Cómo crear estados de huéspedes, inadmitir huéspedes y unificar perfiles de huéspedes

Juss Reyes

Actualización 14 de noviembre de 2023 23:43

Este artículo explica cómo gestionar huéspedes y sus perfiles en el PMS de Cloudbeds. Encontrará información general sobre cómo crear estados de huéspedes, cómo inadmitir huéspedes, como unificar perfiles de huéspedes y más.

Información general

La sección de Huéspedes en el PMS de Cloudbeds permite ver, gestionar y organizar la información de los huéspedes de manera fácil y eficiente. Descubra cómo:

Cómo crear el estado de huéspedes
Cómo inadmitir un huésped
Cómo unificar perfiles de huéspedes

Cómo crear el estado de huéspedes

Los estados de huéspedes permiten crear categorías, las cuales se ven en la sección del huésped y en todas las reservas de esos huéspedes en su sistema. Algunos ejemplos pueden ser VIP, miembro de AAA y hasta los huéspedes que no admite en su propiedad.

Lo que debe tener en cuenta:

La finalidad del estado de huéspedes es crear referencias internas para sus empleados. No cambian ni afectan las reservas ni el uso del motor de reservas.
El hecho de aplicar el estado de inadmitido a un huésped no impedirá a ese huésped reservar en su propiedad.

Para crear estados de huéspedes:

En el menú de su Cuenta, seleccione Configuración y haga clic en la sección de Huéspedes.
Haga clic en Estado del huésped.
Haga clic en +Añadir.

[Demo] Yellow Submarine - Estado del huésped - Google Chrome

Escriba el nombre del estado.
Agregue una descripción (opcional).
Haga clic en Guardar.
Repase el nuevo estado de huéspedes.

Recuerde que los estados de huéspedes también se verán junto a la dirección de correo de cada huésped al agregar los datos para crear nuevas reservas.
Puede eliminar o deshabilitar los estados en la sección Estado del huésped, haciendo clic en el interruptor o en el icono de lápiz junto en cada estado de huéspedes.

Luego de crear un estado de huésped, puede usarlo para:

Asignar estados específicos a huéspedes en cada reserva
Filtrar huéspedes (por Estado del huésped) en la pestaña Huéspedes

Cómo inadmitir un huésped

La inadmisión de un huésped en el PMS de Cloudbeds significa crear un estado interno que avisa al crear reservas de manera manual, recibir huéspedes anteriores o ver las reservas.

Lo que debe saber:

Esta función sólo es compatible con reservas manuales. Si el huésped reserva por otras fuentes, como el motor de reservas o canales conectados como Booking.com, el sistema no reconocerá su perfil (aunque el huésped inadmitido reserve con el mismo correo, nombre y apellido). En otras palabras, el estado del huésped debe aplicarse manualmente.
De momento, el sistema no puede evitar las reservas de los huéspedes con este estado. Se recomienda decidir internamente si se aceptará o no la reserva, contactar al huésped y, de ser necesario, reembolsar el pago de la reserva.
Booking.com es el único canal que permite a las propiedad crear informes sobre mal comportamiento de huéspedes en el PMS de Cloudbeds para evitar que ciertos huéspedes reserven en su propiedad por Booking.com. Para más información, véase: Cómo informar mal comportamiento de huéspedes a Booking.com desde el PMS de Cloudbeds.

Paso 1. Crear el nuevo estado del huésped

Siga los pasos indicados en esta sección y agregue el estado correspondiente del huésped en la sección Nombre del estado. Por ejemplo: Inadmitido.
De ser necesario, agregue una descripción. Guarde los cambios.

Paso 2. Aplicar el nuevo estado al huésped

Opción 1. En la reserva del huésped

Busque el nombre del huésped y seleccione su reserva.
Haga clic en el estado Inadmitido en el menú desplegable.

DEMO - El Bolsón - Reservas - Google Chrome

Opción 2. En la pestaña de Huéspedes

Haga clic en el menú principal y seleccione la pestaña Huéspedes para buscar al huésped correspondiente.
Seleccione el estado Inadmitido en el menú desplegable Estado del huésped.

DEMO - El Bolsón - Huéspedes - Google Chrome

Conozca más sobre la pestaña Huéspedes.

Paso 3 (opcional). Aplicar el estado del huésped automáticamente a las reservas manuales

Al añadir una nueva reserva manual al PMS de Cloudbeds para el mismo huésped, asegúrese de usar el mismo nombre. El sistema le mostrará un menú desplegable con todos los anteriores huéspedes con ese nombre.

Luego de seleccionar el perfil correcto, se aplicará automáticamente el estado del huésped.

Encuentre aquí más información sobre Cómo crear una nueva reserva en el PMS de Cloudbeds.

Cómo unificar perfiles de huéspedes

La sección Perfil de huéspedes incluye todos los datos de los huéspedes, como ingresos, datos personales, notas y los documentos que se han adjuntado al perfil de huéspedes específicos. Se puede elegir entre crear un nuevo perfil del huésped o seleccionar un perfil existente para adjuntar a la reserva cuando se crea manualmente.

En ocasiones, cuando los mismos huéspedes vuelven a reservar, se pueden duplicar sus perfiles en el sistema. Ahora tiene la opción de unificar esos perfiles para depurar su base de datos.

Para unificar los perfiles de huéspedes:

Seleccione el menú principal y haga clic en Huéspedes.
Busque el nombre del huésped (de saber cuál es el perfil del huésped que quiere unificar) o haga clic en la casilla Filtrar repetidos por correo.

La opción de Filtrar repetidos por correo buscará todos los perfiles de huéspedes en los que se repite más de un correo.
El sistema sólo buscará los perfiles de huéspedes en los que hay más de una dirección de correo repetida.
Recuerde que puede unificar hasta 10 perfiles de huéspedes a la vez.

Seleccione los perfiles necesarios.
Haga clic en Unificar huéspedes.

[Demo] Yellow Submarine - Huéspedes - Google Chrome

A mano derecha, se abrirá una ventana emergente:

Verifique y seleccione los datos que quiere guardar en el perfil unificado del huésped.
Si ha creado campos personalizados, haga clic en esa opción para seleccionar los campos correspondientes a unificar.
Haga clic en Vista previa y confirmar.

Confirme los datos de los perfiles unificados y:
1. Haga clic en Guardar para unificar los perfiles o
2. Haga clic en Datos del huésped o Campos personalizados para volver al paso anterior y actualizar la información.
Luego de confirmar la acción, el sistema mostrará una notificación a la izquierda para indicar que se han unificado los perfiles. Haga clic en Ver el nuevo perfil del huésped para repasar la información.

Para revisar los cambios en el perfil unificado, seleccione el Historial de actividades y haga clic en Huéspedes > Huésped unificado (Guest Merged) en el menú desplegable Cambio realizado.