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Cómo crear, editar o eliminar impuestos y tasas

Lorena Pamplona
Actualización
Objetivo Te guía por el proceso completo de dos etapas para crear un impuesto o una tasa en Cloudbeds PMS y aplicarlo a las fuentes de reserva y/o los productos para que entre en vigor en las nuevas reservas.
Dirigido a Titulares y administradores de establecimientos que configuran, editan o eliminan impuestos y tasas
Cuándo usar esta guía Cuando creas un impuesto o una tasa por primera vez, aplicas un impuesto existente a una OTA o fuente de reserva, actualizas la configuración de un impuesto o eliminas un impuesto de una reserva
Requisitos Acceso a Cloudbeds PMS como titular o administrador. Tu usuario debe tener habilitado el permiso de la función Impuestos y tasas.
Resultado esperado Tu impuesto o tasa queda creado y aplicado a las fuentes o los productos correspondientes. Las nuevas reservas que cumplan las condiciones incluirán automáticamente el impuesto o la tasa configurados.
Limitación importante Crear un impuesto o una tasa no lo aplica automáticamente. Debes completar los pasos 2 y 3 (aplicar el impuesto a las fuentes o los productos) para que entre en vigor en las reservas. Si estás configurando un impuesto compuesto, primero debes crear el impuesto principal.

Este artículo te guía por el proceso completo para crear un impuesto o una tasa y aplicarlo a tus fuentes de reserva y productos. Sigue ambas etapas para asegurarte de que los impuestos aparezcan correctamente en las nuevas reservas.

  Antes de crear un impuesto o una tasa, asegúrate de comprender los tipos disponibles y la diferencia entre los impuestos incluidos y no incluidos. Consulta Información sobre impuestos y tasas.

Paso 1: Crear un impuesto o una tasa

Todos los impuestos y las tasas se crean en Finanzas Icono de Finanzas.png> Impuestos y tasas.

  1. Ve a Cuenta Menú de Cuenta.jpg > Configuración Icono de Configuración.png > Finanzas Icono de Finanzas.png
  2. Haz clic en la pestaña Impuestos y tasas
  3. Haz clic en + Nuevo impuesto o tasa

  1. Selecciona el tipo:
    • Impuesto: un cargo económico establecido por una entidad gubernamental, como el IVA, el impuesto de alojamiento o el impuesto turístico
    • Tasa: un cargo por un servicio, como una tasa de limpieza o un cargo por servicio
    • Tasa de pago: selecciona esta opción únicamente si necesitas configurar una tarifa de conveniencia

  2. Configura Disponible para: elige dónde se aplica este impuesto o tasa:

    - Reservas y/o Productos : las opciones tradicionales, que se aplican a la tarifa de la habitación o a un producto vendido
    - Cobrar sobre una tasa: aplica este impuesto al monto calculado de una tasa existente
    - Cobrar sobre un impuesto: aplica este impuesto al monto calculado de otro impuesto existente (un impuesto compuesto)

    Estas opciones no son excluyentes: puedes seleccionar cualquier combinación. Si un impuesto debe aplicarse únicamente sobre otro impuesto o tasa, puedes dejar Reservas y Productos sin seleccionar; el sistema lo aplica automáticamente cada vez que se cobra el impuesto o la tasa principal. El impuesto o la tasa principal ya debe existir para que puedas seleccionarlo aquí: créalo primero. Consulta Impuestos compuestos (impuesto sobre impuesto) para ver todos los pasos de configuración y ejemplos.

  3. Ingresa un Título: este texto es visible para los huéspedes y aparece en el resumen de la reserva, el folio, la factura y el motor de reservas
  4. De manera opcional, ingresa un Código: es solo para uso interno y suele ser un código fiscal oficial emitido por una autoridad gubernamental
  5. Si usas Porcentaje del total como regla, decide si debes marcar Incluido en el precio:
    • Marca esta casilla para un impuesto incluido (el impuesto ya forma parte de la tarifa)
    • Déjala sin marcar para un impuesto no incluido (el impuesto se suma a la tarifa)
  6. Selecciona la Regla: determina cómo se calcula el monto del impuesto:
    • Selecciona si el impuesto es un porcentaje o un monto fijo por habitación, por noche-habitación, por reserva o por huésped y por noche. Consulta más detalles en la siguiente tabla.
  7. Selecciona si se aplica a todas las habitaciones o a algunas en particular
  8. Selecciona si el impuesto o la tasa se aplica únicamente durante un rango de fechas determinado
  9. Guarda.
Regla Cómo se calcula
Monto fijo por habitación Un monto fijo que se cobra una sola vez por cada habitación reservada
Porcentaje del total Un porcentaje del total de la reserva. Permite calcular impuestos incluidos y no incluidos.
Monto fijo por noche-habitación/producto Un monto fijo que se cobra por noche-habitación o por producto vendido
Monto fijo por reserva Un monto fijo que se cobra una sola vez por reserva, independientemente del número de noches o habitaciones
Monto fijo por huésped y por noche Un monto fijo que se cobra por huésped por cada noche de la estancia
Porcentaje basado en la tarifa Un porcentaje que varía según la tarifa de la habitación por noche. Se usa para impuestos dinámicos como el impuesto sobre bienes y servicios (GST). Consulta Configurar opciones avanzadas de impuestos.

  Aún no has terminado. Guardar un impuesto en Finanzas solo lo crea: no aparecerá en ninguna reserva hasta que completes el paso 2 a continuación y lo apliques a las fuentes de reserva correspondientes.

Paso 2: Aplicar el impuesto a las fuentes de reserva

Una vez creado el impuesto, aplícalo a las fuentes de reserva en las que deba cobrarse. Una fuente de reserva es el canal por el que llega una reserva, por ejemplo, tu motor de reservas, Booking.com o Expedia.

  De forma predeterminada, solo los titulares de los establecimientos tienen acceso a la configuración de Fuentes. El titular del establecimiento puede conceder acceso a otros usuarios. Consulta Funciones y permisos.

  1. Ve a Cuenta Menú de Cuenta.jpg > Configuración Icono de Configuración.png> Establecimiento  Icono de Establecimiento.png
  2. Haz clic en la pestaña Fuentes
  3. Selecciona Fuentes principales o Fuentes externas, según dónde quieras aplicar el impuesto:
    • Fuentes principales: reservas directas realizadas a través de tu motor de reservas, en recepción o por teléfono.
    • Fuentes externas: canales OTA, como Booking.com, Expedia, Agoda o Priceline.
  4. Busca la fuente y haz clic en Configurar impuestos/tasas para la fuente
  1. Selecciona el impuesto o la tasa que quieras aplicar en la lista desplegable
  2. Añade el porcentaje de comisión que cobra el canal, si corresponde. 
    • Esta información se usa para cotejar datos y elaborar informes.
  3. Haz clic en Guardar

  Si la fuente ya tiene reservas futuras, Cloudbeds PMS te preguntará si quieres recalcularlas con el nuevo impuesto:

  • Sí: el impuesto se aplicará a los cargos de habitación pendientes (aún no registrados) de las reservas futuras. No afectará las tarifas de habitación que ya se hayan registrado.
  • No: el impuesto no se aplicará a las reservas existentes, pero sí se aplicará en cuanto edites una tarifa de habitación aún no registrada en esas reservas.

Para hacer seguimiento de los recálculos, ve al Historial de actividad Icono de registros.png y filtra por Impuestos aplicables actualizados para la fuente o Tasas aplicables actualizadas para la fuente.

Paso 3: Aplicar un impuesto a productos y servicios

Si un impuesto debe aplicarse a productos o servicios vendidos a través de Cloudbeds PMS, como tratamientos de spa, estacionamiento o productos del restaurante, aplícalo directamente al producto.

  Los cambios en el precio, los impuestos aplicados o las tasas aplicadas a un producto solo afectarán las transacciones futuras. Los cargos ya registrados no se actualizan de forma retroactiva.

  1. Ve a Cuenta Menú de Cuenta.jpg > Configuración Icono de Configuración.png> Productos Icono de productos.png
  2. Haz clic en Productos y servicios
  3. Busca el producto y haz clic en el icono Editar
  4. En el campo Aplicar impuesto o tasa, selecciona el impuesto o la tasa correspondiente
  5. Haz clic en Guardar producto

Editar un impuesto o una tasa

  1. Ve a Cuenta > Configuración > Finanzas > Impuestos y tasas
  2. Busca el impuesto o la tasa y haz clic en los tres puntos que aparecen al lado
  3. Haz clic en Editar
  4. Realiza los cambios necesarios
  5. Haz clic en Guardar: si el impuesto está aplicado a fuentes con reservas futuras, el sistema te pedirá que las recalcules

  No es posible editar el tipo de un impuesto o una tasa existente (Impuesto, Tasa o Tasa de pago). Si necesitas cambiar el tipo, elimina el registro existente y crea uno nuevo.

Eliminar un impuesto o una tasa

  Eliminar un impuesto o una tasa solo afecta a las nuevas reservas futuras. No elimina el impuesto de las reservas ni de las transacciones que ya existen en el sistema. Para eliminar un impuesto de una reserva existente, consulta la siguiente sección.

  1. Ve a Cuenta Menú de Cuenta.jpg > Configuración Icono de Configuración.png> Finanzas Icono de Finanzas.png > Impuestos y tasas
  2. Busca el impuesto o la tasa y abre el menú Icono de tres puntos (puntos suspensivos).png para editar Icono de editar.png
  3. Haz clic en Eliminar

Qué ocurre cuando eliminas un impuesto aplicado a una fuente

Si una reserva se creó mientras el impuesto aún estaba vinculado a una fuente y luego eliminas el impuesto (o lo quitas de la fuente), Cloudbeds PMS te pedirá que recalcules la reserva. Sin embargo, el impuesto original permanecerá en la reserva: el sistema conserva un registro de cómo se realizó originalmente. Recalcular no eliminará el impuesto existente; deberás ajustar esas reservas manualmente.

Eliminar un impuesto de una reserva existente

Cuando necesites eliminar un impuesto o una tasa de una reserva específica en la que ya se haya registrado, usa la opción Ajuste en el folio de la reserva.

  1. Abre la reserva y ve a la pestaña Folio
  2. Haz clic en Añadir y selecciona Ajustar cargo/Ajuste

  1. Selecciona el huésped y el folio a los que aplicarás el ajuste
  2. Ingresa el Monto como un valor negativo equivalente al cargo original (por ejemplo, -$2,83 para dejar en cero un impuesto de $2,83)
  3. En Tipo de cargo, selecciona el impuesto o la tasa que quieras eliminar
  4. Guarda.

El saldo pendiente de la reserva se actualizará y el impuesto aparecerá como $0,00 en el folio. Tanto el cargo original como el ajuste permanecerán visibles en el registro de transacciones del folio para fines de auditoría.

 

Añadir un impuesto manualmente a una reserva específica

Si a una reserva le falta un impuesto que debería haberse aplicado, por ejemplo, una reserva de una OTA importada sin el impuesto correcto, puedes añadirlo manualmente desde el folio.

  Antes de añadir un impuesto manualmente, revisa la configuración de la fuente de la reserva para comprender por qué el impuesto no se aplicó automáticamente. Añadirlo manualmente corrige esa reserva específica, pero no soluciona el problema de configuración de la fuente. 

  Cuando añades un impuesto manualmente, debes calcular el monto manualmente. El sistema no lo calcula automáticamente en este proceso. Asegúrate de conocer el monto correcto del impuesto antes de continuar. Los impuestos y las tasas no se incluyen automáticamente en el depósito del huésped. Para incluirlos en el depósito, actualiza tu configuración en la pestaña Depósito de Políticas.

  1. Abre la reserva y ve a la pestaña Folio
  2. Haz clic en Añadir y selecciona Impuesto/Tasa para abrir la configuración de Añadir impuesto/tasa no incluido 
  1. Selecciona el huésped y el folio en los que se registrará el impuesto o la tasa
  2. Selecciona el Tipo de impuesto o tasa en el desplegable (el impuesto ya debe existir en Finanzas > Impuestos y tasas)
  3. Ingresa el Monto
  4. Marca Registrar con la fecha y hora actuales, si corresponde
  5. Haz clic en Añadir

  Si la tasa añadida manualmente tiene vinculado un impuesto no incluido, ese impuesto se calculará automáticamente cuando añadas la tasa.

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