Este artigo explica como ativar e utilizar o novo recurso Modelo de Informações para Hóspedes no PMS da Cloudbeds, desenvolvido para ajudar as propriedades de determinados países a cumprir automaticamente as exigências de relatórios do governo local.
Esse serviço agiliza a coleta dos dados necessários dos hóspedes, garantindo precisão e evitando erros comuns que, anteriormente, levavam à rejeição de envios.
O serviço de Requisitos dos hóspedes futuramente incluirá modelos para todos os países que possuem exigências governamentais. Por enquanto, este recurso está disponível na Austrália, no Brasil, no Canadá (BC, ON, MB), na Dinamarca, na Eslováquia, na Eslovênia, na Espanha, na Espanha — Catalunha, na Espanha — Catalunha (NRUA), na Finlândia, na Grécia, na Hungria, na Itália, em Moçambique, na Namíbia, na Noruega, em Portugal, no Reino Unido, na República Tcheca, na África do Sul, na Suécia, na Suíça, na Tailândia e na Turquia.
Pré-requisitos:
✔ Você deve ter acesso às configurações do PMS da Cloudbeds.
✔ Você precisa estar em um dos países ou regiões qualificadas para usar os respectivos modelos de informações dos hóspedes.
Como habilitar o Modelo de Informações para Hóspedes
- Na sua Conta
do PMS da Cloudbeds, acesse o menu de Configurações
;
- Em seguida, clique em Hóspedes
;
- Na página de Hóspedes, clique na guia de Informações para Hóspedes. Esta é uma nova guia criada para gerenciar modelos de relatórios governamentais obrigatórios;
- No menu de Modelo de Informações para Hóspedes, selecione o país desejado. Essa ação configura seu sistema para atender aos requisitos específicos de dados de hóspedes para relatórios policiais;
- Configure as opções de aplicação: Selecione quando os campos obrigatórios devem ser coletados em diferentes fluxos de trabalho na opção "Coletar durante":
- Reserva interna: quando um usuário cria uma reserva manualmente.
- Check-in na Recepção: ao alterar uma reserva para Check-in feito.
- Editar hóspedes: ao atualizar os detalhes dos hóspedes em uma reserva.
- Escolha uma das seguintes opções de aplicação para cada:
- Ocultar - os campos não são exibidos.
- Opcional - exibido, mas não necessário.
- Avisar - alerta o usuário se os campos estiverem incompletos.
- Necessário - deve ser concluído antes de prosseguir.
As propriedades que utilizam o Guest Experience (GX) em países com requisitos governamentais de comunicação de dados dos hóspedes podem recolher as informações necessárias diretamente durante o processo de check-in digital. Isto permite que os hóspedes forneçam os dados obrigatórios antes da chegada.
Para detalhes sobre disponibilidade, comportamento de aplicação e configuração, consulte Requisitos para Hóspedes no Check-in Digital.
Por que não vejo a guia de Informações dos Hóspedes em minha conta no PMS?
Este recurso está disponível atualmente apenas para países e regiões qualificadas. A disponibilidade pode variar dependendo da configuração da conta e da ativação de recursos específicos.
As propriedades na Austrália coletam dados dos hóspedes para conformidade com faturamento de hóspedes e faturamento de empresas. A Austrália não possui exigência obrigatória de comunicação policial para hóspedes de hotéis, e não existe um sistema governamental para registro de hóspedes ou notificação à polícia.
As seguintes informações dos hóspedes podem ser coletadas:
- Cidade / Bairro da Empresa
- Estado / Território
- Nome
- Telefone da Empresa
- País da Empresa
- ACN (Número de Empresa Australiano)
- CEP
- Nome da Empresa / Negócio
- Sobrenome
- E-mail da Empresa
- Cidade / Bairro
- Telefone
- Endereço da Empresa
- CEP da Empresa
- Estado / Território da Empresa
- ABN (Número de Negócio Australiano)
- País
- Endereço
As propriedades no Brasil coletam dados dos hóspedes para a FNRH (Ficha Nacional de Registro de Hóspedes). Esse processo serve apenas para coleta de dados e não envia informações para sistemas governamentais (SERPRO).
Os campos incluem:
- Nome
- Sobrenome
- Apelido
- Data de nascimento
- Endereço de e-mail
- Telefone
- Celular
- Gênero
- Nacionalidade
- Endereço
- Apartamento, suíte, andar etc.
- Bairro
- País
- Cidade
- CEP
- Tipo de documento (CPF, Passaporte)
- Data de emissão do documento
- Número do documento
- Possui deficiência
- Deficiências
- Motivo da viagem
- Meio de transporte
- Raça
- Hóspede responsável (obrigatório para hóspedes menores de 18 anos)
As propriedades no Canadá coletam dados dos hóspedes para o registro provincial de hóspedes e conformidade com a fatura de imposto GST/HST. Este modelo cobre British Columbia, Ontário e Manitoba.
As seguintes informações do hóspede podem ser coletadas:
- Nome
- País
- Sobrenome
- Endereço
- Cidade
- Província / Estado
- Código Postal
- E-mail da Empresa
- Telefone
- País Fiscal
- Número GST/HST
- Endereço Fiscal
- Código Postal Fiscal
- Nome Legal da Empresa
- Cidade Fiscal
- Província Fiscal
- Número Comercial CRA
- Telefone da Empresa
As propriedades na República Tcheca coletam dados dos hóspedes para o relatório obrigatório de hóspedes estrangeiros à Polícia Estrangeira por meio do UbyPort. Apenas hóspedes não tchecos são reportados.
As seguintes informações dos hóspedes podem ser coletadas:
- Local de nascimento
- País
- Nome
- Nacionalidade
- Gênero
- País emissor do documento
- Endereço
- Número do visto
- Cidade
- Data de chegada
- Número do documento
- Data de partida
- Tipo de documento
- Data de nascimento
- Sobrenome
- ICO (Número de identificação da empresa)
- DIC / Número VAT da UE
- Telefone da empresa
- Código postal
- E-mail da empresa
- País fiscal
- CEP fiscal
- Endereço fiscal
- Telefone
- Nome legal da empresa
- Cidade fiscal
Prazo para relatório: dentro de 3 dias corridos após a chegada.
As propriedades na Dinamarca coletam dados dos hóspedes para manter um livro de registro de hóspedes (gæsteprotokol). Não existe um sistema eletrônico centralizado obrigatório para relatórios.
As seguintes informações dos hóspedes podem ser coletadas:
- Sobrenome (Efternavn)
- Data de partida
- Cidade
- Nacionalidade
- Data de nascimento
- País emissor do documento
- Nome
- Número do documento
- País
- Data de emissão do documento
- Tipo de documento
- Endereço
- Data de validade do documento
- Data de chegada
- E-mail da empresa
- Momsnummer (VAT da UE)
- Gênero
- Telefone
- Código postal / CEP
- Cidade fiscal
- CEP fiscal
- Endereço fiscal
- Telefone da empresa
- Nome legal da empresa
- País fiscal
- Número CVR
As propriedades na Finlândia coletam dados dos hóspedes para registros de registro de hóspedes e relatórios para a polícia local. O processo é principalmente manual, sem um sistema eletrônico centralizado para envio dos relatórios à polícia.
As seguintes informações do hóspede podem ser coletadas:
- Endereço
- Data de partida
- Data de nascimento
- País
- Data de chegada
- Gênero
- Nome
- Número do documento
- Tipo de documento
- Nacionalidade
- Sobrenome
- País emissor do documento
- CEP fiscal
- CEP / Código postal
- Cidade
- Telefone
- Endereço fiscal
- Nome legal da empresa
- E-mail da empresa
- Cidade fiscal
- ALV-numero (VAT da UE)
- País fiscal
- Telefone da empresa
- ID comercial (Y-tunnus)
As propriedades na Grécia coletam dados dos hóspedes para manter um registro de hóspedes (Βιβλίο Πελατών). Todos os hóspedes com 14 anos ou mais devem ser registrados individualmente.
As seguintes informações do hóspede podem ser coletadas:
- Data de nascimento
- Nome
- Sobrenome
- Telefone
- Celular
- Gênero
- Nacionalidade
- Cidade
- Estado / Província
- País
- Número do documento
- Receber fatura fiscal do myDATA por e-mail?
- Código postal
- País emissor do documento
- Tipo de documento
- Endereço
- Telefone da empresa
- Estado da empresa
- Identificação fiscal do hóspede (ΑΦΜ)
- Apartamento, suíte, andar, etc.
- Cidade da empresa
- Código postal da empresa
- E-mail da empresa
- Endereço da empresa
- Apartamento, suíte, andar, etc. da empresa
- País da empresa
- Delegacia fiscal da empresa (ΔΟΥ)
- Identificação fiscal da empresa (ΑΦΜ)
- Delegacia fiscal (ΔΟΥ)
- Nome legal da empresa
As propriedades na Hungria coletam dados dos hóspedes para o registro obrigatório de hóspedes por meio do sistema VIZA, operado pela Agência de Turismo Húngara (MTÜ).
As seguintes informações dos hóspedes podem ser coletadas:
- Telefone da Empresa
- Cidade Fiscal
- Celular
- Condado Fiscal
- Adószám (Número de Imposto)
- Apartamento, suíte, andar etc.
- Código Postal
- Tipo de Documento
- Adószám da Empresa (Número de Imposto)
- Nome
- Nacionalidade
- Número do Documento
- Condado
- País Emissor do Documento
- Sobrenome
- E-mail da Empresa
- Endereço Fiscal
- País Fiscal
- Código Postal Fiscal
- Telefone
- Nome Legal da Empresa
- Data de Nascimento
- Endereço
- Endereço Fiscal linha 2
- Gênero
- Cidade
- País
Uma vez que o modelo "Itália" seja selecionado, os campos de Detalhes do Hóspede no seu sistema serão atualizados automaticamente para refletir os campos exigidos para conformidade regulatória na Itália.
As seguintes informações do hóspede são coletadas para atender às regulamentações governamentais de relatório:
- Check-out
- Data de nascimento
- Gênero
- Profissão
- País de residência
- Check-in
- Tipo de meio de transporte
- Canal de reserva
- Tipo de hóspede
- Nome
- País de nascimento
- Comunidade de nascimento
- Nível de escolaridade
- Cidadania
- Isenção de imposto
- Tipo de documento
- Número do documento
- País emissor do documento
- Local de emissão do documento
- Sobrenome
- Tipo de turismo
Esses campos são dinâmicos, ou seja, diferentes campos aparecerão ou serão obrigatórios com base nas características do hóspede, como a nacionalidade (p.ex., residente na Itália vs. hóspede estrangeiro).
As propriedades em Moçambique coletam dados dos hóspedes para o Boletim Individual de Alojamento. Os hotéis devem comunicar os dados de identificação dos cidadãos estrangeiros aos Serviços de Migração (SENAMI) dentro de 3 dias após o registro.
As seguintes informações do hóspede podem ser coletadas:
- País emissor do documento
- Nome
- Nacionalidade
- Sobrenome
- Data de nascimento
- País
- Cidade
- Tipo de documento
- Número do documento
- Endereço
- Telefone da empresa
- Gênero
- Estado/Província
- Telefone
- Código postal / CEP
- Endereço fiscal
- Cidade fiscal
- País fiscal
- NUIT (Número de Identificação Fiscal)
- E-mail da empresa
- Estado fiscal
- CEP fiscal
- Razão social da empresa
As propriedades na Noruega coletam dados dos hóspedes para manter um livro de registro de hóspedes (gjesteprotokoll). Não há um relatório policial automático por hóspede.
As seguintes informações dos hóspedes podem ser coletadas:
- Nome
- Endereço
- Cidade
- Data de chegada
- Sobrenome
- Data de nascimento
- País
- Data de partida
- Tipo de documento
- País emissor do documento
- Nacionalidade
- Número do documento
- Código postal da empresa
- Código postal (Postnummer)
- País da empresa
- Endereço da empresa
- Nome da empresa (Firmanavn)
- Organisasjonsnummer
- Cidade da empresa
- Número MVA
- E-mail da empresa
- Telefone da empresa
- Telefone
Uma vez selecionado o modelo "Portugal", os campos de Detalhes do Hóspede no seu sistema serão atualizados automaticamente para refletir os campos exigidos para conformidade regulatória em Portugal.
As seguintes informações do hóspede são coletadas para atender às regulamentações governamentais de relatório:
- Data de nascimento
- Nacionalidade
- Endereço
- Apartamento, suíte, andar etc.
- Código postal
- País de residência
- Cidade de residência
- Sobrenome
- País emissor do documento
- Data de check-in
- Data de check-out
- Nome
- Local de nascimento
- Número de Identificação Fiscal da Empresa
- Código do tipo de documento
- Número do documento
Esses campos são dinâmicos, ou seja, diferentes campos aparecerão ou serão obrigatórios com base nas características do hóspede, como nacionalidade (p.ex., residente em Portugal vs. hóspede estrangeiro).
As propriedades na Eslováquia coletam dados dos hóspedes para o relatório manual de hóspedes estrangeiros ao departamento de Polícia de Estrangeiros (Cudzinecká polícia).
As seguintes informações dos hóspedes podem ser coletadas:
- Nacionalidade
- País emissor do documento
- Tipo de documento
- Nome
- Endereço
- Data de nascimento
- Data de emissão do documento
- Data de chegada
- Data de validade do documento
- Cidade
- Sobrenome
- País
- Data de partida
- Número do documento
- Gênero
- CEP / Código postal
- Telefone
- País fiscal
- Telefone da empresa
- Endereço fiscal linha 2
- ICO (Número de identificação da empresa)
- DIC / Número VAT da UE
- E-mail da empresa
- Cidade fiscal
- CEP fiscal
- Nome legal da empresa
- Endereço fiscal
As propriedades na Eslovênia coletam dados dos hóspedes para o registro eletrônico obrigatório de hóspedes através do eTurizem, gerenciado pela AJPES. O relatório é usado para o registro policial e estatísticas de turismo.
As seguintes informações do hóspede podem ser coletadas:
- Sobrenome
- Nome
- Data de nascimento
- Nacionalidade
- Gênero
- País de nascimento
- Tipo de documento
- Número do documento
- País emissor do documento
- País
- Endereço
- Cidade
- Data de chegada
- Data de partida
- Telefone
- Código postal
- Nome legal da empresa
- Endereço fiscal
- CEP fiscal
- País fiscal
- Número de imposto da empresa (Davčna)
- Registro da empresa (Matična)
- E-mail da empresa
- Telefone da empresa
Prazo para envio do relatório: dentro de 12 horas após a chegada.
As Propriedades na África do Sul coletam dados dos hóspedes para manter um registro de hóspedes conforme a Seção 40(1) da Lei de Imigração 13 de 2002 e o Regulamento 36.
As seguintes informações dos hóspedes podem ser coletadas:
- Data de nascimento
- Tipo de documento
- Data de validade do documento
- Sobrenome
- Gênero
- Nacionalidade
- Nome
- País emissor do documento
- Endereço
- País
- Número do documento
- Data de emissão do documento
- CEP fiscal
- Cidade fiscal
- Celular
- Nome legal da Empresa
- Telefone da Empresa
- Cidade
- E-mail da Empresa
- Estado/Província
- CEP / Código postal
- Endereço fiscal
- Número de Identificação Fiscal
- Número VAT
- País fiscal
- Telefone
- Estado fiscal
Uma vez que o modelo "Espanha" seja selecionado, os campos de Detalhes do Hóspede no seu sistema serão atualizados automaticamente para refletir os campos exigidos para conformidade com a regulamentação espanhola.
As seguintes informações do hóspede são coletadas para atender às exigências de relatórios governamentais:
- Nome
- Primeiro sobrenome
- Segundo sobrenome
- Endereço de e-mail
- Telefone
- Celular
- Data de nascimento
- Código de parentesco
- Gênero
- Número de Identificação Fiscal do Hóspede
- Nacionalidade
- Endereço
- Apartamento, suíte, andar etc.
- País
- Município
- Código postal
- Tipo de documento
- Número do documento
- Segundo número do documento
- Data de emissão do documento
- País emissor do documento
Esses campos são dinâmicos, ou seja, diferentes campos aparecerão ou serão exigidos com base nas características do hóspede, como a nacionalidade (p.ex., residente espanhol vs. hóspede estrangeiro).
Artigo relacionado (em inglês e espanhol):How to connect and use Spain Police Report (SES.HOSPEDAJES).
As propriedades na Catalunha coletam dados dos hóspedes para relatório no portal Mossos d’Esquadra, que é separado da plataforma nacional espanhola SES Hospedajes.
As seguintes informações dos hóspedes podem ser coletadas:
- Nome
- Primeiro sobrenome
- Segundo sobrenome
- Código de parentesco
- Data de nascimento
- Endereço
- País
- Data de emissão do documento
- Município
- Código postal
- Número do documento
- País emissor do documento
- Cidade
- Tipo de documento
- Número de suporte do documento
- Nacionalidade
- Data de validade do documento
- Razão social da empresa
- País fiscal
- Cidade fiscal
- E-mail da empresa
- Telefone da empresa
- Estado fiscal
- Endereço fiscal linha 2
- Endereço de e-mail
- Gênero
- CEP fiscal
- Telefone
- Celular
- Número de Identificação Fiscal
- Número de Identificação Fiscal do hóspede
- Apartamento, suíte, andar etc.
- Endereço fiscal
Todos os hóspedes devem ser registrados, incluindo menores e bebês. Os relatórios devem ser enviados em até 24 horas após o início da estadia do hóspede.
As propriedades na Catalunha sujeitas à regulamentação NRUA da Espanha utilizam este modelo. Ele estende o modelo existente de hóspede da Catalunha com um campo Propósito da Estadia. Todos os outros campos são idênticos ao modelo existente da Catalunha.
As seguintes informações do hóspede podem ser coletadas:
- Código de Parentesco
- Nome
- Sobrenome linha 2
- Cidade
- Sobrenome linha 1
- Data de Nascimento
- Endereço
- País
- Município
- Código Postal
- Número do Documento
- Data de Emissão do Documento
- Propósito da Estadia
- País Emissor do Documento
- Tipo de Documento
- Número de Suporte do Documento
- Endereço de e-mail
- Endereço Fiscal
- Telefone da Empresa
- CEP Fiscal
- Nacionalidade
- Celular
- Telefone
- Gênero
- Número de Identificação Fiscal do Hóspede
- Apto, suíte, andar etc.
- Data de Validade do Documento
- Nome Legal da Empresa
- E-mail da Empresa
- Cidade Fiscal
- Endereço Fiscal linha 2
- País Fiscal
- Estado Fiscal
- Número de Identificação Fiscal
As propriedades na Suécia coletam dados dos hóspedes para manter registros de cadastro. Não existe um sistema tradicional de comunicação policial por hóspede; os hotéis mantêm registros que a polícia pode acessar mediante solicitação.
As seguintes informações dos hóspedes podem ser coletadas:
- País emissor do documento
- Data de chegada
- Nome
- Data de partida
- Sobrenome
- Número do documento
- Nacionalidade
- Tipo de documento
- Data de nascimento
- Endereço
- País
- Cidade
- Nome legal da empresa
- Endereço fiscal
- Número da organização
- CEP fiscal
- Telefone
- Cidade fiscal
- Número de VAT (Momsnummer)
- País fiscal
- E-mail da empresa
- CEP / Código postal
- Telefone da empresa
As propriedades na Suíça coletam dados dos hóspedes para o registro obrigatório de hóspedes. Os requisitos são gerenciados a nível cantonal, e cada um dos 26 cantões pode ter processos e sistemas diferentes.
As seguintes informações do hóspede podem ser coletadas:
- Data de validade do documento
- Data de chegada
- Cidade
- Data de partida
- Data de nascimento
- Nacionalidade
- Nome
- Gênero
- Número do documento
- País de residência
- Data de emissão do documento
- Sobrenome
- Código postal (PLZ/NPA)
- País emissor
- Endereço
- Tipo de documento
- E-mail da empresa
- Nome da empresa
- Cidade da empresa
- Código postal da empresa
- UID (Unternehmens-Identifikationsnummer)
- Telefone
- Endereço da empresa
- Número MWST
- Telefone da empresa
- País da empresa
As propriedades na Tailândia coletam dados dos hóspedes para o relatório obrigatório de hóspedes estrangeiros por meio do formulário TM30. Os nacionais tailandeses estão isentos.
As seguintes informações do hóspede podem ser coletadas:
- Endereço
- Data de partida
- Data de nascimento
- País
- Data de chegada
- Gênero
- Nome
- Número do documento
- Tipo de documento
- Nacionalidade
- Sobrenome
- País emissor do documento
- CEP fiscal
- CEP / Código postal
- Cidade
- Telefone
- Endereço fiscal
- Nome legal da empresa
- E-mail da empresa
- Cidade fiscal
- ALV-numero (VAT da UE)
- País fiscal
- Telefone da empresa
- ID comercial (Y-tunnus)
O relatório TM30 deve ser enviado em até 24 horas após a chegada de um hóspede estrangeiro.
As propriedades na Turquia coletam dados dos hóspedes para conformidade com Relatórios Policiais, Faturamento de Hóspedes e Faturamento de Empresas. Este modelo suporta apenas a coleta de dados e não envia informações aos sistemas governamentais turcos.
As seguintes informações do hóspede podem ser coletadas:
- Telefone
- Celular
- Data de nascimento
- Nome
- Sobrenome
- Gênero
- Nacionalidade
- Ocupação
- Placa do veículo
- Número de Identificação Fiscal do hóspede
- Delegacia Fiscal
- Endereço linha 1 (Rua)
- Apartamento, suíte, andar etc.
- Cidade
- Estado (Província / Estado)
- País
- Código postal (CEP)
- Tipo de documento
- Data de emissão do documento
- País emissor do documento
- Número do documento
- Anotações adicionais
Este modelo permite apenas a coleta obrigatória de dados. O envio ao governo ou a integração com as autoridades turcas não está incluído nesta versão.
Aviso sobre Consentimento para Marketing: As regulamentações turcas exigem consentimento separado para comunicações por Telefone, E-mail e SMS. A captura separada desse consentimento ainda não é suportada e está planejada para uma melhoria futura.
Esses campos são dinâmicos e podem variar dependendo se o hóspede é uma pessoa física ou está associado a uma empresa para fins de faturamento.
As propriedades no Reino Unido coletam dados dos hóspedes apenas para faturamento. O Reino Unido não exige o registro policial dos hóspedes para a maioria dos casos.
As seguintes informações do hóspede podem ser coletadas:
- Data de nascimento
- País fiscal
- Nome
- Sobrenome
- Telefone
- Celular
- Gênero
- Nacionalidade
- País
- Endereço
- Apto, suíte, andar etc.
- Cidade
- CEP
- Nome legal da empresa
- Número de registro VAT da empresa
- E-mail da empresa
- Telefone da empresa
- Endereço fiscal
- Endereço fiscal linha 2
- Cidade fiscal
Pontos importantes a serem observados
- Conformidade automática: Futuras alterações regulatórias serão tratadas por atualizações automáticas de modelo, mantendo você em conformidade.
- Integração de relatórios policiais existentes: Para as propriedades espanholas que já utilizam uma integração de relatório policial, a equipe de Integrações da Cloudbeds irá migrá-las para o novo modelo. Os dados históricos dos hóspedes coletados através dos campos personalizados permanecerão intactos, enquanto os novos hóspedes usarão os campos atualizados.
- Solução de Problemas: Esse recurso foi desenvolvido especificamente para evitar erros comuns de dados e envios rejeitados que ocorriam ao usar campos personalizados para relatórios governamentais. No entanto, se você encontrar problemas, verifique se selecionou o modelo correto para sua região.
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