Ödeme Defteri, bugün tahsil edilen tüm ödemeleri görmeni sağlayan ve bu ödemelerle ilişkili işlemler listesini göstererek rezervasyonun tam olarak ödenip ödenmediğini, ne için ödeme yapıldığını veya ödemelerinin gelirlerinle uyumlu olup olmadığını kontrol etmene olanak tanıyan bir muhasebe raporudur.
Ödeme Defteri Raporu, bir bakışta tesisin belirli bir gün veya ay için alması gereken tüm ödemeleri alıp almadığını gösterebilir.
Ödeme Defteri Raporuna Erişim
Varsayılan olarak, tesis sahibi Finansal Raporlara erişime sahiptir. Diğer kullanıcıların erişimi ise Roller içinde izin verilmelidir. Daha fazla bilgi edinin: Roller ve İzinler.
-
Ana menü
üzerinden Klasik raporlar
bölümüne git
- Finansal Raporlar seçeneğine tıkla
- Ödeme Defterini seç
Ödeme Defteri Raporunda Gezin
- Ödeme Türü: Rapor üzerinde hangi rezervasyonların görüneceğini belirlemek için kullanılacak çeşitli ödeme türlerini seçebilirsin.
- Ödeme Tarihi: Ödemenin yapıldığı tarihi filtrelemek için tek bir tarih veya tarih aralığı seç.
- İlişkili İşlemler: Raporda hangi diğer rezervasyon işlemlerinin görünmesini istediğini seç. Sadece seçilen işlem türleri, diğer filtrelerle eşleşen rezervasyonlar için görünecektir.
- İşlenmiş/Beklemede Olan İşlemler: Sadece zaten işlenmiş işlemleri, hala beklemede olanları veya her ikisini birden göster seçeneğini belirle. İşlenmiş işlem, örneğin beş dakika önce eklenen bir ödeme gibi zaten gerçekleşmiş bir işlemdir. Beklemede olan işlem ise, örneğin yarın başlayacak bir rezervasyonun oda geliri gibi gelecekteki bir tarihe ait işlemdir.
- Rezervasyon No, Oda Numarası veya Misafir Adı ile filtrele; bu bölümü boş bırakabilirsin.
- Giriş ve Çıkış Tarihi
- Kullanıcı: Bu filtreyi sadece 1 kullanıcıyı veya tüm kullanıcıları gösterecek şekilde değiştirebilirsin. Varsayılan olarak TÜM kullanıcılar seçilidir.
- Gruplandır ve Alt Gruplandır: Rapor türüne bağlı olarak, raporu Kullanıcı, Tarih/Saat, Oda, Tam isim veya Rezervasyon No’ya göre gruplayabilirsin.
- Durum: Raporu oluşturmak istediğin rezervasyon durumunu seçmek için bu bölümü kullan. Varsayılan olarak TÜM durumlar seçilidir.
-
Tür: Bu filtreyi farklı işlem türlerini ayırmak için kullan. İşlem türleri şunlardır:
- Rezervasyonlar: Bir rezervasyondaki işlemler.
- Tesis Hesapları: tesis hesabı içindeki işlemler.
- Grup Profili: Grup profili içindeki işlemler (yalnızca Gruplar özelliği etkinse).
- Raporu oluşturmak için tıkla.
- Yeni kriterler için filtreleri Temizle, gerekirse.
- Dışa aktar: Raporu PDF/Excel olarak indir.
Oluşturulan rapor, aşağıdaki gerekli alanları gösterecektir:
- Kullanıcı: İşlemi yapan kullanıcı.
- Tarih/Saat: Ürün veya hizmetin teslim edildiği tarih. Doğru izinle, gelir ve giderlerin doğru dönemde tanınması için hizmet tarihi geriye dönük olarak ayarlanabilir.
Hizmet Tarihi ile İşlem Tarihi arasındaki farkı öğrenmek için, buraya tıkla.
- Oda: Misafirin odası.
- Ad ve Soyad: Misafir profil sayfasına yönlendirilmek için tıkla.
- Rez #: Misafirin rezervasyonuna yönlendirilmek için rezervasyon numarasına tıkla.
- Kod: Müşterinin Vergiler ve Ücretler veya Öğe ve Hizmetler bölümündeki Kod alanına girdiği bilgi.
- İşlem kodu: Muhasebe hizmetiyle ilişkili Muhasebe Kodunu ifade eder.
Muhasebe şu anda deneysel bir özelliktir. Daha fazla bilgi için buraya tıkla.
- Açıklama: İşlem açıklaması.
- Giriş: Giriş tarihi.
- Çıkış: Çıkış tarihi.
- Durum: Rezervasyon durumu.
- Not: Bir düzeltme işlemi yapılırken eklenen herhangi bir not.
- Adet: "Miktar" anlamına gelir ve tabloda işlem sayısını ifade eder.
- Kredi: Ödemeler.
- Borç: Ücretler.
Farklı kriterlerle rapor nasıl oluşturulur
Aşağıdaki filtreleri uygula:
- Ödeme Türü: Nakit seç.
- Ödeme Tarihi: İhtiyacın olan tarih aralığını veya belirli tarihi gir.
- İlgili İşlemler: Tüm Kredileri (Ödemeleri) Seç kutusunu işaretle.
- İşlenen / Beklemedeki İşlemler: Açılır oku tıkla, tüm seçimleri kaldır ve İşlenen seç.
- Grupla: Eğer tarih aralığı kullanıyorsan, bu bölümü Tarih/Saat bazında grupla. Belirli bir tarih kullanıyorsan, Kullanıcı, Oda, Tam İsim veya Rezervasyon No bazında grupla.
- Alt Grup: Tarih aralığı kullanıyorsan, alt grubu Oda bazında yap. Belirli bir tarih kullanıyorsan, bu isteğe bağlıdır.
- Uygula butonuna tıkla.
Aşağıdaki filtreleri uygula:
- Ödeme Türü: tümünü seç.
- Ödeme Tarihi: İhtiyacın olan tarih aralığını veya belirli tarihi gir.
- İlgili İşlemler: Açılır oku tıkla ve Kredi seç.
- İşlenen / Beklemedeki İşlemler: Açılır oku tıkla ve İşlenen seç.
- Uygula butonuna tıkla.
Açıklama sütunu, folyo üzerinde listelenen ödeme yöntemini gösterir.
Birçok otelci depozito alır. Bu nedenle, raporlamalarını doğrulamak için herhangi bir zamanda alınan ön ödemelerin listesini oluşturması gerekebilir. Unutmayın ki ön ödemeler, Günlük Gelir Raporunda Gelir ile Ödemeler arasındaki farkı oluşturur (bu da büyük Genel Toplam ve Defter rakamlarına yol açabilir).
Bu bölüm, belirli bir gün veya belirli bir zaman diliminde (hem gelecekteki hem de geçmiş rezervasyonlar için) işlendiği ön ödemelerin listesinin nasıl oluşturulacağını açıklar:
- Eğer depozitoların belirli bir günde ne kadar olduğunu kontrol etmen gerekiyorsa, o gün işlemiş olan ve ertesi gün veya sonrasında gelecek misafirler için yapılan ödemelerin listesini oluşturmalısın.
- Eğer bunu belirli bir zaman dilimi için kontrol etmek istiyorsan, aynı işlemi yapmalı ve ardından raporu dışa aktarıp, elektronik tabloda ön ödeme olmayan ödeme işlemlerini kaldırmalısın.
Aşağıdaki filtreleri uygula:
- Ödeme Türü: Tümünü seç.
- Ödeme Tarihi: İstenen tarihi seç (örn. 1 Mart).
- İlişkili İşlemler: Açılır menüden İlişkili İşlem seçilmemeli.
- Seç Giriş Tarihi aralığı: İlk ödeme tarihinden sonraki ikinci günden başlayarak gelecekte herhangi bir güne kadar olmalı (örn. 2 Mart'tan başlayıp 2 yıl sonraki bir tarihe kadar).
- Tür: Sadece Rezervasyonlar seç.
- Uygula butonuna tıkla.
Seçilen gün (1 Mart) için gelecekte giriş yapacak rezervasyonlara ait işlendiği ödeme işlemleri listelenecektir. Rapor hazırdır ve son sayıya bakabilirsin.
Ödeme tarih aralığıyla ilgileniyorsan (örn. Ocak ayının tamamı), raporu oluşturman, dosyayı dışa aktarman ve ardından tablo üzerinde çalışmaya devam etmen gerekir.
Aşağıdaki filtreleri uygula:
- Ödeme Türü: Tümünü seç
- İstediğin Ödeme Tarihi aralığını seç (örn. Ocak ayının tamamı).
- Açılır menü altında İlişkili İşlemler seçili olmamalı.
- Giriş Tarihi aralığını seç: Bu, ilk ödeme tarihinden sonraki ikinci günden başlayıp gelecekte herhangi bir güne kadar olmalı (örn. 2 Ocak'tan başlayıp 2 yıl sonrasına kadar).
- Tür: Sadece rezervasyonları seç.
- Uygula butonuna tıkla.
Hem "ön ödemeli" hem de "ön ödemesiz" ödeme işlemlerinin listesine sahip olacaksın. Bazıları misafirin konaklaması sırasında işlendi. Ne yazık ki, bunları sistemden kaldıramazsın, bu yüzden bu durumda oluşturulan raporu dışa aktarman ve ön ödemeli olmayan ödemeleri silmen gerekecek.
Aşağıdaki talimatlar bunu Google E-Tablolar'da en iyi şekilde nasıl yapacağını anlatıyor.
Çıkarılan raporda, giriş günü veya sonrasında işlenen ödeme işlemlerini silmen gerekiyor. Bu işlemleri işaretlemek için "EĞER formülü" kullanabilirsin. Sonra onları silmeli ve toplamı yeniden hesaplamalısın.
Aşağıdaki talimatlar bunu detaylı şekilde açıklıyor.
Excel dosyasını Google E-Tablolar'da aç:
- Kolaylık olması için 1. satırı dondur.
Nasıl: Görünüm > Dondur > 1 satır tıkla. - B (Tarih/Saat), I (giriş tarihi) ve J (çıkış tarihi) sütunlarının formatını değiştir. 'Düz Metin'ten 'Tarih'e geç.
Nasıl: 3 sütunu seç > Biçim > Sayı > Tarih tıkla. - Sayfanın sonuna ek bir sütun ekle (P sütunu).
- Yeni sütunda, ön ödemesiz işlemleri işaretlemek için 'EĞER formülü' uygula.
Nasıl: P1 hücresine şu formülü ekle: =ARRAYFORMULA(IF(I:I<=B:B,"N/A","ADVANCED"))
Formül şu anlama gelir:
Eğer giriş tarihi ödeme tarihine eşit veya daha önceyse, "n/a" olarak adlandırılır; değilse, "Eklendi" olarak adlandırılır.
ARRAYFORMULA = 'EĞER formülünün' tüm sütuna uygulanması için bu dizi formülünü kullan.
I:I<=B:B demek: giriş tarihi ödeme tarihi/zamanına eşit veya daha önce.
"N/A","EKLENDİ" = Excel, uygulanan 'EĞER formülüne' göre sonuçları oluşturacak ve bunlar "N/A" (uygulanamaz veya eklenmemiş) ve "Eklendi" olarak görüntülenecektir. Bunlar sadece terimlerdir; istediğin başka kelimeleri kullanabilirsin.
"N/A" ve "Eklendi" terimlerinin tırnak içinde yazılması gerektiğini unutma; aksi takdirde Excel kabul etmez.
- Yeni oluşturduğun sütuna filtre uygula.
Nasıl: Yeni oluşturduğun sütunu seç > Filtre Oluştur simgesine tıkla.
- Yeni oluşturduğun filtreyi kullanarak, filtreden "Eklendi" işlemlerini kaldır ve sadece "eklenmemiş" (N/A) işlemler listesini gör.
Nasıl: Filtre simgesine tıkla > açılır menüden "Eklendi" seçeneğini kaldır > Uygulamak için TAMAM tıkla.
- Tüm N/A satırlarını seç ve sil.
- Filtreyi kaldır.
Nasıl: Filtre simgesine tıkla > filtreyi kapat.
Artık listede sadece "Eklendi" ödeme işlemleri var.
- Toplamı yeniden hesapla.
Nasıl: Son satıra toplam formülünü uygula.
- Mevcut toplamın üzerine tıkla > İşlevler simgesine tıkla > TOPLA seç > ilk ve son sütun:satır aralığını seç
- Örnek: =TOPLA(O2:O279)
Aşağıdaki örneğe bak ve satır numaralarının işlem/satır sayısına bağlı olduğunu unutma.
Örnek:
Artık "Eklendi" ödemelerin toplamını göreceksin.
SSS (Sıkça Sorulan Sorular)
Bu rapor neden İşlem Tarihi yerine Hizmet Tarihini kullanıyor?
Rapor, yaygın raporlama ihtiyaçlarını desteklemek için filtrelenebilir tarih olarak Hizmet Tarihini kullanır. Muhasebe doğruluğunu sağlamak için İşlem Tarihi/Saati değiştirilemez olarak kalır.
Bu raporda Ödeme Türü filtresi nasıl çalışır?
Ödeme Türü filtresi, sonuçları ödeme yöntemine göre filtrelemeni sağlar.
Açıklama alanı neden folyo ile eşleşiyor ve Kod ile İşlem Kodu sütunları neyi temsil ediyor?
Açıklama alanı, PMS folyosunda gösterilen işlem türünden doğrudan alınır. Kod sütunu kullanıcı tarafından tanımlanan işlem kodlarını gösterirken, İşlem Kodu sütunu Muhasebe hizmetiyle ilişkili muhasebe kodunu gösterir ve USALI tanımlarıyla uyumludur.
Bu rapordaki işlem verileri nereden geliyor?
İşlem verileri, USALI standartlarıyla uyumlu detaylı işlem kayıtları sağlayan Muhasebe hizmetinden alınır. İşlemler düzenlenemez; değişiklikler eşit ve zıt geri alma kayıtlarıyla kaydedilir.
Ödeme Defteri Raporunu otomatik olarak e-posta ile gönderebilir miyim?
Bu rapor için otomatik e-posta gönderimi mevcut değildir. Ödeme Defteri Raporunu Dışa Aktar seçeneğiyle indirip ihtiyacına göre paylaşabilirsin.
Büyük Miktarda İşlem Dışa Aktarma
Ödeme Defteri dışa aktarılırken, dışa aktarma işleminin (hem Excel hem PDF formatlarında) yaklaşık 10.000 ila 12.000 satır işlem limiti olduğunu unutma. Seçtiğin tarih aralığında bu limiti aşan işlem varsa, dışa aktarma tüm verilerini içermeyecek ve limitin üzerindeki kayıtlar atlanacaktır. Bu, sistemimizin mevcut bir sınırlamasıdır ve diğer bazı klasik finansal raporlarımızı da etkiler.
Çözümler:
Özellikle tam bir yıl gibi geniş bir tarih aralığında tüm verilerini yakalamak için aşağıdaki yöntemleri öneriyoruz:
- Daha Küçük Parçalar Halinde Dışa Aktarın: Bir yılın tamamını tek seferde dışa aktarmak yerine, raporu daha küçük ve yönetilebilir tarih aralıkları için çalıştırın (örn. aylık veya üç aylık). Ardından bu parçaların her birini dışa aktarabilir ve verileri Excel gibi bir tablo programında birleştirebilirsiniz.
- Alternatif Raporları Kullanın: Bu satır sınırı olmayan Cloudbeds Insights'ta müsait raporları kullanmayı düşünebilirsiniz. Bu raporlar, büyük veri hacimlerini dışa aktarmak için daha uygundur.
Verilerinizi dışa aktarma konusunda yardıma ihtiyacınız varsa veya alternatif raporlama seçeneklerini keşfetmek isterseniz, lütfen destek ekibimizle iletişime geçin.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.