Genel Bakış
Ödeme Defteri, bugün tahsil edilen tüm ödemeleri görüntülemeni sağlayan ve bu ödemelerle ilişkili işlemler listesini göstererek rezervasyonun tamamen ödenip ödenmediğini, ne için ödeme yapıldığını kontrol etmene veya ödemelerinin gelirlerinle uyumlu olup olmadığını doğrulamana olanak tanıyan bir muhasebe raporudur.
Ödeme Defteri raporu, belirli bir gün veya ay için tesisin alması gereken tüm ödemeleri alıp almadığını hızlıca gösterir.
Ödeme Defteri Raporuna Erişim
-
Ana Menü
'nden Raporlama'ya tıkla
- Raporları Ara çubuğuna Ödeme Defteri yaz veya Finansal bölümüne kaydır
- Ödeme Defteri Raporu'na tıkla (rapor yeni bir sekmede açılacak)
Varsayılan olarak, Finansal Raporlar'a erişim tesis sahibindedir. Diğer kullanıcıların erişimi için Roller içinde izin verilmesi gerekir. Daha fazla bilgi için: Roller ve İzinler.
Ödeme Defteri Raporunda Gezinme
- Ödeme Türü: Rapor üzerinde hangi rezervasyonların görüneceğini belirlemek için kullanılacak çeşitli ödeme türlerini seçebilirsin.
- Ödeme Tarihi: Ödemenin yapıldığı tarihe göre filtrelemek için tek bir tarih veya tarih aralığı seç.
- İlişkili İşlemler: Raporda hangi diğer rezervasyon işlemlerinin görünmesini istediğini seç. Sadece seçilen işlem türleri, diğer filtrelerle eşleşen rezervasyonlar için görünecektir.
- İşlenmiş/Beklemede Olan İşlemler: Sadece zaten işlenmiş işlemleri, hala beklemede olanları veya her ikisini birden göster seçeneğini belirle. İşlenmiş işlem, örneğin beş dakika önce eklenen bir ödeme gibi zaten gerçekleşmiş bir işlemdir. Beklemede olan işlem ise, örneğin yarın başlayacak bir rezervasyonun oda gelirleri gibi gelecekteki bir tarihe ait olan işlemdir.
- Rezervasyon Numarası, Oda Numarası veya Misafir Adına göre filtrele; bu bölümü boş bırakabilirsin.
- Giriş ve Çıkış Tarihi
- Kullanıcı: Bu filtreyi sadece 1 kullanıcıyı veya tüm kullanıcıları gösterecek şekilde değiştirebilirsin. Varsayılan olarak TÜM kullanıcılar seçilidir.
- Grupla ve Alt Grupla: Rapor türüne bağlı olarak, raporu Kullanıcı, Tarih/Saat, Oda, Tam isim veya Rezervasyon No’ya göre gruplayabilir veya alt gruplayabilirsin.
- Durum: Raporu oluşturmak istediğin rezervasyon durumunu bu bölümden seç. Varsayılan olarak TÜM durumlar seçilidir.
-
Tür: Farklı işlem türlerini ayırmak için bu filtreyi kullan. İşlem türleri şunlardır:
- Rezervasyonlar: Bir rezervasyondaki işlemler.
- Tesis Hesapları: tesis hesabı içindeki işlemler.
- Grup Profili: Gruplar özelliği etkinse grup profilindeki işlemler.
- Raporu oluşturmak için Uygula’ya tıkla.
- Gerekirse yeni kriterler için filtreleri Temizle.
- Şuraya aktar: Raporu PDF/Excel olarak indir.
Oluşturulan rapor, aşağıdaki gerekli alanları gösterecektir:
- Kullanıcı: İşlemi yapan kullanıcı.
- Tarih/Saat: Ürün veya hizmetin teslim edildiği tarih. Uygun izinle, gelir ve giderlerin doğru dönemde tanınması için hizmet tarihi geriye dönük olarak ayarlanabilir.
Hizmet Tarihi ile İşlem Tarihi arasındaki farkı öğrenmek için, buraya tıklayın.
- Oda: Misafirin odası.
- Ad ve Soyad: Misafir profil sayfasına yönlendirilmek için tıklayın.
- Rez #: Misafir rezervasyonuna yönlendirilmek için rezervasyon numarasına tıklayın.
- Kod: Müşterinin Vergiler ve Ücretler veya Öğeler ve Hizmetler bölümündeki Kod alanına girdiği bilgi.
- İşlem kodu: Bu, Muhasebe hizmetiyle ilişkili Muhasebe Kodunu ifade eder.
Muhasebe şu anda deneysel bir özelliktir. Daha fazla bilgi için buraya bakabilirsiniz.
- Açıklama: İşlem açıklaması.
- Giriş: Giriş tarihi.
- Çıkış: Çıkış tarihi.
- Durum: Rezervasyon durumu.
- Not: Bir düzeltme işlemi yapılırken eklenen herhangi bir not.
- Adet: Tablodaki işlem sayısını ifade eder.
- Kredi: Ödemeler.
- Borç: Ücretler.
Farklı kriterlerle rapor nasıl oluşturulur
Aşağıdaki filtreleri uygula:
- Ödeme Türü: Nakit seç.
- Ödeme Tarihi: İhtiyacın olan tarih aralığını veya belirli tarihi gir.
- İlgili İşlemler: Tüm Kredileri Seç (Ödemeler) kutusunu işaretle.
- İşlenen / Beklemedeki İşlemler: Açılır oku tıklayarak tüm seçimleri kaldır ve İşlenen seç.
- Grupla: Eğer tarih aralığı kullanıyorsan, bu bölümü Tarih/Saat bazında grupla. Belirli bir tarih kullanıyorsan, Kullanıcı, Oda, Tam Ad veya Rezervasyon No bazında grupla.
- Alt Grupla: Tarih aralığı kullanıyorsan, alt gruplamayı Oda bazında yap. Belirli bir tarih kullanıyorsan, bu isteğe bağlıdır.
- Uygula butonuna tıkla.
Aşağıdaki filtreleri uygula:
- Ödeme Türü: tümü seç.
- Ödeme Tarihi: İhtiyacın olan tarih aralığını veya belirli tarihi gir.
- İlgili İşlemler: Açılır oku tıklayarak Kredi seç.
- İşlenen / Beklemedeki İşlemler: Açılır oku tıklayarak İşlenen seç.
- Uygula butonuna tıkla.
Açıklama sütunu, folyo üzerinde listelenen ödeme yöntemini gösterir.
Birçok otelci depozito alır. Bu nedenle, raporlamalarını doğrulamak için herhangi bir zamanda alınan ön ödemelerin bir listesini oluşturması gerekebilir. Ön ödemelerin, Günlük Gelir Raporunda Gelir ile Ödemeler arasındaki farkı oluşturabileceğini unutma (bu, büyük Genel Toplam ve Defter rakamlarına yol açabilir).
Bu bölüm, belirli bir gün veya belirli bir zaman diliminde (hem gelecekteki hem de geçmiş rezervasyonlar için) işlendiği ön ödemelerin listesinin nasıl oluşturulacağını açıklar:
- Eğer depozitoların belirli bir günde tutarını kontrol etmen gerekiyorsa, o gün işlenen ve ertesi gün veya daha sonraki tarihlerde gelecek misafirler için yapılan ödemelerin listesini oluşturmalısın.
- Eğer bunu belirli bir zaman dilimi için kontrol etmen gerekiyorsa, aynı işlemi yapmalı, ardından raporu dışa aktarıp ön ödeme olmayan ödeme işlemlerini elektronik tabloda kaldırmalısın.
Aşağıdaki filtreleri uygula:
- Ödeme Türü: Tümünü seç.
- Ödeme Tarihi: İstenen tarihi seç (örn. 1 Mart).
- İlişkili İşlemler: Açılır menüden hiçbir İlişkili İşlem seçilmemeli.
- Seç Giriş Tarihi aralığı: İlk ödeme tarihinden sonraki ikinci günden başlayarak gelecekte herhangi bir güne kadar olmalı (örn. 2 Mart'tan başlayıp 2 yıl sonraki herhangi bir tarihe kadar).
- Tür: Sadece rezervasyonları seç.
- Uygula butonuna tıkla.
Seçilen günde (1 Mart) işlenen ve gelecekte giriş yapacak rezervasyonlara ait ödeme işlemlerinin listesi elinde olacak. Rapor hazırdır ve son sayıyı kontrol edebilirsin.
Ödeme tarih aralığıyla ilgileniyorsan (örn. Ocak ayının tamamı), raporu oluşturman, dosyayı dışa aktarman ve elektronik tablo üzerinde çalışmaya devam etmen gerekir.
Aşağıdaki filtreleri uygula:
- Ödeme Türü: Tümünü seç
- İstediğin Ödeme Tarihi aralığını seç (örn. Ocak ayının tamamı).
- Açılır menü altında hiçbir İlişkili İşlem seçili olmamalı.
- Giriş Tarihi aralığını seç: Bu, ilk ödeme tarihinden sonraki ikinci günden başlayıp gelecekte herhangi bir güne kadar olmalı (örn. 2 Ocak'tan başlayıp 2 yıl sonrasına kadar olabilir).
- Tür: Sadece rezervasyonları seç.
- Uygula butonuna tıkla.
Hem "ileri tarihli" hem de "ileri tarihli olmayan" ödeme işlemlerinin listesini alacaksın. Bazıları misafirin konaklaması sırasında işlendi. Ne yazık ki, bunları sistemden kaldıramazsın, bu yüzden bu durumda oluşturulan raporu dışa aktarman ve ileri tarihli olmayan ödemeleri silmen gerekir.
Aşağıdaki talimatlar bunu Google Elektronik Tablosu'nda en iyi şekilde nasıl yapacağını açıklar.
Çıkarılan raporda, giriş günü veya sonrasında işlenen ödeme işlemlerini silmen gerekir. Bu işlemleri işaretlemek için "EĞER formülü" kullanabilirsin. Ardından, bunları silmeli ve toplamı yeniden hesaplamalısın.
Aşağıdaki talimatlar bunu ayrıntılı olarak açıklar.
Excel dosyasını Google Elektronik Tablosu'nda aç:
- Kolaylığın için, 1. satırı dondur.
Nasıl: Görünüm > Dondur > 1 satır tıkla. - B (Tarih/Saat), I (giriş tarihi) ve J (çıkış tarihi) sütunlarının biçimini değiştir. 'Düz Metin'ten 'Tarih'e geç.
Nasıl: 3 sütunu seç > Biçim > Sayı > Tarih tıkla. - Sayfanın sonuna ek bir sütun ekle (P sütunu).
- Yeni sütunda, ileri tarihli olmayan işlemleri işaretlemek için 'EĞER formülü' uygula.
Nasıl: P1 hücresine şu formülü ekle: =ARRAYFORMULA(IF(I:I<=B:B,"N/A","ADVANCED"))
Formül şu anlama gelir:
Eğer giriş tarihi ödeme tarihine eşit ya da daha önceyse, "n/a" olarak adlandırılır; değilse, "Advanced" olarak adlandırılır.
ARRAYFORMULA = 'EĞER formülünün' tüm sütuna uygulanması için bu dizi formülünü kullan.
I:I<=B:B demek: giriş tarihi ödeme tarihine eşit ya da daha önce.
"N/A","ADVANCED" = Excel, uygulanan 'EĞER formülüne' göre sonuçları oluşturacak ve bunlar "N/A" (uygulanamaz veya ileri tarihli değil) ve "Advanced" olarak görüntülenecektir. Bunlar sadece terimlerdir; istediğin başka kelimeleri kullanabilirsin.
"N/A" ve "Advanced" ifadelerinin parantez içine alınması gerektiğini unutma; aksi takdirde Excel bunları kabul etmez.
- Yeni oluşturduğun sütuna filtre uygula.
Nasıl: Yeni oluşturduğun sütunu seç > Filtre Oluştur simgesine tıkla.
- Yeni oluşturduğun filtreyi kullanarak, filtreden "Advanced" işlemleri kaldır ve sadece "n/a" (ileri tarihli olmayan) işlemlerin listesini al.
Nasıl: Filtre simgesine tıkla > açılır menüden "Advanced" seçimini kaldır > Tamam butonuna tıkla.
- Tüm N/A satırlarını seç ve sil.
- Filtreyi kaldır.
Nasıl: Filtre simgesine tıkla > filtreyi kapat.
Şimdi listede sadece "Advanced" ödeme işlemleri kaldı.
- Toplamı yeniden hesapla.
Nasıl: Son satıra toplam formülünü uygula.
- Mevcut toplamın üzerine tıkla > İşlevler simgesine tıkla > TOPLA seç > ilk ve son sütun:satır aralığını seç.
- Örnek: =TOPLA(O2:O279)
Aşağıdaki örneğe bak ve satır numaralarının işlem/satır sayısına bağlı olduğunu unutma.
Örnek:
Şimdi "Advanced" ödemelerin toplamını görebilirsin.
SSS (Sıkça Sorulan Sorular)
Bu rapor neden İşlem Tarihi yerine Hizmet Tarihi kullanıyor?
Rapor, yaygın raporlama ihtiyaçlarını desteklemek için filtrelenebilir tarih olarak Hizmet Tarihini kullanır. Muhasebe doğruluğunu sağlamak için İşlem Tarihi/Saati değiştirilemez olarak kalır.
Bu raporda Ödeme Türü filtresi nasıl çalışır?
Ödeme Türü filtresi, sonuçları ödeme yöntemine göre filtrelemeni sağlar.
Açıklama alanı neden folyo ile eşleşiyor ve Kod ile İşlem Kodu sütunları neyi temsil ediyor?
Açıklama alanı, PMS folyosunda gösterilen işlem türünden doğrudan çekilir. Kod sütunu kullanıcı tarafından tanımlanan işlem kodlarını gösterirken, İşlem Kodu sütunu Muhasebe hizmetiyle ilişkili muhasebe kodunu gösterir ve USALI tanımlarıyla uyumludur.
Bu rapordaki işlem verileri nereden geliyor?
İşlem verileri, USALI standartlarıyla uyumlu detaylı işlem kayıtları sağlayan Muhasebe hizmetinden çekilir. İşlemler düzenlenemez; değişiklikler eşit ve zıt geri alma kayıtlarıyla kaydedilir.
Ödeme Defteri Raporunu otomatik olarak e-posta ile gönderebilir miyim?
Bu rapor için otomatik e-posta gönderimi mevcut değildir. Ödeme Defteri Raporunu Dışa Aktar seçeneğiyle indirip ihtiyacına göre paylaşabilirsin.
Büyük Miktarda İşlemin Dışa Aktarılması
Ödeme Defteri dışa aktarılırken, dışa aktarımın (hem Excel hem PDF formatlarında) yaklaşık 10.000 ila 12.000 satır işlem limiti olduğunu unutma. Seçilen tarih aralığında bu limiti aşan işlemler varsa, dışa aktarım tüm verilerini içermeyecek ve limitin üzerindeki kayıtlar atlanacaktır. Bu, sistemimizin mevcut bir sınırlamasıdır ve diğer bazı klasik finansal raporlarımızı da etkiler.
Çözümler:
Örneğin tam bir yıl gibi geniş bir tarih aralığı için tüm verilerini yakalamak adına aşağıdaki yöntemleri öneriyoruz:
- Daha Küçük Parçalar Halinde Dışa Aktar: Bir yılın tamamını tek seferde dışa aktarmak yerine, raporu daha küçük ve yönetilebilir tarih aralıkları için çalıştır (örn. aylık veya üç aylık). Ardından bu parçaların her birini dışa aktarabilir ve verileri Excel gibi bir tablo programında birleştirebilirsin.
- Alternatif Raporları Kullan: Cloudbeds Insights'ta bulunan ve satır sınırı olmayan raporları kullanmayı düşün. Bu raporlar, büyük veri hacimlerini dışa aktarmak için daha uygundur.
Verilerini dışa aktarma konusunda yardıma ihtiyacın varsa veya alternatif raporlama seçeneklerini keşfetmek istiyorsan, lütfen destek ekibimizle iletişime geç.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.