Tesisiniz için ön ödemelerin yönetimi

• Birçok otelci depozito alır. Bu yüzden, raporlamalarını doğrulamak için herhangi bir zamanda alınan ön ödemelerin listesini oluşturmak isteyebilirler. Unutma, ön ödemeler Günlük Gelir raporundaki Gelir ve Ödemeler arasındaki farkı oluşturur (bu da büyük Genel Toplam ve Defter rakamlarına yol açabilir).
• Bu makale, belirli bir gün veya belirli bir zaman diliminde işlendiği ön ödemelerin listesini oluşturmak için Ödeme Defteri Raporunun nasıl kullanılacağını açıklar.

Ödeme Defteri Raporu, gelecekteki veya geçmiş rezervasyonlar için olsun, ön ödemeleri takip etmek için ideal bir araçtır:

1. Belirli Bir Gün İçin Depozitoları Kontrol Etmek:

• O gün işlendiği ödemelerin listesini oluştur.
• Sadece ertesi gün veya daha sonra giriş yapacak misafirlerin ödemelerini dahil et.

2. Belirli Bir Dönem İçin Depozitoları Kontrol Etmek:

• İstenen zaman aralığı için Ödeme Defteri Raporu’nu oluştur.
• Verileri bir tabloya aktar.
• Depozito olmayan ödemeleri filtreleyerek net bir ön ödeme görünümü elde et.

Bu adımları takip ederek ön ödemeleri kolayca yönetebilir ve doğrulayabilir, finansal raporlamanın doğru kalmasını sağlayabilirsin.

1. Belirli bir günde işlendiği ön ödemelerin listesini oluşturmak

Ödeme Defteri raporuna eriş ve aşağıdaki filtreleri uygula:

1. Ödeme Türü: tümünü seç
2. İstenen Ödeme Tarihini seç (örn. 1 Kasım)
3. İlişkili İşlemler Yok açılır menüsünden seçili olmalı
4. Giriş Tarihi tarih aralığı: ilk ödeme tarihinden sonraki ikinci günden başlayıp gelecekteki herhangi bir güne kadar olmalı (örn. 2 Kasım’dan başlayıp 2 yıl sonrası bir tarihe kadar)
5. Tür: sadece rezervasyonları seç
6. Filtreyi uygula
7. Raporu Excel dosyası olarak dışa aktar (gerekirse).

Seçilen gün (1 Kasım) için gelecekte giriş yapacak rezervasyonlara ait ödeme işlemlerinin listesi elinde olacak. Rapor hazır ve son rakamı kontrol edebilirsin.

2. Belirli bir zaman diliminde işlendiği ön ödemelerin listesini oluşturmak

Ödeme tarih aralığıyla ilgileniyorsan (örn. Kasım ayının tamamı), benzer şekilde Ödeme Defteri raporu oluşturmalı, dosyayı dışa aktarmalı ve tablo üzerinde çalışmaya devam etmelisin. Ödeme Defteri raporuna eriş ve aşağıdaki filtreleri uygula:

1. Ödeme Türü: tümünü seç
2. İstenen Ödeme Tarihi tarih aralığını seç (örn. Kasım ayının tamamı)
3. İlişkili İşlemler Yok açılır menüsünden seçili olmalı
4. Giriş Tarihi tarih aralığı: ilk ödeme tarihinden sonraki ikinci günden başlayıp gelecekteki herhangi bir güne kadar olmalı (örn. 2 Kasım’dan başlayıp 2 yıl sonrası bir tarihe kadar)
5. Tür: sadece rezervasyonları seç
6. Filtreyi uygula
7. Raporu Excel dosyası olarak dışa aktar.

Google E-Tablolar’da Veriyi Süzme

Raporu dışa aktardıktan sonra, ön ödemesiz ödemeleri belirleyip kaldırmak için şu adımları takip et:

1. Excel dosyasını Google E-Tablolar’da aç.
2. Kolay gezinme için ilk satırı dondur.
   • Görünüm > Dondur > 1 satır yolunu izle.
3. Tarih sütunlarını biçimlendir ki karşılaştırma kolay olsun.
   • B (Tarih/Saat), I (Giriş Tarihi) ve J (Çıkış Tarihi) sütunlarını seç.
   • Biçim > Sayı > Tarih seçeneğine git.
4. Sayfanın sonuna yeni bir sütun ekle (P sütunu).
5. Ön ödemesiz işlemleri işaretlemek için "EĞER formülü" uygula.
   • P1 hücresine şu formülü gir:
     =ARRAYFORMULA(IF(I:I<=B:B,"N/A","ADVANCED")).
   • Bu formül, giriş tarihinin ödeme tarihine eşit veya daha önce olduğu işlemleri "N/A" (ön ödemesiz) olarak işaretler, diğerlerini ise "ADVANCED" (ön ödemeli) olarak işaretler.

Formülün Açıklaması:

• ARRAYFORMULA: Formülün tüm sütuna uygulanmasını sağlar.
• I:I<=B:B: Giriş tarihini ödeme tarihiyle karşılaştırır.
• "N/A","ADVANCED": İşlemleri "N/A" (ön ödemesiz) veya "ADVANCED" (ön ödemeli) olarak etiketler. İstersen bu etiketleri değiştirebilirsin, ancak tırnak içinde olmalılar.

Ön Ödemesiz İşlemleri Filtreleme ve Kaldırma:

6. Yeni sütuna filtre uygula (P sütunu). P sütununu seç ve filtre simgesine tıkla.

7. Ön ödemeli işlemleri filtre dışı bırak. Filtre simgesine tıkla, açılır menüden "ADVANCED" seçeneğinin işaretini kaldır ve filtreyi uygula. Böylece sadece "N/A" işlemler kalır.

"N/A" olan tüm satırları seç ve sil

Filtreyi kaldır ve işin bittiğinde filtre simgesine tıklayarak filtreyi devre dışı bırak.

Artık sadece ön ödemeli işlemlerin listesine sahipsin.

Toplamı Yeniden Hesaplama:

• Ödeme tutarlarının bulunduğu sütundaki ilk ve son hücreyi seç ve toplam formülünü uygula.
• Örnek: =SUM(O2:O279).
• Hücre aralığını sayfadaki satır sayısına göre ayarla.

Artık istediğin döneme ait ön ödemelerin doğru toplamına sahipsin!