Aktualisierte PDFs für Rechnungen und Gutschriften

Mariia Korostashevych

Aktualisiert 12. November 2026 07:58

Zweck	Verstehen Sie das Design, Layout, die Anzeige der einzelnen Positionen, die Steuerverwaltung und die Verbesserungen der Schweizer QR-Rechnung, die in der neuen Vorlage für Steuerdokumente verfügbar sind.
Ideal für	Administratoren, Manager und Rezeptionisten der Unterkunft, die Steuerdokumente konfigurieren, erstellen oder überprüfen.
Verwenden Sie dies, wenn	Sie Vorlagenänderungen überprüfen, Einstellungen für Steuerdokumente konfigurieren, festlegen möchten, wie Gebühren und Steuern auf Rechnungspositionen angezeigt werden, die Schweizer QR-Rechnung einrichten oder bestätigen möchten, welche Dokumente das aktualisierte Layout erhalten.
Voraussetzungen	Die neue Vorlage für Steuerdokumente muss für die Unterkunft aktiviert sein.
Erwartetes Ergebnis	Sie verstehen die verfügbaren Verbesserungen und können die zugehörigen Konfigurationseinstellungen überprüfen.

Einführung

Die neue Vorlage für Steuerdokumente umfasst aktualisierte Rechnungen, Proforma-Rechnungen, Gutschriften und Quittungen. Das ursprüngliche Redesign wurde im Februar 2026 veröffentlicht, gefolgt von Layout-Optimierungen ab dem 25. August 2026.

Diese Änderungen machen die PDF-Steuerdokumente insgesamt kompakter, verbessern die Darstellung der finanziellen Details und fügen Konfigurationsoptionen für Sprache und Steuerverwaltung hinzu. Rechnungen und Proforma-Rechnungen folgen außerdem Ihrer Einstellung für kompakte Rechnungen, die steuert, ob jede Gebühr und ihre Steuern auf einer kombinierten Zeile oder auf separaten Zeilen erscheinen.

Unterkünfte in der Schweiz können zudem eine Schweizer QR-Rechnung zu unbezahlten Rechnungen und Proforma-Rechnungen hinzufügen, sodass Gäste per Scan eines Codes mit ihrer Banking-App bezahlen können.

Vorlagenverfügbarkeit: Diese Verbesserungen gelten nur für die neue Vorlage der Steuerdokumente. Sie sind in der klassischen Vorlage nicht verfügbar.

Transaktionslimit: Ein einzelnes Steuerdokument kann bis zu 10.000 Transaktionen enthalten. Überschreitet ein Dokument dieses Limit, blockiert Cloudbeds die Ausstellung und zeigt eine Meldung an. Siehe Gibt es ein Limit für die Anzahl der Transaktionen in einem Dokument?

Inhaltsverzeichnis

Zielgruppe und Auswirkungen
Layout-Verbesserungen August 2026
Vorlagen-Redesign Februar 2026
Kompakte Rechnungen: Anzeige von Gebühren- und Steuerzeilen
Schweizer QR-Rechnung auf Rechnungen
Zugriff auf Einstellungen für Steuerdokumente
Konfigurations-Checkliste
Vorteile
Häufig gestellte Fragen

Zielgruppe und Auswirkungen

Das aktualisierte Layout wird automatisch auf neu generierte Dokumente in der neuen Vorlage angewendet. Die praktische Auswirkung hängt davon ab, wie jeder Benutzer mit Steuerdokumenten arbeitet.

Rolle	Wissenswertes
Administrator der Unterkunft	Sie konfigurieren Sprache, Steuerklassifikationen, Ausstellerinformationen, die Einstellung für kompakte Rechnungen und weitere Einstellungen für Steuerdokumente. Für Schweizer Unterkünfte geben Sie außerdem die IBAN ein, die die Schweizer QR-Rechnung aktiviert. Layoutverbesserungen werden automatisch auf neue Dokumente angewendet.
Manager oder General Manager	Sie überwachen die Dokumentenerstellung und die Gästekommunikation. Das kompakte Layout kann die Seitenanzahl reduzieren und die gedruckte Darstellung verbessern. Es sind keine Maßnahmen erforderlich.
Benutzer an der Rezeption	Sie erstellen und senden Steuerdokumente an Gäste. Die aktualisierte Formatierung wird automatisch auf neue Dokumente angewendet, und Belastungs- sowie Steuerzeilen folgen der Einstellung für kompakte Rechnungen der Unterkunft. Bei Schweizer Unterkünften mit gespeicherter IBAN enthalten unbezahlte Rechnungen und Proforma-Rechnungen automatisch die Schweizer QR-Rechnung. Es sind keine Maßnahmen erforderlich.

Layoutverbesserungen

Die seit dem 25. August 2026 eingeführten Verfeinerungen erzeugen kompaktere PDFs, die weniger Seiten benötigen. Dies ist besonders hilfreich bei längeren Reservierungen mit vielen Positionen.

Layoutänderungen

Zweispaltiger Kopfbereich: Unternehmens- und Unterkunftsinformationen sind in zwei Spalten angeordnet, um den horizontalen Raum effizienter zu nutzen.
Optimiertes Logo: Das Unternehmenslogo ist kleiner und linksbündig ausgerichtet, um die Höhe des Kopfbereichs zu reduzieren.
Leichtere visuelle Gestaltung: Dezente Rahmen und Linien ersetzen schwere Hintergrundfüllungen.
Engere Abstände und Typografie: Verfeinerte Ränder, Zeilenhöhen und Schriftgrößen reduzieren unnötigen Weißraum.

Kompaktes Layout und kompakte Rechnungen sind unterschiedlich: Das kompakte Layout ändert Abstände, Kopfbereich und Schriftarten, um die Seitenanzahl zu reduzieren. Die Einstellung kompakte Rechnungen steuert, ob Belastungen und deren Steuern in einer Zeile oder auf separaten Zeilen erscheinen. Siehe Kompakte Rechnungen: Anzeige von Belastungs- und Steuerzeilen.

Betroffene Dokumente

Die Layoutverbesserungen gelten für neu generierte:

Rechnungen
Proforma-Rechnungen
Gutschriften
Quittungen

Bestehende Dokumente bleiben unverändert. Unterkünfte erhalten die Verbesserungen in Chargen, und es ist keine Aktion von Kundenseite erforderlich.

Vorlagendesign

Wir haben die neue Vorlage für Steuerdokumente mit Verbesserungen im Design, bei Finanzdetails, Sprachen und Steuerverwaltung eingeführt.

Design und Layout

Momentaufnahme-Zusammenfassung: Eine Tabelle in der oberen rechten Ecke fasst Zwischensummen, Steuern, Gebühren und den verbleibenden Saldo zusammen.
Vereinfachte Spalten: Netto, Steuer und Gesamt ersetzen Gutschrift und Belastung.
Optimierte Positionen: Wenn Kompakte Rechnungen aktiviert sind, erscheinen untergeordnete Steuertransaktionen in derselben Zeile wie die zugehörige Belastung. Wenn sie deaktiviert sind, erscheinen jede Belastung und ihre Steuern oder Gebühren in separaten Zeilen. Siehe Kompakte Rechnungen: Anzeige von Belastungs- und Steuerzeilen.
Klare Zahlungssektion: Ein eigener Abschnitt zeigt Zahlungen, die auf die Rechnung angewendet wurden.
Steuerzusammenfassungstabelle: Eine eigene Tabelle fasst die erhobenen Steuerbelastungen zusammen.
Mehrsprachige Unterstützung: Steuerdokumente unterstützen mehr als 30 Sprachen. Wenn Gastsprache verwenden aktiviert ist, basiert die Dokumentensprache auf dem Land im Gästeprofil.

Steuerverwaltung

1. Zusätzliches Steuer-ID-Feld

Ein eigenes Steuer-ID-Feld ist verfügbar für:

Gästeprofile
Verbundene Unternehmen
Gruppen

2. Steuerklassifizierung

Steuern können als MwSt. (Mehrwertsteuer) in den Einstellungen -> Finanzen -> Rechnungen und Dokumente klassifiziert werden.

3. MwSt.-Zusammenfassungstabelle

Wenn eine Steuer als MwSt. klassifiziert ist, erscheint am unteren Rand der Rechnung eine Tabelle mit einer Aufschlüsselung der erhobenen MwSt. Die Tabelle erscheint nicht, wenn keine MwSt. verwendet wird.

Rechnungsstellung ausstehender Transaktionen

Die Einstellung Rechnungsstellung ausstehender Transaktionen erlauben steuert, ob ausstehende Transaktionen in Standard-Finanzdokumente aufgenommen werden können:

Standardmäßig deaktiviert: Ausstehende Transaktionen sind auf Proforma-Rechnungen beschränkt, damit sie nicht zu früh gesperrt werden.
Aktiviert: Ausstehende Transaktionen können sofort in Standard-Finanzdatensätzen enthalten sein.

Kompakte Rechnungen: Anzeige von Gebühren- und Steuerzeilen

Rechnungen und Proforma-Rechnungen folgen der Einstellung Kompakte Rechnungen, wenn sie Gebühren und Steuern anzeigen. Die Einstellung steuert, ob jede Gebühr und die dazugehörigen Steuern oder Gebühren in einer kombinierten Zeile oder in separaten Zeilen erscheinen. Dieselbe Einstellung gilt für beide Dokumenttypen.

Funktionsweise der Einstellung

Kompakte Rechnungen	Darstellung von Gebühren und Steuern
Aktiviert	Jede Gebühr und die dazugehörige Steuer oder Gebühr erscheinen in einer kombinierten Zeile.
Deaktiviert	Jede Gebühr und die dazugehörigen Steuern oder Gebühren erscheinen in separaten Zeilen, was eine vollständige Aufschlüsselung für Gäste und Buchhalter ermöglicht.

Gesamtsummen ändern sich nicht. Nur die Darstellung der Positionen ändert sich.
Gilt für neue Dokumente. Bereits ausgestellte Rechnungen und Proforma-Rechnungen werden nicht geändert.
Keine Aktion erforderlich. Die Anzeige folgt der bestehenden Einstellung Kompakte Rechnungen der Unterkunft.

Beispiele

Die folgenden Beispiele zeigen dieselbe Zimmergebühr von 100,00 mit einer Steuer von 20,00.

Kompakte Rechnungen aktiviert: kombinierte Zeile

Datum	Beschreibung	Netto	Steuer	Gesamt
16.09.2025	Zimmer	100,00	20,00	120,00

Komprimierte Rechnungen aus: separate Zeilen

Datum	Beschreibung	Netto	Steuer	Gesamt
16.09.2025	Zimmer	100,00	0,00	100,00
16.09.2025	Steuer	20,00	0,00	20,00

Einstellung prüfen oder ändern

Gehen Sie im Konto-Menü zu Einstellungen
Wählen Sie Finanzen
Wählen Sie Rechnungen und Dokumente.
Suchen Sie die Einstellung Komprimierte Rechnungen und aktivieren oder deaktivieren Sie sie nach Bedarf.
Klicken Sie auf Speichern.

Dokumente, die nach dem Speichern erstellt werden, verwenden die neue Anzeige. Bereits ausgestellte Dokumente behalten die Anzeige, mit der sie erstellt wurden.

Swiss QR-Rechnung auf Rechnungen

Unterkünfte in der Schweiz können im Abschnitt Zahlungsdetails der Einstellungen für Rechnungen und Dokumente eine IBAN hinzufügen. Sobald eine IBAN gespeichert ist, erhalten Rechnungen und Proforma-Rechnungen mit offenem Saldo eine zusätzliche letzte Seite im PDF. Diese Seite enthält eine Swiss QR-Rechnung mit einem Beleg- und einem Zahlungsabschnitt.

Gäste scannen den QR-Code mit jeder Schweizer Banking-App. Die App füllt automatisch das Bankkonto, den Betrag, die Währung und die Rechnungsreferenz aus.

Verfügbarkeit: Die Swiss QR-Rechnung ist nur für Unterkünfte in der Schweiz mit aktiviertem Service für Steuerdokumente verfügbar. Wenn das IBAN-Feld leer ist, werden Dokumente wie bisher generiert.

QR-Rechnung einrichten

Gehen Sie im Konto-Menü zu Einstellungen
Wählen Sie Finanzen
Wählen Sie Rechnungen und Dokumente.
Geben Sie im Abschnitt Zahlungsdetails unterhalb des Kopfzeilen-Logos das Bankkonto Ihrer Unterkunft im Feld IBAN ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Die QR-Rechnung ist nun für die berechtigten Dokumente Ihrer Unterkunft aktiviert. Die Schaltfläche Speichern bleibt deaktiviert, bis Sie einen Wert eingeben.

Überprüfen Sie die IBAN vor dem Speichern: Die QR-Rechnung druckt die IBAN genau so aus, wie Sie sie speichern, und Gäste senden ihre Zahlungen an dieses Konto. Die Unterkunft verwendet eine IBAN, die für Rechnungen, Proforma-Rechnungen und Gutschriften gilt.

QR-Rechnung deaktivieren

Leeren Sie das Feld IBAN im Abschnitt Zahlungsdetails und klicken Sie auf Speichern. Danach ausgestellte Dokumente werden ohne die QR-Seite generiert. Bereits ausgestellte Dokumente behalten das PDF mit der QR-Seite.

Wann die QR-Rechnung erscheint

Ein Dokument enthält die QR-Rechnung nur, wenn eine IBAN gespeichert ist und das Dokument die Bedingungen in dieser Tabelle erfüllt.

Dokument	QR-Rechnung enthalten
Rechnung mit einem offenen Saldo über 0	Ja
Proforma-Rechnung mit einem offenen Saldo über 0	Ja
Gutschrift zu einer Rechnung, die eine QR-Rechnung hatte	Ja, dieselbe QR-Rechnung
Vollständig bezahlte Rechnung oder Proforma-Rechnung	Nein
Gutschrift zu einer Rechnung ohne QR-Rechnung	Nein
Quittung	Nein
Beispielvorschau in den Einstellungen Rechnungen und Dokumente	Nein

Was die QR-Seite anzeigt

Zahler: Der Beleg zeigt das auf der Rechnung ausgewählte Rechnungsprofil, entweder eine Person oder ein Unternehmen, nicht den Gast der Reservierung. Das Feld für den Zahler bleibt leer, wenn das Rechnungsprofil keine vollständige Adresse hat.
Offizieller Firmenname und Adresse: Diese Angaben stammen aus Ihren Dokumenteneinstellungen. Sind diese leer, werden stattdessen der Hotelname und die Adresse verwendet.
Vorschauen: Vorschauen von Rechnungen und Proforma-Rechnungen enthalten die QR-Seite mit einem Wasserzeichen „Vorschau“ über dem Zahlungsbeleg, sodass eine Vorschau nicht zur Zahlung verwendet werden kann.

Das folgende Beispiel zeigt die QR-Seite, die am Ende einer unbezahlten Rechnung hinzugefügt wurde.

Proforma-Rechnungen mit offenem Saldo erhalten dieselbe Seite.

Zugriff auf Einstellungen für steuerliche Dokumente

Nutzen Sie die Seite Rechnungen und Dokumente, um Sprache, Steuern, Aussteller, Zahlungsdetails, Kompakt-Rechnungen und Einstellungen für ausstehende Transaktionen zu überprüfen.

Gehen Sie im Kontomenü zu Einstellungen
Wählen Sie Finanzen
Wählen Sie Rechnungen und Dokumente.

Auf dieser Seite können Sie konfigurieren:

Mehrsprachige Unterstützung mit Gastsprache verwenden
Steuerklassifizierung für MwSt.
Anzeige der Ausstellerinformationen
Anzeige von Gebühren- und Steuerzeilen mit Kompakte Rechnungen
Verwaltung ausstehender Transaktionen
Zahlungsdetails (IBAN) für die Schweizer QR-Rechnung, für Unterkünfte in der Schweiz

Konfigurations-Checkliste

Überprüfen Sie die Einstellungen, die den steuerlichen und betrieblichen Anforderungen der Unterkunft entsprechen:

Aktivieren Sie die mehrsprachige Unterstützung, wenn Sie internationale Gäste bedienen.
Klassifizieren Sie Steuern als MwSt., wenn dies für die Rechtsordnung zutrifft.
Konfigurieren Sie die Steuernummer-Felder im Gästeprofil und bei Firmen, wenn dies für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich ist.
Wählen Sie die Einstellung Kompakte Rechnungen, die bestimmt, wie Gebühren und Steuern angezeigt werden: aktiviert für eine kombinierte Zeile, deaktiviert für separate Zeilen.
Aktivieren Sie Rechnungsstellung ausstehender Transaktionen erlauben, wenn der Arbeitsablauf dies erfordert.
Für Unterkünfte in der Schweiz geben Sie die IBAN unter Zahlungsdetails ein, um die Schweizer QR-Rechnung zu aktivieren, und überprüfen Sie diese vor dem Speichern.
Erstellen Sie Musterrechnungen, Proforma-Rechnungen, Gutschriften und Quittungen, um sicherzustellen, dass sie den Marken- und Betriebsanforderungen entsprechen.

Vorteile

Kompaktere Dokumente: Mehr Inhalt passt auf weniger Seiten, was die Druckkosten senken kann.
Professionelles Design: Ein modernes Layout und einheitliche Formatierung gelten für alle Dokumenttypen.
Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften: MwSt.-Zusammenfassungen und mehrsprachige Unterstützung helfen Unterkünften, die geltenden Anforderungen zu erfüllen.
Transparenz: Klarere Zahlungsabschnitte und Aufschlüsselungen der Steuern verbessern die Lesbarkeit. Bei deaktivierten kompakten Rechnungen erscheint jede Steuer auf einer eigenen Zeile.
Flexibilität: Ausstehende Transaktionen können gemäß dem Workflow der Unterkunft verwaltet werden, und die Anzeige der Positionen folgt der Einstellung für kompakte Rechnungen.
Einfachere Zahlungen in der Schweiz: Gäste bezahlen unbezahlte Rechnungen, indem sie einen Code scannen, ohne IBAN oder Referenz eingeben zu müssen. Dies hilft, Eingabefehler und nicht zugeordnete Zahlungen zu reduzieren.

Häufig gestellte Fragen

Erweitere eine Frage für weitere Informationen zur Verfügbarkeit und zum Verhalten der Dokumente.

Werden sich meine bestehenden Steuerdokumente ändern?

Nein. Die Layout-Verbesserungen und die Anzeige der Kompaktrechnungen gelten nur für Dokumente, die nach dem Update der Unterkunft generiert werden. Bestehende Rechnungen, Proforma-Rechnungen, Gutschriften und Quittungen bleiben unverändert.

Muss ich das verbesserte Layout aktivieren?

Nein. Die Verbesserungen werden automatisch auf neue Dokumente angewendet, die die neue Vorlage für Steuerdokumente verwenden.

Gelten die Verbesserungen auch für die klassische Vorlage?

Nein. Die Verbesserungen gelten nur für die neue Vorlage für Steuerdokumente.

Was passiert, wenn meine Unterkunft das Update noch nicht erhalten hat?

Einige der neuesten Verbesserungen werden in Chargen ausgeliefert. Es ist keine Aktion erforderlich; die Änderungen werden automatisch angewendet, sobald die Unterkunft eingeschlossen ist.

Kann ich zum vorherigen Layout zurückkehren?

Das aktualisierte Layout ist Standard für die neue Vorlage der Steuerdokumente. Das klassische Layout ist nur über die klassische Vorlage verfügbar.

Gilt die Kompaktrechnung sowohl für Proforma-Rechnungen als auch für Rechnungen?

Ja. Sowohl Rechnungen als auch Proforma-Rechnungen folgen der Einstellung für Kompaktrechnungen.

Ändern sich die Rechnungssummen?

Nein. Die Gesamtsummen bleiben unverändert. Nur die Darstellung der einzelnen Positionen ändert sich.

Muss ich irgendwelche Einstellungen ändern?

Nein. Die Anzeige richtet sich nach der bestehenden Einstellung für Kompaktrechnungen der Unterkunft.

Meine Rechnung sieht nach dem Update anders aus. Ist das ein Fehler?

Nicht unbedingt. Rechnungen und Proforma-Rechnungen folgen jetzt der Einstellung für Kompaktrechnungen, sodass Gebühren und Steuern entsprechend dieser Einstellung angezeigt werden. Wenn Sie glauben, dass die Anzeige falsch ist, überprüfen Sie die Einstellung Kompaktrechnungen unter Einstellungen -> Finanzen -> Rechnungen und Dokumente und wenden Sie sich an den Support, falls das Problem weiterhin besteht.

Die kompakte Rechnungsansicht ist deaktiviert, aber Gebühren und Steuern erscheinen weiterhin in einer Zeile. Was sollte ich überprüfen?

Stellen Sie sicher, dass die Einstellung für kompakte Rechnungen in Rechnungen und Dokumente deaktiviert und gespeichert ist und dass Sie ein Dokument prüfen, das nach dem Speichern generiert wurde. Wenn das Problem nach dem Speichern weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Support.

Gibt es eine Begrenzung, wie viele Transaktionen ein Dokument enthalten kann?

Ja. Ein einzelnes Steuerdokument kann bis zu 10.000 Transaktionen enthalten. Wenn Sie versuchen, ein Dokument auszustellen, das dieses Limit überschreitet, blockiert Cloudbeds dies und zeigt eine Meldung an. Ansonsten ändert sich nichts, und Dokumente unterhalb des Limits werden wie gewohnt ausgestellt.

Warum hat meine Rechnung keine QR-Rechnung-Seite?

Überprüfen Sie Folgendes:

Die Unterkunft befindet sich in der Schweiz und hat den Service für Steuerdokumente aktiviert.
Eine IBAN ist in den Zahlungsdetails gespeichert.
Die Rechnung oder Proforma-Rechnung weist einen offenen Saldo größer als 0 auf. Vollständig bezahlte Dokumente erhalten keine QR-Rechnung.
Das Dokument ist keine Quittung und keine Gutschrift, die auf einer Rechnung ohne QR-Rechnung ausgestellt wurde.
Das Dokument wurde nach dem Speichern der IBAN ausgestellt. Bereits ausgestellte Dokumente behalten das PDF, mit dem sie ausgestellt wurden.

Enthalten Gutschriften die QR-Rechnung?

Ja, wenn die Rechnung, auf der die Gutschrift ausgestellt wurde, eine QR-Rechnung hatte. Die Gutschrift trägt dieselbe QR-Rechnung. Gutschriften zu Rechnungen ohne QR-Rechnung enthalten keine QR-Rechnung.

Kann ich für jeden Dokumenttyp eine andere IBAN verwenden?

Nein. Die Unterkunft hat eine IBAN, die von Rechnungen, Proforma-Rechnungen und Gutschriften gemeinsam genutzt wird.

Da Sie nun die neue Vorlage für Steuerdokumente verstehen, sehen Sie sich diese Ressourcen zu verwandten Themen wie Steuern, Sprachen, Rechnungen und Zahlungs-Konfiguration an: