Procedimentos para cancelar/modificar uma reserva via OTA

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Reservas recebidas através dos canais Hostelworld / Hostelbookers, Tripadvisor Instant Booking e Coliving:

A partir de maio de 2019, todas as reservas recebidas através dos seguintes canais: Hostelworld / Hostelbookers, Tripadvisor Instant Booking e Coliving, podem agora ser canceladas dentro do myfrontdesk e o cancelamento será enviado diretamente para o canal. Fique atento que ao alterar o status da reserva para no-show ou fazer modificações de reserva NÃO altera a reserva diretamente nos canais.

Reservas recebidas através de todos os outros canais conectados (Expedia, Booking.com, etc):

Essas reservas devem ser canceladas / marcadas como no-show / modificadas primeiro dentro da extranet da OTA e, em seguida, dentro do myfrontdesk.
As reservas criadas através dos canais OTA geralmente obedecem ao contrato entre você e à OTA específica (processo de cancelamento / não comparecimento específico do canal; taxas específicas do canal ou outros pagamentos relacionados a cancelamentos / modificações / no-shows).

Para informações detalhadas sobre cada cenário, por favor, verifique as seções abaixo:

Cancelamento de Reservas da Hostelworld, Tripadvisor, e Coliving somente

Todas as reservas recebidas através dos seguintes canais: Hostelworld / Hostelbookers, Tripadvisor Intant Booking e Coliving, podem ser canceladas dentro do myfrontdesk e o cancelamento será enviado diretamente para o canal.

  • Essa funcionalidade não é aplicável para no-shows ou modificações nas reservas.
  • Esse processo irá cancelar qualquer reserva, independentemente do plano tarifário da reserva

Observações:

  • Isso não inclui as reservas que você inseriu manualmente no myfrontdesk. Essas reservas devem ser gereciadas manualmente na extranet do canal.
  • Atualmente, apenas os seguintes canais suportam esse recurso: Hostelworld / Hostelbookers, Tripadvisor Intant Booking e Coliving.
  • Para todos os demais canais conectados, verifique a próxima seção desse tutorial: Procedimento para cancelar ou marcar como no-show reservas de demais canais conectados
  1. Acesse sua conta myfrontdesk e busque pela reserva que você deseja cancelar.
  2. Altere o status de confirmada para cancelada
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3.  Uma mensagem será exibida para esclarecer qual ação o usuário deve tomar, dependendo do canal em questão.

Se for uma reserva do Hostelworld, Tripadvisor Instant Booking ou Coliving, o seguinte aviso será exibido.

Se você não tem certeza se a reserva foi criada manualmente ou se foi recebida via OTA, por favor, observe que a mensagem abaixo SOMENTE será exibida para reserva recebida dos canais. Se você tentou cancelar a reserva e não viu este pop-up, acesse a extranet do canal para cancelar a reserva em questão.

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4. Selecione como proceder com o cancelamento (se você deseja enviar um e-mail ao hóspede).

A mensagem de aviso a seguir será exibida - Clique em Sim se tiver certeza que deseja cancelar a reserva.

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Se você tentar mudar o status de cancelado para confirmado no myfrontdesk de um canal que suporta cancelamentos via myfrontdesk (API), lembre-se de que isso não altera o status da reserva no canal. A seguinte mensagem de aviso será exibida.

Nesse caso, acesse a extranet do canal para modificar essa reserva para atualizar o myfrontdesk.

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Procedimentos para Cancelar / Marcar como no-show reservas dos demais canais conectados

Cenário:

Uma situação bem comum, é de um usuário cancelar uma reserva no sistema myfrontdesk, pensando que ela também será cancelada/atualizada no canal, o que não é o caso. Quando o usuário cancela a reserva diretamente no myfrontdesk, apenas a disponibilidade será
reaberta ao canal, porém, o status dessa reserva na extranet permancerá inalterado. Nosso sistema troca informações de tarifa e disponiblidade com os canais, ou seja, as atualizações de status de reservas específicas não são compartilhadas.

Na sequência, caso a reserva seja oficialmente cancelada na extranet (que pode ser feito pelo
hóspede, pelo próprio canal, ou pela propriedade), nosso sistema receberá essa atualização. A partir de agora, esta reserva está cancelada em ambos os lados, porém esse “segundo” cancelamento causa uma nova abertura de disponibilidade por meio de ajustes automáticos.

Ou seja, abriremos a disponibilidade no canal ao modificar a reserva diretamente no myfrontdesk e mais tarde, o canal abrirá novamente a disponibilidade quando a reserva for oficialmente cancelada na extranet. O Myfrontdesk substituirá essas informações, mas poderá ocorrer um overbooking enquanto essas atualizações estiverem ocorrendo

Solução:

Sempre cancele as reservas diretamente na extranet do canal ou peça ao hóspede para cancelar a
reserva no site que ele efetuou. (válido para reservas originárias de canais e que foram migradas para o myfrontdesk)

Importate: Isso não inclui as reservas externas que você inseriu manualmente no sistema sem o código da reserva da agência/OTA - essas podem ser canceladas diretamente no sistema.

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O cancelamento de uma reserva no canal/OTA também irá cancelar a reserva no myfrontdesk?

Alguns canais (como booking.com, agoda e expedia) suportam o envio de atualizações de
cancelamentos para o gerenciador de canais myallocator. Isso permite que o myfrontdesk atualize o status para "cancelada", uma vez que ela tenha sido alterada dentro da extranet da OTA.

Para os canais que não suportam o envio de cancelamentos para o myfrontdesk, você precisará
cancelar a reserva na Extranet e marcar a reserva como cancelada no myfrontdesk para reabrir a
disponibilidade

Consulte este artigo para verificar quais canais suportam ou não o envio de cancelamentos para o myfrontdesk na coluna Cancellations / Modifications: Channel Features (disponível apenas em inglês)

Modificar uma reserva via OTA (aplicável para todos os canais conectados)

Cenário:

O hóspede reservou o quarto A no canal. O hóspede então decide permanecer no quarto B, mas ele não modifica a reserva através do site que ele efetou a reserva (Booking.com, por exemplo), pois ele prefere entrar em contato com a propriedade diretamente pedindo essa alteração, que é feita apenas no sistema myfrontdesk.

Se o hóspede entrar no site do canal (Booking.com) e alterar a data de hospedagem ou efetuar
qualquer outra modificação na reserva, o canal enviará ao myfrontdesk essa atualização e essa ação irá sobrepor a informação que foi modificada diretamente no myfrontdesk, ou seja, a reserva desse hóspede retornará para o quarto A (acomodação originalmente reservada na extranet)

Solução:

Certifique-se de modificar as reservas de OTAs (Booking.com, Expedia, etc) na extranet do canal ou peça para que o hóspede realize as devidas modificações que ele deseja. Dessa forma, o gerenciador de canais atualizará corretamente a reserva no myfrontdesk

IMPORTANTE:

As reservas marcadas com o status "Hospedado" no myfrontdesk não serão modificadas
automaticamente caso alguma modificação acontecer no canal. Isso é projetado para garantir que o hóspede que já realizou o check-in na propriedade não seja "movido" para outra acomodação. Nesse caso, a propriedade receberá um e-mail com as modificações e elas devem ser realizadas
manualmente (o e-mail será registrado no Log de Atividades de Envio).

A modificação de uma reserva na OTA também a modifica a reserva no myfrontdesk?

Alguns canais (como booking.com, agoda e expedia) suportam o envio de atualizações para o
myfrontdesk. Isso permite que o myfrontdesk atualize a reserva automaticamente.

Para os canais que não suportam o envio de modificações para o myfrontdesk, é necessário modificar a reserva na Extranet e então fazer as modificações no myfrontdesk manualmente

Consulte este artigo para verificar quais canais suportam o envio de modificações para o myfrontdesk na coluna Cancellations / Modifications: Channel Features (disponível apenas em inglês)

Alteração de reservas via OTA importadas manualmente no sistema myfrontdesk

Provavelmente você possui diversas reservas confirmadas via OTAs (canais de distribuição como
Booking.com, Expedia, etc.), porém, elas foram adicionadas/importadas manualmente no myfrontdesk por diferentes razões: a reserva foi feita antes da conexão com o myfrontdesk/myallocator ou a reserva foi feita antes da conexão do canal ao myfrontdesk (durante o processo de implantação)

As alterações dessas reservas também devem ser solicitadas diretamente na Extranet, no entanto,
elas serão automaticamente aplicadas no myfrontdesk somente se:

1) se o ID da reserva via agência (disponível na confirmação da reserva do canal) for exatamente igual ao ID da reserva via agência inserido no myfrontdesk

2)  a alteração (modificação, cancelamento para myfrontdesk) é suportada pelo canal;

3)* especificamente para modificações - será aplicado somente se a reserva não estiver com status 'Hospedado' (ou seja, quando o hóspede ainda não fez o check-in na propriedade)

O que acontece se uma modificação for recebida para uma reserva importada manualmente e que não tenha um ID de reserva via agência válido?

Nesse caso, o sistema criará uma cópia da reserva com a modificação já aplicada.

Por exemplo,

1) um hóspede reservou um quarto A antes de você conectar o canal ao myfrontdesk,

2) em seguida, você conecta o canal ao myfrontdesk e importa a reserva manualmente no quarto A

3) o hóspede decide modificar a reserva na Extranet do quarto A para o quarto B

Cenário 1: Se você não inseriu o ID de reserva via agência válido para esta reserva no myfrontdesk, o sistema criará uma reserva duplicada para o mesmo hóspede no quarto B. A reserva importada manualmente no quarto A também permanecerá confirmada no sistema.

O Myfrontdesk te enviará um e-mail informando que não foi possível localizar a reserva e que uma
nova reserva foi criada.

Cenário 2: Se você inseriu o ID de reserva via agência válido ao importar a reserva manualmente, a modificação será aplicada automaticamente e o hóspede será transferido do quarto A para o quarto B

O que acontece se um cancelamento for realizado para uma reserva importada manualmente, mas que não tem um ID de reserva via agência válido?

*se um cancelamento ocorrer para um quarto mapeado: o sistema criará uma nova reserva cancelada. A partir de Maio de 2018, também enviaremos um e-mail explicando por que uma nova reserva cancelada foi criada (o sistema não encontrou a reserva original para aplicar o cancelamento recebido)

*se um cancelamento ocorrer para um qauarto não mapeado: nada acontecerá - nenhuma nova
reserva cancelada será criada e a reserva existente não será modificada.

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