Este artículo repasa cómo crear y editar nuevos usuarios y funciones en el PMS de Cloudbeds.
Le sugerimos crear un nuevo usuario para cada integrante de su personal. De esa manera puede repasar los cambios realizados por cada persona y establecer permisos según el nivel de acceso que considere que deban tener.
- No es posible eliminar usuarios del PMS de Cloudbeds. Sin embargo, puede deshabilitarlos.
- Se puede registrar el mismo correo electrónico en distintas propiedades, pero no se puede usar el mismo correo varias veces en la misma propiedad.
- Si se registra la misma dirección de correo en distintas propiedades, el usuario verá la opción de cambiar de propiedad en la esquina superior derecha de su pantalla.
Antes de añadir un nuevo usuario, debe crear una función de usuario para esa persona. Puede usar la función de Administrador, que se crea por defecto como ejemplo de función en su cuenta o crear cualquier otra función (a modo de ejemplo: personal de la recepción).
- En el PMS de Cloudbeds, haga clic en Configuración (icono de engranaje).
- Ingrese a Funciones.
- Haga clic en + Añadir función.
- Asígnele un nombre a la función.
- Agregue una descripción o notas para la función (opcional).
- Habilite o deshabilite cualquier opción para restringir o habilitar el acceso del usuario a una herramienta o sección específica.
- Marque o desmarque cualquier opción específica para restringir o habilitar el acceso del usuario para una acción específica en esa herramienta o sección.
- Haga clic en Guardar.
Para más información, consulte Funciones y privilegios de usuario.
Puede ingresar a la sección Funciones y editar las funciones de usuario que ha creado al hacer clic en el icono que se muestra junto a cada una de ellas.
Cómo añadir, editar o deshabilitar usuarios
- Diríjase a la página Usuarios en la sección Configuración de usuarios.
- Haga clic en el botón + Agregar usuario.
- Ingrese el nombre completo y correo electrónico del usuario. Luego, asígnele una función.
- Haga clic en Guardar.
- Después de crear un nuevo usuario con el correo electrónico proporcionado, el sistema enviará automáticamente un enlace de activación a esta cuenta de correo electrónico para que el usuario cree una contraseña.
Cada vez que se agregue un nuevo usuario a la propiedad, el titular de la propiedad recibirá un correo electrónico notificándole que se ha creado un nuevo usuario.
- Después de que un usuario se haya registrado, este debe buscar en el buzón de correo electrónico un mensaje con el asunto Welcome to Cloudbeds o Bienvenido(a) a Cloudbeds. Una vez que el usuario abra el correo electrónico y haga clic en Set Password (Establecer contraseña), se le redirigirá a la página donde deberá crear una contraseña para el PMS de Cloudbeds.
- El usuario deberá ingresar su contraseña.
- También deberá confirmar la contraseña.
- Deberá hacer clic en Confirmar. Luego de esto, el usuario estará habilitado y listo para usar el sistema.
Si por alguna razón el usuario no ha recibido el correo electrónico de activación, el titular de la propiedad puede volver a enviarlo desde la página de Usuarios haciendo clic en el icono junto al nombre del usuario.
Desde la página Usuarios, puede hacer clic en el icono del usuario correspondiente para editar su información.
Cuando se cambia información importante de un usuario, el sistema le envía un correo a ese usuario. Si el usuario cambia de correo electrónico, el sistema igual le enviará confirmación de los cambios a la dirección de correo registrada, así sea la antigua.
La información importante incluye:
- Nombre
- Apellido
- Correo electrónico
- Función
- Autorización para ver los datos de tarjetas de crédito
- Número de teléfono registrado para la autorización de 2 pasos (2FA)
De ser necesario, puede deshabilitar los usuarios de su propiedad. La única excepción es la cuenta del titular de la propiedad, la cual no se puede deshabilitar.
Para deshabilitar un usuario, mueva el interruptor junto al nombre del usuario en la sección Usuarios.
- Los usuarios con cuentas deshabilitadas seguirán viéndose en el registro de usuarios. Junto al nombre de esas cuentas, se leerá Deshabilitada.
- Si ha agregado el correo del usuario a la sección Preferencias de notificación del sistema, el correo se eliminará de manera automática luego de deshabilitar a ese usuario.
- No es posible eliminar usuarios del sistema.
Si el cambio de contraseña lo realiza el usuario
Los usuarios pueden cambiar su contraseña en el sistema.
- El usuario debe iniciar sesión con sus credenciales y seleccionar Perfil de usuario.
- Luego, debe hacer clic en Editar contraseña.
Si el cambio de contraseña lo realiza el titular de la propiedad
Los titulares de las propiedades y el equipo de servicio al cliente de Cloudbeds pueden cambiar las contraseñas en la sección Usuarios.
A modo de ejemplo, el titular de la propiedad puede cambiar la contraseña de cualquier usuario por motivos de seguridad. Ello requiere a esa persona a establecer una contraseña nueva.
- Para cambiar la contraseña de un usuario, debe iniciar sesión en el PMS de Cloudbeds como titular de la propiedad.
- No se puede cambiar la contraseña de titulares o usuarios de asociaciones.
- Ingrese a la página Usuarios.
- Haga clic en el botón Restablecer junto al nombre del usuario correspondiente.
- Haga clic en Restablecer para confirmar su acción.
Esto restablecerá la contraseña del usuario actual para que ya no sea válida y enviará el correo electrónico con un enlace para crear una nueva contraseña para el usuario.
Si el usuario está conectado al sistema mientras se realiza la acción, se cerrará su sesión inmediatamente.
