Wie man die Rechnungsstellung einrichtet

Mariia Korostashevych

Aktualisiert 12. November 2026 09:26

Zweck	Konfigurieren Sie, wie die Rechnungen Ihrer Unterkunft aussehen, wann sie erstellt werden und welche Informationen sie anzeigen.
Ideal für	Eigentümer der Unterkunft und Benutzer mit der Berechtigung „Gast-Rechnungsstellung“.
Verwendung	Wenn Sie die Rechnungsstellung zum ersten Mal einrichten, die Rechnungsnummerierung oder Sprache ändern, festlegen möchten, wann Rechnungen erstellt werden, entscheiden wollen, wie Gebühren und Steuern auf Rechnungspositionen angezeigt werden, oder eine Fußzeile hinzufügen möchten.
Voraussetzungen	Der Eigentümer der Unterkunft hat standardmäßig Zugriff. Andere Benutzer benötigen die Berechtigung Gast-Rechnungsstellung in ihrer Rolle. Siehe Rollen und Berechtigungen.
Erwartetes Ergebnis	Die Rechnungen Ihrer Unterkunft werden mit Ihrem Branding, Ihrer Nummerierung, Sprache und Ihren Präferenzen für Rechnungspositionen erstellt.

Einführung

Auf der Seite Rechnungen und Dokumente können Sie Ihre Unternehmensdaten und Ihr Logo hinzufügen, den Rechnungstitel und die Nummerierung festlegen sowie auswählen, ob Rechnungen manuell, beim Check-out oder bei Erstellung einer Reservierung generiert werden.

Wenn Ihre Unterkunft die Funktion Erweiterte Rechnungsstellung aktiviert hat, sehen Sie außerdem zusätzliche Optionen, wie den Titel und die Sequenz für Gutschriften.

📢 Wichtige Aktualisierung: schrittweise Einführung läuft

Sie werden möglicherweise eine andere Benutzeroberfläche oder leicht aktualisierte Funktionen für dieses Feature bemerken. Wir führen die neue Version derzeit schrittweise ein. Seien Sie versichert, dass dieser Artikel bald vollständig aktualisiert wird, um die neue Erfahrung widerzuspiegeln.

Inhaltsverzeichnis

Öffnen Sie die Rechnungseinstellungen
Legen Sie das Logo und die Sprache fest
Wählen Sie aus, wann Rechnungen erstellt werden
Legen Sie den Rechnungstitel und die Reihenfolge fest
Wählen Sie aus, was auf der Rechnung erscheint
Fügen Sie eine Rechnungsfußzeile hinzu
Richten Sie Gutschriften ein

Öffnen Sie die Rechnungseinstellungen

Gehen Sie im Kontomenü zu Einstellungen
Wählen Sie Finanzen
Wählen Sie Rechnungen und Dokumente.

Legen Sie das Logo und die Sprache fest

Klicken Sie auf Bild bearbeiten, um das Logo Ihres Unternehmens von Ihrem Computer hochzuladen. Die empfohlene Größe beträgt 150 Pixel in der Höhe und 150 Pixel in der Breite.

Rechnungssprache

Wählen Sie die Standardrechnungssprache aus.
Wählen Sie aus, ob die Rechnung basierend auf dem Herkunftsland des Gastes erstellt werden soll. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Rechnung in der Sprache des Gastes erstellt. Zum Beispiel erhält ein Gast aus Portugal die Rechnung auf Portugiesisch. Andernfalls wird die Rechnung in der Standardsprache erstellt.

Wählen Sie aus, wann Rechnungen erstellt werden

Legen Sie Ihre bevorzugte Option Rechnung erstellen fest. Jede Option funktioniert wie folgt:

Option	Was passiert
Bei Reservierungserstellung	Die Rechnung wird jedes Mal ausgestellt, wenn eine neue Reservierung in der Anwendung erstellt wird. Dies umfasst sowohl manuell erstellte Reservierungen im Cloudbeds PMS als auch eingehende Reservierungen von Ihren verbundenen OTAs (Online-Reisebüros).
Beim Check-out	Die Rechnung wird beim Check-out mit allen verfügbaren Transaktionen zur Abrechnung erstellt. Wenn bereits eine Rechnung generiert wurde und keine weiteren Transaktionen zur Abrechnung vorliegen, erstellt das System keine neue Rechnung. Diese Option ist Teil der Funktion Erweiterte Rechnungsstellung.
Manuell	Es wird keine Rechnung erstellt, bis Sie die Reservierung öffnen und eine Rechnung generieren. Sie entscheiden, welche Reservierungen Sie abrechnen möchten. Mehr erfahren: Rechnungen erstellen und herunterladen.

Bei Reservierungserstellung: Sie müssen nicht jedes Mal eine Rechnung erstellen, es sei denn, es wird nach dem Einchecken des Gastes ein Artikel, Service oder Zimmerumsatz zum Folio hinzugefügt. In diesem Fall können Sie später eine neue Rechnung erstellen. Das Standard-Fälligkeitsdatum wird ab dem Tag der Reservierungserstellung berechnet.

Generate Invoice options: at reservation creation, at check-out, and manually

Rechnungstitel und -nummerierung festlegen

Verwenden Sie diese Felder, um zu steuern, wie Rechnungen benannt und nummeriert werden:

Titel: Verwenden Sie dies, wenn Sie das Dokument anders als Rechnung benennen möchten.
Präfix: Zahlen oder Buchstaben, die vor der fortlaufenden Rechnungsnummer erscheinen. Beispiel: INV-1001
Startnummer: Die Nummer der ersten generierten Rechnung. Spätere Rechnungen setzen die Nummerierung fort. Beispiel: Wenn Sie 1001 eingeben, ist Ihre erste Rechnung 1001, gefolgt von 1002.
Suffix: Zahlen oder Buchstaben, die nach der fortlaufenden Rechnungsnummer erscheinen. Beispiel: 1001-POST

Verwenden Sie das Sprach-Dropdown-Menü, um Titel- und Nummerierungstexte für andere Sprachen hinzuzufügen.

Rechnungstitel, Präfix, Startindexnummer und Suffix-Felder

Wählen Sie aus, was auf der Rechnung erscheint

Wählen Sie die Optionen aus, die dem gewünschten Aussehen Ihrer Rechnungen entsprechen:

Unternehmensdaten anzeigen: Wählen Sie diese Option, wenn Unternehmensdaten auf der Rechnung erscheinen sollen.
Spalte Zimmernummer auf der Rechnung anzeigen: Wenn aktiviert, erscheint die Zimmernummer auf der Rechnung.
Details zu Steuern/Gebühren auf der Rechnung anzeigen: Wenn aktiviert und Sie mehrere Steuern und Gebühren haben, zeigt die Rechnung eine Aufschlüsselung der Gesamtsumme für jede Steuer- und Gebührenart.
Kompakte Rechnungen verwenden: Steuert, wie Gebühren und Steuern als Rechnungspositionen dargestellt werden. Siehe den nächsten Abschnitt.
Dokumentnummer des Gastes verwenden: Wählen Sie diese Option, wenn die Dokumentnummer des Gastes auf der Rechnung erscheinen soll.
Aufschlüsselung des Pakets anzeigen: Wählen Sie diese Option, wenn die Aufschlüsselung des Pakets auf der Rechnung erscheinen soll.

Kompakte Rechnungen

Kompakte Rechnungen verwenden steuert, wie Positionen auf der Rechnung gruppiert werden:

Einstellung	Aussehen der Rechnung
Deaktiviert	Die Rechnung ähnelt dem Gäste-Folio. Jede Transaktion, einschließlich der nächtlichen Zimmerpreise und Steuern, erscheint als eigene Position. Im neuen Steuerdokumentvorlage erscheinen jede Gebühr und die zugehörigen Steuern oder Gebühren auf separaten Zeilen.
Aktiviert	Häufige Transaktionen werden zu einer Zeile zusammengefasst. Zum Beispiel erscheinen die Zimmerpreise für 3 Nächte als eine Zeile. Im neuen Steuerdokumentvorlage erscheinen jede Gebühr und die zugehörige Steuer oder Gebühr auf einer kombinierten Zeile.

Die Einstellung gilt für Rechnungen und Proforma-Rechnungen im neuen Steuerdokumentvorlage. Die Gesamtsummen ändern sich nicht, und bereits ausgestellte Dokumente behalten die ursprüngliche Anzeige bei. Mehr erfahren: Aktualisierte Rechnungs- und Gutschrift-PDFs.

Verwenden Sie die Fußzeile der Rechnung, um zusätzlichen Text zur Rechnung hinzuzufügen, wie zum Beispiel Zahlungsanweisungen oder zusätzliche Richtlinien. Verwenden Sie das Sprach-Dropdown-Menü, um Ihren individuellen Fußzeilentext für andere Sprachen hinzuzufügen.

Feld für die Fußzeile der Rechnung mit dem Sprach-Dropdown-Menü

Gutschriften einrichten

Erweiterte Rechnungsstellung: Die Optionen für Gutschriften sind Teil der Funktion Erweiterte Rechnungsstellung. Mehr erfahren: Wie Sie eine Rechnung stornieren und eine Gutschrift ausstellen.

Gutschriftentitel und Nummernfolge

Wählen Sie eine dieser Optionen:

Die gleichen Einstellungen wie bei der Rechnung verwenden: Aktivieren Sie Gutschriftentitel und Nummernfolge. Die Gutschrift folgt der gleichen Nummernfolge wie die Rechnungen.
Separate Werte festlegen: Geben Sie den Titel, das Präfix, die Startnummer und das Suffix der Gutschrift ein.

Wenn eine Rechnung storniert wird, wird eine neue Gutschrift mit der nächsten Nummer in der Folge generiert. Wenn anschließend eine neue Rechnung erstellt wird, setzt diese die Nummernfolge nach der Gutschrift fort.