Este artículo repasa las preguntas más frecuentes sobre las reservas en el PMS de Cloudbeds.
Para que todas las reservas creadas de forma manual tengan el país de la propiedad asignado de forma automática como el país del huésped, sigue estos pasos:
- Ve a la página de Configuración y haz clic en la pestaña Sistema.
- En la sección Preferencias de automatización, activa o desactiva la opción de Usar el país estándar para el huésped:
- ACTIVADA: para todas las reservas creadas de forma manual, se asignará el país de la propiedad como el país del huésped de forma predeterminada.
- DESACTIVADA: deberás agregar de forma manual el país de los huéspedes al crear una nueva reserva.
- Haz clic en GUARDAR
En caso de que se incluyan huéspedes adicionales durante el proceso de creación de la reserva, el PMS de Cloudbeds completará automáticamente el campo con el país de la propiedad. Si se agregan estos huéspedes adicionales después de la creación de la reserva (a través de la pestaña Detalles del huésped), el campo de país no se completará automáticamente.
Si haces clic en fechas pasadas, pero el sistema no muestra la opción de crear una reserva en el pasado, significa que:
- No tienes disponibilidad o tarifas para esta fecha.
- El usuario con el que has iniciado sesión en el sistema no tiene habilitado el permiso Crear y modificar reservas y bloqueos para fechas pasadas.
Para verificar este permiso, inicia sesión como Titular de la propiedad, ve a la página de Funciones y edita la función de usuario asignada. Busca el permiso llamado Crear o editar reservas y bloqueos para fechas pasadas y habilítalo para el usuario:
- Las instrucciones a continuación solo se aplican a las reservas directas creadas dentro del PMS de Cloudbeds (teléfono, correo electrónico, presencial, etc.) y el Motor de reservas de Cloudbeds.
- Para las reservas de OTA (agencias de viajes en línea como Booking.com, Expedia, Airbnb, etc.), debes cambiar el tipo de habitación en la extranet de la OTA o pedir al huésped que modifique su reserva. De esta manera, la reserva se actualizará tanto en la OTA como en el PMS de Cloudbeds. Más información: Modificación de reserva desde un canal (aplicable para todos los canales)
- Haz clic en la reserva que deseas mover. Luego, arrástrala y suéltala en el nuevo tipo de habitación.
- Cualquier aumento o disminución en el precio se mostrará en la ventana emergente después de arrastrar la reserva.
- Tu personal tiene la opción de anular el nuevo cambio en los cargos o confirmar el nuevo precio. Para cambiar la reserva a un nuevo tipo de habitación sin cargo, asegúrate de hacer clic en el botón de anulación.
Si se estableció alguna restricción de duración mínima o máxima de estadía en los intervalos de tarifas y las fechas ingresadas para hacer una nueva reserva directa no cumplen con esos criterios, el usuario recibirá el siguiente mensaje: No hay disponibilidad para las fechas especificadas. A continuación, se presentan algunas soluciones alternativas para anular estas restricciones.
Más información sobre las restricciones de estadía mínima y máxima.
No todos los usuarios tendrán la capacidad de anular las restricciones. Verifica la configuración en la página de Privilegios de usuario para saber si esta función está activa para la función de usuario correspondiente.
Con las fuentes de reserva directa, el sistema buscará disponibilidad que cumpla con los requisitos establecidos por la propiedad. Si hay alguna duración mínima o máxima de estadía que se haya establecido en los intervalos de tarifas, y las fechas ingresadas no cumplen con esos criterios, el usuario recibirá el mensaje indicando que no hay disponibilidad.
Para completar la reserva directa, sigue los pasos a continuación:
- Cambia el tipo de Vista a DIVIDIDA.
- Haz clic en el cuadro ubicado debajo del precio para seleccionar la noche de la habitación.
- Actualiza la información de Cantidad de adultos, niños o habitaciones según lo desees.
- Haz clic en AGREGAR.
- El sistema mostrará automáticamente un mensaje de advertencia indicando que esta reserva en particular no cumple con las restricciones establecidas por tu propiedad. Selecciona Anular para continuar
- El alojamiento se agregará en el panel lateral izquierdo.
- Haz clic en Información de la reserva para Agregar detalles de la reserva y del huésped.
- Este cambio se aplicará solo a esta reserva específica. El depósito sugerido en tu página de Políticas permanecerá igual.
- Aprende cómo cambiar la configuración del depósito sugerido: Configurar políticas de depósito
- Si la reserva se modifica (número de noches, tipo de habitación diferente, nuevos elementos agregados, etc.), el depósito sugerido se actualizará automáticamente, según tus políticas. Haz clic para obtener más información sobre cómo Editar reservas en el PMS de Cloudbeds.
- Haz clic para crear una nueva reserva y selecciona la Fuente. En este caso, debe ser una Fuente directa (por ejemplo: Presencial) y no de terceros.
- Sigue los pasos para Buscar disponibilidad y Agregar detalles de la reserva y del huésped.
- Después del paso de Confirmar y pagar, haz clic para editar el Depósito Sugerido en la página de Pago.
- Cambia el depósito sugerido y haz clic en Confirmar Reserva.
- Confirma si deseas enviar o no la Confirmación de Reserva.
- Error: durante el intento de hacer check-in a una reserva creada en el pasado, el sistema responde con la notificación: No puedes hacer check-in de esta reserva hasta que la reserva actualmente asignada a esta habitación registre el check-out.
- Solución: asegúrate de que todas las reservas anteriores en el pasado hayan completado el check-out. Además, todas las reservas con fecha posterior a la reserva recién creada deben estar Confirmadas (no Hospedadas).
No puedes mover una reserva en el pasado en el calendario arrastrándola y soltándola. Para cambiar la habitación o las fechas de la estadía, cambia el estado de la reserva a Confirmada u Hospedada y edita la reserva.
Más información sobre cómo Editar reservas en el PMS de Cloudbeds.
En caso de que la reserva no debiera haberse extendido automáticamente (por ejemplo, si olvidaste cambiar el estado de la reserva a Check-out o no sabías que la función estaba habilitada):
- Edita la fecha de check-out de la reserva
- Verifica si el huésped tiene un saldo pendiente (agrega o reembolsa el pago según sea necesario en el folio del huésped) para reflejar el saldo correcto.
- Una vez terminado, cambia el estado de la reserva a Check-out. Obtén más información sobre cómo cambiar el estado de la reserva aquí.
Por defecto, el titular de la propiedad está autorizado para editar y cambiar el estado de la reserva. Otros usuarios deben ser autorizados por el titular de la propiedad para:
- Modificar reservas
- Crear y modificar reservas y bloqueos para fechas pasadas
Obtén más información sobre las funciones: Funciones y autorizaciones.
Ejemplo:
- La función de Extensión automática de la fecha de salida está habilitada para esta propiedad.
- Reserva 1 tiene fecha de salida hoy 6 de febrero y actualmente está Hospedada.
- Para el 6 de febrero, se hizo otra reserva para la misma habitación (Reserva 2).
¿Qué hacer?
- Si a las 02:05 AM la reserva 1 no ha realizado el check-out de la habitación, el sistema extenderá automáticamente la fecha de salida de la reserva 1 y eliminará la asignación de la habitación de la reserva 2 (la reserva se eliminará del calendario y deberá asignarse manualmente).
- Verificar la situación: Cambiar el estado de la reserva 1 a checked-out si el huésped ya se ha retirado, o asignar la reserva 2 a otra habitación.
Obtén más información sobre cómo gestionar reservas no asignadas.
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