Genel Bakış
Rezervasyon Detayları kasası, mevcut ekrandan ayrılmadan misafirin rezervasyonunu kapsamlı şekilde görmeni sağlayan yan paneldir. Rezervasyon bilgileri arasında hızlı gezinme ve folyoları yönetme, not ekleme veya misafir belgelerini inceleme gibi operasyonel görevleri gerçekleştirmek için tasarlanmıştır.
Rezervasyon Detayları Kasasına Erişim
Kasa, PMS içindeki birkaç ana alandan açılabilir:
- Yeni Kontrol Paneli: Etkinlik bölümünde misafir adına veya rezervasyon numarasına tıkla.
- Yeni Takvim: Takvim ızgarasından doğrudan rezervasyon detaylarına eriş.
- Yeni Rezervasyonlar Sayfası: Sonuçlar listesinden rezervasyonu seçerek yan paneli aç.
- Yeni Gruplar ve Etkinlikler: Bir etkinliğin rezervasyonlar sekmesine eriş ve misafir adına veya rezervasyon numarasına tıkla.
- Raporlar: Rapor yapılandırmalarında Bağlantıları Etkinleştir ayarı aktifse, Rezervasyonlar ve Finansal raporlarda Misafir Tam Adı veya Rezervasyon Numarasına tıklamak aynı ekranda kasayı açar.
Gezinme ve Düzen
Kasa, konaklamanın farklı yönlerini yönetmeye yardımcı olmak için birkaç sekmeye ayrılmıştır:
- Genel Bakış: Ana rezervasyon detaylarını, durumu ve konaklama tarihlerini gösterir.
- Folyo: Finansal işlemler, ödemeler ve bakiyelerin yönetimi için kullanılır.
- Notlar: Rezervasyona özel dahili notların merkezi alanı.
- Mesajlar: Misafirle yapılan iletişim geçmişini içerir.
- Misafir: Misafir profili bilgilerini ve iletişim detaylarını yönet.
- Konaklamalar: Rezervasyona atanan konaklamaları görüntüle ve yönet. Kapı kilidi entegrasyonu desteklenen tesisler, bu sekmeden anahtar yönetimi işlemlerine de erişebilir. Tam iş akışı için Kapı kilidi anahtarlarını verme ve yönetme sayfasına bak.
- Belgeler: Rezervasyonla ilgili dosyaları depola ve görüntüle.
- Aktivite: Rezervasyon üzerinde yapılan tüm değişiklikler ve işlemlerin kaydı.
Kullanıcılar, sağ üst köşedeki Genişlet simgesine (çapraz oklar) tıklayarak yan kasayı ve tam ekran görünümüne geçiş yapabilir. Tekrar tıklayarak daraltabilirsin.
Rezervasyon Folyosunu Yönetme
Folyo sekmesi, kasa içindeki rezervasyon muhasebesini yönetmek için ana yerdir.
- Folyolar Seçici ve Ayarlar: Rezervasyona atanan birden fazla folyolar arasında geçiş yap ve seçili folyoya ait ayarları yönet.
- Filtreler: İşlemleri türüne (ücretler/ödemeler) veya tarih aralığına göre daralt.
- İşlem Listesi: Tüm işlenmiş ve beklemedeki öğeleri görüntüle.
- Satır İşlemleri: Bir işlemin yanındaki üç noktaya tıklayarak detayları gör veya belirli işlemleri gerçekleştir.
- Gruplama: Listeyi işlem tarihine, hizmet tarihine veya kullanıcıya göre düzenle.
- Ekle Butonu: Ödemeleri, ürünleri, vergileri/ücretleri veya oda gelirini hızlıca ekle.
- Filtre butonu: İşlem listesini daraltmak için ek filtreleri aç.
- Daha Fazla İşlem: Fatura oluşturma, veri dışa aktarma veya folyoyu e-posta ile gönderme araçlarına eriş.
- Depozitolar: Rezervasyon için tutulan depozitoları görüntüle ve yönet.
- Özet Paneli: Folyoya ait finansal dökümü görüntüle; ara toplam, ürünler, vergiler ve ücretler, ödemeler, genel toplam ve mevcut bakiye gibi öğeleri içerir.
Eğer Alacak Hesapları etkinleştirilmişse, bu rezervasyondan gelen bakiyeler bir AH defterine bağlı olduğunda Özet alanında bir Alacak Hesapları butonu görünür. Daha fazla bilgi için aşağıdaki Alacak Hesapları (AH) bölümüne bak.
Folyolar Sekmesinde Müsait İşlemler
Folyolar sekmesinden, kullanıcılar kasa açıkken rezervasyonla ilgili finansal işlemleri yönetebilir.
Folyoya Ekle menüsü
Seçili folyoya yeni öğeler eklemek için Ekle butonuna tıkla. Müsait seçenekler şunlardır:
- Ödeme: Misafir ödemesi ekle veya kaydet.
- Ürünler: Folyoya ürün veya hizmet ekle.
- Vergi/ücret: Uygulanabilir vergi veya ücretleri ekle.
- Oda Geliri: Rezervasyona oda geliri ekle.
- Düzeltme: Gerekirse mevcut ücretleri düzelt.
- İade: İade işlemi ekle.
- İptal Ücreti: İptal ücreti ekle.
- Gelmeyen Misafir Ücreti: Gelmeyen misafir ücreti ekle.
Ödemeler ve iadelerin işlenmesiyle ilgili ayrıntılı adımlar için aşağıdaki makalelere bakabilirsin:
Folyo yapılandırması ve diğer işlemler
Kullanıcılar, Ekle butonunun yanındaki simgelerden ek folyo araçlarına da erişebilir.
- Folyo yapılandırmasını değiştir: Folyo ayarlarını ve görüntüleme tercihlerini yönet.
- + Yeni folyo ekle: Ücretleri, ödemeleri veya faturalama sorumluluklarını ayırmak için rezervasyon için ek bir folyo oluştur.
- Mevcut folyolar: İşlemlerini görüntülemek için mevcut bir folyoyu seç veya folyo adını ya da yapılandırmasını düzenlemek için kalem simgesine tıkla.
- Fatura oluştur: Folyo üzerinden fatura oluştur.
- Proforma fatura oluştur: Proforma fatura oluştur.
- Makbuz oluştur: Folyo hareketleri için makbuz oluştur.
- E-posta: Folyo ile ilgili belgeleri e-posta ile gönder.
- Yazdır: Folyoyu yazdır.
- Dışa aktar: Folyo bilgilerini dışa aktar.
Kullanıcılar ayrıca bir işlemin yanındaki satır işlemleri menüsünü kullanarak işlem detaylarını görüntüleyebilir veya işlemle ilgili özel işlemleri gerçekleştirebilir.
- İşlemi geçersiz kıl: Uygun olduğunda seçili işlemi geçersiz kıl.
- Ödemeyi tahsis et: Seçili ödemeyi uygun ücretlere tahsis et.
- Makbuz oluştur: Seçili işlem için makbuz oluştur.
- Kredi kartlarını yönet: Rezervasyon için kredi kartı yönetim alanını aç.
- Daha fazla folyo işlemi: Folyo ile ilgili ek araçlara eriş.
Folyo Özeti ve Finansal Anlık Görüntüler
Özet Paneli, folyonun yüksek seviyede finansal genel görünümünü sağlar; ücretlerin, ödemelerin, toplamların ve mevcut bakiye tutarının dökümünü içerir.
Bu alanda kullanıcılar ayrıca Depozitolar butonuna ve Para Birimi seçicisine erişebilir.
- Depozitolar: Rezervasyonla ilişkili depozitoları görüntüle ve yönet.
- Para Birimi: Görüntülenen folyo tutarlarını başka bir müsait para birimine değiştir.
Depozitolar bölümü ve Para Birimi seçicisi tüm tesislerde görünmeyebilir.
- Depozitolar bölümü, yalnızca tesis için Depozito Defteri özelliği etkinleştirildiğinde kullanılabilir. Bu özellik varsayılan olarak etkin değildir ve talep üzerine etkinleştirilmelidir.
- Para Birimi seçicisi, yalnızca tesisin hesap ayarlarında birden fazla para birimi yapılandırıldığında görüntülenir.
Terminal Durumları için Bakiye Anlık Görüntüsü
İptal edilmiş veya Gelmeyen Misafir (No Show) gibi terminal durumundaki rezervasyonlar için Özet bölümünde bir görünüm seçici açılır menüsü bulunur. Bu, kullanıcıların durum değişikliğinden önceki rezervasyon değerini incelemesini sağlar.
- Mevcut Görünüm: Canlı muhasebe verilerini gösterir. İptal edilen rezervasyonlarda, beklemedeki işlemler genellikle temizlendiği için genellikle 0 gösterir.
- İptal/gelmeyen misafir öncesi: Rezervasyonun iptal edildiği veya gelmeyen misafir olarak işaretlendiği anda kaydedilen finansal dökümün donmuş anlık görüntüsünü gösterir.
Anlık görüntü görünümü tarihsel olup, rezervasyon sonradan güncellense bile değişmez. Bu özellik OTA'lardan gelen rezervasyonlar dahil tüm rezervasyon türleri için geçerlidir.
İptal/gelmeyen misafir öncesi görünümüne geçildiğinde, sistem anlık görüntüden aşağıdaki orijinal metrikleri gösterir:
- Orijinal Ara Toplam
- Uygulanabilir ise Orijinal Ek Öğeler toplamı (madde madde listesi dahil)
- Orijinal Vergiler ve Ücretler
- Orijinal Genel Toplam
- Ödenecek Bakiye
Alacak Hesapları (AR)
Alacak Hesapları (AR) özelliği, genellikle çıkış sonrası, rezervasyon folyodaki bakiye tutarlarını takip ve takip için merkezi bir deftere transfer etmene olanak tanır.
Folyo sekmesinde, rezervasyondan gelen bakiyeler bir veya daha fazla AR defterine bağlıysa, Alacak Hesapları butonu Özet alanında görünür. Parantez içindeki sayı, rezervasyonla ilişkili AR defteri sayısını gösterir.
Alacak Hesapları butonuna tıklayarak bağlı defterleri görebilirsin. Listeden ilgili hesap sayfasını açabilir veya izin verildiğinde transferi geri alma gibi mevcut işlemlere erişebilirsin.
Alacak Hesapları genellikle bakiyeler folyodan çıkarılıp özel bir deftere taşındıktan sonra ödenmemiş bakiyeleri takip etmek için kullanılır.
Tesisinde Alacak Hesapları etkinse, bu özelliğin nasıl çalıştığını ve AR defterlerini nasıl yöneteceğini öğrenmek için:
Sıkça Sorulan Sorular
Folyomun düzeni neden bu makalede gösterilenden farklı görünüyor?
Cloudbeds şu anda tesislerde güncellenmiş bir Folio Kullanıcı Arayüzü deneyimi sunuyor. Bu nedenle, folyona bakışın, tesisinin mevcut sürümüne bağlı olarak farklılık gösterebilir.
-
Yeni Folio Kullanıcı Arayüzü, tek bir + Ekle butonu, Genel Toplam, Ödemeler ve Bakiye bilgilerini içeren bir Özet Paneli, ayrıca bir Depozito bölümü ve (uygunsa) Para Birimi seçici içerir.
- Folyonun önceki sürümünde ayrı Ödeme ve Ücret butonları bulunur ve Depozito bölümü ile Para Birimi seçici aynı konumda yer almaz.
Bu güncelleme kademeli olarak yayınlanıyor ve 2026 2. Çeyrek–3. Çeyrek arasında tüm tesislere ulaşması bekleniyor.
Kasa üzerinden birden fazla folyoyu yönetebilir miyim?
Evet. Rezervasyona atanan folyolar arasında geçiş yapmak için Folio Seçiciyi kullan. Ayrıca folyo ile ilgili işlemleri yönetmek için folyo araçlarını kullanabilirsin.
İptal öncesi/Gelmeyen Misafir açılır menüsünü neden görmüyorum?
Açılır menü yalnızca durumu İptal Edildi veya Gelmeyen Misafir olan rezervasyonlar için görünür. Bu menü sadece yeni Rezervasyon Detayları kasasındaNisan 2026 sonundan itibaren iptal edilen veya gelmeyen olarak işaretlenen rezervasyonlara uygulanır.
Anlık görüntü OTA rezervasyonlarına uygulanır mı?
Evet. Anlık görüntü, gerekli koşullar sağlandığı sürece OTA rezervasyonları da dahil olmak üzere tüm rezervasyon türlerine uygulanır.
Kasa içindeki folyo işlemlerini filtreleyebilir veya gruplayabilir miyim?
Evet. Folyo sekmesinde, filtre panelini açmak için Filtreler simgesine tıkla. Buradan işlemleri tarihlere, misafir adına veya oda numarasına, folyoya, işlem türüne, işlem durumuna ve denetim izi görünürlüğüne göre daraltabilirsin. Filtreleri seçtikten sonra Uygula butonuna tıkla.
Ayrıca folyo üst bilgisindeki Grupla açılır menüsünü kullanarak işlemleri işlem tarihi, hizmet tarihi, kullanıcı gibi kriterlere göre düzenleyebilirsin.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.