El informe de Saldos de cuentas es una herramienta útil que previene errores al cobrar pagos luego de que los huéspedes han concluido su estancia y que garantiza cambios oportunos en las reservas. Mediante el uso de este informe, puedes tener la certeza de que:
- Ningún huésped concluye su estancia con saldos pendientes
- Se modifican los No Show y las cancelaciones
- Ningún huésped hace check-in sin realizar el pago o registrar un método de pago
Acceso y uso
- Abre el Menú principal
y haz clic en Informes Clásicos
- Selecciona Informes de actividad diaria y haz clic en Saldos de cuenta
- Aplica los filtros necesarios
- Haz clic en Aplicar
Filtros y tabla de Saldo de cuentas
Al abrir el informe, puedes filtrar la lista de reservas por:
- # de res, # de hab #, mombre: Aquí puedes ver reservas específicas ingresando el número de la reserva, el número de la habitación o el nombre del huésped. Si quieres ver la lista de todos tus huéspedes, deja este campo en blanco.
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Saldo de las reservas
- Si el saldo es positivo, el huésped te debe dinero
- Si el saldo es cero, el huésped ha pagado la totalidad de la reserva
- Si el saldo es negativo, el huésped ha pagado de más o ha pagado por cargos futuros
- Estado de la reserva: Puedes seleccionar todos o especificar cierto tipo de reservas
- Fuente de la reserva: Puedes seleccionar todas o especificar los canales donde se creó la reserva
- Fecha de llegada y Fecha de salida: Aquí puedes refinar la búsqueda por fechas específicas o un rango de fechas. Si quieres ver la lista de todas tus reservas, deja este campo en blanco.
Luego de aplicar los filtros, verás una lista de reservas en la tabla. La mayoría de los campos son muy fáciles de entender o son iguales a los filtros; pero aquí hay algunas menciones honorables:
- Total general: Es el valor total de la reserva
- Monto Pagado
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Saldo pendiente
- Saldo Negativo: El huésped ha pagado de más o ha pagado por cargos futuros
- Saldo Pendiente o Saldo Positivo: El huésped te debe dinero
- La columna de Saldo pendiente en este informe usa el mismo cálculo unificado que se ve en el folio de la reserva, en los folios de los grupos y en las Cuentas internas. El monto se calcula a partir de todas las transacciones, contabilizadas o pendientes.
- Los filtros de fechas solo afectan las transacciones visibles en el informe; no modifican el cálculo del Saldo pendiente.
- Total (sólo en esta página) y Total general (en todas las páginas)
Haz clic en el texto hipervinculado en la columna RES # para ser redirigido a la página de Datos de la Reserva.
Opción de Exportar A
En la esquina superior derecha de la pantalla verás la opción Exportar A. Allí puedes descargar el informe como archivo PDF o Excel.
Preguntas frecuentes
Recomendamos establecer un procedimiento operativo estándar (SOP) con instrucciones claras para que tus empleados filtren periódicamente las reservas cuando terminan su estancia e identifiquen las cuentas con saldos pendientes para ajustar los ingresos o cobrar el pago.
Para crear una guía SOP, lee el artículo sobre cómo modificar los ingresos por habitación.
Cuando se cancela una reserva o se marca como No Show, Cloudbeds elimina automáticamente todas las transacciones pendientes asociadas con la reserva y vuelve a calcular inmediatamente el saldo pendiente. En la mayoría de casos, ello resulta en un saldo pendiente de 0.00. El Informe de Saldo de cuentas refleja la cantidad actualizada.
Una reserva cancelada puede mostrar un saldo positivo si:
- Se ha configurado y aplicado un cargo por cancelación o cargo por No Show
- Se han contabilizado cargos (no están pendientes) antes de cancelar la reserva
- Se han agregado intencionadamente productos adicionales, impuestos o tasas que no se han anulado
- La propiedad ha agregado manualmente cargos que el sistema no elimina automáticamente
El informe de Saldos de cuentas siempre muestra el saldo pendiente actual del folio. Actualizar o volver a crear el informe muestra el valor más actualizado.
- Cuando se cancela una reserva, el sistema actualiza automáticamente el Saldo Pendiente. En este se eliminan las transacciones pendientes de la reserva cancelada.
- El Saldo pendiente se vuelve a calcular para reflejar con precisión la cancelación. También se puede aplicar un cargo por cancelación como parte de la transacción.
Comentarios
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