E-Mail-Planung

Juss Reyes

Aktualisiert 26. Oktober 2026 08:06

E-Mail-Zeitplanung ermöglicht es Unterkünften, E-Mails automatisch an den Hauptgast basierend auf einem bestimmten Zeitplan zu senden. Dieser Artikel bietet einen allgemeinen Überblick über die Registerkarte E-Mail-Zeitplanung im Cloudbeds PMS.

Vor dem Start

Wenn Sie die Einstellungen zur E-Mail-Zeitplanung nicht sehen, wenden Sie sich an den Eigentümer der Unterkunft und bitten Sie ihn, die System-E-Mail-Berechtigung unter Ihrer Benutzerrolle zu aktivieren. Mehr erfahren: Rollen und Berechtigungen.

Derzeit bietet das Cloudbeds PMS zwei Hauptoptionen für Zeitpläne:
- Basierend auf einer bestimmten Anzahl von Tagen vor oder nach Anreise oder Abreise
- Basierend auf Änderungen des Reservierungsstatus
Um E-Mails zu planen und zu senden, muss eine E-Mail-Adresse in den Gästedetails innerhalb der Reservierung/Gästedetails enthalten sein.
Die geplanten E-Mails werden nur an den Hauptgast der Reservierung gesendet.
Nur neue benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen können zeitlich geplant werden. Bereits vorhandene oder Standard-E-Mail-Vorlagen, die im System erstellt wurden, können nicht in einen Zeitplan aufgenommen werden.
Um Bestätigungs-E-Mails an Kanäle (OTAs) zu planen, gehen Sie zu diesem Abschnitt.

Zugriff auf die E-Mail-Zeitplanung

Gehen Sie in Ihrem Kontomenü zur Einstellungsseite und klicken Sie auf den Abschnitt E-Mail
Klicken Sie auf E-Mail-Zeitplanung

E-Mail-Zeitplanung verwalten

Einen E-Mail-Zeitplan erstellen

Gehen Sie in Ihrem Kontomenü zur Seite Einstellungen und klicken Sie im Abschnitt E-Mail
Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-Zeitplan
Klicken Sie auf +E-Mail-Zeitplan erstellen

Geben Sie Ihrem E-Mail-Zeitplan einen Namen
Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die Sie manuell erstellt haben

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen, bearbeiten, aktivieren oder deaktivieren

Wählen Sie aus, wann die E-Mail gesendet werden soll:
- Sofort nach Änderung des Reservierungsstatus
  Beispiel: Wenn Sie Storniert auswählen, wird die E-Mail sofort gesendet, wenn sich der Reservierungsstatus auf Storniert ändert.
- Basierend auf Buchungsdatum, Check-in-Datum oder Check-out-Datum
  Beispiel: Senden Sie eine E-Mail vor der Anreise 2 Tage vor dem Anreisedatum.
Erweiterte Optionen:
- E-Mail-Vorlage nur für ausgewählte Daten senden: Sie wird nur für die ausgewählten Zeiträume gesendet.
- E-Mail-Vorlage nur für bestimmte Quellen senden: Sie wird nur gesendet, wenn die Reservierung von einer der ausgewählten Quellen stammt.

Wenn ein Benutzer nicht auswählt, dass die E-Mail-Vorlage nur für bestimmte Quellen gesendet werden soll, wird die E-Mail an alle Quellen gesendet. Dies schließt Reservierungen von Vertriebskanälen (OTAs) ein.

Klicken Sie nach Abschluss auf Zeitplan erstellen

Planung benutzerdefinierter Bestätigungs-E-Mails (Ersetzen der Standardvorlage)

Wenn Sie eine vollständig benutzerdefinierte Bestätigungs-E-Mail erstellen, um die Systemvorlage zu ersetzen, stellen Sie sicher, dass Sie:

Deaktivieren Sie die Standardvorlage „Reservierung bestätigt“ (Inhaber-/Administratorberechtigung erforderlich).
Planen Sie Ihre neue benutzerdefinierte Vorlage, um sie beim Ereignis „Reservierung bestätigt“ zu senden.
So stellen Sie sicher, dass Gäste nur Ihre angepasste Bestätigungs-E-Mail erhalten und doppelte Benachrichtigungen vermieden werden.
Tipp: Senden Sie vor der Aktivierung der Planung eine Test-E-Mail, um zu überprüfen, ob die Formatierung und die Merge-Tags korrekt angezeigt werden.

Zeitplan für Bestätigungs-E-Mail-Vorlagen bei OTA-Reservierungen (Kanäle)

Um Bestätigungs-E-Mail-Vorlagen für Reservierungen zu planen, die über die Kanäle (OTAs) getätigt wurden, wähle unter den Erweiterten Optionen Nur E-Mail-Vorlage für bestimmte Quellen senden aus (Schritt 7 oben).
Diese Bestätigungs-E-Mail-Vorlage wird nur ausgelöst, wenn die Reservierung von einer der angegebenen Quellen stammt. Zum Beispiel: Wenn du möchtest, dass die Vorlage für Booking.com gesendet wird, wähle nur Booking.com aus.

Wissenswertes:

Die Standard-E-Mail-Vorlage Reservierung bestätigt wird nicht automatisch für Reservierungen über Kanäle (OTAs) gesendet, da die Kanäle selbst für den Versand ihrer Bestätigungs-E-Mails verantwortlich sind. Es ist jedoch möglich, eine benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage zu erstellen und einen Zeitplan einzurichten, um die E-Mails automatisch an deine Gäste zu senden, indem du den oben genannten Schritten folgst.
Die Standard-Bestätigungs-E-Mail-Vorlage (vorhanden) kann nicht zu einem Zeitplan hinzugefügt werden. Du musst eine neue Vorlage erstellen, indem du die Schritte in diesem Artikel befolgst.
Wähle nur die OTAs aus, um zu vermeiden, dass Bestätigungs-E-Mails für direkte Quellen (Walk-in, Telefon, E-Mail, Website) doppelt gesendet werden.
Nicht alle Kanäle übermitteln die E-Mail-Adresse des Gastes an das Cloudbeds PMS, in diesem Fall wird der Gast diese E-Mail nicht erhalten.

Sieh dir jede geplante E-Mail für den Gast innerhalb der Reservierung unter der Registerkarte E-Mail-Nachrichten an.

Verfolge die E-Mails, um ihren Status (Gesendet, Zugestellt, Fehlgeschlagen) mithilfe des E-Mail-Zustellprotokolls zu prüfen.
Sprachauswahl für die E-Mail-Planung von OTAs:
- Die Standardsprache, die für die E-Mail-Planung von OTAs verwendet wird, ist die Sprache, die anhand des Ländercodes ausgewählt wird, den der Gast angibt. Wenn der Ländercode nicht erkannt wird, verwendet das System Englisch als Standardsprache, sofern nicht anders angegeben.
- Wenn du das Kontrollkästchen für automatisches Ausfüllen aller Sprachen deaktiviert hast, wird die Sprache aus den Vorlagen ausgewählt, für die du Übersetzungen erstellt hast.
- Wenn eine OTA-Reservierung aus einem Land mit mehreren Sprachen eingeht, bestimmt das System die zu verwendende Sprache basierend auf dem Land des Gasts (nicht unbedingt die Sprache, die er in der OTA-Reservierung ausgewählt hat), da die vom Gast in der OTA ausgewählte Sprache nicht an Cloudbeds übermittelt wird.

Einen E-Mail-Zeitplan deaktivieren oder wieder aktivieren

Um einen E-Mail-Zeitplan zu deaktivieren oder wieder zu aktivieren, klicken Sie einfach auf den Schalter neben jedem erstellten E-Mail-Zeitplan
Wenn Sie deaktivieren, bestätigen Sie die Deaktivierungswarnung, um fortzufahren
Der E-Mail-Zeitplan wird als deaktiviert angezeigt. Klicken Sie bei Bedarf später erneut, um ihn wieder zu aktivieren

Nachdem Sie den Zeitplan deaktiviert haben, werden alle zugehörigen geplanten E-Mails entfernt (sie werden nicht gesendet).

Wenn Sie sich später entscheiden, den Zeitplan wieder zu aktivieren, werden die E-Mails wieder in den Zeitplan aufgenommen, jedoch nur unter bestimmten Bedingungen:
- Sie müssen den Zeitplan-Schalter auf Aktiv stellen, dann auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken und anschließend in den Zeitplaneinstellungen auf Speichern klicken
- Die Zeitplanregeln müssen weiterhin erfüllt sein (z. B. wenn die E-Mail 10 Tage vor dem Check-in gesendet werden soll, muss das Datum, an dem Sie den Zeitplan aktiviert haben, mindestens 10 Tage vor dem Check-in liegen).
- Wenn Sie die Option E-Mail basierend auf Buchungsdatum, Check-in-Datum oder Check-out-Datum senden ausgewählt haben, gelten die folgenden Zeitplantypen für Reservierungen mit folgendem Status:
  - Vor Check-in: Nur für Reservierungen mit dem Status Bestätigt
  - Vor Check-out: Nur für Reservierungen mit dem Status Im Haus
  - Nach Check-in: Nur für Reservierungen mit dem Status Im Haus
  - Nach Check-out: Nur für Reservierungen mit dem Status Ausgecheckt
  - Nach Buchung: Für alle Status (Ausstehend, Bestätigt, Im Haus, Ausgecheckt, Storniert oder No-Show)

Automatische Bestätigungs-E-Mails an Gäste der Buchungsmaschine senden

Erstellen und planen Sie automatische Bestätigungs-E-Mails, die an Ihre Gäste gesendet werden, wenn sie über Ihre Cloudbeds Booking Engine eine Reservierung vornehmen.

Nach Abschluss ihrer Buchung auf der Buchungsmaschine erhalten Ihre Gäste je nach Ihrem Reservierungsbestätigungstyp in Ihren Richtlinien entweder die Bestätigungs-E-Mail Reservierung bestätigt oder Bestätigung ausstehend.

Wichtige Hinweise:

Die Einstellung „Bestätigung ausstehend“ gilt nur für Ihre Cloudbeds Booking Engine und direkte Reservierungen.
Reservierungen von OTAs werden als bestätigt ins System importiert, aber der Gast erhält keine Bestätigungs-E-Mail von Cloudbeds PMS; die OTA sendet ihre eigene Bestätigungs-E-Mail. Weitere Informationen finden Sie in diesem Abschnitt.

Verfügbare Optionen für die Bestätigungs-E-Mail:

Bestätigt: Unser System sendet automatisch die Reservierungsbestätigung an Ihren Gast. Wenn Sie diese Einstellung wählen, müssen Sie außerdem die Option Dem Kunden eine automatische Bestätigungs-E-Mail senden aktivieren.
Bestätigung ausstehend: Diese Option löst die E-Mail „Bestätigung ausstehend“ aus. Selbst wenn die Anzahlung während der Reservierung bestätigt wurde, sendet das System zunächst automatisch die E-Mail „Bestätigung ausstehend“. Die E-Mail „Reservierung bestätigt“ wird erst gesendet, wenn Sie die Reservierung manuell bestätigen.

Folgen Sie den nächsten Schritten, um Ihren Reservierungs-Bestätigungstyp hier einzurichten: Richtlinien – Seite „Bestätigung ausstehend“.