El Informe de notas en Cloudbeds PMS (Informes clásicos) te ayuda a encontrar y revisar las notas de reservas y las notas del perfil del huésped en un solo lugar, sin tener que abrir cada reserva o perfil del huésped.
- Para equipos de recepción: Úsalo para confirmar rápidamente detalles importantes de las llegadas de hoy, huéspedes alojados y próximas entradas (por ejemplo: solicitudes especiales, seguimientos o recordatorios internos).
- Para propietarios y gerentes: Úsalo para auditar la calidad de las notas, verificar que el personal siga tus procedimientos operativos estándar (SOP) y revisar cómo se documentan con el tiempo las cancelaciones, no-shows, descuentos y excepciones.
Acceder y usar
- En el menú principal, haz clic en Informes clásicos.
- Abre Informes de actividad diaria y haz clic en Notas.
- Configura tus filtros (por ejemplo: fecha de check-in y check-out hoy).
- Haz clic en Aplicar.
If you can’t find Classic Reports in the left-side menu, don’t worry; Cloudbeds is progressively rolling out a consolidated Reporting menu. Depending on your property, Classic Reports may now be located inside the Reporting section.
Learn more in Report Navigation Update: Consolidation of Reporting in the PMS Menu.
Descripción general de filtros
Cuando abras el informe, puedes filtrar la lista de notas por:
- Nombre del cliente, N.º de reserva: Encuentra notas de un huésped o una reserva.
- Usuario (agregada por): Ver notas escritas por un miembro específico del personal.
- Tipo de nota: Elige Reservas o Clientes.
- Estado de la reserva: Enfócate en reservas Confirmadas, Pendientes, Canceladas, En casa (In-House), con check-out realizado o No-show.
- Tipo de habitación: Selecciona el nombre de la categoría de habitación.
- Fecha de check-in y fecha de check-out: Encuentra notas en un rango de fechas.
- Fecha en que se agregó la nota: Encuentra notas escritas en un día específico.
- Estado: Mostrar notas Activas o Archivadas.
Cuando termines: Puedes leer la nota en la tabla y confirmar los detalles del huésped.
Tip: Usa la opción Preajustes si quieres aplicar uno de los filtros predeterminados: notas agregadas hoy, notas de llegadas de hoy o notas de huéspedes alojados.
Campos predeterminados de la tabla de notas
Después de aplicar los filtros, el informe mostrará los siguientes campos de forma predeterminada:
- Usuario
- Fecha de reserva, fecha de llegada y fecha de salida
- Nota creada: La fecha y la marca de tiempo del envío de la nota coincidirán con la zona horaria configurada de la propiedad en preferencias del sistema.
- Estado de la reserva
- Origen de la reserva Más información
- Identificador de la reserva: Número de reserva o código de confirmación
- Tipo de habitación: Nombre de la categoría de habitación
- Tipo de notas: Reservas / Clientes
- Estado: Activa / Archivada
- Nota
Opción Configurar informe
Haz clic en el botón Configurar informe para:
- Ordenar los elementos según tu preferencia arrastrándolos y soltándolos
- Seleccionar los elementos que quieres mostrar en el informe
- Agregar campos adicionales
- Elegir el tipo de archivo de exportación
- Seleccionar el formato del nombre del huésped
- Elegir el formato de mayúsculas/minúsculas
- Configura todas tus opciones y luego haz clic en Guardar. El sistema usará estos ajustes la próxima vez que generes el informe.
Usa los campos adicionales para agregar datos estáticos, como el código de país de la propiedad o el identificador de la propiedad, a cada fila del export.
Opción Exportar a
Encuentra el botón Exportar a en la esquina superior derecha de la página para descargarlo como archivo PDF o Excel.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede ver el Informe de notas?
El acceso depende de los privilegios del rol asignados a cada usuario. Si un usuario no puede ver el Informe de notas, revisa los permisos de su rol. Más información: Privilegios del rol.
¿Quién puede agregar y editar notas en Cloudbeds PMS?
Los usuarios pueden agregar o editar notas solo si su rol permite acceder a reservas o perfiles de huéspedes. Si un miembro del equipo no puede agregar notas, revisa la configuración de su rol. Más información: Privilegios del rol.
¿Para qué puedo usar este informe?
Úsalo para mantener un alto nivel de servicio para tus huéspedes y evaluar si tu equipo cumple los procedimientos operativos estándar (SOP) de tu propiedad. Aquí tienes algunos ejemplos de filtros que puedes usar y acciones a realizar:
- Filtra el informe por Notas de llegadas de hoy. Úsalo para fomentar la comunicación entre departamentos, prepararte para la llegada de los huéspedes y ofrecer un alto nivel de servicio.
- Filtra por el estado de reserva Confirmación pendiente. Úsalo para dar seguimiento a reservas con check-in dentro de las próximas X horas que sigan sin confirmarse. Si el huésped no confirma su estancia, cancela la reserva para liberar la habitación y devolver el inventario.
- Filtra por estado de reserva No-show o Cancelada. Úsalo para evaluar si el personal sigue el SOP al gestionar estas reservas y documenta las acciones realizadas.
- Filtra por Tipo de nota: Clientes. Úsalo para encontrar notas relacionadas con el huésped y no vinculadas a una reserva específica.
Más información sobre cómo registrar notas en un perfil de huésped aquí: Descripción general del perfil del huésped.
¿Qué deberían revisar los gerentes una vez al año?
Revisa si el personal documenta de forma consistente cancelaciones, no-shows, descuentos, exenciones, upgrades, solicitudes especiales y cortesías. Confirma que las notas sigan los procedimientos operativos estándar (SOP).
Tip: Usa filtros o exports para respaldar una auditoría interna si lo necesitas.
¿Cuál es la diferencia entre las notas de reserva y las notas del perfil del huésped?
Las notas de la reserva aplican a una reserva específica. Las notas del perfil del huésped aplican al huésped y pueden utilizarse en varias estancias.
Más información: Gestionar notas de reserva.
¿Es normal que no tenga muchas notas en mi informe?
Ver pocas notas en el informe puede indicar que tu equipo aún se está adaptando a documentar acciones e incorporar detalles relevantes en las reservas. Esta es una excelente oportunidad para mejorar la comunicación y los hábitos de registro dentro del equipo.
Te recomendamos crear un procedimiento operativo estándar (SOP) con instrucciones claras sobre cómo redactar notas. Este SOP debe indicar qué información incluir y en qué orden, además de especificar en qué situaciones es obligatorio dejar notas, por ejemplo:
- Motivos de cancelación
- Justificaciones para eximir cargos por cancelación y no-show
- Contexto de upgrades, upsells y cambios/movimientos de habitación
- Detalles de solicitudes especiales
- Información sobre descuentos y cortesías aprobados por gerencia
¿Por qué mi informe muestra la misma reserva varias veces?
Una reserva con varias notas asociadas aparecerá varias veces en el informe porque el sistema lista las notas de forma independiente a las reservas o perfiles de huéspedes. Cada nota se muestra en su propia fila.
¿Por qué mi informe muestra la misma nota varias veces?
Cuando una reserva incluye dos o más tipos de alojamiento y unidades, el sistema envía las notas para cada número de habitación.
Por ejemplo: en una reserva de dos camas en un dormitorio compartido, la nota aparece dos veces, una por cada cama:
¿Cuánto tiempo se conservan las notas y se pueden archivar?
Las notas no caducan ni se eliminan automáticamente. Permanecen disponibles en Cloudbeds PMS para reportes y revisiones históricas. Las notas se pueden archivar para mantener limpias las listas activas, y las notas archivadas se pueden consultar en cualquier momento filtrando el informe por Estado (Activa o Archivada).
Más información: Gestionar notas de reserva.
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