E-posta programlama, tesislerin belirli bir programa göre birincil misafire otomatik olarak e-posta göndermesini sağlar. Bu makale, Cloudbeds PMS’deki E-posta Programlama sekmesinin genel bir özetini sunar.
Başlamadan önce
E-posta Programlama Ayarlarını görmüyorsan, Tesis Sahibi ile iletişime geçip kullanıcı rolündeki Sistem E-posta İznini etkinleştirmesini iste. Daha fazla bilgi için: Roller ve İzinler.
- Şu anda Cloudbeds PMS, 2 ana program seçeneği sunar:
- Varış veya ayrılıştan belirli bir gün sayısına göre
- Rezervasyon durumu değişikliklerine göre
- E-posta programlamak ve göndermek için, rezervasyon/misafir detaylarında bir e-posta adresi bulunmalıdır.
- Programlanan e-postalar yalnızca rezervasyonun birincil misafirine gönderilir.
- Sadece yeni özel e-posta şablonları programlanabilir. Sistem içinde önceden var olan veya Varsayılan E-posta Şablonları programa eklenemez.
- Kanallara (OTA’lara) onay e-postası programlamak için bu bölüme git.
E-posta Programlamaya Erişim
- Hesap menünde, Ayarlar Sayfasına git ve E-posta bölümüne tıkla
- Ardından E-posta Programlamaya tıkla
E-posta Programlamayı Yönet
Bir E-posta Programı Oluştur
- Hesap menünde, Ayarlar Sayfası'na git ve E-posta bölümüne tıkla
- E-posta Programlama sekmesine tıkla
- +E-posta Programı Oluştur'a tıkla
- E-posta Programına bir isim ver
- Manuel olarak oluşturduğun e-posta şablonunu seç
Daha fazla bilgi edinin ve Özel E-posta Şablonları Oluşturma, Düzenleme, Etkinleştirme veya Devre Dışı Bırakma hakkında bilgi al
-
E-postanın ne zaman gönderileceğini seç:
-
Rezervasyon durumu değişir değişmez hemen gönder
Örnek: İptal Edildi seçersen, rezervasyon durumu İptal Edildi olarak değiştiğinde e-posta hemen gönderilir. -
Rezervasyon tarihi, giriş tarihi veya çıkış tarihine göre gönder
Örnek: Varış tarihinden 2 gün önce ön varış e-postası gönder.
-
Rezervasyon durumu değişir değişmez hemen gönder
- Gelişmiş seçenekler:
- E-posta şablonunu sadece seçili tarihler için gönder: sadece seçilen tarih aralıkları için gönderilir.
- E-posta şablonunu sadece belirli kaynaklar için gönder: sadece rezervasyon seçilen kaynaklardan biriyse gönderilir.
Eğer kullanıcı E-posta şablonunu sadece belirli kaynaklar için gönder seçeneğini işaretlemezse, e-posta tüm kaynaklara gönderilir. Bu, Dağıtım Kanallarından (OTA'lar) gelen rezervasyonları da kapsar.
- İşin bittiğinde, Program Oluştur'a tıkla
Özel Onay E-postalarını Programlama (Varsayılan Şablonun Yerine Geçirme)
Eğer sistemi şablonunun yerine tamamen özel bir onay e-postası oluşturuyorsan, şunlara dikkat et:
- Varsayılan Rezervasyon Onaylandı şablonunu devre dışı bırak (Sahip/Yönetici izni gereklidir).
- Yeni özel şablonunu Rezervasyon Onaylandı etkinliğinde göndermek için Programla.
- Bu, misafirlerin yalnızca senin özelleştirilmiş onay e-postanı almasını sağlar ve tekrar eden bildirimleri önler.
- İpucu: Programlamayı etkinleştirmeden önce, biçimlendirme ve birleştirme etiketlerinin doğru göründüğünden emin olmak için bir test e-postası gönder.
Program Onay E-postası Şablonları OTA (Kanal) Rezervasyonları için
- Kanallarda (OTA'lar) yapılan rezervasyonlar için Onay E-posta Şablonlarını programlamak için, Gelişmiş seçenekler altında Sadece belirtilen kaynaklar için e-posta şablonu gönder seçeneğini işaretle (Yukarıdaki 7. Adım)
- Bu Onay E-posta Şablonu, yalnızca belirtilen kaynaklardan biri için yapılan rezervasyonlarda tetiklenecektir. Örneğin: şablonun sadece Booking.com için gönderilmesini istiyorsan, sadece Booking.com'u seç.
Bilmeniz gerekenler:
- Varsayılan e-posta şablonu olan Rezervasyon Onaylandı, kanallarda (OTA'lar) yapılan rezervasyonlara Otomatik Olarak gönderilmez; kanallar kendi onay e-postalarını göndermekle sorumludur. Ancak, yukarıdaki adımları takip ederek Özel bir e-posta şablonu oluşturabilir ve bu e-postaların misafirlerine Otomatik Olarak gönderilmesi için bir program ayarlayabilirsin.
- Varsayılan Onay E-posta Şablonu (önceden var olan) bir programa eklenemez. Bu makaledeki adımları takip ederek yeni bir şablon oluşturman gerekir: bu makale.
- Sadece OTA'ları seç, böylece doğrudan kaynaklar (Walk-in, Telefon, E-posta, Web Sitesi) için onay e-postalarının çoğalmasını önlersin.
- Tüm kanallar misafirin e-posta adresini Cloudbeds PMS'ye göndermez; bu durumda misafir bu e-postayı almayacaktır.
Rezervasyon içindeki misafir için programlanmış e-postayı E-posta Mesajları sekmesinde görebilirsin.
- E-postaların durumunu (Gönderildi, Teslim Edildi, Başarısız) kontrol etmek için E-posta İletim Günlüğünü kullan.
-
OTA E-posta Programlama için Dil Seçimi:
- OTA e-posta programlamasında varsayılan dil, misafirin seçtiği ülke kodu tarafından tanınan dildir. Ülke kodu tanınmazsa, sistem Varsayılan olarak İngilizceyi kullanır, aksi belirtilmedikçe.
- Tüm diller için otomatik doldurma kutusunu kapattıysan, dil, oluşturduğun şablonlardaki çevirilerden seçilir.
- Bir OTA rezervasyonu birden fazla dili olan bir ülkeden gelirse, sistem misafirin ülkesine göre hangi dilin kullanılacağını belirler (OTA rezervasyonunda seçtikleri dil değil), çünkü OTA'da misafirin seçtiği dil Cloudbeds'e gönderilmez.
Bir E-posta Programını Devre Dışı Bırakma veya Yeniden Etkinleştirme
- Bir E-posta Programını devre dışı bırakmak veya yeniden etkinleştirmek için, oluşturulan her e-posta programının yanındaki geçiş düğmesine tıkla
- Devre dışı bırakıyorsan, devam etmek için devre dışı bırakma uyarısını onayla
- E-posta Programı devre dışı olarak görünecektir. Gerekirse daha sonra yeniden etkinleştirmek için tekrar tıkla
Programı devre dışı bıraktığında, ilgili tüm planlanmış e-postalar kaldırılacaktır (gönderilmeyecektir).
- Programı daha sonra yeniden etkinleştirmeye karar verirsen, e-postalar programa geri eklenecektir ancak yalnızca birkaç koşul altında:
- Program geçiş düğmesini Etkin konumuna getirmen, Düzenle butonuna tıklaman ve ardından program ayarlarında Kaydet butonuna basman gerekir
- Program kuralları hâlâ karşılanmalıdır (örneğin, e-posta giriş tarihinden 10 gün önce gönderilecek şekilde planlandıysa, programı etkinleştirdiğin tarih giriş tarihinden en az 10 gün önce olmalıdır).
- Eğer Rezervasyon tarihine, giriş tarihine veya çıkış tarihine göre e-posta gönder seçeneğini seçtiysen, aşağıdaki program türleri şu rezervasyon durumlarına uygulanacaktır:
- Girişten Önce: Sadece Onaylanmış durumundaki rezervasyonlar için
- Çıkıştan Önce: Sadece Konaklayan durumundaki rezervasyonlar için
- Girişten Sonra: Sadece Konaklayan durumundaki rezervasyonlar için
- Çıkıştan Sonra: Sadece Çıkış Yapıldı durumundaki rezervasyonlar için
- Rezervasyondan Sonra: Herhangi bir durumda (Beklemede, Onaylandı, Konaklayan, Çıkış Yapıldı, İptal Edildi, veya Gelmedi)
Rezervasyon Motoru misafirlerine otomatik Onay E-postaları gönder
Oluştur ve programla otomatik onay e-postalarını, misafirlerine Cloudbeds Rezervasyon Motoru üzerinden rezervasyon yaptıklarında göndermek için.
Misafirlerin Rezervasyon Motoru üzerinden rezervasyonlarını tamamladıktan sonra, onlara Rezervasyon Onaylandı veya Onay Bekliyor onay e-postaları, Politikalar bölümündeki rezervasyon onay türüne bağlı olarak gönderilecektir.
Dikkat edilmesi gerekenler:
- Onay Bekliyor ayarı yalnızca Cloudbeds Rezervasyon Motoru ve doğrudan rezervasyonlar için geçerlidir.
- OTA üzerinden gelen rezervasyonlar sistemde onaylı olarak işlenir ancak misafirler Cloudbeds PMS’den onay e-postası almaz; OTA kendi onay e-postasını gönderir. Daha fazla bilgi için bu bölüme bakabilirsin.
Onay E-postası için mevcut seçenekler:
- Onaylandı: Sistemimiz otomatik olarak Rezervasyon Onaylandı e-postasını misafire gönderir. Bu ayarı seçersen, Müşteriye otomatik onay e-postası gönder seçeneğini de etkinleştirmen gerekir.
- Onay Bekliyor: Bu seçenek Onay Bekliyor e-postasını tetikler. Rezervasyon sırasında depozito onaylanmış olsa bile sistem önce otomatik olarak Onay Bekliyor e-postasını gönderir. Rezervasyon Onaylandı e-postası ise rezervasyonu manuel olarak onayladığında gönderilir.
Rezervasyon Onay Türü ayarını yapmak için şu adımları takip et: Politikalar - Onay Bekliyor Sayfası.
Yorumlar
Yorum yazmak için lütfen oturum açın: oturum aç.