O que esperar durante o processo de implementação da plataforma da Cloudbeds

Introdução

A implementação da plataforma da Cloudbeds é uma parceria entre sua equipe da propriedade e a Cloudbeds. Seu Agente de Implementação oferece orientação, treinamento e práticas recomendadas, enquanto sua equipe realiza tarefas de configuração, toma decisões operacionais, testa fluxos de trabalho e mantém o plano de implementação em andamento.

Dependendo dos serviços adquiridos, você pode trabalhar com mais de um Agente de Implementação. As seções abaixo explicam as principais etapas da implementação, as responsabilidades envolvidas e o que ajuda sua propriedade a avançar rumo à ativação e às operações diárias.

Conteúdo

• Sua jornada de implementação
• Sua equipe de implementação
• Mantenha-se no caminho durante a implementação
• Serviço opcional de importação de reservas

Sua jornada de implementação

O processo de implementação inclui sete etapas principais. Cada etapa prepara sua propriedade para a próxima, desde a coleta de informações antes do início até a adoção e otimização após a ativação.

1. Prepare-se para iniciar

Antes da sua reunião inicial, reúna as informações que sua equipe precisará para começar a configurar o sistema da Cloudbeds. Estar preparado ajuda seu Agente de Implementação a entender sua propriedade e pode tornar a implementação mais eficiente.

Prepare informações como:

• Detalhes e descrição da propriedade.
• Tipos de acomodação e informações de ocupação.
• Imagens da propriedade e dos quartos.
• Políticas, impostos e taxas.
• Origens de reserva e contas de OTAs.
• Membros da equipe que estarão envolvidos nas operações diárias.

Para orientações mais detalhadas sobre preparação, consulte: Começando com o sistema da Cloudbeds: Preparando para a implementação e a ativação.

2. Reunião inicial

Sua implementação começa oficialmente com a reunião inicial. Você conhecerá seu Agente de Implementação e construirá um plano baseado nas necessidades operacionais da sua propriedade.

Durante a reunião inicial, você pode esperar:

• Revisar os marcos da implementação.
• Definir uma data alvo para a ativação.
• Discutir seus fluxos de trabalho e objetivos de negócio.
• Planejar as próximas sessões de implementação.

Inclua os principais tomadores de decisão da sua propriedade, compartilhe seus processos operacionais atuais, confirme quem será responsável pelas tarefas de implementação internamente e faça perguntas o quanto antes. Revise as Perguntas gerais para as reuniões iniciais da implementação para se preparar para os tópicos que podem ser discutidos.

3. Instalação e configuração

Com a orientação do seu Agente de Implementação, a equipe da sua propriedade configura a base da sua conta da Cloudbeds e valida se a configuração suporta seus fluxos de trabalho.

A configuração pode incluir:

• Informações do perfil da propriedade.
• Configuração da acomodação.
• Tarifas, disponibilidade, impostos e políticas.
• Conexões de integração.
• Validação do fluxo de trabalho.

Sua equipe é responsável por completar as tarefas de configuração designadas entre as sessões, preparar ou criar contas em OTAs quando necessário, testar reservas e fluxos de trabalho, e manter a lista de verificação de implementação atualizada.

4. Auditoria

Antes da ativação, você e seu Agente de Implementação revisam a configuração para identificar qualquer item que precise ser concluído ou ajustado antes que as reservas comecem a ser registradas na plataforma da Cloudbeds.

A revisão pode incluir:

• Configuração da propriedade e dos quartos.
• Tarifas, políticas e impostos.
• Motor de Reservas da Cloudbeds e acesso aos canais, quando aplicável.
• Principais fluxos de trabalho e fluxo de reservas.
• Integrações configuradas.

Revise a configuração cuidadosamente, sinalize qualquer item que pareça incompleto ou incorreto, teste os principais fluxos de trabalho com sua equipe e conclua as atualizações finais recomendadas durante a auditoria.

5. Ativação

A ativação é o momento em que sua propriedade está pronta para começar a operar no PMS da Cloudbeds. A configuração exata para a ativação depende dos produtos e serviços que sua propriedade utiliza.

Antes e durante a ativação, certifique-se de que sua equipe:

• Possui o acesso e as permissões adequadas na plataforma da Cloudbeds.
• Está preparada para usar os fluxos de trabalho diários configurados durante a implementação.
• Valida que as reservas estão sendo entregues conforme esperado.
• Conclui a transição planejada do sistema anterior, quando aplicável.

6. Suporte dedicado pós-ativação

Nos primeiros 10 dias após a ativação, seu Agente de Implementação mantém contato próximo com sua propriedade para apoiar a transição para o início das operações e ajudar a resolver problemas rapidamente.

Durante essa fase, sua equipe pode:

• Completar o treinamento na Cloudbeds University.
• Explorar os Relatórios e o Cloudbeds Insights.
• Personalizar as comunicações com os hóspedes.
• Identificar oportunidades para otimizar as operações.

Para aproveitar ao máximo esse período:

• Entre em contato com seu Agente de Implementação sempre que surgir uma dúvida.
• Participe do seu acompanhamento do Dia 2 para revisar as conexões dos canais e a transição inicial.
• Participe do seu acompanhamento do Dia 9 para ajustar a configuração antes de avançar para a próxima etapa da adoção.
• Informe seu Agente de Implementação se encontrar algum impedimento para que possa ser resolvido rapidamente

7. Adoção e otimização

Após a ativação e o período inicial de transição, a adoção passa a focar em ajudar sua equipe a ganhar confiança nas operações diárias e obter mais valor da plataforma da Cloudbeds.

Sua equipe pode continuar fazendo o seguinte:

• Concluir o treinamento na Cloudbeds University.
• Explorar os Relatórios e o Cloudbeds Insights.
• Personalizar as comunicações com os hóspedes.
• Identificar oportunidades para otimizar as operações.

Sua equipe de implementação

O sucesso da adoção é um esforço conjunto. As responsabilidades abaixo ajudam a esclarecer quem apoia cada parte do processo e o que sua equipe da propriedade deve assumir.

Mantenha o ritmo durante a adoção

Seu cronograma de adoção depende, em parte, da rapidez com que sua propriedade consegue concluir as informações, tarefas e decisões necessárias para a configuração. A preparação e participação pontuais ajudam a manter a implementação avançando rumo aa ativação.

Serviço Opcional de Importação de Reservas

Você pode escolher o Serviço de Importação de Reservas durante o implementação para reduzir o trabalho manual ao transferir reservas e dados de hóspedes do seu sistema anterior para o sistema da Cloudbeds.

Este serviço opcional é especialmente útil para propriedades que estão migrando de outro sistema de gestão de propriedades ou que gerenciam um grande volume de reservas.

Artigos relacionados

Agora que você entende a jornada do implementação e as responsabilidades envolvidas, revise estes recursos sobre acesso à conta, detalhes da propriedade e os termos que se aplicam a implementação da plataforma da Cloudbeds:

• Como fazer o logon no PMS da Cloudbeds
• Detalhes da Propriedade – Tudo que você precisa saber
• Termos e condições do implementação da plataforma da Cloudbeds