| Objetivo | Comprender cómo se calculan el saldo pendiente y el resumen de transacciones, dónde consultarlos y por qué los totales del folio filtrado pueden diferir del saldo que se muestra. |
| Dirigido a | Usuarios de recepción, auditoría nocturna, gerencia o gerencia general y administración que revisan los saldos de reservas o cuentas. |
| Cuándo usar este artículo | Cuando necesites explicar un saldo pendiente, conciliarlo con la actividad del folio o identificar las transacciones que componen el saldo de una reserva, un folio del grupo o una cuenta interna. |
| Requisitos | Una reserva, un folio del grupo o una cuenta interna con movimientos financieros que revisar. |
| Resultado esperado | Podrás identificar qué categorías de transacciones componen el saldo pendiente que se muestra y comprender cómo los filtros del folio afectan la información visible. |
Introducción
El saldo pendiente y el resumen de transacciones utilizan datos de transacciones de Cloudbeds PMS para ofrecer una vista coherente del monto adeudado. El saldo pendiente se calcula a partir de todas las transacciones aplicables de la reserva o cuenta, incluso cuando los filtros ocultan algunas transacciones en la vista actual del folio.
El resumen de transacciones desglosa el saldo en categorías como cargos, pagos, reembolsos y transferencias a cuentas por cobrar. Usa este artículo para comprender el cálculo, encontrar el resumen e investigar los casos en los que los totales visibles del folio no parecen coincidir con el saldo pendiente.
Índice
- A quién afecta y de qué manera
- Beneficios
- Componentes del resumen
- Dónde encontrar el saldo pendiente y el resumen de transacciones
- Cómo afectan los filtros al saldo pendiente
- Preguntas frecuentes
A quién afecta y de qué manera
El saldo pendiente y el resumen de transacciones pueden ayudar a cubrir distintas necesidades operativas según la función de quien revise la reserva o cuenta.
| Función | Lo que debes saber |
|---|---|
| Recepción | Usa el saldo pendiente y el resumen de transacciones para revisar el monto adeudado de una reserva. Si los totales visibles del folio parecen diferentes, revisa el filtro ID de la reserva y las transacciones de habitaciones archivadas de la reserva antes de realizar ajustes. |
| Auditoría nocturna | Recuerda que el saldo pendiente utiliza todas las transacciones aplicables de la reserva, no solo las transacciones visibles en un folio filtrado. Consulta las indicaciones sobre las habitaciones archivadas de la reserva al conciliar los totales del folio. |
| Gerencia, gerencia general o administración | Usa el resumen de transacciones para comprender qué cargos, pagos, reembolsos y transferencias componen el saldo pendiente. Revisa cómo afectan los filtros a la información visible al investigar una discrepancia. |
Beneficios
El saldo pendiente y el resumen de transacciones ayudan a los usuarios del establecimiento a comprender el monto adeudado y qué transacciones lo componen en las distintas vistas compatibles de folios y cuentas.
- Coherencia confiable: El saldo pendiente y el resumen de transacciones utilizan datos de transacciones de Cloudbeds PMS para ofrecer un cálculo coherente en todas las vistas compatibles.
- Información clara en los folios de los grupos: El resumen de transacciones muestra los tipos de transacciones que componen el saldo.
- Actualizaciones precisas: El saldo pendiente se actualiza cuando se eliminan transacciones pendientes, por ejemplo, después de un No Show o una cancelación.
- Información clara en las cuentas internas: El saldo pendiente y el resumen de transacciones permiten consultar las transacciones que componen el saldo de la cuenta.
- Precisión independientemente de los filtros: El saldo pendiente se calcula a partir de todas las transacciones aplicables de la reserva o cuenta, incluso cuando los filtros ocultan algunas transacciones en la vista actual.
Componentes del resumen
El resumen de transacciones agrupa los movimientos financieros que componen el saldo pendiente. Las categorías que se muestran dependen de las transacciones presentes en la reserva o cuenta.
- Subtotal: Tarifa base e ingresos por habitación.
- Productos adicionales: Productos y servicios y productos y servicios adicionales.
- Impuestos y tasas: Impuestos y tasas agrupados por cada tipo de impuesto o tasa.
- Cargo por cancelación y cargo por No Show: Se muestran cuando corresponden.
- Total general: Suma de todos los cargos.
- Monto pagado: Total de todos los pagos registrados.
- Próximo reembolso: Total de todos los reembolsos programados pendientes.
- Transferencia a cuentas por cobrar: Transferencia del saldo a cuentas por cobrar.
- Reembolso emitido: Total de todos los reembolsos y reclamos o contracargos.
- Saldo pendiente: Total general - (Monto pagado + Transferencia a cuentas por cobrar - Reembolso emitido).
- Depósito sugerido: Valor del depósito sugerido calculado según la configuración de la propiedad.
Dónde encontrar el saldo pendiente y el resumen de transacciones
Revisa el saldo pendiente desde la reserva cuando necesites comprender qué monto queda por pagar y cómo se compone.
- Abre la reserva cuyo saldo quieras revisar.
- Haz clic en la pestaña Folio.
- Abre el desplegable Saldo pendiente para revisar el resumen de transacciones y los montos que componen el saldo.
El desplegable Saldo pendiente muestra las categorías de transacciones que componen el saldo de la reserva.
Para obtener información completa sobre el folio y sus filtros, consulta Folio de la reserva: todo lo que debes saber.
Cuentas internas
Las cuentas internas también pueden mostrar el saldo pendiente y el resumen de transacciones. Las transacciones anteriores pueden formar parte del saldo incluso cuando el filtro de fechas predeterminado no las muestra.
- Ve al Menú principal
y accede a Cuentas internas
- Selecciona una cuenta interna.
- Revisa el saldo pendiente y el resumen de transacciones en la parte superior de la cuenta.
En una cuenta interna, el desplegable Saldo pendiente aparece encima del folio y resume las transacciones que componen el saldo de la cuenta.
Las cuentas internas utilizan un filtro de fechas predeterminado que comienza en el día de hoy. Si las transacciones anteriores forman parte del saldo pendiente, ajusta la fecha Desde para consultar la actividad pasada.
Cómo afectan los filtros al saldo pendiente
Los filtros cambian qué transacciones son visibles en la vista actual. No cambian qué transacciones aplicables se incluyen en el cálculo del saldo pendiente.
Transacciones de habitaciones archivadas de la reserva
En las reservas con habitaciones archivadas, las transacciones asociadas con esas habitaciones se incluyen en el saldo pendiente. En el folio de la reserva, las habitaciones archivadas pueden aparecer en el filtro ID de la reserva con la etiqueta Archivada.
Selecciona una entrada archivada en el filtro ID de la reserva para revisar las transacciones asociadas con esa habitación de la reserva. Al incluir estas transacciones en la vista del folio, los totales de Débito y Crédito que se muestran en la tabla pueden cambiar, ya que pasan a incluir esas transacciones.
El filtro ID de la reserva muestra las habitaciones archivadas de la reserva con la etiqueta Archivada, y la tabla del folio muestra las transacciones asociadas con las entradas archivadas seleccionadas.
El hecho de que una transacción esté asociada con una habitación archivada de la reserva no significa que debas eliminarla. Si una transacción ya no es necesaria, sigue el proceso habitual que se describe en Cómo anular transacciones.
Preguntas frecuentes
Consulta estas respuestas cuando necesites explicar el cálculo o conciliar el saldo pendiente con las transacciones visibles en un folio o una cuenta interna.
¿Cómo se calcula el saldo pendiente?
El saldo pendiente se calcula a partir de todas las transacciones aplicables de la reserva, incluidas las transacciones pendientes y registradas.
Saldo pendiente = Total general - (Monto pagado + Transferencia a cuentas por cobrar - Reembolso emitido)
¿Los pagos pendientes o programados cuentan como próximos pagos?
Sí. Los pagos fallidos o incompletos deberían eliminarse automáticamente cuando dejen de estar pendientes o después de registrarse. Si siguen apareciendo en el resumen de forma inesperada, contacta al equipo de Soporte de Cloudbeds.
¿Por qué el saldo pendiente puede diferir de las transacciones que se muestran actualmente en el folio?
El folio puede estar filtrado, mientras que el saldo pendiente se calcula a partir de todas las transacciones aplicables de la reserva. Por ejemplo, las transacciones asociadas con habitaciones archivadas de la reserva se incluyen en el saldo pendiente y puedes revisarlas al seleccionar la entrada correspondiente con la etiqueta Archivada en el filtro ID de la reserva.
¿Por qué pueden cambiar los totales de Débito y Crédito del folio cuando reviso las habitaciones archivadas de la reserva?
Los totales del folio reflejan las transacciones incluidas en la tabla visible. Cuando se incluyen en la vista las transacciones asociadas con habitaciones archivadas de la reserva, los totales de Débito y Crédito pueden cambiar para incluir esas transacciones. Esto no cambia qué transacciones se utilizan para calcular el saldo pendiente.
¿Por qué una cuenta interna muestra un saldo pendiente elevado?
El saldo pendiente de una cuenta interna utiliza todas las transacciones históricas, incluidas las que quedan fuera del filtro de fechas predeterminado. Por lo tanto, las transacciones anteriores pueden formar parte del saldo incluso cuando no son visibles en la vista predeterminada.
¿Cómo puedo encontrar las transacciones anteriores que forman parte del saldo pendiente de una cuenta interna?
- Ajusta la fecha Desde en la cuenta interna para incluir la actividad anterior.
- Para las cuentas con muchos registros, usa un informe personalizado en Cloudbeds Insights para localizar con mayor eficiencia las transacciones anteriores que forman parte del saldo.
- Después de identificar las transacciones, determina si es necesario realizar algún ajuste.
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Ahora que comprendes cómo se calcula el saldo pendiente y cómo afectan los filtros del folio a las transacciones visibles, consulta este recurso para obtener información más amplia sobre las herramientas y los filtros del folio de la reserva:
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