Painel do Evento - Visão Geral

A guia Bloqueios é a ferramenta principal para gerenciar o inventário de quartos designado a um evento específico. Cada evento pode suportar múltiplos bloqueios de alocação, o que permite definir diferentes intervalos de datas, vários tipos de acomodação e cronogramas de liberação únicos para diversos segmentos de hóspedes na mesma ocasião de reserva.

Neste espaço de trabalho, você pode realizar várias tarefas importantes de gerenciamento:

1. Criar Novos Bloqueios de Alocação: Clique no botão azul + Bloqueio de Alocação para abrir um painel de configuração dedicado. Isso permite definir novos intervalos de estadia, selecionar planos tarifários (incluindo tarifas personalizadas exclusivas para eventos) e definir o status do bloqueio para gerenciar como o inventário é mantido.
2. Monitoramento na Visualização de Lista: A tabela resumo de Bloqueios oferece uma visão em tempo real da Data de Início e Data de Término, Plano Tarifário, Tipo de Alocação e status atual de Reservado/Alocado para cada bloqueio.
3. Liberação Granular do Inventário: Use as colunas Status de Liberação e Cronograma de Liberação para acompanhar sua estratégia de inventário. Diferentemente das regras antigas de "tudo ou nada", você pode liberar inventário apenas para datas específicas, manualmente ou por meio de um cronograma automatizado, sem afetar o restante do bloqueio.
4. Ações de Gerenciamento: Ao clicar no ícone de três pontos em um bloqueio específico, você pode acessar opções para Editar Bloqueio de Alocação, Liberar todo o inventário, Liberar datas individuais ou Excluir o bloqueio completamente.
5. Ferramentas de Reserva Direta: Cada bloqueio gera um Código de Reserva / URL exclusivo que pode ser copiado com um clique para compartilhar com os hóspedes, facilitando a reserva por autoatendimento no seu motor de reservas.

A guia Reservas oferece um espaço de trabalho consolidado para gerenciar cada estadia individual de hóspedes associada ao evento. Ela serve como a principal área operacional para atribuir nomes de hóspedes aos seus bloqueios de alocação e monitorar o status atual de cada reserva no grupo.

A partir deste espaço de trabalho, você pode gerenciar a atribuição de quartos utilizando diversas ferramentas fundamentais:

1. Lista Consolidada de Reservas: Esta tabela fornece uma visão geral de alto nível de todos os hóspedes vinculados ao evento, exibindo detalhes essenciais, como números de quarto, datas de estadia, origens das reservas e preços totais individuais. Isso permite que a equipe acompanhe o progresso dos check-ins do grupo e verifique rapidamente as informações dos hóspedes.
2. Importar Lista de Hóspedes: Clique neste botão para acessar a ferramenta +Importar Lista de Hóspedes especialmente desenvolvida. Esse recurso foi criado para substituir a entrada manual tradicional, permitindo o upload em bloco das designações de hóspedes via arquivo CSV. Para garantir a integridade dos dados, o sistema valida automaticamente os formatos de e-mail, os intervalos de datas e os tipos de acomodação em relação aos seus bloqueios de alocação antes de concluir a importação.
3. Menu de Adicionar Reservas: Este menu permite que você adicione manualmente uma nova reserva diretamente ao evento ou vincule uma reserva existente da propriedade à ocasião do grupo. A vinculação permite importar reservas de hóspedes que possam ter sido feitas independentemente do bloqueio, garantindo que a receita delas seja atribuída corretamente ao evento.

A guia Extratos é o centro financeiro do evento, oferecendo um espaço principal para gerenciar todas as cobranças, pagamentos e regras de faturamento. Diferentemente das reservas individuais, o extrato do evento permite que as propriedades consolidem transações de quartos, de espaços para eventos e de produtos adicionais em uma única entidade de faturamento.

Neste espaço, você pode gerenciar as seguintes áreas principais:

1. Seleção e Criação de Extratos: Alterne entre múltiplos extratos ou use a opção "Adicionar novo extrato" para criar contas de faturamento separadas para diferentes tipos de transação - como separar os lançamentos de quartos de serviços incidentais.
2. Menu Adicionar ao Extrato: Lance entradas manuais diretamente na conta do evento, incluindo Pagamentos, Produtos, Impostos/Taxas e ajustes operacionais específicos, como Reembolsos, Taxas de cancelamento ou Taxas de No-show.
3. Filtragem e Agrupamento Avançados: Organize a lista de transações por Data da transação, Data do serviço ou Reserva para facilitar a auditoria. Você também pode usar o painel de Filtros para buscar pelo nome do hóspede, pelo número do quarto ou pelo status específico da transação (Lançado vs. Pendente).
4. Ícone de 3 pontos para Ações (Ferramentas de Gestão): Acesse controles avançados para Transferir Transações entre extratos, Enviar faturas por E-mail aos clientes ou Imprimir o extrato em vários idiomas com opções para visualização "Apenas valor".
5. Contas a Receber e Resumo: Visualize as contas a receber vinculadas à organização e use o recurso de um clique, Transferir saldo do extrato, para transferir os valores pendentes para os registros de Contas a Receber da sua propriedade. Esta seção também oferece uma visão em tempo real do Total Geral e do Saldo Devido.
6. Regras de Roteamento e Cobranças Pendentes: Revise as cobranças direcionadas para a conta mestre do grupo com base nas suas Regras Flexíveis de Roteamento (p.ex., Roteamento para Mestre, Pagamento Próprio ou Roteamento Seletivo). Você também pode manualmente Desfazer transferência para a conta do grupo para itens individuais caso seja necessário ajustar a cobrança do hóspede.

A guia Documentos Fiscais serve como a central unificada para gerar, gerenciar e monitorar todos os registros financeiros legalmente conformes específicos ao evento. Este espaço de trabalho foi desenvolvido especificamente para atender aos requisitos profissionais de faturamento e de relatórios frequentemente solicitados por clientes corporativos e coordenadores de grupos, garantindo que todos os registros cumpram os padrões fiscais regionais.

Ao integrar-se com o Serviço de Documentos Fiscais da Cloudbeds, esta guia permite que você gerencie todo o ciclo de vida de uma fatura — desde as estimativas pro forma iniciais até os documentos finais em conformidade fiscal — mantendo um vínculo direto com os registros de Contas a receber da sua propriedade. Ela oferece suporte a negócios internacionais ao permitir que documentos sejam gerados em múltiplos idiomas e garante que dados obrigatórios, como IDs fiscais e nomes jurídicos, sejam atribuídos corretamente à organização.

As principais ferramentas de gerenciamento nesta guia incluem:

1. Busca e Filtros Detalhados: Localize rapidamente registros financeiros específicos usando a barra de busca dedicada ou aplicando diversos filtros. Você pode refinar sua visualização por Tipo de documento (Faturas, Pro Formas ou Notas de crédito), Data de criação, Valor, Saldo ou Data de vencimento.
2. Acompanhamento Completo de Status: Monitore o estágio exato de cada documento no fluxo de trabalho da sua organização. O sistema acompanha uma ampla variedade de status, incluindo Aberto, Pago, Em processamento, Falha, Anulado e Ação necessária, oferecendo total visibilidade das contas a receber do evento.
3. Menu Avançado de Ações: Clicando na reticência vertical em um registro, você pode Visualizar o detalhe do documento, Enviar por e-mail, Baixar uma cópia em PDF ou realizar ajustes como Anular e emitir nota de crédito. Também é possível revisar o Histórico de alterações de qualquer documento para manter um registro claro de todas as modificações financeiras.

A guia Pickup oferece uma interface detalhada e em tempo real para monitorar o desempenho do seu inventário e acompanhar a eficácia da utilização dos seus bloqueios alocados. Este espaço de trabalho permite comparar a sua previsão de negócios com as reservas efetivadas (pickups) dos hóspedes, detalhadas, dia a dia, por tipo de acomodação.

Nesta visualização, você pode gerenciar sua estratégia de inventário usando várias ferramentas importantes:

1. Seletor de Bloqueio de Alocação: Alterne facilmente entre diferentes bloqueios no mesmo evento para revisar segmentos específicos, como "Festa de Casamento" versus "Quartos Gerais para Hóspedes".
2. Métricas Detalhadas de Desempenho: A tabela exibe o detalhamento diário dos quartos Reservados vs. Alocados. Isso permite identificar datas específicas em que o grupo pode estar com desempenho abaixo do esperado ou em que quartos adicionais podem ser necessários.
3. Indicadores de Status em Tempo Real: Identifique rapidamente a Programação de Liberação e o status atual de cada bloqueio diretamente na grade de pickup. Você pode visualizar rapidamente se o inventário está programado para retornar à disponibilidade geral e em que horário.
4. Controles de Liberação de Inventário: Use o menu dedicado para liberar todo o inventário de um bloqueio ou liberar datas individuais. Essa capacidade de "liberação seletiva" garante que você possa otimizar a ocupação da propriedade, devolvendo quartos não utilizados apenas para datas específicas, em vez de liberar todo o intervalo do bloqueio.
5. Atalhos para Configuração de Bloqueios: Use o botão Editar para acessar diretamente as configurações do bloco e ajustar as datas de estadia, as datas de margem ou modificar os tipos de bloqueio e as tarifas com base no ritmo atual de reservas (pickup pace).

A guia Detalhes do Evento é onde você visualiza e edita a configuração principal de um evento existente após a criação. Embora os eventos sejam inicialmente configurados na central de Eventos, esta guia permite que você atualize as configurações operacionais e financeiras do evento ao longo de seu ciclo de vida.

Nesta guia, você pode:

• Editar informações importantes do evento, como nome do Evento, Origem e Segmento, a fim de manter os registros precisos para relatórios e acompanhamento de vendas.
• Confirmar ou atualizar o perfil associado, garantindo que o evento permaneça corretamente vinculado à Empresa, ao Agente de Viagens ou ao Grupo relevante.
• Ajustar o comportamento de roteamento, incluindo se as cobranças são direcionadas ao extrato do grupo, suportando diferentes cenários de faturamento por evento.
• Gerenciar os tipos de transação aceitos, definindo quais formas de pagamento são permitidas para esta reserva específica.
• Aplicar ou alterar a configuração do extrato, controlando como as cobranças são agrupadas, roteadas e exibidas nos documentos financeiros do evento.

No geral, a guia Detalhes do Evento atua como o centro de controle das configurações de nível de evento, permitindo que as propriedades refinem detalhes de faturamento, roteamento de lançamentos e classificação, sem precisar recriar o evento ou impactar o perfil de origem.

A guia Anotações oferece um registro centralizado de comunicação para tudo o que está relacionado ao evento. Ela reúne anotações criadas em diferentes níveis (evento, perfil, reservas e hóspedes), permitindo que as equipes acessem rapidamente o contexto relevante sem precisar navegar por vários registros.

Ela atua como uma fonte compartilhada de informações confiáveis para a comunicação interna, reduzindo o risco de detalhes perdidos e garantindo a continuidade entre os departamentos ao longo de todo o ciclo de vida do evento.

Nesta guia, você possui:

1. Filtro de status das anotações: Use este filtro para controlar quais anotações são exibidas (por exemplo, Anotações Ativas), ajudando você a focar apenas nas informações relevantes ou atuais.
2. Indicador de aplicação: Mostra se as notas são aplicadas ao Evento ou ao Perfil associado, permitindo que as equipes diferenciem rapidamente entre instruções específicas do evento e observações abrangentes de nível de conta.
3. Lista consolidada de anotações: Exibe anotações criadas em diferentes níveis, incluindo o Evento, o Perfil vinculado e as Reservas ou os Hóspedes individuais. Cada anotação identifica claramente sua origem e inclui o conteúdo para referência fácil.
4. Imprimir anotações: Use o ícone de impressora a fim de gerar uma visualização para impressão das notas, o que pode ser útil para briefings operacionais ou consulta off-line durante a execução do evento.
5. Adicionar nova anotação: Clique em + Anotação para criar uma nova anotação interna diretamente no evento. As anotações podem ser usadas para registrar instruções de cobrança, preferências do cliente, lembretes operacionais ou acompanhamentos internos.
6. Menu de mais ações: Use o menu de 3 pontos nas anotações individuais para acessar opções adicionais de gerenciamento, como editar ou atualizar entradas existentes.

A guia Documentos do Perfil e Evento oferece um espaço centralizado para armazenar e acessar documentos vinculados tanto ao evento quanto ao perfil associado. Ao consolidar arquivos contratuais e operacionais em um único local, ela serve como fonte única de informações confiáveis para a documentação do evento, garantindo que as equipes de vendas, operações e finanças trabalhem sempre com os arquivos mais recentes e relevantes ao longo de todo o ciclo de vida do evento.

Nesta guia, você pode:

1. Adicionar documentos: Use o botão Documento para fazer o upload de arquivos relacionados ao evento ou ao perfil associado, como contratos, termos de acordo, BEOs (Ordens de Serviço), tabelas de tarifas ou documentação de apoio.
2. Visualizar e baixar documentos: Navegue pela lista de documentos enviados e use o campo de busca para localizar rapidamente arquivos pelo nome. Clique em um documento para baixá-lo para referência off-line ou compartilhamento.
3. Excluir documentos: Use o ícone de excluir ao lado de um arquivo para remover a documentação que não é mais relevante ou que foi adicionada por engano.