Rechnungen mit polnischer KSeF-Fiskalisierung ausstellen

Gabriela Garcia

Aktualisiert 23. Oktober 2026 09:23

Zweck	Verstehen der polen-spezifischen Anforderungen an den Rechnungsempfänger und des Verhaltens von KSeF, die bei der Ausstellung von Rechnungen im Cloudbeds PMS gelten.
Geeignet für	Teams an der Rezeption, Unterkunftsleiter und Geschäftsführer sowie Unterkunftsadministratoren in Unterkünften in Polen.
Verwendung	Wenn Sie eine Rechnung für ein Unternehmen oder eine Privatperson erstellen und wissen müssen, welche Rechnungsdetails einzugeben sind und ob das Dokument an KSeF übermittelt wird.
Voraussetzungen	Die Fiskalisierungseinrichtung für Polen KSeF der Unterkunft muss abgeschlossen sein, bevor Rechnungen ausgestellt werden, die eine KSeF-Freigabe erfordern. Siehe Polen KSeF-Fiskalisierung einrichten.
Erwartetes Ergebnis	Sie können die korrekten Empfängerdaten eingeben, verstehen, welches Rechnungsszenario Cloudbeds anwendet, und wissen, ob das Dokument an KSeF übermittelt wird.
Beschränkungen	Cloudbeds bestimmt das polnische Rechnungsszenario automatisch anhand des Empfängertyps und des Rechnungslandes. Das Personal wählt kein B2B- oder B2C-Fiskalisierungsszenario manuell aus.

Einführung

Wenn für eine Unterkunft in Polen eine Rechnung erstellt wird, bestimmt Cloudbeds anhand des Empfängertyps, des Rechnungslandes und der geltenden Rechnungsbedingungen, wie das Dokument behandelt werden soll. Rechnungen an Unternehmen werden über Invopop an KSeF übermittelt, während Rechnungen an einzelne Gäste ohne KSeF-Freigabe ausgestellt werden.

Wenn du eine Einführung in das polnische Fiskalisierungsmodell, die unterstützten Steuerdokumente und welche Rechnungen an KSeF übermittelt werden, benötigst, sieh dir die Poland KSeF fiscalization overview an.

Dieser Artikel konzentriert sich auf die polen-spezifischen Rechnungsinformationen und das daraus resultierende Fiskalisierungsverhalten. Für den Workflow zur Rechnungserstellung, einschließlich der Auswahl der zu berechnenden Artikel, der Auswahl des Zahlungspflichtigen und dem Ausfüllen der erforderlichen Rechnungsinformationen, siehe Two-Step Invoice Creation Flow (Pilot).

Inhaltsverzeichnis

Wer davon betroffen ist und wie
Wie Cloudbeds das Rechnungsszenario bestimmt
Rechnungsinformationen nach Empfängertyp eingeben
Vereinfachte Rechnungen
Anzahlungs- und Abrechnungsrechnungen
KSeF-Referenz für Unternehmensrechnungen
Rechnungszustellung an ausländische Unternehmen
Fehlerbehebung beim polnischen Rechnungsverhalten

Wer davon betroffen ist und wie

Das polnische Rechnungsverhalten betrifft sowohl das Rezeptionsteam, das Rechnungen erstellt, als auch Manager und Administratoren, die die Workflows für Steuerdokumente überwachen.

Rolle	Wissenswertes
Rezeption	Geben Sie den Empfängertyp, das Rechnungsland und die erforderlichen Rechnungsinformationen genau ein. Diese Angaben bestimmen, ob die Rechnung als B2B oder B2C behandelt wird und ob sie an KSeF übermittelt wird.
Manager/General Manager	Verstehen Sie, wann Unternehmensrechnungen über KSeF abgewickelt werden, wann Anzahlungs- und Abrechnungsrechnungen erstellt werden und wie Rechnungen für ausländische Unternehmen geliefert werden müssen.
Administrator	Pflegen Sie die KSeF-Einrichtung für Polen und untersuchen Sie Konfigurationsabhängigkeiten, wenn eine Rechnung nicht übermittelt werden kann.

Wie Cloudbeds das Rechnungsszenario bestimmt

Cloudbeds bestimmt das Rechnungsszenario automatisch anhand des Rechnungsempfängers und dessen Standort. Das Rechnungsland, nicht die Nationalität des Gasts, entscheidet darüber, ob ein Empfänger inländisch oder ausländisch ist.

Empfänger	Rechnungsland	Rechnungsszenario	An KSeF übermittelt
Unternehmen	Polen	B2B Inland	Ja
Unternehmen	Außerhalb Polens	B2B Ausland	Ja
Privatperson	Polen	B2C Inland	Nein
Privatperson	Außerhalb Polens	B2C Ausland	Nein
Privatperson, berechtigter Kleinbetragsverkauf	Beliebiges Land	Vereinfachte Rechnung	Nein

Privatgast in Polen: Lassen Sie das NIP-Feld leer, wenn der Gast als Privatperson abgerechnet wird. Die Eingabe einer NIP führt dazu, dass das Dokument als Firmenrechnung eingestuft und an KSeF übermittelt wird. Möchte der Gast die Rechnung auf ein Unternehmen ausstellen lassen, verwenden Sie stattdessen die Rechnungsdetails des Unternehmens.

Rechnungsinformationen nach Empfängertyp eingeben

Die für die Rechnung erforderlichen Rechnungsinformationen hängen davon ab, ob der Empfänger ein Unternehmen oder eine Privatperson ist und ob die Rechnungsadresse in Polen liegt.

Erweitern Sie das Szenario, das auf die von Ihnen ausgestellte Rechnung zutrifft.

Rechnung an ein Unternehmen in Polen

Eine polnische Unternehmensrechnung folgt dem B2B-Inlandsweg und wird automatisch an KSeF übermittelt.

Gib die folgenden Rechnungsinformationen ein:

Firmenname
Firmen-NIP (Steueridentifikationsnummer)
Steuerliche Adresse
Steuerliche Stadt
Steuerliche Postleitzahl
Steuerliches Land

Steuerliche Woiwodschaft ist optional.

Nachdem KSeF das Dokument akzeptiert hat, erhält die Rechnung eine offizielle KSeF-Freigabereferenz.

Rechnung an ein Unternehmen außerhalb Polens

Ein Unternehmen außerhalb Polens folgt dem B2B-Auslandsweg und wird ebenfalls an KSeF übermittelt.

Gib die folgenden Rechnungsinformationen ein:

Firmenname
Steueridentifikationsnummer des Unternehmens
Steuerliche Adresse
Steuerliche Stadt
Steuerliche Postleitzahl
Steuerliches Land

Steuerliche Woiwodschaft ist optional.

Lege zuerst das Land des Unternehmens fest. Wenn das Unternehmen außerhalb Polens ansässig ist, verwendet das Rechnungsformular die nationale Steueridentifikationsnummer des Unternehmens anstelle einer polnischen NIP. Eine polnische NIP ist für ein ausländisches Unternehmen nicht erforderlich.

Rechnung an eine Privatperson in Polen

Eine Privatperson in Polen folgt dem B2C-Inlandsweg. Die Rechnung wird als normales Dokument ausgestellt und nicht an KSeF übermittelt.

Gib die folgenden Rechnungsinformationen ein:

Vorname
Nachname
Straßenadresse
Stadt
Postleitzahl
Land

Lasse das NIP-Feld leer, wenn die Rechnung an den Gast als Privatperson ausgestellt wird. Die Eingabe einer NIP ändert die Rechnung auf den Unternehmensweg und führt dazu, dass sie an KSeF übermittelt wird.

Rechnung an eine Privatperson außerhalb Polens

Eine Privatperson außerhalb Polens folgt dem B2C-Auslandspfad. Die Rechnung wird als normales Dokument ausgestellt und nicht an KSeF übermittelt.

Verwenden Sie dieselben individuellen Rechnungsfelder wie im B2C-Inlandsfall:

Vorname
Nachname
Straßenadresse
Stadt
Postleitzahl
Land

Füllen Sie das Feld Land genau aus, da das Rechnungsland bestimmt, ob die individuelle Rechnung als Inland oder Ausland gilt.

Vereinfachte Rechnungen

Eine vereinfachte Rechnung ist ein kürzeres Dokument für berechtigte Kleinbetragsverkäufe an Privatpersonen. Für diesen Rechnungstyp werden keine Rechnungsdetails erfasst, und das Dokument wird nicht an KSeF übermittelt.

Eine vereinfachte Rechnung kann nur verwendet werden, wenn:

Der Empfänger eine Privatperson ist. Sie wird nicht für ein Unternehmen, eine Gruppe oder ein Gruppenprofil angeboten.
Der Rechnungsbetrag dem für die Unterkunft konfigurierten Schwellenwert entspricht oder darunter liegt.
Vereinfachte Rechnungen für die Unterkunft aktiviert sind.

Einstellung	Verhalten
Standard-Schwellenwert	5000 PLN
Maximaler Schwellenwert	5000 PLN. Der Schwellenwert kann nicht über diesen Betrag hinaus erhöht werden.
Bearbeitbarer Bereich	0 bis 5000 PLN
Rechnung überschreitet Schwellenwert	Cloudbeds fordert den Benutzer auf, auf eine vollständige Rechnung umzuschalten.

Wenn die Option für vereinfachte Rechnungen nicht verfügbar ist, stellen Sie sicher, dass der Empfänger eine Privatperson ist und der Gesamtbetrag innerhalb des konfigurierten Schwellenwerts liegt. Vereinfachte Rechnungen müssen außerdem für die Unterkunft aktiviert sein.

Anzahlungs- und Abrechnungsrechnungen

Cloudbeds bestimmt automatisch, ob eine Standard-, Anzahlungs- oder Abrechnungsrechnung benötigt wird, basierend auf dem Status der ausgewählten Gebühren. Das Personal wählt eine Anzahlungsrechnung nicht manuell aus einer Liste aus.

Dokument	Polnischer Begriff	Wann er erstellt wird
Standardrechnung	Faktura	Die ausgewählten Gebühren werden abgerechnet.
Vorauszahlungsrechnung	Faktura Zaliczkowa (ZAL)	Die ausgewählten Gebühren sind bei der Rechnungserstellung noch ausstehend.
Abrechnungsrechnung	Faktura Rozliczeniowa (ROZ)	Die Abschlussrechnung wird nach einer Vorauszahlungsrechnung erstellt. Sie bezieht sich auf die Vorauszahlung und zieht den bereits bezahlten Betrag ab.
Gutschrift	Faktura korygująca	Eine Korrektur oder Rückerstattung wird ausgestellt.

Wenn Sie eine Standardrechnung erwartet haben, Cloudbeds jedoch eine Vorauszahlungsrechnung erstellt hat, prüfen Sie, ob die ausgewählten Gebühren bei der Rechnungserstellung noch ausstehend waren. Die Erstellung von Vorauszahlungsrechnungen erfolgt in Polen automatisch und kann auf Unterkunftsebene nicht deaktiviert werden.

KSeF-Referenz für Unternehmensrechnungen

Eine an KSeF übermittelte Unternehmensrechnung besitzt sowohl eine Cloudbeds-Rechnungsnummer als auch eine KSeF-Freigabereferenz. Diese Kennungen sind nicht austauschbar.

Kennung	Wofür sie verwendet wird
Cloudbeds-Rechnungsnummer	Die von Cloudbeds zugewiesene Rechnungsnummer.
KSeF-Referenz	Die offizielle Freigabereferenz, die KSeF nach Annahme der Rechnung zuweist. Verwenden Sie diese Referenz, wenn ein Buchhalter, das berechnete Unternehmen oder ein Prüfer die Rechnung im staatlichen System nachverfolgen muss.

Rechnungszustellung an ausländische Unternehmen

Rechnungen, die an Unternehmen außerhalb Polens ausgestellt werden, werden weiterhin zur Fiskalisierung an KSeF übermittelt. Ausländische Empfänger können jedoch nicht direkt auf KSeF zugreifen, da es sich um ein polnisches Regierungssystem handelt.

Die Unterkunft muss das Fiskaldokument dem ausländischen Empfänger über einen anderen Kanal, typischerweise per E-Mail, bereitstellen und den KSeF-Bestätigungscode beifügen.

Fehlerbehebung bei polnischem Rechnungsverhalten

Verwenden Sie diese Prüfungen, wenn eine Rechnung einem unerwarteten Fiskalisierungspfad in Polen folgt.

Eine Rechnung an einen privaten Gast wurde an KSeF übermittelt

Prüfen Sie, ob auf dem individuellen Abrechnungsformular eine NIP eingegeben wurde. Eine NIP klassifiziert das Dokument als Firmenrechnung um. Wenn Sie einen privaten Gast als Privatperson abrechnen, lassen Sie das NIP-Feld leer.

Eine Anzahlungsrechnung wurde statt einer Standardrechnung erstellt

Überprüfen Sie den Status der ausgewählten Gebühren zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung. Wenn die Gebühren noch ausstehend waren, erstellt Cloudbeds automatisch eine Anzahlungsrechnung, auch Faktura Zaliczkowa (ZAL) genannt. Dieses Verhalten kann für die Unterkunft nicht deaktiviert werden.

Ein ausländisches Unternehmen kann seine Rechnung in KSeF nicht finden

Ausländische Empfänger können sich nicht bei KSeF anmelden. Senden Sie die Rechnung über einen anderen Kanal, typischerweise per E-Mail, und fügen Sie den KSeF-Bestätigungscode bei.

Die Option für eine vereinfachte Rechnung fehlt

Stellen Sie sicher, dass der Empfänger eine Privatperson ist und der Rechnungsbetrag den für die Unterkunft konfigurierten Schwellenwert nicht überschreitet. Vereinfachte Rechnungen müssen außerdem für die Unterkunft aktiviert sein. Wenn die Unterkunft diese Bedingungen erfüllt und die Option dennoch nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an den Account-Manager der Unterkunft.

Die Rechnung ist blockiert, weil eine Zahlungsmethode nicht konfiguriert ist

Dies bedeutet, dass eine bei der Transaktion verwendete Zahlungsmethode für die Fiskalisierung in Polen nicht zugeordnet wurde. Ein Administrator der Unterkunft muss zu Konto > Einstellungen > Fiskalisierung gehen, die Verbindung Invopop · KSeF öffnen und die fehlende Methode auf der Registerkarte Zahlungsmethoden zuordnen.

Nutzen Sie diese Ressourcen, um das Fiskalisierungsmodell für Polen zu überprüfen, die KSeF-Verbindung zu konfigurieren oder den Workflow zur Rechnungserstellung nachzuvollziehen: