Resumen de cuenta de la reserva - Todo lo que debes saber

Sí. Cuando la función Registro de productos por lotes esté disponible, utiliza Añadir varios productos para crear una lista de productos o servicios y registrarlos juntos en el folio. Cada producto puede tener una o varias fechas de registro, incluidas fechas futuras no consecutivas.

• Los productos con la fecha operativa actual del establecimiento se registran inmediatamente al enviar el lote.
• Los productos con fechas futuras se crean como pendientes, se incluyen inmediatamente en el saldo del folio y se registran automáticamente cuando la fecha operativa del establecimiento llega a la fecha programada.
• El proceso existente para registrar un solo producto sigue disponible y el registro por lotes no lo reemplaza.

Un registro con la etiqueta Archivado representa una habitación que se eliminó de la reserva activa, pero que aún conserva un historial de transacciones de la reserva. El registro archivado sigue disponible para que puedas consultar las transacciones asociadas a esa habitación.

Ejemplo: Una reserva de varias habitaciones contiene inicialmente dos habitaciones. Si más adelante se archiva una de ellas, el ID de reserva correspondiente puede seguir apareciendo en el filtro con la etiqueta Archivado. Selecciona ese registro cuando necesites incluir las transacciones correspondientes en la vista del folio.

Para ver un ejemplo visual, consulta la sección Registros de ID de reserva archivados más arriba.

Sí. El saldo pendiente se calcula a partir de todas las transacciones aplicables de la reserva, incluidas las asociadas a las habitaciones archivadas. El filtro ID de la reserva cambia las transacciones visibles en el folio, pero no modifica el cálculo del saldo pendiente.

Esto significa que puedes ver un saldo pendiente que incluya transacciones que no están visibles en ese momento debido a los filtros activos del folio. Para obtener una explicación detallada del cálculo y de cómo los filtros afectan los totales visibles del folio, consulta Saldo pendiente y resumen de transacciones.

Los totales de Débito y Crédito al final de la tabla del folio reflejan las transacciones incluidas en los resultados visibles. Al seleccionar un ID de reserva archivado, puedes añadir las transacciones asociadas a la vista actual, por lo que los totales visibles pueden cambiar.

Ejemplo: Si una habitación archivada tiene un cargo adicional y un pago, al seleccionar el ID de reserva archivado correspondiente, esas transacciones se añaden a la tabla visible. Los totales de Débito y Crédito se actualizan para incluirlas.

Esto no cambia las transacciones que se utilizan para calcular el saldo pendiente. Para obtener más contexto, consulta Saldo pendiente y resumen de transacciones.

Puedes gestionar el uso diario de una habitación registrando el cargo en una cuenta interna y bloqueando temporalmente la habitación mientras esté en uso.

1. Crea una cuenta interna llamada Uso diario. Puedes reutilizar esta cuenta para futuras reservas de uso diario. Consulta Cómo crear y editar cuentas internas.
2. Registra el cargo por uso diario en el folio de la reserva como Ingresos por habitación. Consulta Añadir o ajustar cargos en las reservas.
3. Crea un bloque de habitaciones en el calendario mientras la habitación esté en uso. Consulta Cómo bloquear la disponibilidad de las habitaciones.

Motivo: llenado automático de los datos del huésped. Cuando creas una reserva y comienzas a escribir el nombre o el correo de un huésped, Cloudbeds PMS puede sugerir perfiles de huéspedes existentes. Esto resulta útil cuando un huésped que regresa ya tiene un perfil, pero seleccionar una sugerencia incorrecta puede asociar la reserva con los datos de otro huésped.

Ejemplo:

• Estás creando una reserva para un huésped nuevo llamado John Doe.
• Cuando comienzas a escribir «John», el sistema puede sugerir perfiles de huéspedes existentes con el mismo nombre o uno similar.
• Si el huésped nuevo no se ha alojado antes en el establecimiento, verifica los datos del perfil antes de seleccionar una sugerencia existente.
• Si seleccionas un perfil existente incorrecto, la reserva puede mostrar los datos del huésped de ese perfil en el folio.

Si la reserva se vinculó al perfil existente de otro huésped, consulta las siguientes indicaciones antes de modificar el perfil compartido.

¿Qué debo hacer si creé la reserva con el perfil de huésped incorrecto?

Evita editar el perfil compartido del huésped únicamente para corregir esta reserva. Los cambios en ese perfil también pueden afectar otras reservas asociadas al mismo registro de huésped.

Consulta Editar reservas para conocer las opciones disponibles para editar los datos del huésped en una reserva existente.

La corrección depende de si necesitas reducir o aumentar el monto que ya se registró en el folio.

• Aplicar un descuento: Sigue el proceso de ajuste descrito en Añadir o ajustar cargos en las reservas.
• Añadir un cargo adicional: Sigue las instrucciones de Añadir y usar ingresos por habitación en el folio de la reserva.

La fecha de transacción y la fecha de servicio suelen coincidir, pero cumplen funciones diferentes cuando se crea o ajusta una transacción para otra fecha de servicio.

• La fecha de servicio representa la fecha a la que se pretende aplicar la transacción, incluida una fecha de servicio pasada cuando el usuario cuenta con el permiso requerido.
• La fecha de transacción indica cuándo se creó o actualizó realmente la transacción en el sistema.
• Mantener estas fechas separadas permite conservar registros contables auditables y, a la vez, realizar correcciones autorizadas en la fecha de servicio.

La siguiente imagen resalta las columnas Fecha de servicio y Fecha/Hora en el folio.

Tabla comparativa

Estos ejemplos muestran cómo pueden diferir las dos fechas cuando el registro financiero se crea antes de la fecha a la que se aplica el servicio.

1. Hoy se importa una reserva futura. Por ejemplo, una reserva con fecha de check-in del 30 de noviembre se importa el 14 de noviembre.
   • Fecha de transacción: 14 de noviembre, la fecha en que se creó el registro.
   • Fecha de servicio: 30 de noviembre, la fecha a la que corresponde el servicio de alojamiento.
2. Hoy se actualiza la tarifa de la habitación para esa estancia futura.
   • Fecha de transacción: 14 de noviembre, la fecha en que se registró el cambio de tarifa.
   • Fecha de servicio: 30 de noviembre, la fecha a la que se aplica la tarifa actualizada de la habitación.