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Folios de grupos

Gabriela Garcia
Actualización

Información general

En el Folio del grupo, puedes manejar fácilmente las transacciones de las que la empresa es responsable.

El folio se ve similar al folio de reserva. Puedes añadir pagos, reembolsar cargos o productos desde aquí. Además, puedes transferir transacciones de reservas existentes al folio del grupo, lo que actualizará el saldo. También puedes establecer que las transacciones se envíen automáticamente al folio del grupo cuando se cree una reserva dentro del grupo o anular el ruteo de transacciones de reservas existentes.

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Navegación del Folio del grupo

  1. Desde el Menú Main menu.png, ve a Grupos Groups icon.png
  2. Haz clic en el Nombre para abrir el perfil del grupo
  3. Ve a la pestaña de Folios
  4. Puedes Filtrar la lista haciendo clic en Aplicar después de usar los siguientes campos:
    1. Resumen de cuenta, Habitación, Nombre del huésped: Deje el campo en blanco para ver una lista completa de todos sus perfiles de grupo.
    2. Desde y Hasta
    3. Hora
    4. Descripción: Seleccionar todos los Tipos de transacciones o elegir cualquiera de las opciones en el menú desplegable
    5. Agrupar por: Elija cualquiera de las opciones: Ninguno, Usuario, Fecha, Habitación, Nombre del huésped, Resumen de cuenta o Descripción
    6. Subgrupo por: Este filtro estará disponible si selecciona Agrupar por cualquier opción que no sea NINGUNO
    7. Transacciones: Contabilizadas o Pendientes

En esta página, puede:

  1. Añadir folios y editar la configuración del folio (solo disponible si tiene la funcionalidad de Folio dividida habilitada)
  2. Revisar transacciones agregadas al folio del grupo
  3. Añadir/Reembolsar pago al folio del grupo
  4. Añadir/Ajustar cargo al folio del grupo
  5. Mover transacciones entre los folios (solo disponible si tiene la funcionalidad de Folio dividida habilitada)
  6. Hacer clic en Acciones para Enviar folio por correo

  • Cuando hagas clic en Correo Folio, el sistema abrirá una caja a la derecha para que selecciones qué folios deseas enviar y añadir el correo electrónico del huésped.
  • Si se crea más de un contacto en el Perfil del grupo, el formulario de correo se completará con el primero y te permitirá editarlo (si es necesario).
  • Para enviar por correo el resumen de cuenta del grupo a varios correos electrónicos a la vez, simplemente debes añadir una coma (,) entre ellos.

Transacciones en el folio del grupo

Añadir nuevas transacciones a un Folio del grupo

Añadir Pago, Reembolso, Cargo y Producto desde la pestaña Folio del grupo

Añadir Pago, Reembolso, Cargo y Producto desde la pestaña Folio del grupo es el mismo proceso que para reservas regulares (no de grupo). La única excepción es que, en este caso, la transacción aparecerá en el Folio del grupo pero no estará vinculada a ninguna reserva en particular.

  • En la columna Ruteo desde, verás el código de grupo, lo que significa que la transacción pertenece al grupo y no fue ruteada desde una reserva específica.
  • Si deseas rutea una transacción desde una reserva al folio del grupo, consulta la sección Ruteo de transacciones desde reservas a un Folio de Grupo a continuación.

Añadir Pago desde la pestaña Tarjeta de crédito

Puedes añadir un pago al folio del grupo desde la pestaña Tarjeta de crédito en el perfil del grupo si tienes habilitado el Procesamiento de Pagos.

Consulta la sección Transacciones con tarjeta de crédito en Perfiles de Grupo en este artículo para aprender cómo añadir detalles de tarjeta de crédito y pagos a grupos.

Ruteo de transacciones de reservas a un Folio del grupo

Configuración de enrutamiento automático de transacciones al Folio del grupo

 Al vincular una reserva a un Perfil de grupo que tiene habilitado el ruteo automático, puede esperar lo siguiente:

  • Las transacciones ya contabilizadas permanecerán contabilizadas en la reserva (no se moverán ni se rutarán al grupo).
  • Todas las transacciones pendientes existentes para las cuales se ha configurado el ruteo se rutarán al folio del grupo.

Para configurar el ruteo automático de transacciones a un folio de grupo, debe:

Paso 1 - Configurar las transacciones de ruteo en la configuración del Perfil de grupo

Cuando crea o edita un perfil de grupo, debe seleccionar las siguientes opciones:

  1. Vaya a la pestaña Perfil de grupo y haga clic en el icono de lápiz para editar
  2. En la sección Ruteo al folio del grupo, seleccione Sí
  3. Seleccione los Tipos de transacciones que desea rutar de las reservas vinculadas al grupo
  4. (Opcional) Seleccione la Configuración del folio de reserva (solo si está habilitada la funcionalidad de folio dividida)
  5. Haga clic en Guardar

 Si tiene un perfil de grupo existente con la opción Ruteo al folio del grupo --> No, y la cambia a Sí, todas las transacciones pendientes existentes se rutarán automáticamente al folio del grupo y viceversa. Todas las transacciones contabilizadas existentes no se rutarán automáticamente ni se anularán. Lo mismo se aplica si está cambiando la selección de tipos de transacciones.

Paso 2 - Crear una reserva para el grupo

  1. Desde la pestaña Reservas del perfil de grupo deseado, haga clic en +Añadir reserva y seleccione Crear y añadir nueva reserva.

  1. En la página Nueva reserva, seleccione Bloqueo de asignación. Siga los pasos estándar para crear la reserva.

  1. Después de su creación, se le dirigirá a la página de Datos de la reserva. La reserva se creará con el perfil del grupo y el bloqueo de asignación seleccionados.
  2. Las transacciones que se seleccionaron en la página de Perfil del grupo (Paso 1) se rutarán automáticamente al Folio del grupo y se resaltarán en amarillo:

  1. Cuando haga clic en el ícono 'i', aparecerá una descripción que muestra a dónde se ruteó la transacción.
  2. Haga clic en Ver para ser redirigido a la página del grupo.

 Las mismas transacciones aparecerán en la página del Folio del grupo, también con el ícono 'i'; al hacer clic en él se mostrará una descripción que indica de dónde se ruteó la transacción, y al hacer clic en Ver se redirige de nuevo a la Reserva.

Ruteo manual de transacciones al Folio del grupo

 Las transacciones solo se pueden rutar al Folio del grupo si la reserva está vinculada al Perfil del grupo.

  1. Vincula la reserva al Perfil del grupo (ver cómo vincular reservas existentes a un Grupo en este artículo).
  2. En la pestaña de Reservas del Perfil del grupo, haz clic en el ID de la reserva vinculada.

  1. En el folio de la reserva, haz clic en Mover transacciones y elige Rutear a cuenta de grupo.

  1. Selecciona una de las dos opciones:

a. Rutear transacciones individuales: si deseas seleccionar manualmente qué transacciones rutear marcando las casillas junto a las transacciones.

b. Rutear por tipo de transacción: si deseas rutear varias transacciones a la vez según su tipo.

  1. (opcional) Selecciona a qué folio se deben mover las transacciones (solo disponible si está habilitada la configuración de folio dividido).

  1. Haz clic en Rutear transacciones

  1. Las transacciones rutadas se resaltarán en amarillo en el folio de la reserva:

  1. Cuando hagas clic en el ícono 'i', aparecerá una descripción que muestra a dónde se rutó la transacción.
  2. Haz clic en Ver para ser redirigido a la página del Grupo.

 Las mismas transacciones aparecerán en la página del Folio del grupo, también con el ícono 'i'; al hacer clic en él se mostrará una descripción que indica de dónde se rutó la transacción, y al hacer clic en Ver se redirige de nuevo a la Reserva.

 Las transacciones rutadas al folio del grupo ahora afectan al saldo pendiente del folio del Grupo, no al saldo pendiente de la reserva.

Anular ruteo de transacciones de un Folio del grupo

  1. Abrir la pestaña de Folio del perfil del grupo; todas las transacciones ruteadas estarán resaltadas en amarillo.

 Al hacer clic en el ícono 'i', aparecerá una descripción mostrando a dónde fue ruteada la transacción. Hacer clic en Ver para ser redirigido a la página de esa Reserva. En el ejemplo a continuación, la transacción fue transferida desde la reserva de Nino.

  1. Encontrar la transacción deseada, hacer clic en el ícono de engranaje y seleccionar Anular ruteo.

 Una vez anulada, los folios del grupo y de la reserva se actualizarán; la transacción será visible solo en el folio de la reserva y ya no en el Folio del grupo.

 Las transacciones anuladas ya no se incluirán en el saldo pendiente del folio del grupo y se añadirán al saldo pendiente de la reserva.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo mover transacciones entre folios dentro de la reserva?

Cuando las transacciones se mueven de un folio de reserva a un folio de grupo, el sistema te impedirá transferir estas transacciones entre folios en la Reserva. Esto es para que puedas hacer un seguimiento del folio desde el cual se ruteó la transacción.

 Si deseas mover transacciones no ruteadas a un folio diferente, mueve las transacciones individualmente o selecciona un tipo de transacción que no incluya transacciones ruteadas. Consulta este artículo: Gestionar folio dividido en la reserva.

¿Cuándo debo usar la opción de anular ruteo?

Puede haber varias razones para anular el ruteo de transacciones. Las más comunes incluyen:

  • Anular accidentalmente el ruteo de una transacción al folio de grupo y querer anular el ruteo de vuelta a la reserva.
  • Un huésped está pagando una de las noches por su cuenta, y la transacción debe eliminarse del folio de grupo.

 Cuando anulas el ruteo de una transacción, los saldos de los folios de grupo y de reserva se actualizarán; la transacción será visible solo en el folio de reserva y ya no en el folio de grupo.

¿Cómo imprimo un resumen de cuenta desde la página de perfil del grupo?

  1. En la página del Perfil del grupo, haz clic en Acciones y selecciona Imprimir resumen de cuenta
  2. El sistema abrirá una caja en el lado derecho de la pantalla para que selecciones qué folios deseas imprimir
  3. Selecciona todos o elige un folio específico, y haz clic en Continuar para abrir una ventana para seleccionar tu impresora e imprimir el documento

  • Al imprimir resúmenes de cuenta, la lógica para mostrar transacciones es la siguiente:
  1. El sistema mostrará las transacciones en orden de fecha, comenzando por las más recientes.
  2. Los totales mostrados al final incluirán todas las transacciones de los folios seleccionados.

  • En el resumen de cuenta, además de la lista de transacciones, puedes ver los siguientes detalles:
      1. Nombre del grupo
      2. Código del grupo
      3. Estado del grupo
      4. Detalles de contacto (correo electrónico comercial, teléfono de trabajo y dirección completa)

Error: "Debes mover todas las transacciones a un folio diferente antes de eliminarlo."

Te encontrarás con el siguiente error al intentar eliminar un folio con transacciones ruteadas pendientes:

Esto evita que elimines inadvertidamente datos importantes del sistema. Asegúrate de mover todas las transacciones ruteadas pendientes a un folio diferente antes de intentar eliminarlo.

 Consulta el siguiente artículo para más detalles sobre Ruteo de transacciones entre folios.

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