Resumen
Un Bloqueo de asignación de grupo permite reservar disponibilidad para fechas elegidas, lo cual es especialmente útil para eventos como bodas. La parte organizadora, por ejemplo, decide las fechas y el número necesario de habitaciones. Luego, cada huésped reserva su habitación de forma individual.
Para facilitar esto, crea un bloqueo de asignación. Puedes establecer tarifas base, aplicar tarifas pre-negociadas o definir tarifas personalizadas. También puedes decidir bloquear la disponibilidad para el número de habitaciones acordado o tener una tarifa especial para el grupo sin bloquear la disponibilidad.
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Para crear un bloqueo de asignación, primero debes crear el perfil del grupo. Mira cómo aquí.
Acciones principales
Un Perfil del grupo puede tener varios bloqueos de asignación.
Consulta las secciones a continuación para entender cómo usar los bloqueos de asignación en tu establecimiento.
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Cómo crear un Bloqueo de asignación
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Paso 1 - Accede al Perfil del grupo para crear el Bloqueo de asignación
- Desde el Menú
, ve a Grupos
- Haz clic en el Nombre enlazado para abrir el perfil del grupo
- Ve a la pestaña Bloqueos de asignación y haz clic en +Crear Bloqueo de asignación
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Paso 2 - Establece el nombre y estado del Bloqueo de asignación
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El estado del bloqueo de asignación es un indicador clave para gestionar reservas de grupo y apoya los flujos de trabajo establecidos. Esta función es especialmente beneficiosa para los agentes de grupos de propiedad, quienes a menudo filtran sus bloques de reserva por estado diariamente o semanalmente para identificar y dar seguimiento a posibles reservas.
- Agrega Nombre del Bloqueo de Asignación
- Selecciona Estado del Bloqueo de Asignación
-
Prospecto y Tentativo: Ambas opciones te permiten indicar disponibilidad sin restringir el inventario ni permitir reservas. La diferencia está en cuándo eliges usar cada opción en tu proceso de ventas. Aunque cada propiedad tiene sus procedimientos operativos estándar, recomendamos las siguientes prácticas:
- Prospecto: Úsalo en la etapa exploratoria. Por ejemplo, cuando un organizador de eventos te contacta para entender mejor qué inventario está disponible y un precio estimado por habitación.
- Tentativo: Úsalo en la etapa de prospecto/oportunidad. Por ejemplo, si el organizador de eventos quiere reservar una fecha, verifica las fechas, el número de habitaciones necesarias y los tipos de habitaciones requeridos para cada fecha. Luego, crea un bloqueo de asignación tentativo. Envía esta información al organizador junto con una factura para el pago.
- Definitivo: Permite bloquear inventario y hacer reservas, ideal para reservas garantizadas o contratos. Recomendamos usarlo cuando se haya recibido el depósito y la propiedad esté lista para recibir reservas.
-
Prospecto y Tentativo: Ambas opciones te permiten indicar disponibilidad sin restringir el inventario ni permitir reservas. La diferencia está en cuándo eliges usar cada opción en tu proceso de ventas. Aunque cada propiedad tiene sus procedimientos operativos estándar, recomendamos las siguientes prácticas:
Si un Bloqueo de Asignación tiene un estado Prospecto o Tentativo, no se asignarán habitaciones del inventario de la propiedad. Para reservar habitaciones del bloqueo, debes cambiar el estado a Definitivo.
Comparación rápida de estados de bloqueo de asignación:
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| Estado | Bloqueo de inventario | Capacidad de reservar | Etapa del proceso de ventas |
| Prospecto | ❌ No bloquea inventario | ❌ No hay reservas dentro del bloque | Exploratoria (consulta inicial) |
| Tentativa | ❌ No bloquea inventario | ❌ No hay reservas dentro del bloque | Prospecto / Oportunidad (negociación) |
| Definitiva | ✅ Bloquea inventario | ✅ Se pueden hacer reservas dentro del bloque | Confirmada (con pago o garantía de reserva) |
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Paso 3 - Establecer tarifas y disponibilidad del Bloqueo de asignación
Selecciona el tipo de tarifa, el tipo de asignación y la liberación automática
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Paso 3.1 Seleccionar tipo de tarifa
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Verás diferentes configuraciones para el intervalo de bloqueo de inventario según el tipo de tarifa que selecciones:
- Base: Este bloqueo de inventario tomará las tarifas base que hayas configurado para tu establecimiento para cada tipo de habitación correspondiente.
- Plan de tarifas: Para usar esta opción, primero debes crear un plan de tarifas. Esto significa que las tarifas para este bloqueo de inventario se basarán en el plan de tarifas creado en la página de Tarifas especiales y paquetes. Debes seleccionar el plan de tarifas específico del cual extraer las tarifas.
- Personalizado: Esta opción te permite ingresar las tarifas que desees para el bloqueo de inventario.
Una vez que hayas establecido y guardado el tipo de tarifa para un bloqueo de inventario, no podrás cambiarlo después.
Si asocias un bloqueo de inventario con un plan de tarifas:
- El bloqueo de inventario se creará para los mismos tipos de habitación y fechas que el plan de tarifas. Aparecerá un error si se selecciona una fecha fuera de este rango.
- El bloqueo de inventario se volverá no disponible cuando el plan de tarifas expire.
- Actualmente, no es posible desactivar o eliminar un plan de tarifas en la página de Tarifas especiales y paquetes si está vinculado a un Bloqueo de asignación activo.
- Para asegurar que el plan de tarifas de grupo permanezca privado y solo sea accesible mediante un enlace o código específico, la fuente seleccionada en la configuración del plan de tarifas debe coincidir con la fuente elegida en el Perfil del grupo. Por ejemplo, si tu Perfil del grupo tiene una fuente llamada "Partner", el plan de tarifas también debe estar disponible para esa fuente para permitir el acceso al grupo vía enlace o ID. La fuente Sitio web/Motor de reservas debe estar desmarcada en la configuración del plan de tarifas; si está seleccionada, la tarifa será visible para todos los visitantes públicos en tu motor de reservas. Encuentra más información sobre cómo configurarlo aquí.
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Importante: Los planes de tarifas con códigos promocionales no pueden vincularse a los bloqueos de asignación de grupo. Cuando un plan de tarifas contiene un código promocional, los huéspedes que usen el enlace del bloqueo de asignación de grupo verán sin disponibilidad en el motor de reservas.
Si quieres ofrecer una tarifa especial para un grupo, crea un plan de tarifas personalizadosin código promocional y asígnalo al bloqueo de asignación.
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Paso 3.2 Seleccionar tipo de asignación
Tienes dos opciones:
- Bloqueo: Al añadir fechas al bloqueo, debes especificar el número de habitaciones que se asignarán. Las habitaciones quedan bloqueadas, por lo que nadie fuera del grupo podrá reservarlas. Esta configuración también permite la Liberación Automática (consulta el siguiente paso, Paso 3.3 Seleccionar Liberación Automática).
- Dependiendo de la disponibilidad: Esto significa que la disponibilidad para este bloqueo de asignación se basará en la disponibilidad de tu establecimiento. Por ejemplo, si hay 2 habitaciones disponibles en tu establecimiento, estarán disponibles para el grupo. Si se han vendido todas, el grupo tampoco podrá reservar de este bloqueo de asignación.
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Paso 3.3 Seleccionar Auto Release
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- Si seleccionaste Bloqueo como tu tipo de asignación, podrás configurar la Liberación automática:
- No: Las habitaciones no vendidas no se liberarán automáticamente para volver al inventario del establecimiento.
Por ejemplo, si has asignado 3 de 5 habitaciones para que las reserve el grupo y solo se reservan 2, 1 habitación seguirá sin estar disponible para otros huéspedes. Necesitas liberar manualmente esa habitación para que pueda reservarse por huéspedes fuera del grupo.
Puedes hacer esto en la página de Pickup del perfil del grupo (consulta la sección Revisión del Pickup del Bloqueo de Asignación).
- Sí: Las habitaciones no vendidas se liberarán automáticamente para volver al inventario del establecimiento según los días de anticipación y la hora especificada. Consulta ejemplos en la sección Escenarios de Liberación Automática a continuación.
- Configura el Horario de Liberación. Si seleccionaste que el bloqueo de asignación se libere automáticamente, puedes elegir una de las opciones de liberación:
- Liberar todo el inventario para todas las fechas simultáneamente: El sistema liberará las habitaciones no vendidas para todas las fechas del bloqueo de asignación al mismo tiempo.
- Liberar todo el inventario un día a la vez: El sistema liberará las habitaciones no vendidas en el bloqueo de asignación un día a la vez según los días de anticipación y la hora programada.
- Liberar todo el inventario un intervalo a la vez: Si existen múltiples intervalos en un bloqueo de asignación, el sistema liberará las habitaciones un intervalo a la vez según los días de anticipación y la hora programada.
Escenarios de liberación automática
Ejemplo
- Detalles del evento: La empresa Endless Summer organizará dos eventos en fines de semana consecutivos, del 07 al 09 de octubre de 2024 y del 14 al 16 de octubre de 2024. Solicitaron que reserves 10 habitaciones para ellos en tu establecimiento para cada día de los eventos.
- Creación de Bloqueos de Asignación: Para atender esta solicitud, crearás un solo bloqueo de asignación con dos intervalos correspondientes a las fechas de los eventos. Asegúrate de que cada intervalo tenga 10 habitaciones exclusivamente para los eventos.
- Configuración de la liberación automática: También configurarás el bloqueo para que se libere automáticamente 3 días antes a las 10:00 AM. Si el grupo deja habitaciones sin reservar, podrás venderlas a otros huéspedes fuera de la empresa Endless Summer.
Resultados de la liberación automática
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- Libera todo el inventario para todas las fechas simultáneamente: Todas las habitaciones no vendidas de ambos intervalos de bloqueo de asignación se liberarán 3 días antes de la fecha de llegada más temprana (7 de octubre), lo que significa que cada habitación no vendida se liberará el 4 de octubre a las 10:00 a. m.
- Libera todo el inventario un día a la vez: Para el primer intervalo de bloqueo de asignación, el sistema comenzará a liberar las habitaciones no reservadas para el 7 de octubre el 4 de octubre a las 10:00 a. m. (3 días de anticipación); para el 8 de octubre, las habitaciones no reservadas se liberarán el 5 de octubre y así sucesivamente.
Lo mismo aplica para el último bloqueo de asignación; en este caso, las habitaciones no vendidas para el 16 de octubre se liberarán el 13 de octubre.
- Libera todo el inventario un intervalo a la vez: El 4 de octubre a las 10:00 a. m., el sistema liberará las habitaciones no reservadas del primer intervalo (07-09 de octubre de 2024) y las habitaciones no reservadas del último intervalo (14-16 de octubre de 2024) se liberarán el 11 de octubre.
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Paso 4 - Añadir fechas de bloqueo de asignación
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Para crear un intervalo de bloqueo de asignación, haz clic en +Añadir fechas.
Los ajustes aquí dependerán de las opciones de tarifa y disponibilidad que seleccionaste en los pasos anteriores.
- Añade varios intervalos para un Bloqueo de asignación.
- Puedes añadir Fechas contiguas y elegir si bloquear un tipo de habitación o una unidad específica.
- Al añadir un intervalo, los campos de Disponibilidad solo se muestran si se seleccionó Bloqueo como tipo de asignación; los campos de Tarifas solo se muestran si se seleccionó Personalizado como tipo de tarifa.
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Paso 4.1 - Añadir Fechas Contiguas (opcional)
Cuando haces clic en +Añadir Fechas, aparece una sección no obligatoria para que añadas fechas contiguas, también conocidas como días previos a la llegada y días posteriores a la salida.
Por ejemplo, si una conferencia se realiza del 5 al 7 de mayo, las fechas contiguas podrían ser el 3, 4, 8 y 9 de mayo.
Al usar esta función, en lugar de que un huésped viaje solo por 2 noches para un evento, ahora puede reservar una estancia de 4 días con el plan de tarifas prenegociado, lo que genera mayores oportunidades de ocupación e ingresos para tu establecimiento. La configuración estándar no tendrá ningún valor.
Puedes añadir fechas contiguas con planes de tarifas específicos. Puedes elegir si usar el mismo plan de tarifas para las fechas principales del evento, un plan diferente o continuar usando la tarifa base.
Las Fechas Contiguas no bloquean la disponibilidad para el rango de fechas seleccionado. Simplemente permiten que los clientes reserven fechas alrededor usando la Disponibilidad general del calendario. Si quieres bloquear la disponibilidad, debes poner las fechas como parte de las fechas de Bloqueo de asignación en lugar de las Fechas Contiguas.
Paso 4.2 - Bloquear un tipo de habitación o una unidad específica
Cuando haces clic en +Añadir Fechas, la opción estándar para crear el bloqueo de asignación será Tipo de habitación.
Sin embargo, puedes bloquear un Tipo de habitación o una Unidad específica. Al seleccionar "Unidad", aparecerá una lista de selección adicional para elegir qué unidades bloquear.
Por ejemplo, si tu establecimiento tiene 10 tipos de habitación Queen Deluxe, en lugar de bloquear dos unidades Queen Deluxe al azar, puedes especificar bloquear la unidad Queen Deluxe 101 y la unidad Queen Deluxe 103, que están una al lado de la otra.
Usa la función de unidad para permitir que huéspedes que viajan juntos se queden en la misma sección del hotel, lo que aumenta la satisfacción del huésped. Los establecimientos también pueden asignar grupos basados en una sección o piso para mejorar la eficiencia de limpieza y operaciones (por ejemplo, asignar personal solo a un piso en lugar de todo el establecimiento).
Puedes identificar fácilmente el bloqueo de asignación en el calendario buscando líneas finas discontinuas y el ícono de "3 personas" junto al nombre del bloqueo, así:
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Paso 4.3 - Establece el tipo de tarifa
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- Los pasos a continuación son para establecer el tipo de tarifa para un Tipo de habitación. Sin embargo, también puedes configurarlo para Unidades específicas.
- Si añades Unidades a los intervalos, el proceso es el mismo, excepto en el paso 5.
- Selecciona Tipos de habitación
- Selecciona fecha inicial y fecha final para el intervalo
- Selecciona días antes de la llegada y después de la salida (opcional)
- Selecciona días de la semana
- Si previamente seleccionaste Tipo de asignación = Bloque, deberás ingresar manualmente el número de habitaciones que se asignarán para este intervalo.
- Haz clic en Aplicar para aplicar a todos.
- Haz clic en Añadir intervalo
- Los pasos a continuación son para establecer el tipo de tarifa para un Tipo de habitación. Sin embargo, también puedes configurarlo para Unidades específicas.
- Si añades Unidades a los intervalos, el proceso es el mismo, excepto en el paso 5.
- Selecciona Tipos de habitación
- Selecciona fecha inicial y fecha final para el intervalo
- Selecciona días antes de la llegada y después de la salida (opcional)
- Selecciona días de la semana
- Si previamente seleccionaste Tipo de asignación = Bloque, deberás ingresar manualmente el número de habitaciones que se asignarán para este intervalo.
- Haz clic en Aplicar para aplicar a todos.
- Haz clic en Añadir intervalo
No tienes que ingresar las tarifas porque se extraerán del plan de tarifas seleccionado en Paso 3.1 Seleccionar tipo de tarifa.
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- Los pasos a continuación son para establecer el tipo de tarifa para un Tipo de habitación. Sin embargo, también puedes configurarlo para Unidades específicas.
- Si añades Unidades a los intervalos, el proceso es el mismo, excepto en el paso 7.
- Selecciona Tipos de habitación
- Selecciona las fechas de inicio y final para el intervalo
- Selecciona los días previos a la llegada y posteriores a la salida (opcional)
- Selecciona los días de la semana
- Si es necesario, establece los parámetros del intervalo: MinLos, MaxLos, Fecha límite, Reservas de última hora, Cerrado para llegadas/salidas.
- Agrega las tarifas para los Tipos de habitación seleccionados
- Si previamente seleccionaste Tipo de asignación = Bloque, debes ingresar manualmente el número de habitaciones que se asignarán para este intervalo
- También puedes ingresar el precio adicional por huésped si es necesario o seleccionarlo para que sea igual a la Tarifa base
- Haz clic en Añadir intervalo
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Paso 5 - Añade notas y guarda
Puedes añadir notas informativas para tu bloqueo de asignación (descripción del evento, requisitos especiales, etc.), pero no es obligatorio.
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Notas y escribe la nota
- Haz clic en Enviar nota
- Asegúrate de que los detalles del bloqueo de asignación sean correctos y haz clic en Guardar
También puedes añadir notas a un Bloqueo de asignación más tarde yendo a la pestaña de Notas del Perfil del grupo. Para más información, consulta la sección Añadir notas a un Perfil del grupo, Bloqueo de asignación, Reservas o Huéspedes de este artículo.
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Cómo editar un Bloqueo de asignación
Ten en cuenta que no puedes cambiar el Tipo de tarifa del bloqueo de asignación una vez creado y guardado.
Los nuevos intervalos para los bloqueos de asignación con inventario liberado manualmente no mantendrán la disponibilidad. Esto también se aplica a los intervalos existentes editados después de la liberación. El bloqueo de asignación no estará disponible para añadir nuevas reservas ni para vincular las existentes.
Para editar los detalles del bloqueo de asignación o los intervalos (fechas) del bloqueo, sigue estos pasos:
- Desde la página de Grupos
, haz clic en el Perfil del grupo deseado
- Ve a la pestaña Bloqueos de asignación y haz clic en el nombre del bloqueo de asignación deseado
También puedes ver los intervalos detallados de cada Bloqueo de asignación haciendo clic en el signo '+' junto al código del bloqueo, lo que abrirá otra sección con más información.
- Haz clic en Editar detalles en la página del bloqueo de asignación.
- Edita los detalles del bloqueo de asignación y haz clic en Guardar.
Antes de guardar, también puedes editar las fechas/intervalos del bloqueo de asignación:
a. Añadir más fechas
b. Eliminar fechas existentes
c. Editar fechas existentes
Cómo eliminar un Bloqueo de asignación
- Desde la página de Grupos
- Ve a la pestaña Bloqueos de asignación y haz clic en el ícono de engranaje junto al nombre del bloqueo de asignación deseado para elegir la opción Eliminar bloqueo de asignación.
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Los bloqueos de asignación regulares no pueden soportar reservas que abarquen varios bloques. Si necesitas crear una reserva continua que cubra diferentes bloques, consulta Gestionar bloqueos de asignación agregados.
Preguntas frecuentes
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¿Cómo modifico los parámetros de intervalo de un Bloqueo de asignación una vez que se han añadido Reservas? (MinLOS, MaxLOS)
Tu Bloqueo de asignación debe haberse creado con un tipo de tarifa personalizado para modificar los parámetros de intervalo (MinLOS, MaxLOS, fecha límite, reserva de última hora y cierre cercano a la llegada/salida).
Haz clic en el nombre del Bloqueo de asignación > haz clic en Modificar detalles > busca el intervalo y haz clic en el icono de lápiz para modificar los parámetros. Recuerda Guardar los cambios.
Si configuraste el Bloqueo de asignación con un tipo de tarifa de Plan de tarifas o paquete, no es posible cambiar las restricciones del plan de tarifas. No puedes añadir ni modificar intervalos para un plan de tarifas conectado a un bloqueo de asignación. La solución sería crear un nuevo plan de tarifas con el MinLOS/MaxLOS deseado y luego crear un nuevo bloqueo de asignación dentro de este grupo usando el plan de tarifas recién creado.
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¿Cómo edito el número de habitaciones en un Bloqueo de asignación una vez que se han añadido reservas?
Para actualizar el número de disponibilidad, haz clic en el nombre del Bloqueo de asignación, luego haz clic en "Editar detalles." Una vez allí, busca el intervalo y haz clic en el icono de lápiz para editar el número de disponibilidad. Puedes aplicar los cambios a todos los días o hacerlos manualmente para el día de la semana que desees, si es necesario.
Recuerda guardar los cambios.
Una vez que todas las habitaciones del Bloqueo de asignación estén reservadas, no es posiblereducir el número de habitaciones disponibles. Si intentas hacerlo, aparecerá un error que dice: “La disponibilidad debe ser mayor que el número total de reservas ya realizadas desde este bloqueo de asignación.” Asegúrate de ingresar el número correcto de habitaciones para evitar este error.
Puedes cambiar el número de habitaciones en un bloqueo de asignación SI aún no ha sido liberado. Puedes verificar qué bloqueos de asignación han sido liberados yendo a la pestaña Pickup, eligiendo el bloqueo deseado y revisando los detalles.
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¿Por qué no puedo vincular una reserva a un Bloqueo de asignación?
Si un Bloqueo de asignación no aparece como opción al vincular una reserva existente, o si no se puede añadir la reserva al bloqueo, revisa lo siguiente:
- Estado del Bloqueo de asignación: Las reservas solo pueden vincularse a un Bloqueo de asignación en estado Definitiva. Los bloqueos en estado Prospecto o Tentativa no permiten reservas.
- Inventario liberado: No se pueden añadir ni vincular reservas a un Bloqueo de asignación después de que su inventario haya sido liberado.
- Disponibilidad: El bloqueo debe tener suficiente disponibilidad para el tipo de habitación y las fechas de estancia de la reserva. Si la disponibilidad es insuficiente, aumenta el número de habitaciones en el bloqueo antes de vincular la reserva.
- Plan de tarifas: La reserva y el Bloqueo de asignación deben usar planes de tarifas compatibles. No se puede vincular una reserva a un bloqueo asociado con un plan de tarifas diferente.
Para vincular una reserva existente, ve a la pestaña Reservas del Perfil del grupo y selecciona +Añadir reserva > Vincular reserva existente. Para el flujo completo, consulta Gestionar perfiles de grupo, reservas y tarjetas de crédito.
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¿Por qué los huéspedes generales pueden ver y reservar mi plan de tarifas específico para grupos?
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Esto ocurre cuando el plan de tarifas asociado con el bloqueo de inventario está configurado con la fuente "Sitio web/Motor de reservas". Cuando se selecciona esta fuente, el plan de tarifas es visible para todos los que visitan tu sitio web, incluso para quienes no tienen un enlace de grupo.
Para restringir la oferta solo a los miembros del grupo, sigue estos pasos:
- Desde el Menú, ve a Tarifas y Disponibilidad y selecciona Tarifas especiales y paquetes.
- Busca el plan de tarifas del grupo, haz clic en los tres puntos y selecciona Editar.
- En el desplegable de Fuente, desmarca Sitio web/Motor de reservas.
- Selecciona una fuente privada que coincida (como Teléfono o Correo).
- Verifica que la Fuente seleccionada en tu Perfil del grupo coincida con la elegida en el plan de tarifas.
Una vez que estas fuentes coinciden y se deselecciona el Motor de reservas, el plan de tarifas permanece oculto para el público general pero sigue siendo accesible para los huéspedes que usan la URL específica del grupo o el código de inventario.
Ejemplo: Configuración de fuentes coincidentes para un enlace de reserva privado de grupo
Por ejemplo, la siguiente demostración muestra un flujo de trabajo usando un Perfil del grupo titulado "TEST SOURCE BE" con su fuente configurada como "Sin reserva previa". Al acceder a la configuración del plan de tarifas asociado, se desmarca la fuente "Sitio web/Motor de reservas" para garantizar la privacidad, mientras que se habilita la fuente "Sin reserva previa" para crear el enlace necesario con el Perfil del grupo.
Después de configurar un Bloqueo de asignación definitivo vinculado a este plan de tarifas, se genera una URL de reserva única específicamente para las fechas elegidas. Al abrir este enlace, se revela que la tarifa específica para el grupo es accesible para el huésped, restringiendo efectivamente la oferta solo a quienes poseen la URL directa o el código de inventario, mientras se mantiene oculta en el motor de reservas público estándar.
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Más información sobre cómo gestionar Bloqueos de asignación de grupo.
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