Die Rechnung ist ein Dokument, das dem Gast alle mit einer Reservierung verbundenen Transaktionen aufzeigt. Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie Sie die Rechnung des Gastes erstellen und herunterladen.
Um zu erfahren, wie Sie Ihre Einstellungen für die Rechnungsstellung festlegen, besuchen Sie diesen Artikel: Wie Sie die Rechnungsstellung einrichten.
Berechtigung des Benutzers zum Anzeigen von Rechnungen
Unter Berücksichtigung von PII (personenbezogenen Daten) dürfen nur Benutzer mit der Berechtigung zum Anzeigen von PII Rechnungen einsehen.
Weitere Details zu den Rollen im Cloudbeds PMS findest Du im folgenden Artikel: Rollen und Berechtigungen.
Wenn die Berechtigung zum Anzeigen von PII deaktiviert ist, kann der Benutzer:
- die Rechnungen erstellen und die Rechnung per E-Mail an den Gast senden
- die Rechnung nicht öffnen und die Details nicht einsehen. Versucht er es dennoch, wird folgende Warnung angezeigt
Vor dem Erstellen der Rechnung prüfen Sie bitte:
Wenn Sie mehrere Gäste in einer Reservierung haben
Wenn Sie eine frühere Version der Rechnungsstellung verwenden, wird bei der Erstellung einer Rechnung für jeden Gast immer der Hauptgast oben auf der Rechnung angezeigt, aber die Details der Transaktionen enthalten den jeweiligen Gastnamen. Mehr erfahren: Kann ich für jeden Gast eine Rechnung erstellen?
Mit Erweiterter Rechnungsstellung können Sie für jeden Gast in der Reservierung separate Rechnungen erstellen. Die Rechnung zeigt immer den Namen des Gastes an, dem sie in Rechnung gestellt wird. Sie müssen sicherstellen, dass der Gastname dem richtigen Zimmer oder der richtigen Transaktion (Gebühr/Zahlung) zugeordnet ist. Gehen Sie wie folgt vor:
- Überprüfen Sie unter der Registerkarte Zimmer, ob die Zimmer dem richtigen Gast zugewiesen sind.
- Weisen Sie beim Hinzufügen eines Artikels oder einer Zahlung zum Folio diese dem richtigen Gast zu.
Wenn die Rechnung an ein Unternehmen gestellt werden soll
Geben Sie den Firmennamen und die Steueridentifikationsnummer des Unternehmens in den Gastdetails innerhalb der Reservierung ein. Diese Angaben werden auf der Rechnung angezeigt.
- Gehen Sie zu den Gastdetails.
- Wählen Sie den Gast aus.
- Klicken Sie auf Details bearbeiten.
- Fügen Sie den Firmennamen und die Steueridentifikationsnummer des Unternehmens hinzu (falls zutreffend).
- Klicken Sie auf Speichern.
Folgen Sie den Schritten, um die Rechnung zu erstellen:
- Rufen Sie die gewünschte Reservierung auf.
- Klicken Sie auf das Menü Aktionen.
- Wählen Sie Neue Rechnung erstellen aus.
Je nach Version Ihrer Rechnungsstellungsfunktion öffnet sich eines dieser Fenster.
Wenn Sie dieses modale Fenster sehen, verwenden Sie die Erweiterte Rechnungsstellung. Fahren Sie fort mit dem Abschnitt: Wie Sie eine Rechnung mit der erweiterten Rechnungsstellung erstellen
Andernfalls fahren Sie mit den folgenden Schritten fort:
- Wählen Sie die zu berechnenden Artikel aus
- Klicken Sie auf Rechnung ausstellen.
Wie Sie eine Rechnung mit der erweiterten Rechnungsstellung erstellen
Mit der erweiterten Rechnungsstellung können alle Transaktionen nur einmal in Rechnung gestellt werden – dies dient dazu, doppelte Rechnungen zu vermeiden.
Wenn keine Transaktionen mehr zur Rechnungsstellung vorhanden sind, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt. Um eine Rechnung erneut auszustellen, lesen Sie bitte: Erweiterte Rechnungsstellung – Wie Sie eine Rechnung annullieren und eine Gutschrift ausstellen.
- Wählen Sie den Gast aus, den Sie in Rechnung stellen möchten. Wenn Unternehmensdaten im Gästeprofil gespeichert sind, wird die Rechnung an das Unternehmen statt an den Gast ausgestellt. Erfahren Sie, wie Sie Unternehmensdaten zum Gästeprofil hinzufügen: Wenn die Rechnung an ein Unternehmen gestellt werden soll.
- Wählen Sie einen oder mehrere Gäste aus, die die gerade erstellte Rechnung erhalten sollen (optional).
- Bezahlt-Status-Schalter – wenn aktiviert, wird der Rechnungsstatus auf Bezahlt gesetzt; wenn deaktiviert, ist der Status Offen.
Dieser Schalter dient nur zu Ihrer internen Nachverfolgung – Sie müssen das Folio manuell prüfen, um festzustellen, ob es bezahlt wurde oder nicht.
- Wählen Sie die zu berechnenden Artikel aus. Sie können alle oder nur bestimmte Artikel auswählen, die zu bestimmten Gästen gehören.
Bereits in Rechnung gestellte Artikel werden in der Liste nicht angezeigt. Wenn Sie versehentlich einen falschen Artikel in Rechnung gestellt haben, müssen Sie die Rechnung annullieren und eine Gutschrift erstellen. Dadurch werden alle in der Rechnung enthaltenen Transaktionen freigegeben. Mehr erfahren: Erweiterte Rechnungsstellung – Wie Sie eine Rechnung annullieren und eine Gutschrift ausstellen
- Vorschau der Rechnung vor der Erstellung, um eventuelle Fehler zu erkennen oder zu korrigieren, bevor das Dokument ausgestellt wird.
- Klicken Sie auf Rechnung ausstellen.
Rechnung herunterladen/drucken
So drucken oder exportieren Sie eine Rechnung:
- Öffnen Sie die Reservierung und gehen Sie zur Registerkarte Dokumente.
- Wählen Sie die Rechnung aus, die gedruckt werden soll, und klicken Sie im rechten Menü auf das Symbol
- Klicken Sie auf Rechnung herunterladen
Erweiterte Rechnungsstellung: Sie sehen den Rechnungsstatus, den Sie auf Offen, Bezahlt oder Annulliert setzen können, um den Überblick über die Rechnungen Ihrer Gäste zu behalten.
Wenn Sie Mehrere Währungen für Ihr Konto aktiviert haben, können Sie die Gesamtsummen in Fremdwährungen und den Wechselkurs in Ihren Rechnungen anzeigen lassen. Weitere Informationen finden Sie unter: Mehrere Währungen – So konfigurieren Sie fremde Währungen zur Anzeige in Rechnungen.
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