Si desea acceder a más de una propiedad con su mismo usuario, lo que necesita es crear una asociación.
Las asociaciones le ofrecen distintas opciones y funciones que le describiremos a continuación.
Cabe recordar que, como dueño de la asociación, si requiere agregar usuarios y configurarlos como administradores de una asociación, estos usuarios tendrán acceso sin restricciones a todas las funciones del sistema en cada una de sus propiedades. Esto se debe a que la opción de habilitar o deshabilitar permisos específicos no está disponible para las asociaciones. Para más información o soluciones a ese inconveniente, consulte la sección de Preguntas frecuentes al final de este artículo.
Si está interesado en la opción de crear una asociación para sus cuentas de myfrontdesk, contacte a su Market manager de Cloudbeds o a nuestro equipo de soporte a support@cloudbeds.com.
Cuando se agregan varias propiedades a un grupo, se convierten en una asociación.
Todos los administradores de la asociación (o admin) pueden alternar entre las cuentas de myfrontdesk que pertenezcan a un mismo grupo, justo como se ve en la siguiente captura de pantalla (al hacer clic en el icono de hotel en sus cuentas de myfrontdesk).
La asociación cuenta con un URL único que dirige a la sección de administración, como se ve en la siguiente captura de pantalla.
- Properties [Propiedades]: la lista de cuentas de myfrontdesk agregadas a la asociación.
- Users [Administradores]: la sección donde se agregan o editan los administradores de la asociación.
- Reports [Reportes]: sección que contiene reportes de producción, impuestos y otros de la asociación.
- Activity log [Registro de actividad]: muestra la actividad de todos los administradores y del dueño de la asociación.
- Email Delivery Log [Registro de entrega de correos electrónicos].
Usuarios y funciones de una asociación
Al hablar de asociaciones, es imperativo entender las funciones de sus usuarios.
Existen tres funciones principales.
- No puede alternar entre propiedades.
- Se incluye en la lista de usuarios de la propiedad.
- No se puede deshabilitar al dueño de la propiedad.
- De forma predeterminada, se le brinda la autorización para visualizar la información de las tarjetas de crédito y para acceder a la página de Seguridad, en la que podrá autorizar a otros usuarios a ver información de tarjetas de crédito.
El dueño de la propiedad no puede alternar entre propiedades usando el icono de la asociación. Para ello, deberá iniciar sesión como un administrador de la asociación.
Al primer usuario que se registre en el sistema para la asociación se le asignará el cargo de dueño de la asociación.
- Puede alternar entre distintas propiedades.
- Se incluye en la lista de usuarios de las propiedades.
- Cuenta con la autorización para crear otro administrador para la asociación.
- Deberá solicitar al dueño de la propiedad una autorización adicional para ver información de tarjetas de crédito.
Solo nuestro equipo de soporte tiene la opción de modificar al usuario registrado como dueño de la asociación. Si necesita cambiar al dueño de la asociación, contáctenos a la dirección support@cloudbeds.com.
Cabe recordar que, con excepción del dueño de la asociación, todos los usuarios de asociaciones cuentan con autorizaciones administrativas dentro de la asociación, por lo que todos los usuarios que se van agregando pasan a ser administradores.
En el futuro, agregaremos opciones para especificar las categorías de usuarios de asociaciones que se generen (ya sea como administradores o usuarios comunes).
- Puede alternar entre las distintas cuentas.
- Se incluye en la lista de usuarios de las propiedades, pero no se puede deshabilitar desde dicha lista.
- Cuenta con todas las autorizaciones, excepto el acceso a la sección de Seguridad de Tarjetas de Crédito.
- Deberá obtener una autorización adicional para ver información de tarjetas de crédito.
- No puede agregar otros administradores de la asociación.
- No puede editar su propio estado, pero sí puede editar su propio nombre, apellido y correo electrónico.
- No puede editar la información de otros administradores de la asociación.
El administrador y los usuarios de cada asociación pueden ver el icono para alternar entre propiedades de las cuentas asociadas.
Recuerde que usted no puede editar la información de cualquier otro usuario de la asociación. Solo podrá ver el botón de Editar para su propio usuario.
1. Diríjase a la pestaña Users [Usuarios].
2. Haga clic en el icono de lápiz.
3. Edite la información deseada.
4. Haga clic en Save [Guardar].
El dueño de la asociación podrá editar la información de los administradores de la asociación al seguir los siguientes pasos:
Como administrador de la asociación, usted solo podrá editar su propia dirección de correo electrónico.
- Ingrese a la página de la asociación.
- Seleccione Settings [Configuración].
- Haga clic sobre la opción Edit User Email [Editar correo del usuario].
1. El dueño de la propiedad puede crear su contraseña para ver la información de tarjetas de crédito y autorizar al dueño y a los administradores de la asociación a crear sus contraseñas.
2. El dueño de la asociación y el administrador de la asociación deben recibir autorización del dueño de cada propiedad para ver información de tarjetas de crédito en cada cuenta en la asociación.
En la sección «Preferencias de notificación del sistema» en myfrontdesk se puede configurar quiénes (o cuáles direcciones de correo electrónico) recibirán ciertas alertas del sistema por correo electrónico.
Los administradores de la asociación se incluyen en la lista de personal de la propiedad, por lo que sus preferencias de correo electrónico también se pueden modificar.
Preguntas frecuentes
No. Cada correo electrónico es único y sólo se puede usar para crear un (1) usuario de myfrontdesk o un administrador de la asociación. Sin embargo, si el usuario usa una dirección de correo electrónico de los siguientes proveedores:
- Google (incluyendo direcciones de correo corporativas)
- Hotmail
- Outlook
Puede crear una extensión de su correo electrónico agregando «+(número)» a su usuario.
Por ejemplo: prueba@gmail.com → prueba+1@gmail.com.
Nuestro sistema entiende que «prueba+1@gmail.com» es una nueva dirección de correo electrónico y le permitirá crear el usuario de la asociación. Tenga en cuenta que todo correo electrónico enviado a la dirección que tiene la extensión lo recibirá en la bandeja de entrada del correo electrónico original (en este caso, prueba@gmail.com).
Esta solución no funciona en las direcciones de correo electrónico de los siguientes proveedores:
- Microsoft Office365
- Yahoo
Solo el dueño de la asociación cuenta con los permisos para desactivar a un usuario. Para ello, deberá seguir estas indicaciones:
- Ingrese a la pestaña Users [Usuarios].
- Haga clic sobre el icono de lápiz junto al usuario que desea desactivar.
- Utilice el interruptor para cambiar el estado de Active [Activo] a Inactive [Inactivo].
- Guarde los cambios realizados.
Solo nuestro equipo de soporte tiene la opción de modificar al usuario registrado como dueño de la asociación. Si necesita cambiar al dueño de la asociación, contáctenos a la dirección support@cloudbeds.com.
