
- Un enlace a Ver Perfil del grupo
- Un enlace a Ver Bloqueo de asignación (si la reserva también se encuentra en un Bloqueo de asignación)
Cómo importar reservas a un grupo
Puedes importar reservas de forma masiva a un grupo mediante la función Lista de huéspedes. Esto abre la pantalla Opciones de importación de reservas con el Perfil del grupo ya seleccionado, lo que te permite cargar rápidamente varias reservas desde un archivo CSV.
Sigue estos pasos:
- En la pestaña Reservas del Perfil del grupo, haz clic en el botón verde +LISTA DE HUÉSPEDES.
- Se te redirigirá a la herramienta Opciones de importación de reservas. Revisa los consejos de la ventana emergente. Asegúrate de seguir exactamente las pautas de formato para que el proceso de importación se realice sin problemas.
- Descarga la plantilla CSV de Cloudbeds y prepara tu archivo.
- Haz clic en Seleccionar CSV para cargar tu lista de huéspedes.
- Haz clic en Cargar.
- Una vez cargado el archivo, verás que el campo Perfil del grupo se completa automáticamente. Selecciona el Bloqueo de asignación que quieras (si corresponde).
Acerca de la opción "Usar tarifas del sistema"
Esta casilla estará seleccionada de forma predeterminada. Puedes dejarla seleccionada o desmarcarla, pero ten en cuenta lo siguiente:
- Si importas reservas a un Perfil del grupo y no seleccionas un Bloqueo de asignación, pero mantienes seleccionada la opción "Usar tarifas del sistema", el sistema aplicará la Tarifa base.
- Si importas reservas a un Perfil del grupo, seleccionas un Bloqueo de asignación y mantienes seleccionada la opción "Usar tarifas del sistema", el sistema aplicará la Tarifa del Bloqueo de asignación que hayas configurado al crear el bloqueo.
- Completa los campos que falten directamente en la tabla Reservas, como las fechas de llegada y salida, el tipo de alojamiento, los datos del huésped o el estado de la reserva.
- Haz clic en Guardar.
- Una vez guardados los cambios, verás una ventana emergente en la esquina izquierda de la pantalla que indicará que las reservas se han importado correctamente. Después, se te redirigirá a la página del Perfil del grupo en el que estabas trabajando. Las reservas importadas aparecerán en la pestaña Reservas.
Acciones masivas del Perfil del grupo
- En la pestaña Reservas del Perfil del grupo que quieras, selecciona las reservas en las que quieras realizar la acción masiva.
- Haz clic en Acción masiva y selecciona la acción. Tienes las siguientes opciones:
- Check-in
- Check-out
- Agregar pago
- Eliminar reservas
- Desvincular reserva
La acción Agregar pago agregará la transacción de pago a las reservas y la enrutará automáticamente al Folio del grupo si se ha configurado el enrutamiento para ese tipo de transacción.
La acción Eliminar reservas no equivale a desvincularlas del grupo. Esta acción eliminará las reservas de Cloudbeds PMS y no se puede deshacer. Todos los datos relacionados con la reserva se eliminarán del sistema.
- El sistema abrirá un panel lateral en el lado derecho de la pantalla para que puedas verificar los detalles o completar los campos obligatorios (si corresponde). Confirma la acción haciendo clic en el botón azul.
Enviar mensajes a los huéspedes de un grupo
Envía mensajes personalizados o plantillas de correo electrónico a los huéspedes desde el Perfil del grupo y realiza un seguimiento de todos los intercambios de mensajes con los clientes.
Los usuarios deben enviar todos los mensajes manualmente, ya que la función para programar correos electrónicos no está disponible actualmente para el módulo Grupos.
Sigue estos pasos para acceder a la función de redacción de mensajes:
- En la página del Perfil del grupo que quieras, haz clic en el botón Acciones.
- Haz clic en Redactar mensaje.
- Completa los campos de la ventana Redactar mensaje; se te preguntará si quieres enviar un correo electrónico desde una plantilla existente o crear un mensaje nuevo.
- Haz clic en Enviar.
Cómo enviar correos electrónicos desde una plantilla existente
Consulta el siguiente artículo para aprender cómo crear una plantilla de correo electrónico.
- Selecciona la plantilla de correo electrónico que quieras. Algunos campos se completarán previamente con la información de la plantilla seleccionada.
- Las plantillas predeterminadas (creadas por el sistema), como reserva confirmada, pendiente de confirmación, reserva cancelada, folio de la reserva, factura de la reserva, factura del grupo y folio del grupo, no aparecerán en esta lista desplegable.
- Ten en cuenta que cambiar el mensaje o los campos completados automáticamente desde una plantilla seleccionada no afectará a la plantilla existente.
- Si es necesario, puedes enviar el mensaje en otro idioma.
Cómo redactar un mensaje personalizado
La función Redactar mensaje funciona de forma casi idéntica a la página de detalles de la reserva, excepto por el campo Enviar a.
- Si tienes datos de contacto en el Perfil del grupo, el sistema te permitirá seleccionar el correo electrónico que quieras en una lista desplegable.
- Si tienes datos de contacto en el Perfil del grupo, el sistema te permitirá seleccionar el correo electrónico que quieras en una lista desplegable.
Obtén más información sobre los campos de la ventana Mensaje personalizado aquí.
Cómo realizar un seguimiento de los mensajes de correo electrónico
Cuando los usuarios envían un correo electrónico redactado, es posible ver las entradas en los siguientes registros:
- Página Registro de entrega de correo electrónico
- Página Registro de actividad: filtra el registro utilizando los criterios especificados:
Transacciones con tarjetas de crédito en los Perfiles del grupo
Si Procesamiento de pagos está habilitado, puedes agregar la tarjeta de crédito y procesar autorizaciones, cargos o reembolsos en la pestaña Tarjetas de crédito. Las transacciones aparecerán después en el Folio del grupo.
Si vinculas reservas con tarjetas de crédito al Perfil del grupo, las tarjetas de crédito NO se importarán a la pestaña Tarjetas de crédito del Perfil del grupo.
Si necesitas cobrar en la tarjeta asociada a una de las reservas vinculadas, tendrás que volver a agregar la tarjeta de crédito en la pestaña Tarjetas de crédito del Perfil del grupo y después realizar el cobro.
Cómo agregar una tarjeta de crédito a un Perfil del grupo
En la pestaña Tarjetas de crédito, puedes agregar una tarjeta de crédito y seleccionarla después como método de pago al agregar un cargo o reembolso al Folio del grupo.
Para agregar una tarjeta de crédito:
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña Tarjetas de crédito.
- Haz clic en +Agregar tarjeta.
- Introduce los datos de la tarjeta de crédito.
- Haz clic en Guardar.
- Verás la tarjeta de crédito en el Perfil del grupo.
El sistema almacena permanentemente la información de las tarjetas de crédito para los grupos. Puedes usar esta información para realizar cobros a grupos frecuentes cuando vuelvan a tu establecimiento.
Obtén más información sobre los periodos de conservación de datos para reservas normales (que no pertenecen a grupos): ¿Durante cuánto tiempo se almacenan los datos de las tarjetas de crédito?
Cómo agregar un pago con tarjeta de crédito como registro a un grupo
Una vez agregada la tarjeta de crédito, puedes seleccionarla como método de pago al agregar un pago o reembolso al Folio del Perfil del grupo como registro (sin realizar un cargo en la tarjeta).
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña Folios.
- Haz clic en AGREGAR/REEMBOLSAR PAGO y selecciona Agregar pago.
- Selecciona el Folio.
- Agrega el Importe.
- En Tipo de pago, selecciona la tarjeta de crédito.
- En Cobrar pago, selecciona Registrar pago anterior (no cobrar).
- Marca o desmarca la casilla Registrar con la fecha y hora actuales.
Cuando esta casilla está marcada, se registrarán la fecha y hora actuales de la transacción cuando hagas clic en el botón Continuar. Puedes desmarcarla si estás agregando una transacción correspondiente a una fecha pasada o futura.
- Agrega Notas (si es necesario).
- Haz clic en Continuar. Verás la transacción en el Folio del grupo.
La casilla Asignar pago está marcada de forma predeterminada (si esta función está habilitada). Obtén más información sobre la Asignación de pagos aquí.
Autorizaciones, cargos y reembolsos con tarjetas de crédito para grupos
Necesitas la función Procesamiento de pagos para realizar las siguientes acciones.
Cómo autorizar tarjetas desde la pestaña Tarjetas de crédito
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña Tarjetas de crédito.
- Haz clic en Autorizar.
- Introduce el Importe de autorización.
- Haz clic en Autorizar.
- Aparecerá el Total autorizado, junto con las opciones siguientes: Autorizar (más), Capturar o Anular (liberar un importe autorizado).
Obtén más información sobre las tarjetas de crédito autorizadas, la captura de fondos y la anulación de autorizaciones existentes aquí.
Cómo realizar un cargo desde la pestaña Folios
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña Folios.
- Haz clic en AGREGAR/REEMBOLSAR PAGO y selecciona Agregar pago.
- Selecciona el Folio.
- Introduce el Importe.
- En Tipo de pago, selecciona la tarjeta de crédito.
- En Cobrar pago, selecciona Cobrar.
- Agrega Notas (si es necesario).
- Haz clic en Continuar. Verás la transacción en el Folio del grupo.
Cómo realizar un reembolso desde la pestaña Folios
- En el Perfil del grupo, abre la pestaña Folios.
- Haz clic en AGREGAR/REEMBOLSAR PAGO y selecciona Reembolsar pago.
- En Tipo de pago, selecciona la tarjeta de crédito.
- Selecciona el Folio.
- En Tipo de reembolso, selecciona Reembolsar pasarela de pago.
- Selecciona la transacción que quieras reembolsar (si se hicieron varios cargos en una misma tarjeta).
- Introduce el Importe del reembolso y la Fecha.
- Agrega Notas (si es necesario).
- Haz clic en Continuar.
Verás la transacción en el Folio del grupo.
Obtén más información sobre los reembolsos: Reembolsos de la pasarela de pago: preguntas frecuentes.
Preguntas frecuentes
Proceso de importación
¿Cómo puedo importar listas de huéspedes a un Perfil del grupo?
En el sector hotelero, los establecimientos suelen enfrentarse a dificultades al gestionar reservas de grupos procedentes de agencias de viajes u organizadores de eventos. Estas reservas no siempre se transfieren automáticamente al sistema de gestión de propiedades, por lo que el personal debe crear manualmente cada reserva a partir de listas diarias, un proceso que requiere tiempo y es propenso a errores.
Para simplificar este flujo de trabajo, puedes usar el botón +Lista de huéspedes de la pestaña Reservas de tu Perfil del grupo para importar varias reservas a la vez mediante un archivo CSV.
Para consultar las instrucciones paso a paso, revisa la sección Cómo importar reservas a un grupo que aparece anteriormente en este artículo.
¿Cómo puedo actualizar las tarifas de las habitaciones durante la importación de reservas de grupos?
Si la tarifa de la habitación varía entre las noches de una reserva, puedes ajustarla durante el proceso de importación.
Después de cargar el archivo CSV, ve a la columna Tarifa total de la habitación de la tabla y haz clic en el icono de lápiz para abrir la ventana de precios.
Introduce la tarifa correcta para cada fecha y haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
La columna Tarifa total de la habitación solo aparecerá en la tabla Reservas si la casilla "Usar tarifas del sistema" está desmarcada:
Esto te permite establecer o editar manualmente las tarifas para cada noche de la reserva.
¿Qué debo hacer si aparece el mensaje "Comprueba y corrige todos los campos marcados en rojo" al importar reservas?
Si recibes el mensaje "Comprueba y corrige todos los campos marcados en rojo" durante la importación, significa que hay problemas en algunos campos obligatorios.
Sigue estos pasos para corregirlo:
- Desplázate hacia la izquierda y la derecha para revisar todas las columnas de la tabla.
- Edita directamente en la tabla los campos marcados.
- Haz clic en Guardar de nuevo cuando hayas corregido los errores.
Estos errores suelen producirse cuando faltan datos o hay errores tipográficos en el archivo CSV. Para evitarlos, asegúrate de que el archivo esté completo y tenga el formato correcto antes de cargarlo en Cloudbeds PMS.
¿Por qué no se importan desde el CSV los datos de mis huéspedes, como el número de teléfono o el tipo de pago?
Al utilizar la función de importación de Lista de huéspedes del grupo, Cloudbeds solo importará los campos que estén visibles actualmente en la tabla Reservas. Esto incluye tanto los campos obligatorios como los opcionales.
Aunque un campo esté completado en el archivo CSV, se ignorará durante la importación a menos que la columna correspondiente esté visible en la tabla.
Sigue estos pasos para asegurarte de incluir todos los datos de los huéspedes:
- En la pestaña Reservas del Perfil del grupo, haz clic en +LISTA DE HUÉSPEDES y descarga la plantilla CSV oficial de Lista de huéspedes de Cloudbeds. Cierra la ventana emergente una vez descargado el archivo.
- Completa la plantilla. Incluye todos los campos obligatorios y cualquier dato adicional del huésped que quieras importar (por ejemplo, teléfono o dirección).
- De vuelta en la página Importación de reservas, haz clic en Seleccionar columnas (identificado como "Columnas que se mostrarán").
- Marca las casillas de todos los campos que correspondan a las columnas del archivo CSV.
- Después de seleccionar las columnas, haz clic en CARGAR LISTA DE HUÉSPEDES DEL GRUPO.
- Carga el archivo.
- Haz clic en Guardar para completar la importación.
Reservas
¿Puedo ampliar varias reservas de grupo a la vez?
Actualmente, Cloudbeds PMS no permite editar de forma masiva las fechas para ampliar varias reservas dentro de un grupo. Cada reserva debe actualizarse de forma individual.
Sin embargo, puedes agilizar el proceso mediante la función Edición rápida desde el Calendario. Con unos pocos clics por reserva, puedes:
- Seleccionar y ampliar una reserva directamente desde el calendario.
- Cambiar rápidamente las fechas de check-in y check-out.
- Dividir la reserva si es necesario (por ejemplo, si la habitación asignada deja de estar disponible).
Este método puede ayudarte a agilizar las actualizaciones de las estancias de grupos, aunque no se trate de una herramienta completa de edición masiva.
La opción Edición rápida funciona mejor cuando no existen restricciones de asignación de habitaciones y hay suficiente disponibilidad para las fechas actualizadas.
¿Puedo ampliar las fechas de una reserva de grupo si se han liberado los Bloqueos de asignación?
Una vez que se libera un Bloqueo de asignación, ya no es posible modificar las fechas de las reservas.
Estas son las soluciones recomendadas:
- Opción A:
- Crea un nuevo Bloqueo de asignación con los nuevos intervalos.
- Crea una nueva reserva en el nuevo Bloqueo de asignación para las fechas adicionales.
- Opción B:
- Desvincula la reserva existente del Perfil del grupo.
- Realiza los cambios en la reserva.
- Vuelve a vincular la reserva al Perfil del grupo y deja el campo Bloqueo de asignación como "Nada seleccionado".
Este proceso funcionará siempre que tengas disponibilidad fuera del Bloqueo de asignación para el tipo de habitación reservado. Si agregaste todas las habitaciones de ese tipo al Bloqueo de asignación, es posible que aún puedas realizar estos pasos, pero tendrás que habilitar temporalmente la sobreventa en la Matriz de disponibilidad.
Consulta Permitir sobreventa (Matriz de disponibilidad) para obtener más información.
¿Cómo muevo una reserva existente a otro Bloqueo de asignación?
Las reservas que ya estén vinculadas a un Perfil del grupo pueden moverse a otro Bloqueo de asignación desvinculándolas primero del Perfil del grupo y volviéndolas a vincular mientras seleccionas la nueva asignación.
Antes de mover la reserva, verifica que el Bloqueo de asignación de destino:
- tenga el estado Definitivo;
- tenga suficiente disponibilidad para las fechas de la reserva y el tipo de alojamiento;
- utilice el plan de tarifas adecuado para la reserva.
Sigue estos pasos:
- En la pestaña Reservas del Perfil del grupo, desvincula la reserva mediante icono de engranaje > Desvincular reserva.
- Haz clic en +Agregar reserva > Vincular reserva existente.
- Busca la reserva por número de reserva o nombre del huésped.
- Selecciona el Bloqueo de asignación que quieras en la lista desplegable.
- Haz clic en Agregar reservas.
- Verifica que la reserva ahora muestre el Bloqueo de asignación correcto en lugar de N/A.
Si una reserva debe abarcar varios Bloqueos de asignación, considera usar un Bloqueo de asignación agregado.
¿Por qué aparece el error "ID de tarifa incorrecto" al crear o vincular una reserva de grupo?
El error "ID de tarifa incorrecto" suele indicar que la reserva no puede utilizar el Bloqueo de asignación seleccionado porque su configuración de tarifas no es compatible con la reserva que se está creando o vinculando.
Revisa los siguientes elementos:
- Disponibilidad del plan de tarifas: Si el Bloqueo de asignación utiliza un Plan de tarifas, verifica que las fechas de la reserva estén dentro del periodo de validez del plan de tarifas.
- Tipo de alojamiento: Confirma que la reserva se esté creando o vinculando para un tipo de alojamiento incluido en el Bloqueo de asignación.
- Configuración del Bloqueo de asignación: Verifica que la reserva utilice el Bloqueo de asignación correcto y que este se haya configurado con el Tipo de tarifa previsto (Base, Plan de tarifas o Personalizada).
- Disponibilidad: Asegúrate de que el Bloqueo de asignación seleccionado todavía tenga inventario disponible para las fechas solicitadas.
El Tipo de tarifa de un Bloqueo de asignación no puede cambiarse una vez creado y guardado el bloqueo. Si seleccionaste el Tipo de tarifa incorrecto, crea un nuevo Bloqueo de asignación con la configuración que quieras.
Si el problema continúa después de verificar el Plan de tarifas, el tipo de alojamiento y la disponibilidad, crea un nuevo Bloqueo de asignación con la configuración correcta y vuelve a vincular la reserva a ese bloqueo.
¿Cómo puedo modificar el tipo de habitación o la unidad de una reserva de grupo?
Si quieres mantener el mismo tipo de habitación, pero cambiar la unidad, ve a Reserva > Alojamientos > Editar reserva > columna Asignación > Selecciona la unidad que quieras.
También puedes arrastrar y soltar la reserva mediante el calendario. Ambas opciones funcionan si no seleccionaste la opción "unidad específica del bloqueo" al crear la asignación.
Si agregaste unidades específicas al crear el Bloqueo de asignación, asegúrate de que la nueva unidad a la que estás asignando la habitación también esté incluida en dicho Bloqueo de asignación. Si no lo está, edita el bloqueo e incluye la nueva unidad antes de modificar la reserva.
La opción de edición no funcionará si quieres cambiar el tipo de habitación. En lugar de mostrar todas las categorías de habitaciones disponibles (imagen A), el sistema solo mostrará los Tipos de alojamiento incluidos en el Bloqueo de asignación, si están disponibles (imagen B).
Además, cuando vayas a la reserva en el Calendario, la arrastres y sueltes en el tipo de habitación que quieras y confirmes el nuevo cargo o la modificación, es posible que recibas un mensaje que indique que no hay disponibilidad, aunque sí la haya. Esto puede ocurrir porque el Bloqueo de asignación no incluye ese tipo de alojamiento o unidad específico.
Las soluciones serían las siguientes:
- Opción A
Primero, edita el Bloqueo de asignación para incluir el tipo de alojamiento o la unidad y, después, mueve la reserva existente a la habitación que quieras.
Esta opción funcionará si el inventario todavía no se ha liberado. No funcionará una vez que hayas liberado el inventario porque, actualmente, la función de grupos no puede agregar habitaciones después de liberar el inventario.
- Opción B
- Desvincula la reserva del Perfil del grupo.
- Realiza los cambios en la reserva.
- Vuelve a vincular la reserva al Perfil del grupo y deja el campo Bloqueo de asignación como "Nada seleccionado".
La opción B también te permite vincular reservas existentes a un grupo en las siguientes situaciones:
- Cuando se haya liberado el Bloqueo de asignación.
- Si el huésped no reservó mediante la URL de reserva del grupo y las fechas de su estancia quedan fuera del Bloqueo de asignación.
- Si el huésped reservó una habitación que no está incluida en el Bloqueo de asignación, pero forma parte del grupo.
Este proceso funcionará siempre que tengas disponibilidad fuera del Bloqueo de asignación para el tipo de habitación reservado. Si agregaste todas las habitaciones de ese tipo al Bloqueo de asignación, es posible que aún puedas realizar estos pasos, pero tendrás que habilitar temporalmente la sobreventa en la Matriz de disponibilidad.
Consulta Permitir sobreventa (Matriz de disponibilidad) para obtener más información.
¿Puedo mover o transferir una reserva de grupo entre distintos establecimientos en el PMS?
Las reservas no pueden moverse ni transferirse entre establecimientos dentro de una Organización en Cloudbeds PMS. Si un huésped necesita alojarse en otro establecimiento de tu Organización, la reserva original debe cancelarse en el primer establecimiento y se debe crear una nueva reserva en el otro establecimiento.
Proceso recomendado:
- Revisa y aplica la política de cancelación y los cargos del establecimiento original.
- Cancela la reserva en el Establecimiento A.
- Crea una nueva reserva en el Establecimiento B.
- Gestiona de nuevo los pagos según sea necesario (reembolsar/anular/volver a autorizar/cobrar en el nuevo establecimiento).
- Envía la confirmación actualizada al huésped.
¿Cómo afecta Permitir sobreventa al desvincular reservas de grupos?
- Al desvincular una reserva creada con el tipo de asignación Bloqueo, presta atención a la disponibilidad del Inventario restante. Una vez desvinculada la reserva, el Bloqueo de asignación seguirá reservado para el grupo y el sistema utilizará la disponibilidad de tu inventario para alojar esta reserva.
- Obtén más información sobre los Bloqueos de asignación.
Si hay una disponibilidad de "0" o menos en el inventario, ocurrirá lo siguiente:
- Si la configuración Permitir sobreventa está deshabilitada, NO PUEDES desvincular la reserva del grupo.
- Si Permitir sobreventa está habilitado, puedes desvincular la reserva del grupo. En este caso, la disponibilidad del Inventario restante pasará a ser negativa (si la Cantidad asignada para la venta está configurada por debajo o por encima del Inventario restante, el sistema tendrá en cuenta la Cantidad asignada para la venta).
Ejemplo:
Tienes 1 tipo de habitación con 5 habitaciones disponibles:
- 3 se agregan al Bloqueo de asignación del grupo (tipo de asignación: bloqueo).
- Tu inventario general restante es 2.
Creaste una reserva con 3 habitaciones desde este Bloqueo de asignación y decidiste desvincularla del grupo (ahora esta reserva necesitará 3 habitaciones de tu inventario restante).
Como solo tenías 2 habitaciones en el inventario restante y la reserva desvinculada ocupó 3 habitaciones, tu disponibilidad ahora es -1.
Cuando tu disponibilidad sea negativa, el sistema enviará una disponibilidad de 0 a tus canales (OTA) y no podrás crear una reserva directa. Esto ayuda a evitar sobreventas no deseadas.
Soluciones:
- Puedes aumentar la Cantidad asignada para la venta agregando más disponibilidad para alojar la reserva desvinculada y crear o recibir reservas de las OTA. Ten en cuenta tu disponibilidad real para evitar sobreventas no deseadas.
- Puedes cambiar el tipo de asignación a Según disponibilidad. El sistema liberará el Bloqueo de asignación del grupo y calculará la disponibilidad para la reserva desvinculada a partir de la Cantidad asignada para la venta.
Consulta este artículo para aprender a acceder y utilizar los Informes de grupos específicos.
Comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.