Visão geral
No Extrato do Grupo, você pode facilmente lidar com transações pelas quais a empresa é responsável.
O extrato se parece com o extrato de reserva. Você pode adicionar pagamentos, reembolsar cobranças ou itens daqui. Além disso, você pode transferir transações de reservas existentes para o extrato do grupo, o que atualizará o saldo. Você também pode configurar transações para serem automaticamente direcionadas para o extrato do grupo quando uma reserva é criada dentro do grupo ou desvincular transações de reservas existentes.
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Navegação no Extrato do Grupo
- No Menu
, vá para Grupos
;
- Clique no Nome com hiperlink para abrir o perfil do grupo;
- Vá para a guia de Extratos;
- Você pode Filtrar a lista clicando em Aplicar após usar os seguintes campos:
-
- Nº da Reserva, Nº do Quarto, Nome do Hóspede: Deixe o campo em branco para ver uma lista completa de todos os perfis do grupo.
- De e Até.
- Horário.
- Descrição: Selecione todos os Tipos de Transação ou escolha uma das opções no menu.
- Agrupar por: Escolha uma das opções: Nenhum, Usuário, Data, Quarto, Nome do Hóspede, Nº da Reserva ou Descrição.
- Agrupar subgrupos por: Este filtro estará disponível se você selecionar Agrupar por qualquer opção que não seja NENHUMA.
- Transações: Lançadas ou Pendentes.
Nesta página, você pode:
- Adicionar extratos e editar a configuração do extrato (disponível apenas se você tiver a funcionalidade de Divisão de Extrato ativada);
- Revisar transações adicionadas ao extrato do grupo;
- Adicionar/Reembolsar Pagamento ao extrato do grupo;
- Adicionar/Ajustar Cobrança ao extrato do grupo;
- Mover Transações entre os extratos (disponível apenas se você tiver a funcionalidade de Divisão de Extrato ativada);
- Clique em Ações para Enviar extrato por e-mail.
- Ao clicar em Enviar extrato por e-mail, o sistema abrirá uma gaveta à direita para você selecionar quais extratos deseja enviar e adicionar o e-mail do hóspede.
- Se mais de um contato for criado no Perfil do Grupo, o formulário de e-mail será preenchido com o primeiro e permitirá que você edite (se necessário).
- Para enviar o extrato do grupo para vários e-mails de uma vez, basta adicionar uma vírgula (,) entre eles.
Transações no Extrato do Grupo
Adicionar novas transações a um Extrato de Grupo
Adicionando Pagamento, Reembolso, Cobrança e Item da guia Extratos do Grupo
Adicionar Pagamento, Reembolso, Cobrança e Item da guia de Extratos do Grupo o processo é o mesmo que para reservas regulares (não de grupo). A única exceção é que, neste caso, a transação aparecerá no Extrato do Grupo mas não será vinculada a nenhuma reserva específica.
- Sob a coluna Encaminhado de, você verá o código do grupo, o que significa que a transação pertence ao grupo e não foi encaminhada a partir de uma reserva específica.
- Se você deseja encaminhar uma transação de uma reserva para o extrato do grupoo, consulte a seção Encaminhe transações de reservas para um Extrato de grupo abaixo.
Adicionando Pagamento da guia Cartão de Crédito
Você pode adicionar um pagamento ao extrato do grupo a partir da guia Cartão de Crédito no perfil do grupo se tiver o Processamento de Pagamentos habilitado.
Consulte a seção Transações de cartão de crédito em Perfis de Grupo neste artigo para aprender como adicionar detalhes de cartão de crédito e pagamentos a grupos.
Encaminhe transações de reservas para um Extrato de grupo
Configure o encaminhamento automático de transações para o Extrato do grupo
Ao vincular uma reserva a um Perfil de Grupo que tenha o roteamento automático ativado, você pode esperar o seguinte:
- As transações já lançadas permanecerão na reserva (não serão movidas ou encaminhadas para o grupo).
- Todas as transações pendentes existentes para as quais o encaminhamento está configurado serão encaminhadas para o extrato do grupo.
Para configurar o encaminhamento automático de transações para um extrato de grupo, você precisa:
Passo 1 - Configurar o encaminhamento de transações nas configurações do Perfil do Grupo
Ao criar ou editar um perfil de grupo, você deve selecionar as seguintes opções:
- Acesse a guia Perfil do Grupo e clique no ícone de lápis para editar;
- Na seção Encaminhamento para o extrato do grupo, selecione Sim;
- Selecione os Tipos de Transação que deseja encaminhar das reservas vinculadas ao grupo;
- (Opcional) Selecione a Configuração do Extrato da Reserva (apenas se a funcionalidade de Divisão do Extrato estiver ativada);
- Clique em Salvar.
Se você tiver um perfil de grupo existente com a opção Encaminhamento para o Extrato do Grupo --> Não, e alterá-la para Sim, todas as transações pendentes existentes serão encaminhadas automaticamente para o extrato do grupo e vice-versa. Todas as transações já lançadas não serão encaminhadas automaticamente ou desencaminhadas. O mesmo se aplica se você estiver alterando a seleção de tipos de transação.
Passo 2 - Criar uma reserva para o grupo
- Os passos abaixo mostram como criar uma reserva de dentro do Perfil do Grupo. No entanto, você também pode criar uma nova reserva a partir do Calendário ou da página de Reservas.
- Ao criar uma nova reserva dentro de um Perfil de Grupo, você deve selecionar um Bloqueio de Alocação correspondente.
- Na guia Reservas do perfil do grupo desejado, clique em +Adicionar Reserva e selecione Criar e Adicionar Nova Reserva.
- Na página Nova Reserva, selecione Bloqueio de Alocação. Siga os passos padrão para criar a reserva.
- Após a sua criação, você será direcionado para a página de Detalhes da Reserva. A reserva será criada com o Perfil de Grupo e Bloqueio de Alocação selecionados.
- As transações que foram selecionadas na página do Perfil do Grupo (Passo 1) serão automaticamente encaminhadas para o Extrato do grupo e destacadas em amarelo:
- Quando você clicar no ícone “i”, uma dica de ferramenta será exibida, mostrando para onde a transação foi encaminhada.
- Clique em Ver para ser redirecionado para a página do Grupo.
As mesmas transações aparecerão na página do Extrato do grupo, também com o ícone 'i'; ao clicar nele, uma dica de ferramenta será exibida mostrando de onde a transação foi encaminhada, e ao clicar em Ver você será redirecionado de volta para a Reserva.
Encaminhamento manual de transações para o Extrato do grupo
As transações só podem ser encaminhadas para o Extrato do grupo se a reserva estiver vinculada ao Perfil do Grupo.
- Vincule a Reserva ao Perfil do Grupo (veja como vincular reservas existentes a um Grupo neste artigo);
- Na guia de Reservas do Perfil do Grupo, clique na ID da reserva vinculada;
- No Extrato da Reserva, clique em Mover Transações e escolha Encaminhamento para conta do grupo;
- Selecione uma das duas opções:
a. Encaminhar transações individuais: se deseja selecionar manualmente quais transações encaminhar marcando as caixas ao lado das transações.
b. Encaminhar por Tipo de Transação: se deseja encaminhar várias transações de uma vez com base em seu tipo.
- (opcional) Selecione para qual extrato as transações devem ser movidas (disponível apenas se a Divisão do Extrato estiver ativada);
- Clique em Encaminhar Transações;
- As transações encaminhadas serão destacadas em amarelo no extrato da reserva;
- Ao clicar no ícone 'i', uma dica de ferramenta será exibida mostrando de onde a transação foi encaminhada;
- Clique em Ver para ser redirecionado para a página do Grupo.
As mesmas transações aparecerão na página do Extrato do grupo, também com o ícone 'i'; ao clicar nele, uma dica de ferramenta será exibida mostrando de onde a transação foi encaminhada e ao clicar em Ver será redirecionado de volta para a Reserva.
As transações encaminhadas para o extrato do grupo agora impactam o saldo devido do extrato do Grupo, e não o saldo devido da reserva.
Desvincular transações de um Extrato de grupo
- Abrir a guia Extrato do Perfil do Grupo; todas as transações encaminhadas estarão destacadas em amarelo;
Ao clicar no ícone 'i', uma dica de ferramenta será exibida mostrando para onde a transação foi encaminhada. Clique em Ver para ser redirecionado para a página da Reserva. No exemplo abaixo, a transação foi transferida da reserva de Nino.
- Encontre a transação desejada, clicque no ícone de engrenagem e selecione Desvincular;
Uma vez desvinculada, os Extratos de Grupo e da Reserva serão atualizados; a transação será visível apenas no extrato da Reserva e não mais no Extrato do Grupo.
Transações desvinculadas não serão mais incluídas no saldo devido do extrato do Grupo e serão adicionadas ao saldo devido da Reserva.
Perguntas Frequentes
Por que não consigo mover transações entre extratos dentro da reserva?
Ao mover transações de um Extrato de Reserva para um Extrato de Grupo, o sistema irá impedi-lo de transferir essas transações entre extratos na Reserva. Isso é para que você possa monitorar o extrato de onde a transação foi encaminhada.
Se deseja mover transações desvinculadas para um extrato diferente, mova as transações individualmente ou selecione um tipo de transação que não inclua transações encaminhadas. Consulte este artigo: Gerenciamento de Divisão de Extratos na reserva.
Quando devo usar a opção de desvincular?
Pode haver várias razões para desvincular transações. As mais comuns incluem:
- Encaminhar acidentalmente uma transação para o extrato de grupo e querer desvinculá-la de volta para a reserva.
- Um hóspede está pagando por uma das noites por conta própria e a transação precisa ser removida do extrato do grupo.
Ao desvincular uma transação, os saldos dos Extratos de Grupo e de Reserva serão atualizados; a transação será visível apenas no extrato de Reserva e não mais no extrato de Grupo.
Como faço para imprimir um extrato da página de Perfil do Grupo?
- Na página de Perfil do Grupo, clique em Ações e selecione Imprimir Extrato;
- O sistema abre uma gaveta à direita da tela para você selecionar quais extratos deseja imprimir;
- Selecione todos ou escolha um extrato específico e clique em Continuar para abrir uma janela para selecionar sua impressora e imprimir o documento.
- Ao imprimir extratos, a lógica para exibição de transações é a seguinte:
- O sistema exibirá as transações em ordem cronológica, começando pela mais recente;
- Os totais mostrados no final incluirão todas as transações dos extratos selecionados.
- No extrato, além da lista de transações, você pode ver os seguintes detalhes:
-
-
- Nome do grupo;
- Código do grupo;
- Status do grupo;
- Detalhes de contato (e-mail comercial, telefone de trabalho e endereço completo).
-
Erro: "Você deve mover todas as transações para um extrato diferente antes de excluí-lo."
Você encontrará o seguinte erro ao tentar excluir um extrato com transações pendentes encaminhadas:
Isso impede que você exclua inadvertidamente dados importantes do sistema. Certifique-se de mover todas as transações pendentes encaminhadas para um extrato diferente antes de tentar excluí-lo.
Consulte o seguinte artigo para mais detalhes sobre Movendo transações entre extratos.
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