ยกเลิกหรือแก้ไขการจองผ่าน OTA

การจองทั้งหมดที่ได้รับผ่านช่องทางที่รองรับที่ระบุไว้ข้างต้นสามารถยกเลิกภายใน Cloudbeds PMS ได้ไม่ว่าแผนราคาจะเป็นอย่างไร การยกเลิกจะถูกส่งไปยังช่องทางและการจองจะถูกอัปเดตตามนั้น

1. เข้าสู่ Cloudbeds PMS และค้นหาการจองที่คุณต้องการยกเลิก
2. เปลี่ยนสถานะการจองจาก ยืนยัน เป็น ยกเลิก
3. จะปรากฏ ข้อความป๊อปอัพ เพื่อระบุว่าควรดำเนินการอย่างไรตามช่องทางที่เกี่ยวข้อง
4. เลือก วิธีการดำเนินการกับการยกเลิก (ไม่ว่าคุณต้องการส่งอีเมลให้แขกหรือไม่)

5. จะปรากฏข้อความเตือนต่อไปนี้ คลิก ใช่ เพื่อยกเลิกการจอง

อย่าลืมยกเลิกการจองทั้งสองฝั่ง: ใน Cloudbeds PMS และใน Channel Extranet เพื่อให้แน่ใจว่าการจองของคุณได้รับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอทั้งสองฝั่ง

ดูสถานการณ์ข้อผิดพลาดทั่วไปด้านล่างเป็นตัวอย่าง:

• คุณมีห้องว่างอยู่เพียง 1 ห้องสำหรับประเภทห้อง Standard Room
• แขกชื่อ Tom จึงจองห้องนี้ผ่าน Booking.com
• ภายหลัง Tom โทรติดต่อโรงแรมของคุณเพื่อ ยกเลิกการจอง
• การจองของ Tom ถูกยกเลิกใน Cloudbeds PMS ระบบเข้าใจว่าห้องนี้มีห้องว่างอีกครั้ง ห้องว่างนี้กลับมาเป็น 1 Standard Room available และข้อมูลนี้ถูกส่งไปยังทุกช่อง
• อย่างไรก็ตาม การจองของ Tom ไม่ได้ยกเลิกจริง ๆ ใน Booking.com extranet ซึ่งอาจกลายเป็นการจองเกินจำนวนหากมีคนอื่นจอง Standard Room และ Tom ตัดสินใจที่จะเก็บการจองของเขาไว้

ขึ้นอยู่กับนโยบายการยกเลิกที่คุณตั้งไว้ในช่องที่เฉพาะ, แขกอาจต้องเผชิญกับค่าธรรมเนียมการยกเลิก (ตัวอย่างเช่น: การยกเลิกภายใน 72 ชั่วโมงก่อนการเช็คอิน)

เช่นเมื่อมีการยกเลิกบน Booking.com, พวกเขาอาจส่งข้อมูลการจองที่อัปเดตมาพร้อมกับ ค่าธรรมเนียมการยกเลิก ที่แนบกับการจอง ค่าธรรมเนียมนี้จะแสดงบนอีเมลการยกเลิกและเมื่อพิมพ์ Folio และส่งออกการจองเป็น XML/PDF:

• การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในการจองของแขกของคุณ เช่น วันที่, อัพเกรด/ดาวน์เกรดประเภทห้อง, จำนวนแขก, ข้อมูลของแขก, และการเปลี่ยนสถานะการจองเป็น no-show ต้องทำผ่าน extranet ของ OTA หรือพอร์ทัลของแขกโดยตรง
• ด้วยวิธีนี้, การจองทั้งสองจะได้รับการอัปเดตบน OTA และ Cloudbeds PMS, ตราบเท่าที่ช่องรองรับการส่งการแก้ไขไปยัง Cloudbeds PMS

สถานการณ์:

• แขกจอง ห้อง A ในช่องทาง แขกจากนั้นตัดสินใจที่จะเข้าพักใน ห้อง B แทนที่จะแก้ไขการจองโดยตรงในบัญชีช่องทาง, พวกเขาติดต่อที่พักและที่พักเปลี่ยนการมอบหมายห้องใน Cloudbeds PMS
• ภายหลัง, แขกทำการแก้ไขการจองของตน ในช่องทาง (เช่น เพิ่มอาหารเช้า), ช่องทางจะส่งการอัปเดตไปยัง Cloudbeds PMS, ย้ายแขกกลับไปที่ห้องเดิมของเขา, ห้อง A

วิธีการแก้ไข:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการแก้ไขการจองจากบุคคลที่สามที่เข้ามาผ่าน Cloudbeds PMS ใน extranet ของช่องทางนั้น ๆ หรือขอให้แขกแก้ไขการจองของตนเอง
• ด้วยวิธีนี้ทั้งช่องทางและ Cloudbeds PMS จะได้รับการอัปเดต (เฉพาะในกรณีที่ช่องทางรองรับการส่งการแก้ไขไปยัง Cloudbeds PMS)

อาจมีการจองที่เริ่มต้นจาก OTA แต่ถูกนำเข้า Cloudbeds PMS ด้วยวิธีด้วยตนเองเพื่อเหตุผลต่าง ๆ เช่น: การจองถูกทำ ก่อนการตั้งค่าระบบ Cloudbeds PMS หรือการจองถูกทำ ก่อนการเชื่อมต่อช่องสู่ Cloudbeds PMS

การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับการจองเหล่านี้ควรทำที่เอกซ์ทราเน็ตของช่องที่นำเข้า การเปลี่ยนแปลงจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติใน Cloudbeds PMS เท่านั้น แต่เฉพาะเมื่อ:

• Third party ID (order ID) ของการจองใน Cloudbeds PMS ตรงกับ booking ID ในช่อง
• การเปลี่ยนแปลง (การส่งการปรับเปลี่ยน การยกเลิกไปยัง Cloudbeds PMS) ได้รับ การสนับสนุนจากช่อง
• เฉพาะสำหรับการปรับเปลี่ยน: จะถูกนำไปใช้เมื่อการจองไม่ได้อยู่ในสถานะ ในองค์กร (แขกยังไม่ได้เช็คอิน)

เครื่องมือนำเข้าด่วนด้วยตนเองช่วยให้สามารถนำเข้าการจองที่ทำ ก่อนที่จะเชื่อมต่อช่อง ไปยัง Cloudbeds PMS หากคุณต้องการให้การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับการจองบนเครือข่าย extranet ถูกนำไปใช้กับการจองเดียวกันใน Cloudbeds PMS ให้ป้อนรหัสการจองแหล่งที่มีข้ออ้างอิงที่ถูกต้อง

• บางช่องทาง (เช่น Booking.com, Agoda, และ Expedia) รองรับการส่งการปรับเปลี่ยนเกี่ยวกับการยกเลิกไปยัง Channel Manager ของ Cloudbeds ซึ่งทำให้ Cloudbeds PMS สามารถแสดงการจองเป็น ยกเลิกแล้ว (โดยปกติภายใน 5 นาที) ภายในระบบของเราเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงภายใน extranet ของ OTA
• หากช่องทางไม่รองรับการส่งการยกเลิกไปยัง Cloudbeds PMS คุณต้องยกเลิกการจองใน extranet แล้วทำเครื่องหมายการจองเป็น ยกเลิกแล้ว ใน Cloudbeds PMS เพื่อเปิดให้ห้องว่าง

• บางช่องทาง (เช่น Booking.com, Agoda, และ Expedia) รองรับการส่งการปรับเปลี่ยนไปยัง Cloudbeds PMS ซึ่งทำให้ Cloudbeds PMS สามารถอัปเดตการจองโดยอัตโนมัติ
• สำหรับช่องทางที่ไม่รองรับการส่งการปรับเปลี่ยนไปยัง Cloudbeds PMS คุณต้องแก้ไขการจองใน Extranet แล้วทำการปรับเปลี่ยนใน Cloudbeds PMS ด้วยตนเอง

ในกรณีนี้, ระบบ จะสร้างการจองซ้ำ ของการจองที่มีการแก้ไขที่นำเข้าด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น,

1. แขกได้จอง ห้อง A ก่อนที่คุณจะเชื่อมต่อช่องทางกับ Cloudbeds PMS
2. จากนั้นคุณเชื่อมต่อช่องทางกับ Cloudbeds PMS และนำเข้าการจองด้วยตนเอง ห้อง A
3. แขกตัดสินใจแก้ไขการจองบนเอกซ์ทราเน็ตเพื่อเข้าพักใน ห้อง B.

สถานการณ์:

• หากคุณ ไม่ได้ป้อนรหัสการจองแหล่งที่มีข้ออ้างอิงที่ถูกต้อง สำหรับการจองนี้ใน Cloudbeds PMS, ระบบจะสร้างการจองซ้ำสำหรับแขกเดียวกันที่จอง ห้อง B การจองที่นำเข้าด้วยตนเอง (ห้อง A) จะยังคงอยู่ในระบบ
• การจอง  ต้องมีรหัสการจองแหล่งที่มีข้ออ้างอิงที่ถูกต้อง เพื่อให้สามารถแก้ไขโดยอัตโนมัติ

• หากมีการยกเลิกที่มีห้องที่แม็ปไว้: ระบบจะสร้าง การจองที่ซ้ำ สำหรับการจองที่ถูกยกเลิกและการจองเดิมจะไม่ถูกแก้ไข ทางเรายังจะส่งอีเมลอธิบายว่าทำไมมีการสร้างการจองที่ถูกยกเลิกใหม่ (เนื่องจากเราไม่สามารถจับคู่การยกเลิกที่นำเข้าจากช่องทางกับการจองที่มีอยู่ในระบบ)
• หากมีการยกเลิกที่มีห้องที่ไม่ได้แม็ปไว้: จะไม่เกิดอะไรขึ้น จะไม่มีการสร้างการจองที่ซ้ำสำหรับการจองที่ถูกยกเลิกและการจองที่มีอยู่จะไม่ถูกแก้ไข