Quickbooks - ทุกอย่างที่คุณต้องรู้

Quickbooks เป็นซอฟต์แวร์ออนไลน์ที่จะช่วยให้คุณทำให้การติดตามการเงินธุรกิจของคุณง่ายขึ้นเพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ภาพรวมที่ใหญ่กว่า

ประโยชน์ของการรวม Quickbooks

• ซิงค์ที่ราบรื่นสำหรับข้อมูลการขาย, ภาษี, และการชำระเงินของคุณโดยตรงภายใน Cloudbeds ซึ่งช่วยขจัดความจำเป็นในการคำนวณและป้อนข้อมูลด้วยตนเองลงในแพลตฟอร์มบัญชีของคุณ.
• ข้อมูลการทำธุรกรรมที่ชดเชยจะถูกโพสต์โดยอัตโนมัติด้วยการบันทึกบัญชีลงในบัญชีลูกหนี้และบัญชีเงินฝาก.

สิ่งที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับการบันทึกบัญชีที่ใช้ในการซิงค์ข้อมูลไปยัง Quickbooks:

• สำหรับแต่ละเครดิต จะมีเดบิตที่ชดเชย และในทางกลับกัน.
• ยอดเงินรวมของแต่ละบัญชีจะรวมอยู่ในซิงค์ ข้อมูลการทำธุรกรรมโดยละเอียดจะไม่รวมอยู่ในซิงค์.
• การบันทึกบัญชีจะคำนึงถึงข้อมูลสำหรับวันเดียวเท่านั้น หากมีการกระตุ้นซิงค์หลังจากวันที่หลายวันผ่านไป จะมีการสร้างการบันทึกบัญชี 1 รายการสำหรับแต่ละวันที่มีข้อมูลการทำธุรกรรมที่ยังไม่ได้ซิงค์ไปยัง Quickbooks.

วิธีการเข้ามา/ออกไปครั้งแรกและยอดเงินของการจองที่ใช้ในการใช้เงินฝากและบัญชีลูกหนี้

• ธุรกรรมจะถูกประมวลผลตามลำดับที่ถูกเพิ่มลงในใบแจ้งรายการ.
• ยอดเงินของการจองในขณะที่มีการโพสต์ธุรกรรมจะถูกใช้เพื่อระบุว่าควรชดเชยเงินฝากหรือบัญชีลูกหนี้เป็นผลจากธุรกรรม.
• ตัวอย่างที่ 1:
  • การชำระเงินด้วยบัตร Visa มูลค่า $100 ถูกโพสต์ไปยังการจองที่มียอดเงิน $0
  • $100 ถูกเครดิตไปยังเงินฝาก
• ตัวอย่างที่ 2:
  • รายได้จากค่าห้อง $100 ถูกโพสต์ไปยังการจองที่มียอดเงิน -$100
  • $100 ถูกเดบิตไปยังเงินฝาก
• ตัวอย่างที่ 3:
  • รายได้จากค่าห้อง $100 ถูกโพสต์ไปยังการจองที่มียอดเงิน $0
  • $100 ถูกเดบิตไปยังบัญชีลูกหนี้
• ตัวอย่างที่ 4:
  • การชำระเงินด้วยบัตร Visa มูลค่า $100 ถูกโพสต์ไปยังการจองที่มียอดเงิน $100
  • $100 ถูกเครดิตไปยังบัญชีลูกหนี้

รายงานที่มีประโยชน์

1. การจองที่เช็กเอาต์แล้วพร้อมยอดเงินคงเหลือ (บัญชีแยกประเภทบริษัท): รายงานนี้สามารถพบได้ที่ Cloudbeds Insights - รายงานทางการเงิน มันให้รายการการจองทั้งหมดที่มียอดเงินคงเหลือและสามารถช่วยสร้างรายการเริ่มต้นสำหรับบัญชีลูกหนี้
2. รายงานบัญชีแยกประเภทเงินฝาก: สามารถพบได้ที่ Cloudbeds Insights - รายงานทางการเงิน รายงานนี้สามารถช่วยสร้างรายการเริ่มต้นสำหรับเงินฝากโดยให้รายการการชำระเงินทั้งหมดที่ได้รับสำหรับการจองในอนาคต

รายงานเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลสำหรับผู้ใช้ Cloudbeds Pay

เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล คุณควรใช้ รายงานการจ่ายเงิน (เพื่อตรวจสอบการจ่ายเงินพร้อมรายละเอียด) และ รายงานธุรกรรม (เพื่อตรวจสอบการซิงค์ QuickBooks)

• การจ่ายเงินและการฝากเข้าบัญชีธนาคารของลูกค้าแตกต่างจากบัญชีแยกประเภทเงินฝากที่เรากำลังซิงค์ไปยัง Quickbooks การจ่ายเงินเข้าธนาคารจะเกิดขึ้นเมื่อธุรกรรมเคลียร์จากบริษัทบัตรเครดิตและถูกฝากจริง ซึ่งมักจะใช้เวลาหลายวันหลังจากที่ธุรกรรมจริงเกิดขึ้น

เพื่อเปิดรายงานการจ่ายเงิน ไปที่เมนู > รายงาน > รายงาน Cloudbeds > การชำระเงิน > รายงานการจ่ายเงิน.

• บัญชีแยกประเภทเงินฝากที่เรากำลังซิงค์ไปยัง Quickbooks จะคำนึงถึงเมื่อรายได้ ภาษี ค่าธรรมเนียม และการชำระเงินถูกโพสต์ไปยังการจอง ตามยอดเงินคงเหลือของการจอง ธุรกรรมจะเพิ่มหรือลดเงินฝากหรือเพิ่มหรือลดบัญชีลูกหนี้

ด้วยเหตุนี้ เราขอแนะนำให้คุณใช้ รายงานธุรกรรม แทนรายงานการจ่ายเงินเพื่อตรวจสอบการซิงค์ QuickBooks

การทำงานของการรวมระบบ

• คุณจะเข้าถึงหน้า Accounting ใหม่ใน Cloudbeds PMS
• รายการบัญชี Quickbooks ของคุณจะพร้อมใช้งานเพื่อให้คุณเลือกว่าต้องการให้ Cloudbeds ทำการบันทึกบัญชีที่ไหน
• พื้นที่การกำหนดค่าต่อไปนี้จะพร้อมใช้งาน: สินค้า & บริการ, การจอง, ภาษี & ค่าธรรมเนียม, การชำระเงิน, บัญชีลูกหนี้, และเงินฝากล่วงหน้า
• PMS ของคุณจะถูกซิงค์กับ Quickbooks: สิ่งนี้จะประมวลผลธุรกรรมทั้งหมดที่ถูกโพสต์ใน Cloudbeds ตั้งแต่คุณซิงค์ครั้งล่าสุดและโพสต์บันทึกบัญชีไปยังบัญชี Quickbooks ที่ถูกกำหนดค่า