| Zweck | Verstehen, wie die Fiskalisierung nach polnischem KSeF in Cloudbeds funktioniert und welche Rechnungen an KSeF übermittelt werden. |
| Geeignet für | Teams an der Rezeption, Unterkunftsmanager und General Manager, Unterkunftsadministratoren sowie Inhaber von Unterkünften in Polen. |
| Anwendung | Wenn Sie das polenspezifische Fiskalisierungsverhalten verstehen möchten, welche Rechnungsszenarien über KSeF abgewickelt werden und welche Arten von Steuerdokumenten Cloudbeds unterstützt. |
| Voraussetzungen | Die KSeF-Verbindung für die Unterkunft in Polen muss aktiviert sein. |
| Erwartetes Ergebnis | Sie können erkennen, welche polnischen Rechnungsszenarien an KSeF übermittelt werden, und verstehen die wichtigsten Dokumenttypen und Kennungen, die im Workflow verwendet werden. |
| Beschränkungen | Dieser Fiskalisierungsablauf gilt für Unterkünfte in Polen. Invopop ist der Fiskalpartner, der Cloudbeds mit KSeF verbindet. |
Einführung
Unterkünfte in Polen können Cloudbeds PMS nutzen, um Fiskalrechnungen auszustellen, die den elektronischen Rechnungsanforderungen von KSeF in Polen entsprechen. Cloudbeds verbindet sich über Invopop mit KSeF, das unterstützte Steuerdokumente in das erforderliche FA(3)-Format umwandelt und berechtigte Rechnungen an die polnische Steuerbehörde übermittelt.
KSeF verwendet ein Freigabemodell. Eine Rechnung, die über KSeF freigegeben werden muss, wird erst gültig, nachdem KSeF sie akzeptiert und eine offizielle Referenznummer zurückgegeben hat. Rechnungen, die an einzelne Gäste ausgestellt werden, werden nicht an KSeF übermittelt.
Dieser Artikel erklärt, wie die Fiskalisierung in Polen mit KSeF funktioniert, welche Rechnungen an KSeF übermittelt werden und welches polnische spezifische Verhalten bei Fiskaldokumenten vor der Einrichtung oder der täglichen Rechnungsstellung zu beachten ist.
Inhaltsverzeichnis
- Wer davon betroffen ist und wie
- Wie die Fiskalisierung in Polen mit KSeF funktioniert
- Welche Rechnungen an KSeF übermittelt werden
- Unterstützte Fiskaldokumenttypen
- Cloudbeds-Rechnungsnummer und KSeF-Referenz
- Rechnungen von ausländischen Unternehmen
- Anzahlungs- und Abrechnungsrechnungen
- Vor der Nutzung der Fiskalisierung in Polen mit KSeF
Wer davon betroffen ist und wie
Die Fiskalisierung in Polen betrifft verschiedene Rollen in der Unterkunft, abhängig davon, ob sie die Verbindung konfigurieren, Rechnungen ausstellen oder den Fiskaldokumenten-Workflow der Unterkunft überwachen.
| Rolle | Wissenswertes |
|---|---|
| Rezeption | Rechnungen von Unternehmen und von einzelnen Gästen folgen unterschiedlichen Fiskalisierungspfaden in Polen. Prüfen Sie welche Rechnungen an KSeF übermittelt werden, bevor Sie Fiskaldokumente ausstellen. |
| Manager/General Manager | Verstehen Sie die unterstützten Fiskaldokumenttypen, wie die KSeF-Freigabe funktioniert und wann Cloudbeds Anzahlungs- oder Abrechnungsrechnungen erstellt. Prüfen Sie unterstützte Fiskaldokumenttypen. |
| Administrator | Schließen Sie die für die Unterkunft erforderliche KSeF-Verbindung in Polen ab und pflegen Sie diese. Prüfen Sie was vor der Nutzung der Fiskalisierung in Polen mit KSeF vorbereitet sein muss. |
| Inhaber | Nutzen Sie diese Übersicht, um zu verstehen, wie Cloudbeds über Invopop mit KSeF verbunden ist und welche Rechnungsszenarien über die Integration abgewickelt werden. |
Wie die Fiskalisierung in Polen mit KSeF funktioniert
Für Unterkünfte in Polen, die die KSeF-Verbindung nutzen, leitet Cloudbeds berechtigte Steuerdokumente über Invopop weiter. Invopop konvertiert das Dokument in das von KSeF geforderte FA(3)-XML-Format und übermittelt es an die polnische Steuerbehörde.
KSeF verwendet ein Clearance-Modell. Eine im Umfang liegende Rechnung wird erst gültig, nachdem KSeF sie akzeptiert und eine offizielle Clearance-Referenz zugewiesen hat. Dies unterscheidet sich von Systemen, bei denen Rechnungen nach ihrer Ausstellung an die Behörde gemeldet werden.
Unterkünfte wählen keinen Fiskalisierungsanbieter für Polen aus. Invopop ist der Fiskalpartner, der Cloudbeds mit KSeF verbindet.
Welche Rechnungen an KSeF übermittelt werden
Cloudbeds bestimmt das polnische Rechnungsszenario anhand des Empfängertyps und des Rechnungslandes. Das Personal wählt das Fiskalisierungsszenario nicht aus einer Liste aus.
| Empfänger | Rechnungsland | Rechnungsszenario | An KSeF übermittelt |
|---|---|---|---|
| Unternehmen | Polen | B2B Inland | Ja |
| Unternehmen | Außerhalb Polens | B2B Ausland | Ja |
| Privatperson | Polen | B2C Inland | Nein |
| Privatperson | Außerhalb Polens | B2C Ausland | Nein |
| Privatperson, berechtigter Kleinbetragsverkauf | Beliebiges Land | Vereinfachte Rechnung | Nein |
Für diese Klassifizierung bestimmt das Rechnungsland des Empfängers, ob die Rechnung inländisch oder ausländisch ist. Die Nationalität des Gasts bestimmt das Szenario nicht.
Unterstützte fiskalische Dokumenttypen
Cloudbeds unterstützt mehrere fiskalische Dokumenttypen für Unterkünfte, die die Fiskalisierung in Polen verwenden. Das erstellte Dokument hängt von der Transaktion und dem Rechnungsstellungsszenario ab.
| Dokumenttyp | Wann er verwendet wird |
|---|---|
|
Standardrechnung Faktura |
Wird für die reguläre Rechnungsstellung verwendet, wenn die ausgewählten Gebühren beglichen sind. |
|
Gutschrift Faktura korygująca |
Wird für Korrekturen oder Rückerstattungen verwendet. |
|
Vorauszahlungsrechnung Faktura Zaliczkowa (ZAL) |
Wird erstellt, wenn die ausgewählten Gebühren zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung noch ausstehend sind. |
|
Abschlussrechnung Faktura Rozliczeniowa (ROZ) |
Wird als endgültige Rechnung nach einer Vorauszahlungsrechnung erstellt. Sie bezieht sich auf die Vorauszahlung und zieht den bereits gezahlten Betrag ab. |
| Vereinfachte Rechnung | Verfügbar für berechtigte Kleinbetragsverkäufe an Privatpersonen, wenn vereinfachte Rechnungen für die Unterkunft aktiviert sind. |
Cloudbeds-Rechnungsnummer und KSeF-Referenz
Unternehmensrechnungen, die an KSeF übermittelt werden, verwenden zwei verschiedene Kennungen. Sie dienen unterschiedlichen Zwecken und sollten nicht als dieselbe Nummer behandelt werden.
| Kennung | Bedeutung |
|---|---|
| Cloudbeds-Rechnungsnummer | Die von Cloudbeds zugewiesene Dokumentnummer. |
| KSeF-Referenz | Die offizielle Freigabereferenz, die von KSeF zurückgegeben wird, nachdem die Rechnung akzeptiert wurde. |
Wenn ein Buchhalter, das in Rechnung gestellte Unternehmen oder ein Prüfer eine Rechnung in KSeF nachverfolgen muss, verwenden Sie die KSeF-Referenz anstelle der Cloudbeds-Rechnungsnummer.
Rechnungen an ausländische Unternehmen
Rechnungen, die an Unternehmen außerhalb Polens ausgestellt werden, werden ebenfalls an KSeF übermittelt. Bei der Abrechnung eines ausländischen Unternehmens verwenden Sie die nationale Steuernummer des Unternehmens anstelle einer polnischen NIP.
Ausländische Empfänger können sich nicht bei KSeF anmelden. Cloudbeds übermittelt die Rechnung dennoch zur Fiskalisierung, aber die Unterkunft muss die Rechnung dem Kunden über einen anderen Kanal, typischerweise per E-Mail, einschließlich des KSeF-Bestätigungscodes, bereitstellen.
Anzahlungs- und Abrechnungsrechnungen
Die Fiskalisierung in Polen behandelt Anzahlungen über Anzahlungs- und Abrechnungsrechnungen. Cloudbeds bestimmt das passende Dokument basierend auf dem Status der ausgewählten Gebühren.
Wenn die ausgewählten Gebühren bei Erstellung der Rechnung noch ausstehend sind, erstellt Cloudbeds automatisch eine Anzahlungsrechnung, oder Faktura Zaliczkowa (ZAL), anstelle einer Standardrechnung.
Wenn der Aufenthalt später abgerechnet wird, ist das Abschlussdokument eine Abrechnungsrechnung, oder Faktura Rozliczeniowa (ROZ). Die Abrechnungsrechnung verweist auf die Anzahlungsrechnung und zieht den bereits gezahlten Betrag ab.
Die Erstellung von Anzahlungsrechnungen erfolgt in Polen automatisch, wenn die ausgewählte Transaktion noch aussteht. Es gibt keine Einstellung auf Unterkunftsebene, um dieses Verhalten zu deaktivieren.
Vor der Nutzung der Polen-KSeF-Fiskalisierung
Die Verbindung zu Polen KSeF muss konfiguriert sein, bevor das Personal den Fiskalisierungs-Workflow nutzen kann. Die Einrichtung umfasst die rechtlichen und steuerlichen Informationen der Unterkunft, ein KSeF-Zertifikat und einen privaten Schlüssel, die Zuordnung der Steuercodes sowie die Zuordnung der Zahlungsmethoden.
Die Unterkunft erhält ihr KSeF-Zertifikat und den privaten Schlüssel über das KSeF-Portal. Cloudbeds und Invopop stellen diese Zugangsdaten nicht aus, prüfen sie nicht und setzen sie nicht zurück.
Nach Abschluss der Einrichtung kann das Personal den standardmäßigen Cloudbeds-Rechnungserstellungs-Workflow verwenden. Polen-spezifische Empfängerinformationen und das Fiskalisierungsverhalten bestimmen, ob das Dokument an KSeF übermittelt wird.
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