Cómo agregar, visualizar y archivar las notas de una reserva

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En ocasiones, el usuario puede necesitar agregar rápidamente una nota a una reserva con información importante sobre la estadía o necesidades de los huéspedes. En myfrontdesk, puede agregar notas desde las reservas y desde el panel (a partir de febrero de 2018), así como también visualizarlas directamente en el calendario.

Aspectos a considerar:

  • Solo es posible archivar notas, ¡no borrarlas!
  • Sus huéspedes no verán las notas. Estas son principalmente para uso interno.
  • Es posible exportar las notas de reservas seleccionadas por medio del «Reporte de notas». Podrá encontrar más información a continuación.
Cómo agregar y archivar notas desde la reserva

Para agregar una nota en la reserva, necesita
1) dirigirse a la pestaña de «Notas» dentro de la reserva
2) ingresar el texto de la nota
3) hacer clic en el botón de «Enviar nota»

4) Todas las notas que agregue aparecerán en la sección llamada «Notas activas».

5) Si necesita archivar o editar una nota, haga clic en el icono de engranaje cerca de la nota y seleccione la opción necesaria:

6) Las notas archivadas se trasladan a una sección aparte.
7) Usted puede restaurar una nota archivada de ser necesario.

Cómo agregar una nota desde el panel

Esta función se encuentra disponible desde febrero de 2018.

Usted también puede visualizar, agregar y archivar notas directamente desde el panel:

1) Diríjase al panel.
2) Seleccione el icono de nota que se encuentra junto al nombre del huésped.
3) Ingrese el texto de la nota.
4) Pinche el botón de «Enviar nota».
5) También puede verificar las notas agregadas previamente para el huésped.

Si la reserva tiene notas activas, se mostrará un punto amarillo en el panel.

Cómo visualizar las notas en el calendario

Para ver las notas agregadas a la reserva desde el calendario, haga clic en la reserva y seleccione la pestaña llamada «Notas»:

Se mostrará un punto amarillo junto a las reservas que incluyen una nota.

Reporte de notas

Puede crear una lista de notas para reservas seleccionadas y exportarlas con el reporte llamado «Notas».

Para obtener más información, consulte este artículo.

Resolución de problemas

¿Por qué la nota no se muestra en la reserva, pero sí se muestra en el calendario?

Problema:
La nota se muestra en el calendario, pero al entrar a los detalles de las reservas, las notas no aparecen.

Motivo:

Si la nota se agregó al perfil de huésped en la pestaña de los Huéspedes (1), no se mostrará en la sección de «Notas» de la reserva (2). Dicha nota se mostrará en la sección llamada «Detalles del huésped» dentro de la reserva (3) y también en el calendario (4).

Esto ocurre porque el sistema está diseñado para mostrar en el calendario no solo las notas ligadas a reserva, sino también las notas de cada huésped.

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