Autorizaciones y usuarios de asociaciones

Seguir

Si cuenta con varias propiedades en nuestro sistema y le gustaría acceder a ellas desde la misma página, lo que necesita es crear una asociación.

Cabe recordar que, si requiere agregar usuarios y configurarlos como usuarios de una asociación, deberá tener acceso sin restricciones a todas las funciones del sistema en cada una de sus propiedades. Ello se debe que no se encuentran funciones de autorización a nivel de asociación. Para más información o soluciones a ese inconveniente, véase la sección de Preguntas frecuentes al final de este artículo.

Las asociaciones ofrecen las opciones y funciones que se incluyen en este artículo. Si está interesado en la opción de crear una asociación para sus cuentas de myfrontdesk, contacte a su Gerente Comercial de Cloudbeds o a nuestro equipo de soporte a support@cloudbeds.com.

Descripción general de las asociaciones

Cuando se agregan varias propiedades a un grupo, se convierten en una asociación.

El usuario administrativo (o admin) de una asociación es el administrador de la misma. En otras palabras, puede agregar usuarios de la asociación a un grupo.

Todos los usuarios de la asociación pueden alternar entre las cuentas de myfrontdesk del grupo, como se ve en la siguiente captura de pantalla (al hacer clic en el icono de hotel en sus cuentas de myfrontdesk).

La asociación cuenta con un URL único que dirige a la sección de administración, como se ve en la siguiente captura de pantalla.

  1. Propiedades: la lista de cuentas de myfrontdesk agregadas a la asociación.
  2. Usuarios administrativos: la sección donde se agregan o editan los usuarios de la asociación.
  3. Reportes: sección que contiene reportes de producción, impuestos y otros de la asociación.
  4. Registro de actividad: muestra la actividad de todos los usuarios y del administrador de la asociación.
  5. Registro de entrega de correos electrónicos.
Usuarios y funciones de una asociación

Al hablar de asociaciones, es imperativo entender las funciones de sus usuarios.
Existen tres funciones o roles principales.

 Dueño de la propiedad
  • No puede alternar entre propiedades.
  • Se incluye en la lista de usuarios de la propiedad.
  • No se puede deshabilitar al dueño de la propiedad.
  • Es el único usuario con acceso a la sección de Seguridad de Tarjetas de Crédito y puede autorizar a otros usuarios a ver información de tarjetas de crédito.
  • De forma predeterminada, se le brinda la autorización para visualizar la información de las tarjetas de crédito y para acceder a la página de Seguridad, en la que podrá autorizar a otros usuarios a ver información de tarjetas de crédito.

El dueño de la propiedad no puede alternar entre propiedades usando el icono de la asociación. Para ello, debe registrarse como usuario o administrador de la asociación.

 Administrador de la asociación

Cabe recordar que todos los usuarios de asociaciones cuentan con autorizaciones administrativas dentro de la asociación, por lo que todos los usuarios existentes (y los que se van agregando) cuentan con esas autorizaciones.
En el futuro, agregaremos opciones para especificar las categorías de usuarios de asociaciones que se generen (ya sea como administradores o usuarios comunes).

  • Puede alternar entre las distintas cuentas o propiedades.
  • Se incluye en la lista de usuarios de las propiedades, pero no se puede deshabilitar.
  • Cuenta con todas las autorizaciones, excepto el acceso a la sección de Seguridad de Tarjetas de Crédito.
  • Debe ser autorizado para ver información de tarjetas de crédito.
  • Puede agregar y editar cualquier información de los miembros de la asociación.
  • No puede editar su propio estado, pero sí puede editar su propio nombre, apellido y correo electrónico.
  • No puede editar la información de otros administradores de la asociación.

El administrador y los usuarios de cada asociación pueden ver el icono de alternar entre propiedades de las cuentas asociadas.

 Usuarios de la asociación
  • Pueden alternar entre las cuentas o propiedades.
  • Se incluyen en la lista de usuarios de la propiedad, pero no se pueden deshabilitar.
  • Cuentan con todas las autorizaciones, excepto el acceso a la sección de Seguridad de Tarjetas de Crédito.
  • Deben ser autorizados para ver la información de tarjetas de crédito.
  • No pueden cambiar la información del administrador de la asociación.
  • No pueden editar su propio estado, pero sí pueden editar su propio nombre, apellido y correo electrónico.
  • No pueden editar o agregar otro usuario a la asociación.
  • No pueden agregar o editar un administrador para la asociación.

Los usuarios de la asociación que forman parte del grupo no pueden autorizar integraciones de la aplicación. El usuario debe ingresar a myfrontdesk usando su nombre y contraseña y luego conectar la aplicación deseada.

Cómo editar la información de los usuarios de la asociación

1. Diríjase a la pestaña «Usuarios administrativos».

2. Haga clic en el icono de lápiz.

3. Edite la información del usuario.

4. Haga clic en «Guardar».

Cómo deshabilitar un usuario de la asociación

1. Diríjase a la pestaña «Usuarios administrativos».

2. Haga clic en el icono de lápiz.

3. Cambie el estado del usuario a «Inactivo».

4. Haga clic en «Guardar».

Cómo cambiar el correo electrónico del administrador de la asociación

El método más sencillo y seguro de transferir la titularidad de la cuenta es cambiando el correo electrónico del administrador de la asociación en la sección de la asociación → Configuración.

Cómo los usuarios de la asociación ven la información de tarjetas de crédito

1. El dueño de la propiedad puede crear su contraseña para ver la información de tarjetas de crédito y autorizar al dueño y usuarios de la asociación a crear sus contraseñas.

2. El administrador de la asociación debe recibir autorización del dueño de la propiedad para ver información de tarjetas de crédito en cada cuenta en la asociación.

3. Los usuarios de la asociación deben recibir autorización del dueño de la propiedad para ver información de tarjetas de crédito en cada cuenta de la asociación.

 

Preferencias de notificaciones del sistema para los usuarios de la asociación

En la sección «Preferencias de notificación del sistema» en myfrontdesk se puede configurar quiénes (o cuáles direcciones de correo electrónico) recibirán ciertas alertas del sistema por correo electrónico.

El administrador y los usuarios de la asociación se incluyen en la lista de personal de la propiedad, por lo que sus preferencias de correo electrónico también se pueden modificar.

Preguntas frecuentes
1. ¿Se puede convertir un usuario de la propiedad en usuario o administrador de la asociación?

No. Cada correo electrónico es único y sólo se puede usar para crear un (1) usuario de la asociación o de myfrontdesk. Sin embargo, si el usuario usa una dirección de correo electrónico de los siguientes proveedores:

  • Google (incluyendo direcciones de correo corporativos)
  • Hotmail
  • Outlook

Puede crear una extensión de su correo electrónico agregando «+(número)» a su usuario.

Por ejemplo: test@gmail.com → test+1@gmail.com.

Nuestro sistema entiende que «test+1@gmail.com» es una nueva dirección de correo electrónico y le permitirá crear el usuario de la asociación. Todo correo electrónico enviado a la dirección que tiene la extensión también es recibido por el correo electrónico original (en este caso, test@gmail.com).

Esta solución no funciona en las direcciones de correo electrónico de los siguientes proveedores:

  • Microsoft Office365
  • Yahoo
2. ¿Se puede impedir a usuarios y administradores de la asociación agregar usuarios?

De momento, no se pueden editar las autorizaciones a nivel de usuario o administrador de asociación. Para administrar la autorización de un usuario, deberá ser eliminado de la asociación y configurarse como un usuario común y corriente. ¿Cómo? Siga estos pasos:

1. Elimine al usuario de la lista de usuarios de la asociación.

2. Genere un usuario en cada cuenta con su correo electrónico y «+nombre de la propiedad».

Siga las instrucciones en la sección Solución I del artículo ¿Por qué no puedo crear un nuevo usuario?

Have more questions? Enviar una solicitud

Comentarios

Tecnología de Zendesk