| Objetivo | Entender quais alterações de status de reserva em datas passadas e inativas são permitidas, avisadas ou bloqueadas, e o que fazer em seguida. |
| Ideal para | Recepção, Auditoria noturna, Gerentes de Estabelecimento e Administradores do PMS |
| Use este conteúdo quando | Você precisar corrigir o status de uma reserva após o check-in, check-out ou No-Show, ou quando uma opção de status estiver desabilitada. |
| Requisitos | Permissão para editar status de reserva. As preferências de Auditoria noturna a nível da propriedade podem determinar se certas reversões em datas passadas são permitidas. |
| Resultado esperado | Você poderá identificar se uma reversão de status de reserva está disponível e escolher a ação correta a seguir, sem criar dados inconsistentes no inventário, extrato ou relatórios. |
| Limitações | Algumas alterações de status são sempre bloqueadas, independentemente das preferências de Auditoria noturna do estabelecimento. Atualizações de canais também podem exigir ações separadas. |
Introdução
O PMS da Cloudbeds aplica regras diferentes quando você altera uma reserva para um status anterior. O resultado depende do status atual da reserva, da data comercial da Cloudbeds e, para algumas alterações em datas passadas, das preferências de Auditoria noturna do estabelecimento.
Esses controles ajudam a evitar que estadias passadas sejam reabertas inadvertidamente, o que pode afetar a ocupação dos quartos, cobranças no extrato, registros financeiros e relatórios de final de dia. Correções na mesma data comercial permanecem disponíveis quando suportadas, enquanto algumas reversões de datas passadas exibem um aviso ou são bloqueadas.
Nas operações do dia a dia, você pode precisar dessas opções quando um hóspede é registrado como entrada ou saída por engano, quando um hóspede chega após ter sido marcado como No-show, ou quando a equipe descobre que o status de uma reserva de uma data comercial anterior precisa ser corrigido. Este artigo ajuda você a identificar qual caminho de correção se aplica antes de alterar a reserva.
Neste artigo
- Quem é afetado e como
- Entenda a data comercial e a reversão de status
- Verifique quais alterações de status de reserva estão disponíveis
- Retornar uma reserva com Check-out feito para cliente hospedado
- Retornar uma reserva cliente hospedado para Confirmada ou Aguardando confirmação
- Retornar uma reserva No-show para Confirmada ou Aguardando confirmação
- Perguntas comuns sobre alterações de status de reserva
- Configurar preferências de reversão de status de reserva
- Por que a Cloudbeds alerta sobre a reativação de reservas inativas
Quem é afetado e como
As reversões de status de reserva afetam os fluxos de trabalho da recepção, o momento da Auditoria noturna e a configuração a nível da propriedade de forma diferente, dependendo do seu papel.
| Papel | O que você precisa saber |
|---|---|
| Recepção | Use o menu de status da reserva para identificar quais correções estão disponíveis. Alterações em datas passadas podem exibir um aviso ou estar indisponíveis, dependendo das configurações do estabelecimento. Revise as regras de alteração de status antes de modificar uma reserva inativa. |
| Auditoria noturna | A Auditoria noturna avança a data comercial do Cloudbeds. Essa data comercial determina se as correções de status aplicáveis são tratadas como correções no mesmo dia ou reversões em datas passadas. Revise o comportamento da data comercial. |
| Gerente do estabelecimento / Gerente geral | Entenda o impacto financeiro, de relatórios e de inventário ao reabrir estadias passadas e decida se o estabelecimento deve alertar a equipe ou bloquear reversões suportadas em datas passadas. |
| Administrador do PMS | Configure as preferências da Auditoria noturna aplicáveis como Avisar ou Não permitir. |
Entenda a data comercial e a reversão de status
O Cloudbeds usa a data comercial para determinar se certas alterações de status de reserva são correções no mesmo dia ou reversões em datas passadas. A data comercial avança quando a Auditoria noturna é executada. Até que a Auditoria noturna avance a data comercial, o dia anterior no calendário pode ainda ser tratado como a data comercial atual.
"Hoje" significa a data comercial do Cloudbeds: Uma reserva com chegada ou saída na data comercial atual pode seguir regras diferentes de alteração de status do que uma reserva cuja chegada ou saída seja anterior à data comercial atual.
Quando uma alteração de status aplicável ocorre na mesma data comercial, o Cloudbeds usa o fluxo normal de confirmação. Para uma alteração em data passada, o resultado pode depender se a preferência relacionada do estabelecimento está configurada como Avisar ou Não permitir.
Avisar
O Cloudbeds exibe um aviso de reativação antes de continuar com uma alteração de status aplicável em data passada. Você pode:
- Criar nova reserva para deixar a reserva original inalterada e criar uma nova estadia.
- Cancelar para deixar a reserva inalterada.
- Continuar mesmo assim para prosseguir com a reversão de status suportada.
O aviso oferece a opção de continuar com a reversão suportada, cancelar a alteração ou criar uma nova reserva.
Não permitido
O Cloudbeds desativa a opção de status aplicável. Passe o mouse sobre a opção desativada para ver por que essa reserva não pode ser alterada para o status selecionado.
Verifique quais alterações de status de reserva estão disponíveis
Antes de alterar o status de uma reserva, identifique primeiro o que aconteceu operacionalmente. Na maioria das situações na recepção, você está corrigindo um erro cometido durante a data comercial atual, corrigindo uma reserva antiga após a Auditoria noturna já ter sido executada, ou reativando um hóspede que foi marcado anteriormente como No-show.
O resultado disponível depende do status inicial da reserva, do status alvo, da data comercial e das preferências de Auditoria noturna da propriedade. Algumas transições são sempre bloqueadas e não dependem das configurações da propriedade.
Situações comuns na recepção
Use estes exemplos para identificar qual fluxo de trabalho está mais próximo da situação que você está corrigindo:
| Situação | Alteração de status a considerar | O que verificar primeiro |
|---|---|---|
| Um hóspede fez check-out por engano e ainda deveria estar hospedado no estabelecimento. | Check-out feito → Cliente hospedado | Verifique se a saída está na data comercial atual e se outro hóspede já fez check-in no quarto designado. |
| Um hóspede fez check-in por engano e ainda deveria estar Confirmado ou Aguardando confirmação. | Cliente hospedado → Confirmado ou Aguardando confirmação | Verifique se a chegada está na data comercial atual. Alterações em datas passadas podem depender da configuração Avisar ou Não permitir do estabelecimento. |
| Um hóspede chega após a reserva ter sido marcada como No-show. | No-show → Confirmado ou Aguardando confirmação | Verifique se a preferência de reversão de No-show do estabelecimento permite a alteração, depois revise o extrato e a designação de quarto após a reativação. |
| Você precisa reabrir uma reserva de uma data comercial anterior. | Depende do status atual e do status alvo | Verifique a preferência aplicável da Auditoria noturna e revise o aviso de reativação antes de continuar. |
Construindo o SOP do seu estabelecimento: Considere documentar quais correções de status de reserva a equipe da recepção pode realizar de forma independente, quando um gerente deve revisar uma reversão de data passada e quando a equipe deve criar uma nova reserva em vez de alterar a estadia original.
Referência de alteração de status da reserva
Use a tabela abaixo após identificar a situação. Ela mostra quais alterações de status são suportadas, avisadas ou bloqueadas.
| Status atual | Alterar para | Mesma data comercial | Data passada: Aviso | Data passada: Não permitido |
|---|---|---|---|---|
| Check-out feito | Cliente hospedado | Confirmação normal | Aviso de reativação, depois confirmação | Bloqueado |
| Check-out feito | Confirmado ou Aguardando confirmação | Sempre bloqueado | ||
| Cliente hospedado | Confirmado ou Aguardando confirmação | Confirmação normal | Aviso de reativação, depois confirmação | Bloqueado |
| No-show | Confirmado ou Aguardando confirmação | Não aplicável. A chegada da reserva no no-show já está no passado. | Aviso de reativação, depois confirmação | Bloqueado |
| No-show | Cliente hospedado ou Check-out feito | Sempre bloqueado. Retorne a reserva para Confirmado ou Aguardando confirmação primeiro, depois faça o check-in do hóspede normalmente. | ||
Alterações para Cancelado ou No-show, e alterações saindo de Cancelado, não são controladas por essas preferências de reversão da Auditoria noturna.
Retornar uma reserva com Check-out feito para Cliente hospedado
Use este fluxo de trabalho quando um hóspede ainda deve estar como Cliente hospedado, mas a reserva foi marcada como check-out. Um exemplo comum é corrigir um check-out acidental feito pela equipe da recepção.
O Cloudbeds verifica primeiro se outro hóspede já está registrado no quarto designado.
O quarto ainda deve estar disponível para o hóspede que fez o check-out: Se outra reserva já estiver com check-in feito na unidade designada, o Cloudbeds bloqueia a alteração para Cliente Hospedado independentemente da configuração do estabelecimento para Avisar ou Não permitir. Mova a reserva para outra unidade disponível antes de tentar novamente.
Se o quarto passar na verificação de ocupação:
- Abra a reserva e selecione Cliente hospedado no menu de status da reserva.
- Se a saída for na data comercial atual, continue com a confirmação normal.
- Se a saída for antes da data comercial atual:
- Com Avisar, revise o aviso de reativação e selecione Continuar mesmo assim para prosseguir.
- Com Não permitir, a opção Cliente hospedado não estará disponível.
- Complete a confirmação final da alteração de status.
Quando uma alteração de status não estiver disponível, a opção aparecerá desabilitada no menu de status da reserva.
Retornar uma reserva Cliente hospedado para Confirmado ou Aguardando confirmação
Use este fluxo quando uma reserva foi registrada como check-in, mas ainda não deveria estar como Cliente hospedado. Por exemplo, um funcionário pode ter feito o check-in da reserva errada ou concluído o check-in antes do hóspede estar pronto.
Uma reserva Cliente hospedado pode retornar para Confirmado ou Aguardando confirmação quando a correção for permitida para a data de chegada e a preferência de Auditoria noturna do estabelecimento.
- Abra a reserva e selecione Confirmado ou Aguardando confirmação no menu de status da reserva.
- Se a chegada for na data comercial atual, continue com a confirmação normal.
- Se a chegada for antes da data comercial atual:
- Com Avisar, revise o aviso de reativação e selecione Continuar mesmo assim para prosseguir.
- Com Não permitir, o status ativo selecionado não estará disponível.
- Complete a confirmação final.
Antes de confirmar uma alteração manual de status, o Cloudbeds pode lembrar que atualizar o status da reserva pode disparar processos automáticos, como o envio de um e-mail para o hóspede.
Após selecionar o novo status, revise a reserva exibida na confirmação antes de concluir a alteração.
Retornar uma reserva No-Show para Confirmada ou Aguardando confirmação
Use este fluxo de trabalho quando um hóspede chegar após a reserva já ter sido marcada como No-Show. Retorne a reserva para Confirmada ou Aguardando confirmação primeiro, e então complete o fluxo normal de check-in se o hóspede for se hospedar.
Você não pode alterar diretamente uma reserva No-Show para In-House ou Check-out feito.
A preferência do estabelecimento Retornar reservas No-Show para Confirmada ou Aguardando confirmação controla se essa alteração de status gera um aviso ou é bloqueada:
- Com Avisar, o Cloudbeds exibe o aviso de reativação antes que a alteração de status possa continuar.
- Com Não permitir, as opções Confirmada e Aguardando confirmação ficam indisponíveis.
Quando a alteração for permitida:
- Abra a reserva No-Show.
- Selecione Confirmada ou Aguardando confirmação.
- Revise o aviso de reativação e selecione Continuar mesmo assim.
- Complete a confirmação final.
- Se o hóspede tiver chegado, complete o fluxo normal de check-in após a reserva retornar ao status ativo.
Se o quarto original ainda estiver disponível, o Cloudbeds o redesignará para a reserva.
O menu de status mostra Confirmada e Aguardando confirmação como os status ativos suportados para uma reserva No-Show, enquanto In-House e Check-out feito permanecem indisponíveis.
Após retornar uma reserva No-Show: Revise o extrato porque cobranças pendentes, incluindo a diária perdida, retornam para a reserva. Se o No-Show já foi relatado a um canal conectado, alterar o status no Cloudbeds não retira o No-Show do canal, então atualize a reserva na extranet do canal quando necessário.
Perguntas comuns sobre alterações de status de reserva
Essas situações podem ajudar as equipes da recepção a entender por que um status ainda pode estar disponível, por que outra opção está bloqueada e qual caminho de correção usar.
O que devo fazer se um hóspede chegar após ter sido marcado como No-Show?
Retorne a reserva marcada como No-Show para Confirmada ou Aguardando confirmação primeiro. Se o hóspede for ficar, complete o fluxo normal de check-in após a reserva estar ativa novamente.
Revise o extrato, pois as cobranças pendentes, incluindo a diária perdida, retornam para a reserva. Se o No-Show já foi informado a um canal conectado, atualize a reserva na extranet do canal quando necessário.
Por que ainda posso corrigir uma reserva de ontem sem aviso de data passada?
O Cloudbeds usa a data comercial em vez de apenas a data do calendário. Até que a Auditoria noturna avance a data comercial, o dia anterior do calendário ainda pode ser tratado como a data comercial atual, então uma correção aplicável ainda pode seguir o fluxo de confirmação da mesma data comercial.
Por que não posso alterar uma reserva com Check-out feito diretamente para Confirmada?
Reservas com Check-out feito não podem retornar diretamente para Confirmada ou Aguardando confirmação. Essa transição é sempre bloqueada e não depende da configuração Avisar ou Não permitir do estabelecimento.
Se o hóspede ainda deve estar hospedado no estabelecimento, use a correção suportada Check-out feito → Cliente hospedado quando disponível.
Por que a opção Cliente hospedado está indisponível para uma reserva com Check-out feito?
Para uma saída passada, a preferência do estabelecimento Retornar reservas com check-out feito e saída passada para Cliente hospedado pode bloquear a alteração quando estiver configurada como Não permitir.
O Cloudbeds também bloqueia a alteração se outro hóspede já estiver hospedado no quarto designado para a reserva com check-out feito.
Quando devo usar Continuar mesmo assim versus Criar nova reserva?
Use Continuar mesmo assim quando você estiver corrigindo intencionalmente a reserva existente e a reversão de status for suportada pelas configurações do seu estabelecimento.
Use Criar nova reserva quando a reserva original deve permanecer inalterada ou quando o hóspede precisar de uma nova estadia separada. Criar uma nova reserva mantém o registro da reserva anterior intacto.
Configurar preferências de reversão de status da reserva
Os administradores do estabelecimento podem controlar as reversões de datas passadas suportadas nas preferências da Auditoria noturna nas Configurações gerais do sistema.
Acesse Menu da Conta > Configurações > Sistema > Configurações gerais do sistema > Preferências da Auditoria noturna.
As seguintes preferências controlam as reversões de status de reserva para datas passadas:
| Preferência | Opções | Controles |
|---|---|---|
| Retornar reservas com Check-out feito e data de saída passada para Cliente hospedado | Não permitir / Avisar | Check-out feito → Cliente hospedado quando a saída for anterior à data comercial atual |
| Reverter reservas Cliente hospedado com data de chegada passada para Confirmada ou Aguardando confirmação | Não permitir / Avisar | Cliente hospedado → Confirmada / Aguardando confirmação quando a chegada for anterior à data comercial atual |
| Retornar reservas No-show para Confirmada ou Aguardando confirmação | Não permitir / Avisar | No-show → Confirmada / Aguardando confirmação |
Revise as Configurações Gerais do Sistema para a lista completa de preferências do sistema.
As três preferências destacadas da Auditoria noturna controlam as reversões suportadas de status de reserva para datas passadas.
Por que a Cloudbeds avisa sobre a reativação de reservas inativas
Reabrir uma reserva que já estava inativa pode afetar pagamentos, registros contábeis, inventário e relatórios. O aviso oferece à equipe a opção de deixar a reserva original inalterada e criar uma nova reserva em vez disso.
Expanda as seções abaixo para conhecer os principais riscos operacionais a considerar antes de continuar com uma reativação.
Considerações sobre pagamentos e reembolsos
As autorizações de pagamento e os reembolsos podem já ter sido alterados quando uma reserva se tornou inativa. Retornar a reserva ao status ativo não garante que uma autorização de pagamento anterior seja restaurada ou que um reembolso anterior seja revertido.
Antes de continuar com uma reserva reativada, revise seu status de pagamento e o extrato para confirmar que as cobranças e pagamentos do hóspede ainda estão corretos.
Considerações contábeis e de relatórios
Reabrir uma reserva de uma data comercial anterior pode alterar a forma como uma estadia passada é representada na Cloudbeds. Isso pode afetar a ocupação, a receita, o relatório de final de dia e a reconciliação financeira.
Quando a reserva original deve permanecer inalterada, use Criar nova reserva a partir do aviso de reativação em vez de continuar com a estadia existente.
Comportamento da API e integrações
A configuração Não permitir também impede a alteração de status aplicável por meio de integrações. A configuração Avisar não exibe um aviso interativo para uma integração, portanto, uma alteração de status na API que seria suportada pode continuar.
Artigos relacionados
Agora que você entende como funcionam as reversões de status de reserva, revise estes recursos para obter mais informações sobre o tempo da Auditoria noturna, gerenciamento de reservas e configurações relacionadas do estabelecimento:
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