Dieser Artikel erklärt, wie Sie eine Rechnung annullieren und eine Gutschrift mit der Funktion Erweiterte Rechnungsstellung erstellen. Außerdem zeigt er Ihnen, wie Sie den Rechnungsstatus auf offen oder bezahlt setzen, damit Sie die Rechnungen Ihres Gastes besser im Blick behalten können.
Eine Rechnung annullieren und eine Gutschrift ausstellen
Du kannst eine Rechnung annullieren oder stornieren, wenn ein Fehler gemacht wurde. Das Annullieren einer bestehenden Rechnung erstellt eine Gutschrift für die gesamte Rechnung. Diese Funktion setzt alle in dieser Rechnung enthaltenen Transaktionen frei und macht sie wieder zur Rechnungsstellung verfügbar.
Nachdem die Rechnung annulliert wurde, kannst du ihren Status nicht mehr ändern.
Folge diesen Schritten, um eine Rechnung zu annullieren und eine Gutschrift auszustellen:
- Rufe die Reservierung auf und gehe zu Dokumente
- Finde die Rechnung, die du annullieren möchtest, und klicke auf das Drei-Punkte-Menü
- Wähle Rechnung annullieren und Gutschrift ausstellen
Ein Fenster für die Gutschrift öffnet sich und du siehst eine Warnung mit der Rechnungsnummer. Stelle sicher, dass du die richtige Rechnung annullierst, denn diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Dies ist der Name des Gasts, der bei der Rechnungsausstellung ausgewählt wurde
- Die Rechnungsempfängerperson oder das Unternehmen bleibt dieselbe wie auf der Rechnung, die du annullierst
- Wähle die E-Mail-Adresse des Gasts aus, um die Gutschrift zu senden (optional)
Wenn du dich entscheidest, deinem Gast eine E-Mail zu senden, erhält er eine Benachrichtigung und die Gutschrift per E-Mail. Die Nachricht in der Benachrichtigung kannst du auf der Seite E-Mail-Vorlagen verwalten.
- Gib den Gutschriftsgrund ein
- Der Gutschriftsgrund ist ein Pflichtfeld, wenn sich deine Unterkunft in einem der folgenden Länder befindet (basierend auf der Adresse der Unterkunft): Irland, Malaysia, Neuseeland, Portugal, Singapur, Südafrika, Vereinigtes Königreich
In der Tabelle findest du alle Artikel, die Teil der zu gutschreibenden Rechnung sind. Die Artikelliste kann nicht bearbeitet werden.
- Vorschau der Gutschrift, um die Informationen in der Gutschrift zu überprüfen
- Klicken Sie auf Gutschrift ausstellen
So ändern Sie den Rechnungsstatus auf Bezahlt
Sobald Sie die Gebühren und Zahlungen des Gasts im Folio überprüft haben, markieren Sie die Rechnung wie unten gezeigt als Bezahlt oder Offen:
- Gehen Sie zu Dokumente
- Klicken Sie auf Rechnungen
- Klicken Sie neben der Rechnung auf das Drei-Punkte-Menü
- Klicken Sie auf Auf Bezahlt ändern
Sie können den Rechnungsstatus beliebig oft auf Bezahlt oder Offen ändern. Diese Funktion dient nur zur internen Information. Der Status wird auf der tatsächlichen Rechnung nicht angezeigt.
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